Ustalenie składek na poszczególne ryzyka ubezpieczeń od zaniżonej podstawy ich wymiaru skutkuje powstaniem zaległości na kontach tych składek. W rezultacie zaniżenia podstawy kwoty samych składek również stają się za niskie w stosunku do należnych. Wówczas płatnik składek ma obowiązek skorygować dokumenty rozliczeniowe i uiścić różnicę między składkami wpłaconymi a należnymi po korekcie. Nie zawsze jednak wraz z zaległą kwotą trzeba regulować również odsetki. To zależy od kwoty zaległości, długości spóźnienia, stopy procentowej. Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje pewien próg kwoty odsetek, po przekroczeniu którego trzeba je zapłacić. Jeśli próg ten nie zostanie pokonany, to wystarczy wpłacić tylko samą zaległość. [ramka]
Ile do zapłaty
Załóżmy, że składki zostaną zapłacone 27 października br. Tu warto wyjaśnić, że dniem zapłaty jest dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika. Kwota zaległości z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne wynosi 62,56 zł, a termin płatności składek za czerwiec przypadł 15 lipca.
Aby wyliczyć kwotę odsetek za opóźnienie, trzeba oprócz kwoty zaległości ustalić:
liczbę dni opóźnienia w opłacaniu składek, którą liczy się od następnego dnia po terminie płatności, do dnia, w którym płatność zostanie dokonana,
obowiązującą za poszczególne okresy opóźnienia (od‒do) stopę procentową odsetek.
Stopa procentowa odsetek jest zmienna. Gdy za okres opóźnienia obowiązuje więcej niż jedna stopa procentowa, odsetki oblicza się odrębnie za każdy okres z daną stopą, a potem wartości sumuje.
Wyliczoną kwotę odsetek zaokrągla się do pełnych złotych według zasady matematycznej: końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 gr pomija się, a wynoszące 50 gr i więcej podwyższa do pełnych złotych. Jednak gdy przed zaokrągleniem otrzymana kwota odsetek wyniesie np. 27,99 zł, to odsetki nie są należne. Gdyby odsetki wyniosły np. 28,02 zł, to wówczas płatnik płaci je w kwocie 28 zł.
Wzór na wyliczenie kwoty odsetek:
O = [(kwota należności (zaległość) x liczba dni zwłoki x stopa procentowa) : 365] x 100
Obecnie stopa procentowa odsetek wynosi 8 proc.
Stosując powyższy wzór, odsetki wynoszą:
[(62,56 zł x 104 dni opóźnienia x 8 proc.) : 365] x 100 = 1,4260 zł
Kwota ta jest niższa od 28 zł, dlatego płatnik nie wpłaca odsetek od zaległych składek społecznych.
Obowiązki rozliczeniowe
Płatnik składek jest obowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Rozliczenie składek oraz wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków podlegających rozliczeniu na poczet składek następuje w deklaracji rozliczeniowej według ustalonego wzoru (ZUS DRA). Nie podlegają rozliczeniu w deklaracji rozliczeniowej zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie (np. od błędnie obliczonej podstawy wymiaru zasiłku).
Kwoty należnych składek wykazywane w deklaracji ustala się, sumując kwoty należnych składek na odpowiednie rodzaje ubezpieczeń wynikające z raportów dotyczących poszczególnych ubezpieczonych. Płatnik składek dokonuje jednej wpłaty obejmującej łączną kwotę składek na:
  • ubezpieczenia społeczne w wysokości stanowiącej różnicę między wykazaną w deklaracji kwotą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy a kwotą wypłaconych zasiłków, oraz przysługującego płatnikowi składek wynagrodzenia za wykonywanie zadań związanych z obsługą świadczeń zasiłkowych,
  • Fundusz Emerytur Pomostowych w wysokości wykazanej w deklaracji kwoty należnych do zapłaty składek, określonej w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy,
  • ubezpieczenie zdrowotne w wysokości wykazanej w deklaracji kwoty należnych do zapłaty składek za dany miesiąc kalendarzowy,
  • Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Solidarnościowy w wysokości wykazanej w deklaracji kwoty należnych do zapłaty składek, określonej w deklaracji za dany miesiąc kalendarzowy.
Należności z tytułu powyższych składek opłaca się jedną wpłatą na przydzielony przez ZUS numer rachunku składkowego.
