Pracodawcy objęci tymi regulacjami muszą m.in. wyznaczyć osoby odpowiedzialne za wykonanie obowiązków ustawowych. Powinni to być przedstawiciele kadry kierowniczej wyższego szczebla, zarządu oraz pracowników na menedżerskich stanowiskach.
Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. poz. 723 ze zm.; dalej: ustawa) wchodzi w życie 13 lipca 2018 r. Dotyczy ona podmiotów wymienionych w tej ustawie, czyli zgodnie z przyjętą nomenklaturą – instytucji obowiązanych. Na początek pracodawca powinien więc sprawdzić, czy jest objęty jej działaniem.
INSTYTUCJE OBOWIĄZANE
Katalog instytucji obowiązanych znaleźć można w art. 2 ust. 1 ustawy. Podmioty tu wymienione to przede wszystkim instytucje finansowe – banki, instytucje płatnicze, firmy i fundusze inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń itp. Odrębną grupę stanowią przedsiębiorcy zajmujący się wymianą walut i to zarówno tych tradycyjnych (kantory wymiany), jak i wirtualnych.
Instytucjami obowiązanymi są również przedstawiciele niektórych wolnych zawodów: notariusze, adwokaci, radcowie prawni, prawnicy zagraniczni, doradcy podatkowi – w zakresie określonym w ustawie. Nowa regulacja wymienia także osoby świadczące usługi polegające na tworzeniu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, pośredników w obrocie nieruchomościami czy podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Podkreślenia wymaga, że instytucjami obowiązanymi nie są podmioty prowadzące jedynie podatkowe księgi przychodów i rozchodów, chyba że są doradcami podatkowymi.
Instytucjami obowiązanymi są także fundacje, stowarzyszenia i przedsiębiorcy – w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 tys. euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane. Oznacza to w praktyce, że niemal każdy podmiot może stać się instytucją obowiązaną, nawet jeśli prowadzi działalność niefinansową i nie jest wolnym zawodem.
WYZNACZENIE KADRY KIEROWNICZEJ
Na mocy art. 6 ustawy instytucje obowiązane wyznaczają kadrę kierowniczą wyższego szczebla odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie. Przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla rozumie się członka zarządu, dyrektora lub pracownika instytucji obowiązanej mającego wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością instytucji obowiązanej oraz podejmującego decyzje mające wpływ na to ryzyko. W przypadku instytucji obowiązanych prowadzących działalność jednoosobowo zadania kadry kierowniczej wyższego szczebla wykonuje osoba prowadząca tę działalność (art. 9 ustawy).
Wyższa kadra kierownicza ma kilka zadań:
1) akceptuje nawiązanie transgranicznych relacji korespondenckich z instytucją-respondentem z państwa trzeciego (art. 45 ust. 1 pkt 4 ustawy),
2) akceptuje nawiązanie lub kontynuację stosunków gospodarczych z osobami zajmującymi eksponowane stanowiska polityczne (art. 46 ust. 2 pkt 1 ustawy) – np. szefami państw, ministrami, członkami parlamentu, członkami organów zarządzających partii politycznych, członkami sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, ambasadorami itp.,
3) w przypadku stwierdzenia wyższego ryzyka prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu – zbiera informacje o zamiarze wypłaty z tytułu umowy ubezpieczenia lub przeniesienia praw z tytułu umowy ubezpieczenia (art. 46 ust. 4 pkt 2 ustawy),
4) akceptuje wewnętrzną procedurę instytucji obowiązanej (art. 50 ust. 3 ustawy).
CZŁONKOWIE ZARZĄDU
Zbliżony obowiązek wynika z art. 7 ustawy, w myśl którego w przypadku instytucji obowiązanej, w której działa organ zarządzający (np. zarząd), wyznacza się spośród jego członków osobę odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie. Oczywiście może to być osoba zaliczona do kadry kierowniczej wyższego szczebla, ale – przynajmniej w teorii – można sobie wyobrazić, że członkowie zarządu podzielą między siebie funkcje i jeden będzie odpowiedzialny za wdrażanie obowiązków wynikających z ustawy (art. 7), a drugi za ich wykonywanie (art. 6).
