Zarówno w okresie koniunktury, jak i w szczególności w czasie spowolnienia gospodarczego regularna kontrola i zarządzanie portfelem należności od kontrahentów powinno być jednym z priorytetów przedsiębiorcy.

W pierwszej kolejności należy jednak wdrożyć zasadę „poznaj swojego klienta”, czyli zweryfikować wiarygodność dostawców. Obecnie przedsiębiorcy mają dostęp do wielu źródeł informacji pozwalających na taką ocenę. Można to uczynić np. poprzez Internetową bazę KRS oraz CEIDG, w których można znaleźć potwierdzenie rejestracji danego podmiotu, można także sprawdzić powiązania właścicieli i osób zarządzających z innymi firmami na rynku (w tym tymi o złej reputacji). Ponadto przed sprzedażą z odroczonym terminem płatności dobrze jest odwiedzić kontrahenta w jego siedzibie. Dalszym etapem powinno być ustalenie maksymalnego poziomu takiej sprzedaży. Można to zrobić na podstawie sprawozdań finansowych kontrahenta (jeśli je ujawni), bądź skorzystać z usług wywiadowni gospodarczej.

Równie cenna może się okazać informacja od zaprzyjaźnionych firm z branży. Ostatecznie ustanowione limity na odbiorców powinny być zintegrowane z procesem sprzedaży i podlegać okresowej weryfikacji. Kolejnym krokiem jest wdrożenie procesu regularnej kontroli opóźnień w płatnościach i sposobu postępowania w razie braku zapłaty w terminie, np. natychmiastowego wstrzymania dostaw. Proces monitowania dłużnika i ewentualnej windykacji powinien być konsekwentnie stosowany (optymalne jest, jeśli można to powierzyć dedykowanemu w tym celu pracownikowi). Ostatnim etapem jest prowadzenie rzetelnej dokumentacji sprzedaży, a w szczególności posiadanie dokumentów potwierdzających odbiór towaru lub wykonie usługi. Kompletna dokumentacja wskazująca na bezsporną wierzytelność znacznie przyspiesza dochodzenie przed sądem. W stosowaniu tych zasad kluczowa jest konsekwencja w działaniu.

Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na akceptację odroczonych terminów płatności od kontrahentów, może także skorzystać z usługi faktoringu, który poprawia ich dyscyplinę płatniczą.

Michał Powałowski, Dyrektor Zarządzający Departamentem Ryzyka Faktoringu w Banku BPH

Bank BPH jest spółką publiczną notowaną na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie. Od 2008 roku jest częścią globalnej grupy kapitałowej GE Capital.

GE jest europejskim liderem rynku faktoringowego w Europie, odgrywając wiodącą rolę m.in. we Francji i Niemczech. Więcej na: www.faktoring.bph.pl