Codziennie masz tysiąc zajęć, a jednak na koniec dnia okazuje się, że przybyło ci 500 nowych? Cóż, witaj we współczesnym świecie, gdzie brak czasu to najczęstsza i nieuleczalna choroba. Mamy jednak kilka wskazówek i metod, które powinny pomóc skupić się na tym, co ważne.
Kiedy ostatnio mieliśmy czas? Większość osób odpowie: pewnie gdzieś w okolicach 2005 roku... W pewien paradoksalny sposób, nie tylko obowiązki, ale i „czas wolny” wydają się coraz bardziej wymagające. 100 lat temu naukowcy zakładali, że rozwój technologii w naszej cywilizacji da nam tony wolnego czasu – samochody, maszyny i komputery sprawią, że przy tej samej wydajności, pracować będziemy najwyżej kilka godzin dziennie, transport będzie znacznie szybszy i bezproblemowy, a automatyzacja ukróci stokrotnie nasze codzienne obowiązki. No cóż... nie do końca się udało.
Przeciętny Polak pracuje rocznie ponad 1900 godzin, co stawia nas w światowej czołówce (w Europie jesteśmy jedynie za Grecją i Łotwą). A po pracy... też jesteśmy zajęci, bo weszliśmy już w rutynę spotkań, wizyt na siłowni czy sesji jogi, dbania o dom, dzieci i koty. Dobrze byłoby też obejrzeć serial, który dodaliśmy do listy „muszę zobaczyć” 4 lata temu, albo zabrać czasem partnera do kina lub na wycieczkę. Jest tak wiele do zrobienia, jak nigdy wcześniej, i właśnie dlatego ciągle brakuje nam czasu – ponieważ stał się wyjątkowo cenny. Świadomość tego, ile moglibyśmy zrobić, sprawia, że podchodzimy do czasu coraz staranniej. Weźmy choćby pod uwagę przywoływany przykład serialu: wybierając ten, który chcemy zobaczyć, jesteśmy jednocześnie świadomi, że w ten sposób „skreślamy” pięć innych propozycji, których nigdy nie zaznamy (no, przynajmniej do czasu emerytury... albo wygranej w toto lotka, która może nadejść lada dzień). Tego typu wybory sprawiają, że czas jest na wagę złota – i wszystko, co daje nam go więcej, uważamy słusznie za doskonałą inwestycję.
Porzucić zmartwienia... i multitasking
Warto pamiętać o tym mechanizmie, zwracając uwagę na sposoby, na które możemy zaoszczędzić czas, nie tracąc nic z życia. Tzw. multitasking (robienie wielu rzeczy naraz) można bez wątpienia nazwać stylem życia XXI wieku, ale choć wynika on z chęci zaoszczędzenia czasu... w istocie marnuje go. Jak wynika z badań Uniwersytetu Utah, ludziom tylko wydaje się, że umieją działać jednocześnie na wiele frontów. W istocie 98% z nas lepiej radzi sobie, robiąc jedną rzecz naraz. Jeśli więc masz wrażenie, że oszczędzasz mnóstwo czasu, czytając ten artykuł na komórce, gdy jednocześnie robisz obiad, nastawiasz pranie i przeglądasz oferty wakacji, jest bardzo duża szansa, że to złudzenie. O czym w głębi ducha większość z nas doskonale wie, ponieważ słowem-kluczem naszej epoki stał się nie tylko „multitasking”, ale i „prokrastynacja”, czyli nieustanne odkładanie niewygodnych obowiązków na „za chwilę”. Dlatego jeśli chcesz być bardziej na bieżąco ze swoimi sprawami, szukaj metod, by uporządkować swoje zadania, zamiast dodawać kolejne.
Nie da się też zaproponować żadnego sposobu ułatwienia sobie życia bez zwrócenia uwagi na aspekt psychologiczny. Jest naprawdę ważny! To właśnie ze zderzenia ludzkiej psychiki z perfekcjonistycznymi oczekiwaniami wynika fakt, że prokrastynacja jest tak przyjemna. Tak miło jest jeszcze przez minutę nic nie robić... ponieważ będąc bezczynnym, nikomu co prawda nie pomagamy, ale też nie możemy zawieść. Niepokój co do własnej osoby zazwyczaj jest głównym powodem marnowania czasu. Nie ma prostej odpowiedzi na pytanie zadawane przez liczne tytuły grubych tomów: „jak przestać się martwić?”. Ale planując sobie dzień, tydzień, i dalsze życie, powinniśmy pamiętać o tym, że najwięcej czasu możemy zyskać właśnie pozbywając się bezproduktywnej samokrytyki i innych trosk. Przykładowo, nauka gry na gitarze ulubionej piosenki albo wieczór z dobrą książką mogą dla większości osób okazać się znacznie lepiej zainwestowanym czasem niż coś, co robimy tylko po to, by porównywać się do innych. Takie porównywanie ma wiele wad, ale w kontekście tego artykułu najważniejsza jest jedna z nich: wyścigi tego typu zużywają czas, a nie pomagają wcale osiągać celów.
Online: technologia, która pracuje za ciebie
Jedną z najlepszych metod nadążania za wszystkim, co nas interesuje, pozostaje korzystanie ze zdobyczy technologii. Bez wątpienia codzienne oprogramowanie, Internet i smartfony pozwalają skrócić wiele męczących zadań. Warto jedynie pamiętać, by przypadkowo nie zacząć spędzać nad nimi więcej czasu niż to, ile go zaoszczędzamy. Zarówno programy służące do pracy jak i te do rozrywki, bez wątpienia zasługują na uwagę – jednak każdy w swoim miejscu i czasie. To nie przypadek, że wielu dziennikarzy i innych osób pracujących na komputerze posiada dwa osobne laptopy. Jeden „prywatny”, a drugi „zawodowy”, na którym znajduje się tylko to, co niezbędne – najlepiej, żeby w ogóle nie było na nim dostępu do Internetu, który zazwyczaj „kusi” najbardziej.