PRACOWNIK ZAJMUJĄCY KIEROWNICZE STANOWISKO
Kolejny wymóg został określony w art. 8 ustawy. Zgodnie z nim instytucje obowiązane wyznaczają pracownika zajmującego kierownicze stanowisko, odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności z przepisami ustawy działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej instytucji obowiązanej. Wyznaczony pracownik jest również odpowiedzialny za przekazywanie do głównego inspektora informacji finansowej (GIIF) w imieniu instytucji obowiązanej zawiadomień:
1) o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (art. 74 ust. 1 ustawy),
2) o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub określone wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu (art. 86 ust. 1 ustawy),
3) o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że wartości majątkowe będące przedmiotem transakcji lub zgromadzone na rachunku pochodzą z przestępstwa innego niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwa skarbowego albo mają związek z uprzednio wymienionymi (art. 89 ust. 1 ustawy),
4) o przeprowadzeniu transakcji, o których mowa w pkt 2 i 3, w przypadku gdy przekazanie zawiadomienia było niemożliwe przed jej przeprowadzeniem (art. 90 ustawy).
W przypadku instytucji obowiązanych prowadzących działalność jednoosobowo zadania pracownika, o których mowa w art. 8 ustawy, wykonuje osoba prowadząca tę działalność.
OBOWIĄZKI OSÓB WYZNACZONYCH
W myśl art. 27 ust. 1 ustawy instytucje obowiązane identyfikują i oceniają ryzyko związane z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu odnoszące się do ich działalności, z uwzględnieniem czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw. Działania te są proporcjonalne do ich charakteru i wielkości. Instytucje obowiązane sporządzają oceny ryzyka w postaci papierowej lub elektronicznej i w razie potrzeby, nie rzadziej jednak niż co dwa lata, aktualizują je, w szczególności w związku ze zmianami wymienionych czynników ryzyka.
Instytucje obowiązane stosują wobec swoich klientów środki bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 33 i nast. ustawy.
Z kolei na mocy art. 50 ustawy instytucje obowiązane wprowadzają wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Określa ona, z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności, zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej. Możliwe jest również wprowadzenie procedury grupowej na zasadach wynikających z art. 51 ustawy.
Z kolei w myśl art. 53 ustawy instytucje obowiązane opracowują i wdrażają wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników (lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej) rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
SZKOLENIA Z REALIZACJI
Aby móc wypełniać obowiązki wynikające z ustawy, instytucje obowiązane zapewniają udział osób wykonujących zadania związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych dotyczących realizacji tych obowiązków (art. 52 ustawy). Programy szkoleniowe powinny uwzględniać charakter, rodzaj i rozmiar działalności prowadzonej przez instytucję obowiązaną oraz zapewniać aktualną wiedzę w zakresie realizacji obowiązków instytucji obowiązanej, w szczególności zawiadomień składanych do GIIF.
ZACHOWANIE W TAJEMNICY INFORMACJI
Kolejne obowiązki przewidziane zostały w art. 54 ustawy. Na jego podstawie instytucje obowiązane, ich pracownicy oraz inne osoby działające w imieniu i na rzecz instytucji obowiązanych zachowują w tajemnicy fakt przekazania informacji związanych ze zwalczaniem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu do GIIF lub innych właściwych organów (np. naczelników urzędów celno-skarbowych – zob. art. 130 ustawy) oraz informacji o prowadzonych analizach dotyczących prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Ma to na celu utrudnienie podjęcia działań mających uniemożliwić wykonanie przez GIIF i inne organy uprawnione działań kontrolnych. ©℗
Kary administracyjne
Niewypełnienie obowiązków wynikających z ustawy może skończyć się nałożeniem kary administracyjnej (art. 150 ustawy). Wśród nich znajdziemy:
• publikację informacji o instytucji obowiązanej oraz o zakresie naruszenia przepisów ustawy przez tę instytucję w BIP na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra finansów publicznych;
• nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności;
• cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej;
• zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez instytucję obowiązaną przepisów ustawy, przez okres nie dłuższy niż rok;
• karę pieniężną do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia albo – w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie kwoty tej korzyści lub straty – do wysokości równowartości kwoty 1 mln euro (a w niektórych przypadkach nawet 5 mln euro).
