Jesteśmy firmą produkcyjną. Część naszych pracowników jest spoza miejscowości, gdzie znajduje się siedziba przedsiębiorstwa. Mieszkają nawet kilkadziesiąt kilometrów dalej, w związku z czym codziennie muszą dojeżdżać do pracy. Pracodawca nie organizuje pracownikom transportu zbiorowego, a korzystanie przez pracowników z transportu publicznego zabiera bardzo dużo czasu, a w niektórych przypadkach jest nawet niemożliwe ze względu na brak połączeń. W związku z tym firmie zależy, by pracownicy korzystali ze swoich prywatnych samochodów. Chcąc uniknąć sytuacji, w której wykwalifikowani pracownicy znajdą pracę bliżej ich miejsc zamieszkania, pracodawca postanowił w ramach dopłat do wynagrodzenia wypłacać pracownikom dodatek paliwowy, który jest wyliczany według wzoru: „stawka x liczba km ponad 20”. Podstawą wypłaty dodatku jest oświadczenie o miejscu zamieszkania. Dodatek nie będzie wypłacany za okresy nieobecności w pracy, a wszystkie postanowienia dotyczące warunków dopłat zostały wprowadzone do regulaminu wynagrodzeń obowiązującego w firmie. Czy dopłaty do wynagrodzeń z tytułu dojazdów powinny być uwzględnione w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, a także ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe?

Tak. Dodatek do wynagrodzenia ‒ tzw. paliwowy ‒ jako przychód ze stosunku pracy podlega oskładkowaniu.
Z par. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynika, że podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy (choć z pewnymi wyjątkami). W myśl par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią bowiem korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Analiza literalnego brzmienia zacytowanego przepisu prowadzi do wniosku, że z wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe korzystają jedynie te przychody, które:
  • wynikają z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu,
  • przybierają postać niepieniężną (formę zakupu po cenach niższych niż detaliczne lub formę usługi).
W związku z tym składki na ubezpieczenia społeczne nie powinny być naliczane od przychodu pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy stanowiącego korzyść materialną wynikającą z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegającą na umożliwieniu pracownikowi skorzystania z artykułów, przedmiotów lub usług jedynie za częściową odpłatnością. Częściowa odpłatność polega w tym przypadku na partycypowaniu pracownika (choćby symbolicznym) w pokryciu kosztów zakupu niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Pracownik uzyska efekt, o którym mowa w przepisie rozporządzenia, gdy pracodawca dokona zakupu towarów lub udostępni korzystanie z usług po cenie niższej od tej, do której uiszczenia pracownik zobowiązany byłby w przypadku osobistego (uzyskanego w oderwaniu od zatrudnienia) nabycia tychże dóbr.
Delegujesz pracowników do Niemiec? Sprawdź, czy robisz to właściwie
Delegujesz pracowników do Niemiec? Sprawdź, czy robisz to właściwie

Zobacz również
W praktyce oznacza to, że wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne będzie podlegała wartość różnicy pomiędzy ceną nabycia usługi a ponoszoną przez pracownika odpłatnością. Jest to równoznaczne z brakiem obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne od tych wartości. Jak wynika z pytania, przedsiębiorca dokonuje częściowego zwrotu pracownikom kosztów dojazdu własnym samochodem do pracy poprzez wypłatę z tego tytułu dodatku paliwowego, w wysokości uzależnionej od liczby kilometrów pokonywanych przez pracownika codziennie z miejsca zamieszkania do siedziby przedsiębiorstwa. Przepis nie obejmuje jednak wypłaconych przez pracodawcę kwot w gotówce, choćby ich przeznaczeniem miało być pokrywanie osobie zatrudnionej na podstawie umowy o pracę poniesionych kosztów dojazdów do i z pracy.
Jeżeli więc taki dodatek ustanowiono i będzie on wypłacany poza wynagrodzeniem za pracę, to należy go zakwalifikować jako ekwiwalent pieniężny, stanowiący zwrot części lub całości kosztów dojazdów do i z pracy. Kwota zwrotu musi być uwzględniona w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Przez korzystanie z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji, o których mowa w przywołanym powyżej przepisie rozporządzenia, należy bowiem rozumieć korzystanie z transportu publicznego na podstawie przekazywanych przez pracodawcę biletów lub z transportu organizowanego przez pracodawcę (interpretacja ZUS z 26 stycznia 2021 r. – DI/100000/43/994/2020). ©℗
Podstawa prawna
•par. 1, par. 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)