Jeśli nie pozwolimy im zająć naszej uwagi, aplikacje mobilne i Internet pozwalają oczywiście zaoszczędzić mnóstwo czasu. Bardzo pomocne mogą być wszystkie aplikacje, które wykonują za nas pracę, której nie musimy robić – czyli na przykład wyszukiwarki i porównywarki różnego typu, wyręczające nas w poszukiwaniach sklepów i stron. W dzisiejszych czasach każda branża doczekała się już takich programów, i znajdziemy spokojnie aplikację na telefon, która wskaże nam najlepsze oferty na ubrania, restauracje, elektronikę i wiele innych. Sporo czasu można zaoszczędzić korzystając z aplikacji bankowych na telefon. Jedną z lepszych ma mBank, korzystając z lokalizacji GPS na wiele sposobów, pozwalając np. trafić szybko do najbliższego bankomatu czy placówki w podróży. Aplikacja pozwala też na dokonywanie płatności oraz wypłat z bankomatu BLIKIEM. Dzięki niej można zapomnieć o portfelu i używać telefonu, który zazwyczaj jest pod ręką. Oczywiście takie aplikacje nie znają dokładnie naszych planów, dlatego oprócz nich warto trzymać po prostu notatnik – wygodny może być zwłaszcza taki, który te same treści pokaże nam i w domu na komputerze, i na telefonie, gdy będziemy chcieli np. zrobić zakupy z listy. Przykładem takiego programu jest popularny Evernote. Robienie list zazwyczaj jest naprawdę przydatne – jeśli ich rozmiar będzie ciągle rosnąć w niepohamowany sposób, będzie to doskonały sygnał, że niektóre plany musimy po prostu skreślić.
Offline: prościej znaczy lepiej
W krajach anglojęzycznych popularność zdobyło hasło „addition through substraction” - dodawanie przez odejmowanie, oznaczające w skrócie tyle: jeśli uczynimy nasze plany mniej skomplikowanymi, będziemy mogli wykonać je szybciej, taniej, z lepszym skutkiem i popełniając mniej błędów. Czasami technologia może uprościć nasze zadania za nas, ale w wielu aspektach życia musimy zrobić to sami. Patrząc choćby na codzienne czynności, uprościć możemy nasze posiłki (wiele z nich może zajmować mniej czasu na przygotowanie), rozrywkę (zrobienie czegoś pożytecznego, zamiast oczekiwania, co pojawi się w TV), dom (niektóre przedmioty naprawdę są niepotrzebne), zakupy (ubrań nie trzeba wybierać codziennie – można poświęcić na to np. jeden weekend w miesiącu, kupując najlepsze, co znajdziemy).
Może się wydawać, że uproszczenia i minimalizm nie będą korzystne dla kogoś, kto chce – i musi – nadążać za najnowszymi informacjami. A jednak i tutaj naprawdę to działa, choćby dlatego, że nasza uwaga i nasz czas mają swoje limity. Jeśli więc np. śledzisz na Twitterze i Facebooku, albo poprzez newslettery i RSS, 500 kont powiązanych z twoją branżą – warto przejrzeć je wszystkie pewnego dnia i zastanowić się, czy większość z nich nie jest po prostu słabej jakości albo nie ma w ogóle na nich informacji, które faktycznie kiedykolwiek są dla Ciebie użyteczne. W dzisiejszych czasach, często wystarczy śledzić 5-15 naprawdę dobrych stron, by mieć lektury na cały dzień. Próba znania się na wszystkim to doskonała metoda, by nie nadążać za niczym. Jak wiemy z poprzedniego akapitu warto zrobić listę: jeśli wypiszemy na papierze czy ekranie wszystkie tematy, którymi chcemy się zajmować, szybko dostrzeżemy, które z nich są w istocie zbyteczne.
Internet to jednak nie wszystko, i być może najwięcej możemy zyskać pamiętając o tym, by czasem wstać od komputera. Doskonałym źródłem bieżących informacji nadal pozostaje po prostu człowiek, który „siedzi w branży”. W każdej z nich działają też organizacje, z którymi kontakt może oszczędzić nam sporo samodzielnych poszukiwań. Podobny efekt może dać wizyta na targach czy konferencjach, jeśli tylko wybierzemy taką, której temat naprawdę dotyczy naszych zainteresowań. W wielu przypadkach nawet tak prosta rzecz jak obserwacja działań innych firm albo rozmowa z klientem powinna być doskonałą metodą wyciągania wniosków.
Za wszystkim nie nadążysz, a próbować nie warto
Jak widać, osoby chcące być na bieżąco mogą rozumieć to wyrażenie wielorako i podchodzić do niego z różnych stron. To jednak właściwe podejście, bo każdy z aspektów naszego życia wpływa na pozostałe. Mniej codziennych niepokojów o wiszące nad głową obowiązki to możliwość efektywniejszej pracy nad dzisiejszym zadaniem, co z kolei pozwala spokojnie wybierać, co chcemy dzisiaj zrobić – zarówno w pracy, jak i dla przyjemności.
Wbrew pozorom, aby zdążyć zrobić więcej, często w pierwszej kolejności trzeba trzymać się powiedzenia: co za dużo, to niezdrowo. Gdy wiemy dokładnie, co chcemy zrobić, uzyskanie pomocy ze strony innych ludzi oraz technologii okaże się zaskakująco łatwe.