W takim przypadku pracodawca w pierwszej kolejności powinien stworzyć program, tj. zawrzeć umowę o zarządzanie PPK. Jako że zgodnie z art. 23 ust. 11 ustawy o PPK wpłat do PPK dokonuje się, począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym złożono wniosek o dokonywanie wpłat do PPK, to zawarcie umowy o zarządzanie powinno nastąpić przed tym terminem. Niestety przepisy nie są tutaj precyzyjne, ale wydaje się, że jest to jedyny logiczny termin.
Zapisanie do PPK jest możliwe, o ile pracownik spełnia wymóg trzymiesięcznego stażu pracy (zakładając, że ma mniej niż 55 lat). Co istotne, każda osoba zatrudniona może w każdym czasie złożyć do pracodawcy wniosek o zapisanie do PPK. Złożenie takiego wniosku oznacza konieczność założenia PPK przez mikropracodawcę. Przestaje bowiem obowiązywać wyłączenie, o którym mowa w art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK. Nie ma przy tym znaczenia, że pozostałe osoby nadal nie chcą uczestniczyć w tym systemie. Wystarczy jedna osoba zainteresowana zapisaniem, aby pracodawca był zobowiązany PPK stworzyć i prowadzić. Co istotne, nawet jeżeli w okresie późniejszym taka osoba zapisana do PPK przestanie pracować u tego pracodawcy albo ponownie złoży wniosek o nieoszczędzanie, nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku dalszego prowadzenia PPK. Przepisy nie przewidują bowiem w takim przypadku likwidacji tego programu czy rozwiązania umowy o zarządzanie PPK. Czyli taki mikroprzedsiębiorca będzie wówczas zobowiązany PPK formalnie prowadzić mimo braku osób zapisanych do PPK.
Pamiętajmy przy tym, że złożone deklaracje o nieoszczędzaniu obowiązują przez czas określony. Zgodnie bowiem z art. 23 ust. 5 i 6 w związku z art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK co cztery lata, w terminie do ostatniego dnia lutego danego roku, pracodawca ma obowiązek poinformować osoby zatrudnione, które złożyły taką deklarację, o ponownym dokonywaniu za nich wpłat – chyba że wszystkie takie osoby do 1 kwietnia ponowią swoje deklaracje o nieoszczędzaniu. Jeżeli takie deklaracje zostaną złożone, to wyłączenie obowiązku tworzenia PPK zostanie utrzymane na kolejny czteroletni okres.
Wyłączenie to przestaje natomiast obowiązywać, jeśli pracodawca straci status mikroprzedsiębiorcy i zostanie np. małym przedsiębiorcą. Oznacza to konieczność założenia i prowadzenia PPK nawet w przypadku złożenia deklaracji o nieoszczędzaniu przez wszystkie osoby zatrudnione. Ustawodawca uznał bowiem, że tacy przedsiębiorcy (a także średni i duzi) powinni oferować swoim pracownikom możliwość zapisania się do PPK przez cały czas. Konieczne będzie wówczas zawarcie umowy o zarządzanie PPK i utrzymywanie infrastruktury niezbędnej do dokonywania wpłat do PPK.
Podstawa prawna
• art. 13 ust. 1 pkt 1, art. 23 ust. 5, 6 i 11 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1342)