Jeśli termin płatności FV zależy od daty doręczenia, to nie należy jej wysyłać zwykłym listem

Regionalna izba obrachunkowa zarzuciła nam, że wysyłamy faktury do najemców lokali użytkowych, nie uzyskując od nich potwierdzenia odbioru. W ocenie izby jest to wadą, bo według postanowień umów najmu faktury są płatne 14 dni od ich doręczenia. Burmistrz celowo zrezygnował z listów poleconych i zadecydował o doręczaniu zwykłą pocztą, aby wprowadzić oszczędności. Czy zarzut jest zasadny?

W art. 659 kodeksu cywilnego (dalej: k.c.) postanowiono, że przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Czynsz może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju. Ponadto, jak wynika z art. 660 k.c., umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony.

Czynsz

Z perspektywy gminy czynsz jest głównym elementem umowy najmu. Powinien być płacony terminowo, co nie ulega wątpliwości. W ramach umowy najmu powinny być określone terminy jego płatności. Ma to zresztą normatywne podstawy w art. 669 k.c., gdzie postanowiono, że „najemca obowiązany jest uiszczać czynsz w terminie umówionym”. Jeżeli termin płatności czynszu nie jest w umowie określony, to czynsz powinien być płacony z góry, a mianowicie: gdy najem ma trwać nie dłużej niż miesiąc ‒ za cały czas najmu, a gdy najem ma trwać dłużej niż miesiąc albo gdy umowa była zawarta na czas nieoznaczony ‒ miesięcznie, do 10. dnia miesiąca.

W doktrynie (K. Osajda [red. serii], W. Borysiak [red. tomu], „Kodeks cywilny. Komentarz”, Warszawa 2023) akcentuje się, że: „Najemca ma obowiązek uiszczania czynszu, niezależnie od tego, czy używa najętej rzeczy oraz czy odebrał przedmiot najmu. Termin płatności czynszu określa zwykle umowa najmu”. Od woli stron zależy, czy czynsz płatny jest z dołu czy z góry oraz czy jest świadczeniem jednorazowym czy okresowym (zob. J. Panowicz-Lipska [w:] M. Gutowski, „Kodeks cywilny. Komentarz”, t. II, Warszawa 2016, art. 669 k.c., Nb 1). W tym ostatnim przypadku strony określić mogą, z jaką częstotliwością czynsz będzie uiszczany przez najemcę (np. co tydzień lub co kwartał). W razie braku uzgodnień stron w tym zakresie stosuje się terminy wskazane w art. 669 par. 2 k.c. Jest to przepis szczególny w stosunku do art. 455 k.c. Ma on również zastosowanie do najmu lokalu mieszkalnego objętego zakresem stosowania ustawy o ochronie lokatorów.

Potwierdzenie daty

W pewnych okolicznościach problematyczne może być jednak ustalenie, czy czynsz jest płacony terminowo, szczególnie wówczas gdy bieg terminu płatności uzależniono od daty odbioru faktury przez najemcę. Wówczas gmina jako wynajmujący nie będzie w stanie wykazać, czy termin płatności czynszu został zachowany, czy też nie, z czym wiążą się różne wtórne konsekwencje, w tym naliczanie odsetek czy ewentualne prawo wypowiedzenia najmu z powodu braku płatności.

Opisane kwestie były przedmiotem oceny prawnej w ramach wystąpienia pokontrolnego Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie z października 2023 r. (znak RIO.II.600.33.2023). Stwierdziła ona w jednej z gmin „Przypadki doręczania faktur za najem bez potwierdzenia ich odbioru, mimo ustalenia terminu płatności liczonego od daty doręczenia”. W ramach wniosku pokontrolnego nakazano jednostce, aby w przypadku ustalenia terminu płatności liczonego od daty otrzymania faktury doręczać je za potwierdzeniem odbioru w celu umożliwienia kontroli terminowości wpłat.

Zdaniem RIO założenie powyższe ma uzasadnienie prawne w art. 669 k.c. oraz w art. 68 ustawy o finansach publicznych (dalej: u.f.p.). Ten drugi przepis dotyczy tzw. kontroli zarządczej. Z jego treści wynika, że kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2) skuteczności i efektywności działania,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) ochrony zasobów,

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,

7) zarządzania ryzykiem.

Niezależnie od powyższego należy wskazać, że powołane argumenty celowościowe, związane z ograniczeniem wydatków, niestety nie mogą usprawiedliwiać zaniechań po stronie gminy. Rzecz jasna, gmina jako jednostka sektora finansów publicznych jest zobowiązana stosować się do reguł wydatkowych wynikających z art. 44 u.f.p., w tym ust. 3, gdzie postanowiono, że wydatki publiczne powinny być dokonywane:

1) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:

a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,

b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;

2) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;

3) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Podsumowując: jeśli terminy płatności czynszu najmu są zależne od faktu doręczenia faktury, to gmina powinna dokonywać tych doręczeń z potwierdzeniem odbioru. W przypadku doręczania zwykłym listem w praktyce uniemożliwiona jest weryfikacja daty odbiory faktury, a w konsekwencji rozpoczęcia biegu terminu zapłaty czynszu przez najemcę.

Skoro zaś istnieje potrzeba ograniczenia wydatków, należy rozważyć zmianę postanowień umów najmu w zakresie ustalenia terminu płatności. W tych uwarunkowaniach rekomendowane jest zawarcie aneksów do umów najmu zmieniających zasady płatności czynszów. ©℗