Zgodnie art. 87 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) w trakcie przeprowadzania kontroli inspektor kontroli ZUS ma prawo:
  • badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
  • dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek,
  • zabezpieczać zebrane dowody,
  • żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
  • legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
  • wzywać i przesłuchiwać świadków,
  • wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.
Inspektor kontroli ZUS wykorzystuje dla celów kontroli informacje zawarte na kontach ubezpieczonych i na kontach płatników składek.
Z uprawnieniami skorelowane są obowiązki płatnika składek. W art. 88 ustawy systemowej zawarto zamknięty katalog obowiązków płatników. Są oni zobowiązani m.in. sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli oraz zapewnić tłumaczenia dokumentów sporządzonych w innym języku. Co jednak istotne, obowiązki te mają wykonać nieodpłatnie. W konsekwencji płatnik składek nie może żądać od ZUS np. opłat za wydanie kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli.
Takie stanowisko prezentowane jest w piśmiennictwie. W komentarzu do ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych [B. Gudowska, J. Strusińska-Żukowska (red.), „Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych. Komentarz”, Warszawa 2014] wskazano, że wszystkie czynności związane z przygotowywaniem dokumentów do kontroli, łącznie z ich tłumaczeniami, płatnik wykonuje nieodpłatnie. Nie może liczyć na jakikolwiek zwrot kosztów kontroli, nawet tej, która nie wykazała żadnych nieprawidłowości. Następuje częściowe przerzucenie kosztów prowadzonej kontroli na płatników składek, choć wykonanie powyższych obowiązków może być dla płatnika czasochłonne i finansowo dotkliwe.
W opisywanej sytuacji nie ma więc znaczenia, jakim wynikiem zakończy się kontrola. Nawet gdy ZUS nie stwierdzi żadnego naruszenia przepisów ubezpieczeniowych, płatnik nie otrzyma zwrotu kosztów kontroli.
Podstawa prawna
• art. 87 i 88 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1621)