Terminy dla płatników
Płatnik składek dokonuje rozliczenia składek, zasiłków za okres, za który był uprawniony do ich wypłaty, w terminach określonych w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Rozliczenia składek oraz wypłaconych w danym miesiącu kalendarzowym zasiłków dokonuje w jednej deklaracji. Płatnik składek przesyła w tym samym terminie deklarację rozliczeniową, imienne raporty miesięczne oraz opłaca składki za dany miesiąc, nie później niż:
  • do 10. dnia następnego miesiąca ‒ dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie;
  • do 5. dnia następnego miesiąca ‒ dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych;
  • do 15. dnia następnego miesiąca ‒ dla pozostałych płatników.
Płatnicy – osoby prowadzące działalność gospodarczą, którzy rozliczają składki wyłącznie za siebie lub osoby z nimi współpracujące, wysyłają jedynie deklarację, przy czym nie muszą tego robić co miesiąc, jeśli zadeklarowały podstawę najniższą (np. 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce).
Zmiany w przepisach
Odsetki to kwota należna od zobowiązań opłaconych po terminie. Od nieopłaconych w terminie składek należne są od płatnika składek odsetki za zwłokę, na zasadach i w wysokości określonych w ordynacji podatkowej. Odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli ich wysokość nie przekraczałaby 1 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia. Poza tym odsetek za zwłokę nie nalicza się od składek nieopłaconych w terminie z przyczyn leżących po stronie ZUS, za okres od dnia, w którym składki stały się wymagalne, do dnia ich opłacenia.
Odsetek się nie nalicza, jeżeli ich nieopłacenie wynika z:
  • błędnego zawiadomienia przez ZUS o stanie rozliczeń,
  • zastosowania się płatnika składek w danym okresie rozliczeniowym do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS,
  • zastosowania się płatnika składek do pisma ZUS w jego indywidualnej sprawie,
  • zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej ZUS, która następnie uległa zmianie.
Wpłata składek dokonana przez płatnika po terminie określonym ustawowo powinna obejmować również odsetki za zwłokę. W przypadku gdy taka wpłata nie uwzględnia odsetek za zwłokę, mimo jej dokonania po terminie określonym w ustawie, ZUS rozlicza dokonaną wpłatę proporcjonalnie na pokrycie kwoty zaległych składek oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim w dniu wpłaty pozostaje kwota zaległości z tytułu składek do kwoty odsetek za zwłokę. Nie można więc najpierw opłacić po terminie samych składek, a po jakimś czasie oddzielnie uiszczać odsetek.
Jak już wspomniano, kwota odsetek, których nie trzeba płacić, w wysokości 1 proc. minimalnego wynagrodzenia, obowiązuje od 18 września 2021 r. Wcześniej odsetek nie trzeba było regulować jeśli ich wysokość nie przekroczyła 6,60 zł. Odsetki za zwłokę płatnik finansuje w całości z własnych środków.
W celu ustalenia odsetek należy:
  • wyliczyć i zaokrąglić do pełnych złotych kwotę odsetek odrębnie za każdy miesiąc;
  • sprawdzić, czy wyliczona kwota odsetek za każdy miesiąc przekroczyła 1 proc. minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2021 r. kwota ta powinna przekroczyć 28 zł);
  • wyliczyć łączną kwotę do zapłaty ‒ suma składek i odsetek za każdy miesiąc.
Oznacza to, że jeśli płatnik ma zaległość np. za czerwiec i sierpień, to odsetki ustala za każdy miesiąc oddzielnie. Ponadto odsetki należy obliczać odrębnie dla każdego z funduszy, czyli osobno na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, na FP i FGŚP oraz ewentualnie na FEP. Natomiast składki i odsetki wpłaca się jednym przelewem na indywidualny numer rachunku składkowego.
Odsetki za nieterminowe opłacenie składek są należne od dnia następnego po dniu terminu płatności składek. Gdy termin płatności przypada na dzień wolny od pracy (sobota, niedziela, święta), terminem płatności jest pierwszy dzień przypadający po dniu wolnym.
Podstawa prawna
• art. 23, 46 oraz 47 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1621)
• rozporządzenie Rady Ministrów z 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. poz. 1831)
• ustawa z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1621)