Od połowy marca biura administracji wielu uczelni w Polsce przeszły w tryb pracy zdalnej w związku z rozprzestrzeniającym się koronawirusem. Interesantów obsługiwały tylko online, a to wymusiło zmiany w organizacji pracy administracji centralnej i wydziałowej szkół wyższych.
"Od dwóch miesięcy większość korespondencji dotyczącej badań prowadzonych na Uniwersytecie Warszawskim jest w elektronicznym obiegu. Ja jestem jego końcowym ogniwem. Właśnie dobiłem do 800 dokumentów podpisanych podpisem elektronicznym. Oszczędność papieru i czasu. Powinno zostać na zawsze" - napisał pod koniec maja na Twitterze prorektor UW prof. Maciej Duszczyk.
Prof. Duszczyk w rozmowie z PAP zastrzegł, że elektroniczny obieg dokumentów nie pozwala obecnie (i nie pozwoli po epidemii) załatwić stu procent spraw administracyjnych. "Prawo nam tego zabrania. Tak jest na przykład w przypadku opisywania faktur, które muszą być tradycyjne, papierowe. Natomiast wszystkie wewnętrzne procedury lub inne, które można realizować poprzez elektroniczny obieg dokumentów, będą w przyszłości tak już procedowane" - zapowiedział.
W jego ocenie duża część środowiska akademickiego przełamała nieufność do zdalnego sposobu załatwiania wielu formalności. "Jestem przekonany, że elektroniczny obieg dokumentów na uniwersytecie będzie codziennością" - podkreślił.
Według szacunków prof. Duszczyka do elektronicznego obiegu tafiło już na UW 60-70 proc. wszystkich dokumentów, wymagających podpisu, co - w stosunku do sytuacji przed pandemią - oznacza wyraźny postęp.
Według informacji przekazanej przez Martę Komor, rzecznik prasowej Uniwersytetu SWPS, również na jej uczelni epidemia koronawirusa zwiększyła wachlarz procedur, które można przeprowadzić online. Otworzyła też pole do projektowania rozwiązań, które nie były dotychczas oczywiste, takich jak konsultacje online. Obecnie można je zrealizować szybko, bez konieczności wychodzenia z domu - zapewnia.
W przesłanej PAP wiadomości Marta Komor dodała, że niezależnie od zmian sposobu pracy związanych z pandemią, jej uczelnia od czterech lat obsługuje sprawy studenckie i prowadzi obieg dokumentów za pośrednictwem intranetu. "Student może np. złożyć podanie do dziekana swojego wydziału, zamówić zaświadczenie, złożyć wniosek na wymianę Erasmus+, zadać pytanie specjalistom ds. studenckich, czy zapisać się na zajęcia" - informuje. Osobiście realizowane są odbiory i składanie dokumentów, takich jak dyplom, legitymacja czy dziennik praktyk.
Tryb załatwiania spraw administracyjnych w czasie epidemii zmienił się też na Uniwersytecie Opolskim, który umożliwił załatwienie praktycznie wszystkich spraw za pomocą skanu dokumentu. "Jest jednak bardzo ważny warunek: e-mail wraz z załącznikiem musi zostać wysłany z indywidualnego konta pocztowego studenta lub pracownika, który jest autoryzowane poprzez system USOS" - poinformował PAP rzecznik uczelni Maciej Kochański. Zastrzegł, że w ten sposób nie można jednak załatwić spraw, wymagających wprost podpisu odręcznego lub kwalifikowanego.
PAP zapytała, czy UO również po epidemii zrezygnuje z obiegu dokumentów "papierowych". "Uniwersytet Opolski od września 2019 roku pracuje nad wdrożeniem Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją. Jeszcze przed wystąpieniem pandemii podjęliśmy pracę, aby wyeliminować lub ograniczyć do niezbędnego minimum klasyczny obieg dokumentów. Obecna sytuacja jedynie utwierdziła nas w przekonaniu co do słuszności tej idei" - stwierdził Kochański. Zastrzegł jednak, że epidemia ani nie przyśpieszyła prac ani ich nie opóźniła. "To bardzo złożony proces, który postępuje zgodnie z mapą drogową określoną w harmonogramie wdrażania" - podkreślił w informacji przesłanej PAP rzecznik UO Maciej Kochański.
Dodał, że studenci i pracownicy oczekują poszerzenia zakresu usług administracji online. "W szczególności młode pokolenie, które jest w naturalny sposób biegłe w elektronicznej obsłudze klienta w życiu codziennym, widzi w nowym obiegu dokumentów ogrom szans i usprawnień" - podkreślił.
Rzecznik Uniwersytetu w Białymstoku Katarzyna Dziedzik poinformowała PAP, że jej uczelnia od kilku lat stopniowo wdraża system elektronicznego zarządzania dokumentacją, który pozwoli ograniczyć obieg dokumentacji papierowej (a zarazem liczbę bezpośrednich kontaktów personelu). Proces ten nabrał tempa dzięki środkom z projektu „Nowoczesny Uniwersytet szansą na rozwój przyszłych kadr regionu”, finansowanego z Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój.
Dziedzik mówi, że od kilku lat planowano też projekty związane z rozbudową systemu do elektronicznego zarządzania dokumentami. "Te działania w okresie pandemii nie przyspieszyły, bo projekt realizowany jest zgodnie z harmonogramem. Natomiast konieczność natychmiastowego wdrożenia kształcenia zdalnego na dużo większą skalę, niż do tej pory, przyspieszyła prace nad rozbudową funkcjonalności platformy do e-edukacji. Uczelnia udostępniła też swoim pracownikom i studentom dodatkowe usługi office'owe" - dodała.
Z kolei od 16 marca 2020 r. do 25 maja na UwB wszystkie bieżące sprawy załatwiano za pośrednictwem poczty elektronicznej, systemu USOS lub telefonicznie. Dotyczyło to także studentów. "Oczywiście pracownicy administracji mieli dyżury, ale interesanci przyjmowani byli tylko w wyjątkowych sytuacjach. Teraz nasza uczelniana administracja pracuje już prawie +normalnie+, niemal w komplecie. Tym niemniej np. w dziekanatach nie obserwujemy natłoku studentów, więc być może epidemia zmieniła nie tyle procedury, co nawyki studentów, pracowników i starają się oni załatwiać jak najwięcej spraw zdalnie" - dodała Dziedzik.