Nasz pracownik zachorował w kwietniu br. Na początku tego samego miesiąca została mu wypłacona premia kwartalna za I kwartał 2021 r. w wysokości 1280 zł. W 2020 r. nie było premii za II kwartał (nikt jej nie otrzymał ze względów finansowych). Natomiast premie za III i IV kwartał wyniosły odpowiednio 1038 zł i 1320 zł. Dodatkowo w 2020 r. – w okresie od 15 kwietnia do 31 lipca – pracownik na podstawie tarczy antykryzysowej miał obniżony wymiar czasu pracy z pełnego etatu na 0,8. Jak wliczyć premie kwartalne do podstawy wynagrodzenia chorobowego? Poza składnikiem kwartalnym wynagrodzenie miesięczne pracownika wynosi 4000 zł, a w okresie obniżonego etatu wynosiło 3200 zł.
odpowiedź
Podstawę wymiaru zasiłku z ubezpieczenia społecznego, a tym samym również wynagrodzenia chorobowego, tworzy średnie miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania choroby. Gdyby zatrudnienie nie obejmowało całego roku, przyjmuje się wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia.
Pracownicze składniki wynagrodzenia można podzielić według długości okresu, za jaki przysługują. Mogą to być np. premie, prowizje, dodatki za okresy miesięczne, kwartalne, półroczne lub roczne.
W przypadku pracownika znajdującego się w opisanej wyżej sytuacji mamy do czynienia z pierwszymi dwoma składnikami. Premie i inne składniki wynagrodzenia podlegające uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego i przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru tego zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. Zaś premie i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.
W razie gdy w danym kwartale pracownik nie przepracował co najmniej połowy obowiązującego go w tym kwartale czasu pracy, to przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego premie i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, i tak uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku. Nie odrzuca się tego kwartału, tak jak ma to miejsce przy składnikach miesięcznych.
Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku – zmniejszane proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy zgodnie z przepisami płacowymi – podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku po uzupełnieniu zgodnie z ogólnymi zasadami. Premię wypłaconą np. za taki niepełny kwartał należy więc uzupełnić, dzieląc wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze w kwartale przez liczbę dni przepracowanych i mnożąc przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w tym kwartale, jeżeli przepracował choćby jeden dzień. [przykłady 1 i 2]
przykład 1
20 proc. przychodu
Pracownik zachorował w marcu 2021 r. Poza wynagrodzeniem miesięcznym jest on uprawniony do premii kwartalnej, do której nie zachowuje prawa za okres pobierania zasiłków. Premia ta stanowi 20 proc. przychodu za dany kwartał. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od marca 2020 r. do lutego 2021 r. oraz premie za IV, III, II i I kwartał. W III kwartale pracownik był nieobecny w pracy z przyczyn usprawiedliwionych w okresie od 10 sierpnia do 30 września, tj. przez większą część tego kwartału. Premię kwartalną za ten kwartał pracownik otrzymał, ale w proporcjonalnie zmniejszonej wysokości – tj. 742,09 zł – już po odliczeniu części 13,71 proc. Premię należy przyjąć w wysokości 1/12 kwot wypłaconych za IV, III, II i I kwartał, lecz po uprzednim uzupełnieniu premii za III kwartał, wynoszącej 1722,50 zł:
742,09 zł : 28 dni przepracowanych w III kwartale x 65 dni do przepracowania = 1722,50 zł
Premie kwartalne lub za inne okresy wlicza się w wysokości stanowiącej 1/12 premii wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Należy tak zrobić nawet wówczas, gdy za niektóre z kwartałów poprzedzających miesiąc (lub za inne okresy), w którym powstała niezdolność do pracy, pracownik nie otrzymał premii, bez względu na przyczynę nieprzyznania.
przykład 2
Kilka bonusów
Pracownik zachorował w kwietniu br. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego pracodawca przyjął premie za I, IV, III i II kwartał. W II kwartale pracownik przez 10 dni był nieobecny w pracy z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem i za ten kwartał otrzymał premię w wysokości proporcjonalnie zmniejszonej. W III kwartale pracownik przepracował 20 dni, a przez pozostały okres był nieobecny w pracy z powodu choroby i za ten kwartał premii nie otrzymał. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się premie w wysokości 1/12 premii wypłaconych za I, IV, III i II kwartał, po uzupełnieniu premii za II kwartał.
