- Rozważamy szersze uregulowanie zasad monitorowania aktywności zatrudnionych w miejscu pracy, w tym ich elektronicznej korespondencji służbowej. Unormowany może być też nadzór za pośrednictwem systemów GPS - wyjaśnia dr Maciej Kawecki, koordynator krajowej reformy ochrony danych osobowych w Ministerstwie Cyfryzacji.
Zakończyły się konsultacje społeczne projektów ustawy o ochronie danych osobowych i ustawy – Przepisy wprowadzające. Jak duży był odzew na propozycje resortu cyfryzacji?
Tylko do projektu ustawy o ochronie danych osobowych otrzymaliśmy ok. 660 stron uwag strony społecznej. Niektóre z nich zostaną oczywiście uwzględnione.
Czy wiele wniosków dotyczyło planowanych zmian w kodeksie pracy, czyli dotyczących pozyskiwania danych osobowych od pracowników? Które z nich zostaną uwzględnione?
Zmiany w kodeksie pracy, w tym możliwość pozyskiwania danych biometrycznych pracowników, cieszą się ogromnym zainteresowaniem. Obecnie pracujemy nad projektem ustawy o ochronie danych osobowych w wersji po konsultacjach. Powinien być przedstawiony w styczniu. Na projekt przepisów wprowadzających, które zawierają nowelizację kodeksu pracy, trzeba będzie poczekać kilka tygodni dłużej. Ale już dziś można wskazać kierunkowo, jakie zmiany w tym zakresie zostaną najpewniej wprowadzone do pierwotnej wersji projektu. Poszerzone mogą być regulacje dotyczące monitoringu w miejscu pracy. Rozważamy unormowanie nie tylko zasad monitorowania dźwięku i obrazu, ale także szerzej rozumianej aktywności pracowników. Bardzo dużo uwag dotyczyło bowiem np. możliwości stosowania systemów GPS w celu monitorowania zatrudnionych lub dostępu do służbowej poczty elektronicznej pracowników. Zapotrzebowanie na tego typu unormowanie jest duże i w odpowiedzi na te oczekiwania – najpewniej wspólnie z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – będziemy starali się przygotować odpowiednią regulację. Proszę jednak pamiętać, że jesteśmy na etapie legislacyjnym, w trakcie którego projekt wciąż się zmienia.
Czy należy się spodziewać ogólnego przepisu przewidującego możliwość stosowania takiego monitoringu przez pracodawcę, czy też kodeks pracy będzie szczegółowo określał np., w jaki sposób pracodawca może zapoznawać się z e-mailami ze służbowej skrzynki podwładnego?
Na tym etapie nie chciałbym i nie mogę składać wiążących deklaracji, bo projekt jeszcze nie powstał. W mojej ocenie powinna być to jednak norma o charakterze generalnym. Uregulowanie wyłącznie monitoringu wizyjnego, bez jednoczesnego unormowania innych form monitorowania, faktycznie może być problematyczne. Bo te inne formy są obecnie równie często stosowane w firmach. Dobrym przykładem są systemy GPS, które są używane m.in. przez przedstawicieli handlowych, kurierów, kierowców, listonoszy oraz pracowników dysponujących mieniem firmy o dużej wartości. W tym ostatnim przypadku system śledzi przede wszystkim miejsca, w których znajduje się cenne dobro, lub trasę jego przewozu, a aktywność pracownika – jedynie przy okazji. Nie możemy zapomnieć, że osoby takie często nie są zatrudniane na podstawie umowy o pracę i regulacji takiej względem nich nie zastosujemy. Część z nich jest jednak zatrudniana na podstawie umów o pracę.
Czy ta ogólna norma określi też zasady stosowania oprogramowania szpiegującego pracę na służbowym komputerze?
Ogólna klauzula, która objęłaby wszelkie przypadki monitoringu w miejscu pracy, pewnie dotyczyłaby również takich działań. Proszę jednak o cierpliwość.
Ta przewidziana w kodeksie pracy możliwość np. monitoringu skrzynki pocztowej pracownika lub służbowego komputera będzie jednak gwarantowała ochronę prywatności pracownika, tzn. nie umożliwi pracodawcy zapoznawania się z prywatnymi informacjami zatrudnionego?
