Od niedawna jesteśmy płatnikami wpłat na pracownicze plany kapitałowe, do których przystąpiło kilku pracowników. Umowa o prowadzenie PPK została zawarta 6 maja br., a 10 maja przekazaliśmy wypłaty za kwiecień. Wpłaty wykazaliśmy w raportach za maj. Czy postąpiliśmy prawidłowo?

Odpowiedź

Wpłata na PPK naliczona w maju br. powinna być wykazana w raportach za czerwiec, a więc zgodnie z datą zapłaty do instytucji finansowej. Zatem należy sporządzić korektę raportów rozliczeniowych za maj.
Zasady ogólne
PPK polegają na wnoszeniu wpłat pochodzących od uczestników i podmiot zatrudniający. Wpłaty dzielą się na podstawowe i dodatkowe. Wpłata podstawowa finansowana przez podmiot zatrudniający wynosi 1,5 proc. wynagrodzenia, a finansowana przez uczestnika PPK – 2 proc. wynagrodzenia i jest potrącana z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu. W ustawie o PPK wynagrodzenie zostało zdefiniowane jako przychód będący podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uczestnika PPK, o której mowa w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, bez stosowania tzw. limitu trzydziestokrotności, z wyłączeniem podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym oraz pobierających zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.
Kwota wpłat na PPK w części podmiotu zatrudniającego jest obliczana – a w części uczestnika PPK obliczana i pobierana – w terminie wypłaty wynagrodzenia, a więc postawienia do dyspozycji ubezpieczonego przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wpłaty do PPK nalicza się i pobiera już od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po zawarciu umowy o prowadzenie PPK (nie ma znaczenia, za jaki okres przysługuje wynagrodzenie). Wpłat dokonuje się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane w okresach krótszych niż miesiąc, wpłaty należne za miesiąc są dokonywane w terminie do ostatniego dnia miesiąca. W praktyce termin przekazania wpłat do instytucji finansowej zależy od tego, czy są to pierwsze wpłaty do PPK za danego uczestnika, czy wpłaty kolejne.
Pierwszych wpłat należy dokonywać od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Kolejne wpłaty do PPK mogą być dokonywane już w dniu ich obliczenia i pobrania. Potem powinny być przekazywane instytucji finansowej nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane (dotyczy to również pierwszej wpłaty).
Skoro umowa o prowadzenie PPK została zawarta na początku maja 2021 r., a pierwsza wypłata wynagrodzeń po tej dacie nastąpiła już 10 maja, to od tego przychodu należało naliczyć i potrącić wpłaty do PPK. Nie ma znaczenia, że wynagrodzenie przysługiwało za miesiąc poprzedni. Obie wpłaty (uczestnika i pracodawcy) powinny zostać przekazane do instytucji finansowej w terminie 1–15 czerwca.
Kiedy przychód
Wpłata do PPK pochodząca ze środków podmiotu zatrudniającego jest przychodem ze stosunku pracy pracownika-uczestnika, nieodpłatnych świadczeń – staje się nim w miesiącu jej dokonania, tj. przekazania określonej wysokości środków finansowych na konto wybranej instytucji finansowej. Wpłata podlega opodatkowaniu, lecz jest zwolniona ze składek ubezpieczeniowych. Przykładowo, gdy pracownik otrzymał wynagrodzenie za maj w czerwcu zgodnie z przesuniętym terminem, to wpłata na PPK w części finansowanej przez pracodawcę powinna zostać obliczona w terminie wypłaty tego wynagrodzenia w czerwcu 2021 r. Następnie powinna zostać przekazana do wybranej instytucji najpóźniej do 15 lipca 2021 r. Przychód u pracownika pojawi się w lipcu, jeśli wtedy pracodawca faktycznie dokona wpłaty.
Raport ZUS RCA
Płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne – po upływie każdego miesiąca kalendarzowego – w terminie ustalonym dla rozliczania składek. Imienny raport miesięczny zawiera informacje dotyczące płatnika składek, miesiąc i rok, których raport dotyczy, oraz m.in. zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe.
Należy podkreślić, że składki zawsze są rozliczane kasowo, tj. zgodnie z datą uzyskania przez pracownika przychodu podlegającego obłożeniu ubezpieczeniami. Tak wynika z rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z tym aktem prawnym dla każdego ubezpieczonego, którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik składek w raporcie lub imiennym raporcie miesięcznym korygującym oraz w deklaracji i deklaracji rozliczeniowej korygującej uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat. Dotyczy to wpłat od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy, stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z uwzględnieniem ograniczenia rocznej podstawy składek: emerytalnej i rentowej.
Mimo że wpłata na PPK od pracodawcy nie podlega oskładkowaniu, to należy ją wykazać w raporcie ZUS RCA za uczestnika. Jeżeli zatem część wpłaty na PPK obliczona przez podmiot zatrudniający staje się przychodem ubezpieczonego w terminie przekazania tej wpłaty, np. do wybranego funduszu, to powinna zostać wykazana w imiennym raporcie ZUS RCA za miesiąc, w którym nastąpiło przekazanie tej wpłaty.
W opisywanym przypadku pierwsza wpłata na PPK powinna zostać wykazana w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA dopiero za czerwiec 2021 r., mimo że wynagrodzenie pracownika za kwiecień 2021 r., od którego wpłata została obliczona, zostało ujęte w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika za maj 2021 r. i wykazane w imiennym raporcie miesięcznym za ten miesiąc. W raporcie ZUS RCA wpłatę na PPK finansowaną przez płatnika składek należy wpisać w bloku III.B. w polu 28.
Korekta za maj
Jeżeli wpłata na PPK naliczona na liście płac w maju (za kwiecień) została przekazana do operatora PPK zgodnie z terminem, tj. w czerwcu, to wykazanie jej w raporcie za maj nie było prawidłowe. Płatnik składek jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje, jeżeli zachodzi konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez płatnika składek we własnym zakresie albo przez ZUS.
W związku z tym należy złożyć korektę dokumentów do ZUS za maj. A wpłaty majowe wykazać w raportach ZUS RCA za czerwiec składanych w terminie do 15 lipca. Korektę należy sporządzić, zerując pole 28 bloku III.B. (pozostawić je puste). Uwaga! Płatnik składa tylko korekty raportów błędnie wypełnionych (czyli za uczestników PPK) oraz deklarację rozliczeniową. Wszystkie dokumenty powinny być opatrzone tym samym identyfikatorem, tj. w polu 01 bloku I. dane organizacyjne cyfrą 2 i dalej 052021.
Podstawa prawna
•art. 2 ust. 1 pkt 40, art. 25, art. 28 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342)
•art. 41 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 794)
•par. 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. poz. 1831)