Temat odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji głośno wybrzmiewał po pożarze w krakowskim archiwum zakładowym. Kilka tygodni temu poruszaliśmy go na łamach dodatku Samorząd i Administracja (nr 62 z 31 marca 2021 r.), wskazując największe bolączki związane z przechowywaniem akt: brak miejsca i funduszy na odpowiednie ich zabezpieczenie oraz przepisy nakazujące wieloletnie przechowywanie dokumentów. Potwierdza pan tę diagnozę?

Bardzo ucieszyła mnie publikacja w DGP, bo nie szukano w niej sensacji i nie atakowano samorządów za to, że kwestia zabezpieczenia akt przez długie lata była traktowana po macoszemu. Tymczasem jak to się mówi: mądry Polak po szkodzie. Przed pożarem w Krakowie mało kto się interesował tematyką długotrwałego i bezpiecznego przechowywania dokumentacji. To były stare, nikomu niepotrzebne papiery. Nie inwestowano w ich odpowiednie zabezpieczenie, bo mieszkańcom i włodarzom wydawało się to mniej potrzebne niż ławki na osiedlu czy nowa droga.
A jest inaczej?
Oczywiście. Może się wydawać, że dokumenty w archiwach zakładowych są w dużej mierze bezużyteczne. Ale przecież one dlatego muszą być przechowywane przez wiele lat, bo do wielu z nich urzędnicy jeszcze nieraz będą sięgali w toku prowadzonych nowych spraw. Poza tym w momencie ich wytwarzania nie wiemy, czy nie nabiorą one z czasem wartości historycznej i nie będą musiały trafić do archiwum państwowego. Trzeba uświadamiać mieszkańców, że w archiwach znajduje się dokumentacja stanowiąca nie tylko o naszej historii, społeczeństwie, narodzie, lecz też mająca po prostu walor prawny. I zwykły Kowalski może do niej sięgnąć, chcąc odnaleźć swoje korzenie albo udowodnić racje w ważnym dla niego sporze.
Pracownicy Archiwów Państwowych prowadzą kontrole archiwów zakładowych. Jakie uchybienia są najczęściej wykrywane?
Nie lubię mówić, że to kontrole, bo ta nazwa ma negatywne konotacje. Prowadząc nadzór archiwalny, chcemy pomagać samorządom w rozwiązywaniu problemów, z którymi na co dzień się borykają. A tych niestety nie brakuje. I tak dostrzegamy wiele kłopotów z zachowaniem odpowiedniej ochrony przeciwpożarowej i przeciwwłamaniowej, a także wynikających z nieodpowiedniej temperatury pomieszczeń, która może skutkować szybką degradacją składowanych w nich papierowych akt.
Wiele samorządów narzeka też na brak miejsca na przechowywanie dokumentów.
Trudno się temu dziwić, skoro urzędy produkują coraz więcej akt. Ale często ten kłopot wynika z faktu, że samorządy wyznaczają niekompetentną osobę na stanowisko archiwisty. Nierzadko tę funkcję pełni dodatkowo jeden z urzędników. Jestem przekonany, że on nigdy nie znajduje czasu na odpowiednie zajęcie się sprawami archiwum. Skutkuje to tym, że dokumenty nie są dobrze ewidencjonowane i na bieżąco brakowane, czyli usuwane w momencie, gdy zostaną uznane za nieprzydatne. Przez to rosną stosy dokumentów i pogarszają się warunki ich przechowywania.
Może zatem trzeba w końcu zacząć je digitalizować?
Coraz częściej otrzymuję pytania, czy nie można zdigitalizować wszystkich akt zalegających w archiwach, po czym zniszczyć ich papierowe odpowiedniki. Nie można, bo nie pozwalają na to przepisy. Co powstało w papierze, w takiej formie musi trafić do archiwów państwowych. Tam może zostać poddane procesowi digitalizacji jako formie zabezpieczenia i ułatwienia dostępu do tych dokumentów, ale w dalszym ciągu nie może zostać zniszczony papierowy oryginał.
