Pojazd może stanowić majątek przedsiębiorstwa podlegający amortyzacji. Jeśli auto nie jest środkiem trwałym, można je używać do celów prywatnych. W takim przypadku koszty eksploatacji rozlicza się w ramach kilometrówki.
Samochód osobowy to narzędzie pracy, bez którego większość przedsiębiorców nie może się obejść. Korzystanie z pojazdu nie jest możliwe bez ponoszenia określonych wydatków eksploatacyjnych. Jest to też oczywiste dla fiskusa, dlatego zasadniczo tego rodzaju wydatki mogą być kosztem podatkowym przedsiębiorcy. Co istotne, ze względu na specyfikę użytkowania samochodu osobowego może on służyć równie dobrze do celów firmowych, jak i prywatnych (osobistych) przedsiębiorcy. Organy podatkowe są również tego świadome. W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych znajdują się przepisy regulujące, jakiego rodzaju i jak wysokie wydatki związane z używaniem samochodu osobowego przedsiębiorcy mają prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów. Odpowiedni sposób postępowania w głównej mierze zależy właśnie od tego, jakie jest faktyczne przeznaczenie auta.

Środek trwały

Pierwsza możliwość to przypisanie samochodu osobowego w całości do prowadzonej działalności gospodarczej. Uznajemy go więc za majątek firmy – środek trwały.
Zgodnie z art. 22 ust. 8 ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodów są odpisy z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (odpisy amortyzacyjne), dokonywane według ustawowych wytycznych (art. 22a–22o ustawy).
Trzeba pamiętać, że samochody osobowe (podobnie jak nieruchomości, maszyny i inne urządzenia) stanowią środki trwałe, o ile mają być użytkowane w firmie dłużej niż rok. Z przepisów wynika ponadto, że warunkiem uznania konkretnego składnika majątkowego za podlegający amortyzacji do celów podatkowych, jest fakt wykorzystywanie go w prowadzonej działalności gospodarczej bądź wynajmowanie lub wydzierżawiania podmiotom trzecim.
Samochód po ustaleniu jego wartości początkowej wprowadzany jest do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a kosztem podatkowym są dokonywane odpisy amortyzacyjne. Kosztami uzyskania przychodów są również wydatki związane z eksploatacją samochodu. Chodzi przede wszystkim o: koszty paliwa, olejów, wymiany opon, opłaty parkingowe, za przejazdy autostradą, usługi serwisowe, wydatki na naprawy czy części zamienne. Do kosztów można je zaliczać w całości. Są bowiem związane ze środkami trwałymi i tym samym ponoszone w celu uzyskania przychodu. Należy jednak mieć na uwadze art. 22 ust. 1 ustawy o PIT – ponoszone wydatki związane z używaniem samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych powinny być faktycznie poniesione oraz racjonalnie uzasadnione.
Ustawodawca nie dopuszcza możliwości wykorzystywania do celów prywatnych samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych. Ostatnio potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 30 września 2013 r. (sygn. IPTPB1/415-472/13-3/KO).

Kilometrówka

Druga z możliwości to włączenie samochodu do prowadzonej działalności tylko w takim zakresie, w jakim jest on rzeczywiście w tym celu używany. Chodzi o sytuację, w której przedsiębiorca korzysta w firmie ze swojego prywatnego auta. Wydatków eksploatacyjnych nie można wówczas zaliczać do kosztów w całości, a jedynie w limitowanej wysokości. Mówi o tym art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT.
Z przepisu tego wynika, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków związanych z używaniem samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km określonej w odrębnych przepisach. Jest to kilometrówka, którą ustala się za pomocą wskaźników określonych w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. Zgodnie z nim stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu wynoszą:
0,5214 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc.,
0,8358 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc.
W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik musi prowadzić specjalną ewidencję.

Składki ubezpieczeniowe

Jednym z wydatków eksploatacyjnych są koszty ubezpieczenia. Aby taki wydatek można było zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów trzeba przestrzegać limitu określonego w art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Przeliczenia na złote należy dokonać według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia. W przypadku auta, dla którego prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu, oznacza to, że przedsiębiorca uwzględnia dwa limity, najpierw 20 tys. euro, a następnie kilometrówkę.

