Magdalena Zwolińska: Nowe przepisy nie zawierają szczegółów, tylko rodzą wiele pytań i wątpliwości. Niestety odpowiedzi nie znajdziemy w kodeksie pracy ani w innych ustawach
DGP
Niektórzy samorządowcy sygnalizują, że nowo obowiązujące przepisy regulujące pracę zdalną są nieprecyzyjne. A pani jak je ocenia?
Praca zdalna została wprowadzona do naszego porządku prawnego art. 3 ustawy o COVID-19. Zgodnie z nim pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie przez czas oznaczony pracy określonej w umowie poza miejscem jej stałego świadczenia. Pamiętajmy jednak, że jest to rozwiązanie o czasowym okresie obowiązywania. Nowe przepisy nie zawierają też szczegółów, co w praktyce powoduje, że pytań dotyczących tego, jak ma być wykonywana praca zdalna, jest bardzo dużo. Niestety, odpowiedzi na nie nie znajdziemy w kodeksie pracy ani też w innych ustawach.
Jak więc sobie poradzić?
Dla uniknięcia problemów i wątpliwości najlepiej uregulować wewnętrznie zasady wykonywania pracy zdalnej, w polityce, regulaminie, w porozumieniu zawartym z pracownikiem lub nawet zakomunikować e-mailowo. Można określić miejsce, w którym praca zdalna będzie wykonywana, i wskazać wprost, kiedy pracodawca może wyrazić zgodę na wyjątek od tej zasady. Pamiętajmy, że w praktyce problem powstanie wtedy, kiedy interesy pracownika i pracodawcy będą rozbieżne.
Właśnie, co w sytuacji, jeśli urzędnik nie chce pracować w stałym miejscu zamieszkania, bo np. zamierza wyjechać i opiekować się matką zamieszkałą 100 km dalej? Czy urząd może się na to nie zgodzić?
Mimo że specustawa o COVID-19 nie zawiera żadnych wskazówek, jak należy interpretować miejsce wykonywania pracy zdalnej, jej zapisy nie oznaczają, że pracownik ma dowolność w wyborze miejsca wykonywania pracy. Pracodawca w szczególnej sytuacji, jaką mamy teraz, może wymagać, by była świadczona z domu pracownika. Przemawiają za tym kwestie bezpieczeństwa danych, dokumentów służbowych czy np. konieczność zapewnienia warunków bhp w miejscu świadczenia pracy. Pracodawca może zawrzeć takie wymagania w regulaminie pracy zdalnej. Tak samo jak zapis, że w sytuacjach szczególnych, np. konieczności opieki nad bliskimi osobami, może wyrazić zgodę na wykonywanie pracy zdalnej z innego miejsca niż miejsce zamieszkania pracownika.
Pracodawca w czasie epidemii może wydać polecenie o pracy zdalnej w domu pracownika z wykorzystaniem jego sprzętu, mediów, za które płaci prywatnie. Czy jest sposób na rozliczenie tego typu kosztów przez urząd?
Także tę kwestię najlepiej ustalić w wewnętrznym regulaminie pracy zdalnej. Z ogólnych zasad prawa pracy wynika, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi sprzęt do wykonywania pracy. Z uwagi na to, że jest ona wykonywana poza zakładem pracy i najczęściej w domu pracownika, strony stosunku pracy mogą się jednak umówić, że pracownik będzie pracował na własnym sprzęcie, a pracodawca zwróci mu koszty poniesione z tego tytułu.
Przy czym jeśli chodzi o dostęp do internetu, to kwestie te mogą zostać uregulowane elastycznie. Jeśli pracownik wykorzystuje łącze internetowe dla celów prywatnych, a tylko okazjonalnie w celach służbowych, gdy świadczy pracę zdalnie, partycypacja pracodawcy w tych wydatkach byłaby bezzasadna. Koszt ewentualnego rachunku mógłby wręcz zostać uznany za przychód po stronie pracownika.
Inna kwestia: pracownik powinien mieć do pracy odpowiednie biurko, krzesło, oświetlenie itp. Kto o to powinien zadbać – pracownik w własnym zakresie czy też pracodawca?
Praca zdalna nie jest uregulowana w kodeksie pracy, dlatego nie ma w jej przypadku żadnych wyłączeń w zakresie stosowania zasad bhp. A to oznacza, że pracodawca musi zapewnić pracownikowi bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Przecież wykonywanie pracy zdalnej nie wyklucza wystąpienia wypadku przy pracy. Ryzyko jest tutaj takie samo jak przy pracy w urzędzie.
A co jeśli dojdzie do wypadku? Kto wówczas odpowiada?
Pracodawca jest obowiązany do wyjaśnienia jego przyczyn i okoliczności. I tutaj mogą pojawić się kłopoty. W przypadku pracy zdalnej często brak jest świadków zdarzenia, a pracodawca nie ma rzeczywistej i pełnej kontroli nad bezpiecznymi i higienicznymi warunkami pracy. Z uwagi na ograniczenia dowodowe nie będzie mógł ustalić rzeczywistego przebiegu zdarzenia. W większości przypadków będzie musiał się opierać na zeznaniach pracownika lub członków jego rodziny. Aby zapewnić sobie jak najszersze możliwości dowodowe, pracodawca powinien już na etapie uzgadniania pracy zdalnej zapewnić sobie zgodę pracownika na ewentualne zbadanie miejsca świadczenia pracy, gdyby doszło do wypadku, i na zebranie dowodów. Ocena miejsca wypadku będzie de facto oznaczała wizytę w domu pracownika.
Odpowiedzialność pracodawcy za wypadek przy pracy jest ograniczona – zgodnie z ogólnymi zasadami – jedynie do sytuacji, w których istnieje powiązanie między obowiązkami pracownika a wykonywaniem pracy w trybie zdalnym. Oczywiście pracodawca nie będzie odpowiedzialny, jeśli do wypadku dojdzie w wyniku nieprzestrzegania przez pracownika zasad bhp.