Poza tym jeżeli mowa o digitalizowaniu akt, które od wielu lat przechowywane są w archiwach zakładowych tylko po to, aby uchronić je przed zniszczeniem, np. w wyniku pożaru czy powodzi, to takie działanie oceniam jako nadmierne. A to dlatego, że nie więcej, niż 3–5 proc. całości wytwarzanej dokumentacji w jednostkach samorządu terytorialnego jest najbardziej wartościowa i po latach trafi do archiwów państwowych. Znaczna część akt podlega zaś brakowaniu. Chęć skanowania wszystkich dokumentów obecnie zalegających w archiwach zakładowych wiązałoby się z koniecznością zatrudnienia dodatkowego personelu i poniesieniem znacznych kosztów. A później i tak mogłoby się okazać, że wiele zdigitalizowanych dokumentów należy usunąć, bo nie są potrzebne. Poza tym serwerownia z danymi również może spłonąć albo się zepsuć – i to nie tylko ta znajdująca się w piwnicy urzędu, ale również ta należąca do dostawcy usług chmurowych – tak było w przypadku niedawnego pożaru pomieszczeń francuskiej firmy OVH.
Można trzymać dane w kilku różnych chmurach obliczeniowych.
To prawda. I nie mówię, że to złe podejście. Wszak dywersyfikacja miejsc przechowywania dokumentów to zawsze dobry pomysł. Ale ponoszone koszty muszą być proporcjonalne do celu. Moim zdaniem lepiej wydać pieniądze na odpowiednie zabezpieczenie istniejących archiwów. A także na wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją.
W urzędach wciąż stosuje się rejestry papierowe?
Tak i one powinny bezwzględnie odejść do lamusa. To absolutna konieczność, żeby w każdym samorządzie na stałe zagościł system elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Umożliwia on sprawną pracę kancelaryjną urzędu, ale też może być istotnym krokiem poczynionym w stronę pełnej digitalizacji akt. Dzięki niemu można bowiem zeskanować i obsługiwać w systemie również te pisma, które wpłynęły do urzędu w formie papierowej.
Ale dokument papierowy i tak trzeba przenieść do archiwum.
Jeśli urząd ma wdrożony system klasy EZD – jako podstawowy system kancelaryjny – to wszystkie czynności kancelaryjne odbywają się w tym systemie. To oznacza, że będzie mógł przekazywać do archiwów państwowych dokumenty elektroniczne. Ale trzeba korzystać z właściwego oprogramowania, które będzie kompatybilne z systemem Archiwum Dokumentów Elektronicznych przeznaczonym do długotrwałego przechowywania zasobów cyfrowych w archiwach państwowych.
A zatem cyfryzacja starych dokumentów – nie, ale nowych jak najbardziej?
Pełna zgoda. To kierunek, który musimy obrać, jeżeli chcemy w przyszłości pozbyć się papierowych dokumentów. Oczywiście pełna cyfryzacja dokumentacji urzędowej jeszcze potrwa. Zakładam, że może nawet zająć dwie dekady. Ale tylko pod warunkiem, że zaczniemy nad tym pracować już dziś.
Trudno sobie wyobrazić, aby małe samorządy znalazły fundusze na wdrożenie elektronicznego systemu.
To kwestia ustalenia priorytetów. Niemniej rząd dostrzega potrzebę wdrożenia systemu dla wszystkich jednostek samorządu terytorialnego. Pełnomocnik ds. cyfryzacji wraz z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim (który stoi za stworzeniem EZD PUW) oraz Naukową i Akademicką Siecią Komputerową wspólnie pracują nad systemem EZD RP. Ma on służyć administracji rządowej i publicznej.
Kiedy będzie można z niego korzystać?
Szybciej, niż mogłoby się to wydawać. Pierwsze wdrożenia testowe w urzędach mają bowiem rozpocząć się już w drugiej połowie tego roku, a w przyszłym kolejne wytypowane jednostki zaczną korzystać z systemu. Co ciekawe, ma to być oprogramowanie wyposażone w algorytmy sztucznej inteligencji, dzięki czemu np. wyręczy pracowników urzędów w części czynności wykonywanych przez nich na co dzień. Oprogramowanie nauczy się zasad dekretacji i na podstawie analizy języka naturalnego oraz historii spraw zasugeruje pracownikowi, komu np. przekazać otrzymany dokument. To przyszłość, którą wkrótce także samorządy będą miały na wyciągnięcie ręki.
Rozmawiał Jakub Styczyński