Najem i leasing

W firmie nie zawsze korzystamy z samochodów osobowych, które są naszą własnością, lecz np. z wynajętych lub leasingowanych.
Najemca nie zalicza samochodu do środków trwałych firmy i nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Jego kosztem są natomiast: czynsz najmu i wydatki eksploatacyjne.
Wydatki z tytułu czynszu najmu samochodu osobowego używanego w firmie nie są ograniczone limitem w postaci kilometrówki. Można je zaliczać do kosztów uzyskania przychodów w całości. Po wydaniu przez ministra finansów 8 listopada 2013 r. interpretacji ogólnej nie ma już co do tego wątpliwości (sygn. DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005). Minister przyznał, że czynsz najmu nie jest wydatkiem eksploatacyjnym (o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT), lecz poniesionym w celu uzyskania tytułu prawnego umożliwiającego używanie samochodu. Natomiast wydatki eksploatacyjne (paliwo, naprawy itd.) najemca powinien rozliczać w kosztach w ramach kilometrówki.
W przypadku leasingu rodzaj kosztów i sposób ich rozliczenia zależy od rodzaju umowy. W leasingu operacyjnym (art. 23b ustawy o PIT) odpisów amortyzacyjnych dokonuje leasingodawca. Korzystający zalicza natomiast do kosztów uzyskania przychodów wszelkie opłaty wynikające z umowy (opłata wstępna, raty leasingowe). Mimo że samochód będący przedmiotem leasingu operacyjnego nie jest środkiem trwałym, przedsiębiorca nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, nie ogranicza go więc limit kilometrówki. Wynika to z art. 23 ust. 3b ustawy o PIT.
Z kolei umowa leasingu finansowego (art. 23f ustawy o PIT) charakteryzuje się m.in. tym, że odpisów amortyzacyjnych w podstawowym okresie jej trwania dokonuje korzystający. Samochód zaliczany jest do jego składników majątku, tak jakby był jego własnością. Taki podatnik może zaliczać do kosztów odpisy amortyzacyjne oraz część odsetkową rat leasingowych (czyli nadwyżkę wartości opłat leasingowych ponad wartość początkową przedmiotu leasingu).
Podstawowym warunkiem dokonywania odpisów amortyzacyjnych od samochodu osobowego stanowiącego środek trwały jest wykorzystywanie go wyłącznie na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą

Limit odpisów
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych z tytułu zużycia samochodu osobowego, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 tys. euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania samochodu do używania.
Ewidencja przebiegu pojazdu
Dokument powinien zawierać:
dane podatnika,
numer rejestracyjny pojazdu,
pojemność silnika,
kolejny numer wpisu,
datę,
cel wyjazdu,
opis trasy (skąd dokąd),
liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
stawkę za 1 km przebiegu,
kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
podpis podatnika.
Brak ewidencji przebiegu prywatnego samochodu używanego do celów firmowych powoduje, że ponoszone wydatki eksploatacyjne nie stanowią kosztu podatkowego (art. 23 ust. 5 ustawy o PIT).














1. Moment zaliczenia do kosztów opłaty wstępnej za leasing
Przedsiębiorca zawarł umowę leasingu operacyjnego samochodu osobowego. Przed wydaniem mu auta uiścił opłatę wstępną (10 proc. wartości przedmiotu leasingu), stanowiącą wynagrodzenie dla finansującego. Opłata wstępna (czynsz inicjalny) ma charakter opłaty samoistnej, bezzwrotnej. Jest to wydatek jednorazowy, którego uiszczenie jest warunkiem koniecznym do realizacji umowy leasingu (wydania samochodu). Organy podatkowe uznają ją obecnie za koszt uzyskania przychodów potrącany z chwilą jego poniesienia (np. interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 23 października 2013 r., sygn. ILPB4/423-155/10/13-S/ŁM).
2. Eksploatacja użyczonego auta w ramach kilometrówki
Podatnik w ramach prowadzonej jednoosobowej pozarolniczej działalności gospodarczej wykorzystuje na podstawie umowy użyczenia samochód osobowy. Może on zaliczać do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki związane z eksploatacją użyczonego auta do limitu określonego w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PIT. Warunkiem jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz posiadanie dowodów księgowych dokumentujących wysokość poniesionych wydatków.
3. Ustalenie wartości początkowej na potrzeby amortyzacji
Podatniczka prowadzi działalność gospodarczą. Na jej potrzeby wykorzystuje samochód osobowy kupiony w 2003 r., który w grudniu 2013 r. wprowadziła do ewidencji środków trwałych. Ma umowę zakupu auta za 30 tys. zł oraz pokwitowanie wpłaty podatku od czynności cywilnoprawnych. Podatnicy dokonują odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych. W przypadku zakupu środka trwałego jest nią cena nabycia (art. 22g ust. 1 pkt 1 oraz ust. 3 ustawy o PIT). Chodzi tu o cenę wynikającą z umowy sprzedaży powiększoną o ewentualne koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania samochodu do używania. Tak ustalona wartość będzie podstawą do dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Zapłacony przez podatniczkę podatek od czynności cywilnoprawnych należy uznać za koszt bezpośrednio związany z zakupem. Powinien on zatem podwyższyć wartość początkową tego środka (tak uznał np. dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji z 12 czerwca 2013 r., sygn. akt ITPB1/415-338/13/MW).
Podstawa prawna
Art. 22, art. 22a–22o, art. 23, art. 23b, art. 23f ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).
Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).