Delegowanie pracowników budowlanych do Belgii - obowiązki w kraju świadczenia usług

Zniesienie w 2009 r. obowiązku ubiegania się o pozwolenie na prace wpłynęło na uproszczenie formalności związanych z delegowaniem pracowników do Belgii w celu świadczenia usług budowlanych. Niemniej jednak, w przypadku świadczenia usług transgranicznych opartych na delegowaniu pracowników, pracodawca musi mieć na uwadze przepisy obowiązujące na terytorium Belgii (tzw. przepisy wymuszające swoje zastosowanie) i spełnić pewne wymogi formalne, przede wszystkim obowiązki natury administracyjno-prawnej oraz zasady wynikające z przepisów prawa pracy.

Obowiązkowa notyfikacja LIMOSA

LIMOSA jest systemem rejestracji zagranicznych pracowników prowadzonym poprzez serwis internetowy www.limosa.be. System służy m.in. weryfikacji informacji o pracownikach delegowanych do Belgii przez belgijską inspekcję pracy (Service public fédéral "Emploi, travail et concertation sociale").

Polscy pracownicy delegowani do Belgii podlegają obowiązkowej rejestracji w tym systemie poprzez wypełnienie deklaracji on-line. Deklaracja LIMOSA ma charakter zgłoszenia delegowania, którego należy dokonać przed rozpoczęciem delegowania. Szczególnie istotne jest wskazanie w deklaracji dokładnych dat rozpoczęcia i zakończenia delegowania. W przypadku zmiany terminów, niezbędne jest wprowadzenie do systemu odpowiednich korekt. Oprócz okresu delegowania, zgłoszeniu podlegają również: dane identyfikacyjne pracowników, rodzaj prac lub branża, miejsce faktycznego wykonywania pracy.

Belgijski zleceniodawca ma prawo i będzie tym bezpośrednio zainteresowany, aby wymagać od polskiego partnera, by ten przedstawił mu potwierdzenie zgłoszenia pracowników w systemie LIMOSA, ponieważ on także w pewnym zakresie odpowiada za legalność zatrudniania pracowników przez swoich podwykonawców, m.in. ma obowiązek zgłoszenia sytuacji gdy brak jest deklaracji LIMOSA delegowanych pracowników.

Obowiązek meldunkowy

Pobyt pracowników delegowanych na terenie Belgii powinien być zgłoszony w urzędzie gminy właściwym ze względu na miejsce zamieszkania. Takiego meldunku należy dokonać w ciągu 8 dni od daty przyjazdu.

Udokumentowanie płac

Przedsiębiorca dokonujący zgłoszenia LIMOSA i świadczący usługi w okresie do 12 miesięcy jest zwolniony z obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej wg wymogów belgijskich. W takim przypadku, w razie kontroli, wystarczy przedstawienie polskich dokumentów przetłumaczonych na język francuski lub flamandzki, aby udokumentować, że wynagrodzenia dla pracowników są wypłacane zgodnie ze stawkami obowiązującymi w Belgii.

Stosowanie belgijskich stawek wynagrodzenia jest obowiązkowe i wynika z Dyrektywy 96/71/WE. Należy mieć na uwadze, że w budownictwie stawki wynagrodzenia są zróżnicowane. Zależą od rodzaju wykonywanych prac oraz od funkcji pełnionej przez pracownika w danej ekipie.

OPOC/PDOK

W ramach minimalnych warunków wynagradzania pracowników, polski pracodawca świadczący w Belgii usługi budowlane ma obowiązek zagwarantowania delegowanym pracownikom tzw. rocznych premii lojalnościowych. Premie te są wypłacane przez instytucję powołaną specjalnie do tego celu o nazwie OPOC (Office Patronal d'Organisation et de Contrôle des Régimes de Sécurité d’Existence), we Flandrii nazywanej PDOK (Patronale Dienst voor organisatie en controle van de bestaanszekerheidsstelsels).

Polskie firmy mają obowiązek zarejestrowania się w OPOC, składania co kwartał deklaracji z danymi pracowników przebywających w Belgii oraz opłacania składek na Fundusz zabezpieczenia bytu (Fonds de sécurité d’existence). Fundusz ten jest obsługiwany przez OPOC i służy do gromadzenia środków finansowych na wypłacanie premii lojalnościowych.

O ile obowiązek zarejestrowania w OPOC i składania deklaracji ma charakter bezwzględny, to polscy podwykonawcy mogą wnioskować o zwolnienie ze składek OPOC jeżeli udowodnią, że ich pracownicy podlegają porównywalnemu systemowi zabezpieczenia w kraju pochodzenia.

Ubezpieczenie społeczne

Zasadą obowiązująca w zakresie ubezpieczeń społecznych w Europie jest opłacanie składek w kraju, gdzie pracownik wykonuje pracę. Jednak dzięki koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w krajach UE, EOG oraz w Szwajcarii, jest możliwe utrzymanie opłacania składek na ubezpieczenie społeczne w Polsce.

Jeżeli pracodawca spełnia niezbędne przesłanki, a w szczególności tzw. “normalne prowadzenie działalności” w Polsce przez pracodawcę oraz podleganie pracownika polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego przez co najmniej jeden miesiąc przed wyjazdem za granicę, to może zwrócić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o wydanie Zaświadczenia dotyczącego ustawodawstwa właściwego, tzw. A1. To zaświadczenie potwierdza, że delegowany pracownik podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, co pozwala na zwolnienie z obowiązku rejestracji i opłacania składek w belgijskim ZUSie (Office National de la Sécurité Sociale, ONSS).

Okazanie aktualnych zaświadczeń A1 wszystkich pracowników delegowanych jest obowiązkowe w przypadku kontroli inspekcji pracy na budowie w Belgii, ponieważ potwierdza, że pracownik jest ubezpieczony, a więc nie pracuje “na czarno”.

Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego

Pracownicy pracujący na terenie Belgii, a ubezpieczeni w Polsce, mogą korzystać ze świadczeń zdrowotnych na miejscu. Świadczenia te co do zasady udzielane są warunkach takich, jak osobom ubezpieczonym w Belgii.

Aby pracownicy mieli pewność, że w razie konieczności otrzymają opiekę medyczną, pracodawca powinien zadbać, aby każdy z nich posiadał aktualna kartę EKUZ (Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego), która potwierdza posiadanie ubezpieczenia zdrowotnego w Polsce. Narodowy Fundusz Zdrowia wydaje kartę EKUZ po okazaniu zaświadczenia A1.

Dopełnienie niezbędnych formalności jest gwarancją bezpiecznego zatrudnienia. Kopie wszystkich dokumentów powinny być dostępne na budowie lub w siedzibie belgijskiego zleceniodawcy. Dlatego jeszcze przed wyjazdem pracowników za granicę należy upewnić się, że wszystkie formalności zostały spełnione i zgromadzić całą dokumentację. W tym celu warto skorzystać z pomocy firm, które specjalizują się wspieraniem firm budowlanych w realizacji kontraktów, m.in. poprzez tłumaczenie dokumentacji oraz wsparcie techniczno-administracyjne.