przykład 3
Nie za okres choroby
Pracownica do 15 kwietnia 2020 r. była zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy, a od 16 kwietnia 2020 r. jest zatrudniona w wymiarze 0,8 etatu. W lutym 2021 r. stała się niezdolna do pracy z powodu choroby. Pracownica oprócz wynagrodzenia miesięcznego otrzymuje także premię kwartalną, która nie przysługuje za okres pobierania zasiłku. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego pracownicy stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od maja 2020 r. do stycznia 2021 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ten okres należy doliczyć 1/8 sumy kwot premii kwartalnych wypłaconych za okres pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy, a więc premii za II kwartał w kwocie przypadającej na maj i czerwiec oraz za III i IV kwartał. Pracownica otrzymała za II kwartał premię w kwocie 2280 zł. Kwota premii za II kwartał przypadająca na maj i czerwiec wynosi 1471,81 zł i została obliczona następująco:
2280 zł : (14 dni x 1 etat + 77 dni x 0,8) x (61 dni x 0,8) = 1471,81 zł.
przykład 4
Po miesiącu pracy
Pracownik, który został zatrudniony od 1 lutego 2021 r., stał się niezdolny do pracy z powodu choroby 6 kwietnia br. Osoba ta otrzymała premię kwartalną za I kwartał w wysokości proporcjonalnej do przepracowanego w tym kwartale okresu zatrudnienia, tj. za dwa miesiące – luty i marzec. Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy wliczyć 1/2 kwoty premii.
przykład 5
Proporcjonalnie do zatrudnienia
Pracownik jest zatrudniony u pracodawcy od 15 września 2020 r. W kwietniu 2021 r. stał się niezdolny do pracy z powodu choroby. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego pracownik otrzymał premie kwartalne: za IV i I kwartał. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od października 2020 r. do marca 2021 r. powinna zostać wliczona premia kwartalna w wysokości 1/6 kwot wypłaconych za IV i I kwartał bieżącego roku, tj. proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia w kwartałach poprzedzających chorobę.
przykład 6
Ważne sporządzenie listy
Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby 6 kwietnia 2021 r. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie tej osoby za okres od kwietnia 2020 r. do marca 2021 r. Pracownikowi przysługuje premia kwartalna. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku powinna zostać uwzględniona premia za I, IV, III i II kwartał. Do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków premia za I kwartał nie została jeszcze wypłacona. Do ustalenia podstawy wymiaru należy przyjąć premie za II i III kwartał oraz premię za IV kwartał w podwójnej wysokości. ©℗
Zmniejszenie z powodu COVID-19
Rachunki prowadzące do obliczenia podstawy zasiłkowej zmieniają się w razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy. Wówczas podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli jego zmiana nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, albo w miesiącach poprzedzających.
Jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, składnik kwartalny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w kwartałach kalendarzowych poprzedzających niezdolność do pracy. [przykład 3]
Jeśli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce po upływie czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy, składnik kwartalny przyjmuje się w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy.
Zatrudnienie krótsze
Prawdopodobna jest również sytuacja, kiedy pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez okres czterech kwartałów poprzedzających powstanie niezdolności do pracy. Wtedy premie i inne składniki za okresy kwartalne powinny być uwzględnione proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych kwartałach, z których składnik za okresy kwartalne podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku. [przykłady 4 i 5]
Wypłaty nie było
Jeżeli składnik wynagrodzenia uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku przysługuje, lecz nie został wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się ten składnik w wysokości wypłaconej za poprzedni okres. W takiej sytuacji wypłata premii i innych składników wynagrodzenia po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłków nie powoduje ponownego ustalenia tej podstawy.
Jeżeli inne składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie, podstawę wymiaru zasiłku ustala się bez nich, a po wypłaceniu podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, uwzględniając te składniki, oraz wyrównuje wysokość zasiłku. [przykład 6]
Ile do wypłaty w kwietniu
Pracownik zachorował w kwietniu 2021 r. Wziąwszy pod uwagę zmiany wymiaru czasu pracy w 2020 r., należy premie kwartalne odpowiednio przeliczyć. Ostatnia zmiana miała miejsce 1 sierpnia 2020 r., tj. w III kwartale, ponieważ od tego dnia pracownik przeszedł ponownie na pełen etat. W związku z tym wynagrodzenie miesięczne przyjmuje się w przeciętnej wysokości za okres od sierpnia 2020 r. do marca 2021 r. Natomiast premia kwartalna powinna być wliczona w wysokości 1/8 sumy premii kwartalnych wypłaconych za okres pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy, a więc premii za III kwartał w kwocie przypadającej na sierpień i wrzesień oraz za IV i I kwartał. Pracownik otrzymał za III kwartał premię w kwocie 1038 zł. Kwota premii za ten kwartał przypadająca na sierpień i wrzesień wynosi 738,10 zł i została obliczona następująco:
1038 zł : (31 dni x 0,8 etatu + 61 dni x 1 etat) x (61 dni x 1 etat) = 738,10 zł
738,10 zł + 1320 zł + 1280 zł = 3338,10 zł – suma premii
1/8 x 3338,10 zł = 417,26 zł – kwota premii do wliczenia do podstawy wynagrodzenia chorobowego.
Podstawa prawna:
art. 36 ust. 1, ust. 2, art. ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 870; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 2112)
