Umowę o pracę z członkiem zarządu spółki z o.o. może zawrzeć pełnomocnik wspólników lub rada nadzorcza. W tym drugim przypadku nie wystarczy tylko podpis jej przewodniczącego.
Zasady reprezentacji spółki przy zawieraniu umów z członkami zarządu reguluje art. 210 par. 1 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.; dalej: k.s.h.). Zgodnie z którym w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.
Zatem umowy między spółką z o.o. a osobami zajmującymi w niej funkcje członków zarządu powinny być zawierane przez spółkę reprezentowaną przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego przez zgromadzenie wspólników. Zasada ta ma zastosowanie do spółek wielopodmiotowych oraz spółek jednoosobowych, w których wspólnik nie jest zarazem jedynym członkiem jej zarządu.
Istotne jest także, że art. 210 k.s.h. dotyczy tylko umów zawieranych z osobami aktualnie zajmującymi stanowiska członków zarządu, natomiast po zakończeniu pełnienia przez daną osobę tej funkcji organem właściwym do zawarcia z nią umowy byłby zarząd spółki.
Kto złoży podpis
Rada nadzorcza spółki z o.o. jest organem samodzielnie uprawnionym do zawierania umów z członkami zarządu. Oznacza to, że jej uprawnienie nie jest uzależnione od wcześniejszej uchwały wspólników w tym zakresie.
Brak jest jednak regulacji ustawowej dotyczącej sposobu działania rady nadzorczej przy reprezentacji spółki, co powoduje pewne kontrowersje. Przyjmuje się bowiem, że w zasadzie rada powinna działać poprzez wszystkich swoich członków, czyli kolegialnie. Zasadniczo więc umowę o pracę z członkiem zarządu powinni podpisać wszyscy członkowie rady nadzorczej. Kolegialność działania rady może więc się wyrazić przez podpisanie umowy przez wszystkich członków rady albo przez podjęcie uchwały o akceptacji umowy. Naruszenie tych zasad powoduje nieważność umowy (por. wyrok Sądu Najwyższego z 23 września 2004 r., sygn. akt I PK 501/03, OSNP 2005/4/56).
Należy jednak uznać, że rada nadzorcza może uchwałą wyłonić ze swego grona przedstawicieli do podpisania umowy z członkiem zarządu. Zatem wymóg reprezentowania spółki przez radę nadzorczą jest spełniony także wtedy, gdy działająca kolegialnie rada nadzorcza podjęła uchwałę (odpowiednią większością, na posiedzeniu z zachowaniem wymaganego kworum), w której wyraziłaby zgodę na zawarcie określonej umowy, a samo – odpowiadające dokładnie uchwale – oświadczenie potrzebne do jej dokonania złożył upoważniony do tego członek rady nadzorczej, podpisując dokument umowy. Tak też wskazywał SN w wyroku z 22 marca 2012 r. (sygn. akt V CSK 84/11, LEX nr 1214611).
Jednak umowa spółki z o.o. nie może przewidywać, że w umowach spółki z członkiem zarządu spółkę reprezentuje nie rada nadzorcza, lecz wyłącznie przewodniczący rady nadzorczej. Umowa zawarta przez tak reprezentowaną spółkę byłaby nieważna na podstawie art. 58 par. 1 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 121 ze zm.), gdyż naruszałaby bezwzględnie obowiązującą normę, wynikającą z art. 210 par. 1 k.s.h. Zwracał na to uwagę SN w wyroku z 29 stycznia 2014 r. (sygn. akt II PK 124/13, LEX nr 1438967).
Musi być uchwała
Drugim podmiotem uprawnionym do zawarcia umowy o pracę z członkiem zarządu spółki z o.o. jest pełnomocnik zgromadzenia wspólników. Chodzi tu więc o osobę będącą umocowaną do zawarcia umowy o pracę z członkiem zarządu na mocy uchwały zgromadzenia wspólników. Wspólnicy mogą bowiem podejmować uchwały bez odbywania zgromadzenia, w drodze głosowania pisemnego.
W myśl art. 227 par. 2 k.s.h. bez odbycia zgromadzenia wspólników mogą być powzięte uchwały, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na postanowienie, które ma być powzięte, albo na głosowanie pisemne. Z uwagi jednak na art. 210 par. 1 k.s.h. pełnomocnik uprawniony do zawarcia umowy z członkami zarządu może być powołany tylko uchwałą zgromadzenia wspólników.
Czy sami wspólnicy
W orzecznictwie sporne było to, czy umowę z członkiem zarządu mogą zawrzeć sami wspólnicy bez powoływania pełnomocnika. Zapadły w tym zakresie różne orzeczenia SN. W szczególności w wyroku z 14 lutego 2004 r. (sygn. akt III PK 60/04, LEX nr 150261) SN stwierdził, że jeżeli uprawnienie do reprezentowania spółki mogą uzyskać pełnomocnicy powołani przez wspólników, to nie powinno budzić wątpliwości, że sami wspólnicy mogą w odpowiedniej do tego formie (uchwale) skutecznie bezpośrednio reprezentować spółkę.
Odmienne stanowisko wyraził jednak SN w wyroku z 15 czerwca 2005 r. (sygn. akt II PK 276/04, OSNP 2006/3-4/42), podnosząc, że niedopuszczalne i sprzeczne z dyspozycją art. 210 k.s.h. jest wnioskowanie, według którego skoro umowę z członkiem zarządu spółki z o.o. może zawrzeć pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników, to tym bardziej może to uczynić samo zgromadzenie wspólników.
Pogląd ten jest bardziej uzasadniony, gdyż art. 210 par. 1 k.s.h. jako przepis szczególny należy interpretować ściśle, w związku z czym brak jest podstaw rozszerzania zawartego w nim katalogu osób uprawnionych do reprezentowania spółki.
Jakie skutki
Zawarcie umowy o pracę z członkiem zarządu spółki z o.o. z naruszeniem art. 210 par. 1 k.s.h., czyli przy braku reprezentacji spółki przez radę nadzorczą lub pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników, powodowałoby bezwzględną nieważność tej umowy. Wskazuje na to jednoznacznie orzecznictwo SN (m.in. wyrok z 23 września 2004 r., sygn. akt I PK 501/03, OSNP 2005/4/56, oraz wyrok z 7 marca 2013 r., sygn. akt II PK 159/11, OSNP 2013/3-4/32). Dlatego też umowa zawarta między członkiem zarządu a spółką reprezentowaną np. przez tego samego lub innego członka zarządu byłaby z mocy prawa nieważna (art. 58 par. 1 k.c.).
Podobnie byłoby w przypadku zawarcia przez spółkę umowy z członkiem zarządu poprzez inny organ spółki (np. komisję rewizyjną) lub osobę niemającą stosownego pełnomocnictwa.