E-usługi cieszą się wśród Polaków coraz większą popularnością. Jak wynika z raportu przygotowanego przez słuchaczy Krajowej Szkoły Administracji Publicznej, odsetek korzystających z nich osób wyniósł w 2019 r. 40,4 proc., co oznacza, że sprawy urzędowe przez internet załatwiało ponad 15 mln obywateli. W zeszłym roku liczby te zapewne wzrosły (dokładnych danych jeszcze nie ma), gdyż do sieci przeniosło się znacznie więcej usług. Zdaniem pracowników administracji to dobry przyczynek do dyskusji o tym, by część urzędniczych stanowisk dostosować do pracy zdalnej – nie tylko w czasie pandemii. Tym bardziej że wielu dyrektorów w ciągu ostatnich miesięcy przekonało się, że praca z domu jest możliwa.
Domowy klient
Z raportu „Jak współtworzyć nowoczesne państwo na miarę XXI wieku?” wynika, że w 2019 r. usługi przez internet udostępniało 98,6 proc. jednostek administracji publicznej, w tym wszystkie urzędy marszałkowskie. Obywatele mają możliwość korzystania z kilkuset usług udostępnionych za pośrednictwem różnorodnych portali i serwisów rządowych. Może z nich skorzystać osoba, która potwierdzi swoją tożsamość za pomocą jednego z udostępnionych narzędzi, np. profilu zaufanego. Korzysta z niego prawie 7 mln Polaków.
Zdaniem autorów raportu Polska coraz lepiej radzi sobie ze świadczeniem usług z zakresu e-administracji, choć ich dostępność nie zawsze jest zadowalająca. Dodatkową przeszkodę stanowi przedłużające się wprowadzanie rozwiązań cyfrowych w sądach powszechnych i administracyjnych i stosunkowo wolne wdrażanie w pełni zinformatyzowanych zamówień publicznych. Powodem do zadowolenia powinien być jednak fakt, że na centralnym portalu e-administracji Polacy mają dostęp do większej liczby usług, niż np. Czesi lub Węgrzy. Rozwiązaniem wartym promocji jest także możliwość uwierzytelnienia tożsamości na potrzeby korzystania z e-usług za pośrednictwem serwisów bankowych – bez konieczności potwierdzania profilu zaufanego w urzędzie (tak jest np. przy składaniu elektronicznego wniosku o 500 plus).
Autorzy raportu wskazują, że e-administracja traktowana jest nie tylko jako szansa na ograniczenie kosztów i zwiększenie efektywności działania państwa, ale także ułatwienie funkcjonowania obywateli i wspieranie innowacyjności gospodarek. Zdaniem ekspertów może to być pretekst do zmian w zarządzaniu i funkcjonowaniu urzędów. Osoby z otoczenia premiera podkreślają, że Matusz Morawiecki bardzo chciałby, aby niemal wszystkie sprawy można było załatwić online, co ograniczy biurokrację i liczbę urzędników.
– E-urząd w krajach wysoko rozwiniętych był już wprowadzany od lat 80. Z badań międzynarodowych, np. szwedzkich, wynika, że wskutek cyfryzacji pracę tracili urzędnicy średniego szczebla, np. naczelnicy, którzy zajmowali się kontrolą i rozdzielaniem zadań. Kiedy zastąpiły ich komputery, zapotrzebowanie było tylko na pracowników merytorycznych – wskazuje prof. Jolanta Itrich-Drabarek z Uniwersytetu Warszawskiego, były członek Rady Służby Cywilnej.
Jak podkreśla, u nas na razie zwiększająca się liczba spraw, które można załatwić przez internet, nie przekłada się na znaczne ograniczenie liczby urzędników.
Brak elastyczności
Skoro zwiększa się zainteresowanie zdalnymi usługami, również ich obsługa może się odbywać online. Dlatego urzędnicze związki opowiadają się za wprowadzeniem zdalnej formuły niektórych stanowisk na stałe i umożliwieniem pracownikom budżetówki pracy z domu.