Nie do końca wyobrażam sobie sytuację, w której pracodawca ingeruje w intymność pracownika. Ale pamiętajmy, że ten problem jest rozwiązywalny również obecnie – na podstawie obowiązujących przepisów. Pracodawca może do regulaminu pracy wprowadzić ogólny zakaz korzystania z poczty służbowej w celach prywatnych. Wtedy z założenia uzyskując dostęp do e-maili służbowych pracownika, nie narusza jego tajemnicy korespondencji, nie ingeruje też w jego prywatność. Pracodawca może również w regulaminie pracy zobowiązać pracowników do odznaczania e-maili prywatnych poprzez nadanie odpowiedniego tytułu wiadomości e-mail bądź oznaczanie ich np. chorągiewkami. W takiej sytuacji pracodawca będzie wiedział, do jakich e-maili może uzyskać dostęp, a do jakich nie, i również nie naruszy prywatności pracownika. Jeśli nie podejmie tego typu działań, to faktycznie naraża się na ryzyko naruszenia sfery prywatnej pracownika.
Czy monitoring będzie mógł służyć ocenie jakości pracy podwładnych lub ewidencjonowaniu czasu pracy, a nie jedynie zapewnieniu ochrony mienia lub bezpieczeństwa w firmie? Takie uwagi zgłaszali pracodawcy.
To jest przykład ewentualnego poszerzenia regulacji. Mogę potwierdzić, że będziemy zajmować się tym problemem. Nie akceptujemy jednocześnie uwag dotyczących monitorowania w miejscu pracy innych osób niż zatrudnieni. Chodzi np. o sklep – przebywają w nim nie tylko sprzedawcy, ale też klienci. Jednak przepisami kodeksu pracy, również tymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, objęci są tylko pracownicy i tak pozostanie. Pozostałe osoby, czyli np. wspomniani klienci sklepów, są objęci ogólnymi zasadami w tym zakresie. Czyli np. muszą być poinformowani o tym, że dane miejsce jest monitorowane.
Pierwotna wersja projektu przepisów wprowadzających zakłada możliwość pozyskiwania danych biometrycznych pracowników. Czy po konsultacjach regulacje te zostaną zmienione?
W ocenie ministra cyfryzacji przepisy dotyczące biometrii powinny pozostać w projekcie. W obecnych czasach kwestia pozyskiwania takich danych powinna być uregulowana. W trakcie konsultacji wpłynęło wiele uwag i pytań w tym zakresie, w szczególności dotyczących tego, czy takie dane będą mogły służyć jedynie do weryfikacji tożsamości czy także np. do ewidencji czasu pracy. Zgodnie z projektem będzie je można pozyskiwać, jeśli pracownicy dobrowolnie wyrażą na to zgodę. Zakładam, że zarówno w zakresie weryfikacji tożsamości, jak i ewidencji czasu pracy można stworzyć warunki, które zapewnią zatrudnionym pełną swobodę w wyrażaniu swojej woli.
Za zgodą pracownika będzie można też pozyskiwać inne dane o podwładnych z wyjątkiem trzech wskazanych w przepisach informacji – o stanie zdrowia, nałogach oraz życiu seksualnym i orientacji seksualnej. W trakcie konsultacji projektu związki zawodowe podkreślały, że stosunek pracy zakłada podporządkowanie pracownika, a więc nie mogą oni w pełni swobodnie wyrażać zgody. Czy w tym zakresie projekt zostanie zmieniony?
Nie zgadzamy się ze stanowiskiem, że zgoda w stosunkach pracy zawsze będzie wymuszona. Kilka dni temu Komisja Europejska skierowała do nas pismo, prosząc o wyjaśnienia dotyczące pozyskiwania zgody na przekazywanie danych osobowych w stosunkach pracowniczych. KE chce się dowiedzieć, jak to rozwiązanie ma funkcjonować w przestrzeni prawnej, ale nie kwestionuje samej możliwości wyrażania woli przez pracownika. Jeśli zrezygnowalibyśmy z tych przepisów, to ograniczylibyśmy autonomię samych zatrudnionych. Z góry założylibyśmy, że zgoda nigdy nie jest dobrowolna. A pracodawca może przecież stworzyć warunki do podejmowania swobodnej decyzji przez pracowników. Czyli chronilibyśmy pracowników przed nimi samymi. To nie byłoby dobre rozwiązanie. Dodatkowo RODO wskazuje wprost, że zgoda w warunkach pracowniczych może być odbierana pod warunkiem zachowania swobody decyzji zatrudnionego. Będziemy więc postulowali pozostawienie tego rozwiązania w projekcie.
Pracodawcy podnoszą, że za zgodą pracownika powinni mieć prawo pozyskiwania informacji o jego nałogu, jeśli np. za niepalenie lub rzucenie palenia pracownikowi przysługuje bonus od firmy. Czy resort uwzględni tę uwagę?
Nie do końca trafia do mnie taka argumentacja. Informacja o nałogu ma bardzo wrażliwy charakter. Jej pozyskiwanie umożliwiłoby pracodawcom podejmowanie nie tylko pozytywnych działań, ale także tych niekorzystnych dla pracowników.