– Załatwianie spraw przez internet jest coraz popularniejsze, zatem trzeba też dostosować pracę urzędów do tej formy – nie tylko w czasie pandemii – postuluje Robert Barabasz, przewodniczący NSZZ „Solidarność” w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim. Zwraca uwagę, że w urzędach wprowadzony jest elektroniczny obieg dokumentów, z którego można łatwo ustalić, czy ktoś pracuje, czy jego sprawy przeleżały w szafie. – U nas wciąż około 250 z 960 członków korpusu pracuje zdalnie – dodaje.
Zdaniem Elżbiety Kurzępy, przewodniczącej Solidarności przy Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim, byłby to duży atut administracji, jeśli budżetowi pracodawcy w ramach różnego rodzaju programów prorodzinnych umożliwialiby pracę zdalną.
– Wiele osób nie musiałoby np. chodzić na urlopy wychowawcze i mogłoby pracować z domu. W dobie elektronicznego obiegu dokumentów powinno się na stałe stworzyć takie możliwości bezpośrednio w urzędniczych pragmatykach służbowych. Oczywiście na stanowiskach związanych z bezpośrednią obsługą klientów takie rozwiązanie nie zawsze jest możliwe. Ale, jak pokazuje raport, z roku na rok osób załatwiających sprawy przez internet przybywa – podkreśla.
– W Radzie Dialogu Społecznego trwają prace nad wprowadzeniem na stałe przepisów, które pozwalałyby pracodawcy wysyłać na pracę zdalną podwładnego. Nie ma naszej zgody na to, aby dyrektor generalny narzucał urzędnikowi tę formułę wbrew jego woli – kontruje Michał Sobol, pełnomocnik związku Komisji Zakładowej OZZ Inicjatywa Pracownicza przy Regionalnej Dyrekcji Ochrony Środowiska w Lublinie.
Niemniej w ocenie ekspertów możliwość pracy zdalnej mogłaby przełożyć się na atrakcyjność pracy w administracji.
– Jeśli w ofertach byłaby informacja, że istnieje taka opcja, chętnych byłoby więcej. Niestety ta forma pracy nie jest dobrze widziana przez dyrektorów generalnych, tak samo jak możliwość pracy na pół etatu. Z jednej strony mówi się dużo o polityce prorodzinnej, a z drugiej utrudnia się godzenie życia rodzinnego z ciągłym rozwojem zawodowym – wytyka prof. Jolanta Itrich-Drabarek.
opinia
Szkolimy urzędników z pracy zdalnej
Dobrosław Dowiat Urbański szef służby cywilnej
Oceniam pozytywnie to, jak urzędy administracji rządowej zareagowały na pandemię i jak się do niej dostosowały organizacyjnie. W krótkim czasie trzeba było wyposażyć pracowników w niezbędny sprzęt oraz nowe umiejętności. Aby wspomóc członków korpusu, departament służby cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów szybko dostosował formę (online) i tematy ubiegłorocznych szkoleń centralnych. Przeszkolił 708 osób z „Efektywnej pracy zdalnej” i „Zdalnego zarządzania zespołem”. Szkolenia z tych tematów w systemie e-learningowym ukończyło do tej pory 417 osób.
Badania pokazują, że – niezależnie od branży – część pracowników i pracodawców ceni ten sposób świadczenia pracy. Dla jednych i drugich jest to oszczędność czasu oraz pieniędzy, które do tej pory trzeba było przeznaczyć m.in. na dojazdy i wynajęcie powierzchni biurowej. Praca zdalna to wartościowy element work-life balance, który może przyciągać potencjalnych pracowników. Oczywiście to, na jakich stanowiskach i w jakim wymiarze byłaby możliwa, zależy od pracodawców. To oni odpowiadają za sprawne funkcjonowanie jednostek.
Departament służby cywilnej KPRM od początku wybuchu pandemii zbiera informacje o skali pracy zdalnej w służbie cywilnej. Zgodnie z najnowszymi danymi właśnie tak obowiązki zawodowe świadczyło blisko 31 tys. członków korpusu służby cywilnej w 675 urzędach. Od początku pandemii nie dotarły do mnie żadne informacje, które miałyby świadczyć o problemach z realizacją zadań w tych jednostkach. Administracja rządowa funkcjonuje sprawnie i realizuje swoje zadania.