Pomysł zespołu Brzoski wylądował w koszu. Nie będzie zawierania umów autorskich mailowo

Umowa pisemna i dokumentowa- czym się różnią

Podstawowa różnica pomiędzy pisemną a dokumentową formą umowy polega na tym, że:

• do skutecznego zawarcia umowy pisemnej niezbędne jest albo jej własnoręczne podpisanie, albo posłużenie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
• forma dokumentowa dopuszcza skorzystanie np. z maila albo innego środka komunikacji, byle tylko pozwalał on na stwierdzenie tożsamości zawierającego umowę

Forma mailowa zawarcia umowy jest o wiele mniej kłopotliwa, dlatego przedsiębiorcy od jakiegoś czasu domagali się od ustawodawcy zastąpienia problematycznej i, jak podkreślają, archaicznej formy pisemnej znacznie poręczniejszą formą dokumentową.

Co o umowach autorskich zawieranych mailem sądzą przedsiębiorcy?

Na potrzebę zmian w formie zawierania umów w 2023 r. wskazywał Związek Przedsiębiorców i Pracodawców (ZPP). „Forma dokumentowa daje odpowiednie gwarancje w zakresie pewności obrotu – zabezpiecza utrwalenie treści oświadczeń, jak również możliwość ustalenia osób je składających. Co więcej, regulacja w postaci formy dokumentowej umowy przeniesienia majątkowych praw autorskich odpowiada również przepisom, które można spotkać w większości krajów, które chronią w sposób zaawansowany prawa własności intelektualnej (np. Niemcy, Szwajcaria, Włochy)” – czytamy w stanowisku ZPP ze stycznia 2023 r.

Temat na nowo podjął zespół Rafała Brzoski, który w przesłanych do rządu Donalda Tuska analizach wskazał, że „wielu mikro i małych przedsiębiorców nie ma świadomości obowiązujących wymogów prawnych, a forma elektroniczna utożsamiana jest przez nich z zawarciem umowy z wykorzystaniem podpisu zaufanego lub zawarciem umowy z wykorzystaniem platform do podpisywania dokumentów (np. Autenti lub DocuSign). W większości przypadków w ramach tych platform nie jest wykorzystywany kwalifikowany podpis elektroniczny, a w konsekwencji umowa zawarta z ich pomocą ma formę dokumentową w rozumieniu art. 77(2) k.c. W części przypadków umowy w przedmiocie przeniesienia autorskich praw majątkowych są zawierane z wykorzystaniem wiadomości e-mail”.

Kiedy umowa w formie dokumentowej jest nieważna?

Zespół „SprawdzaMY” wyjaśnił, że problem dotyczy m.in. start-upów, które „tworzą swoje aplikacje, strony internetowe lub serwisy z pomocą indywidualnych programistów. Wiele kwestii ustalanych jest z nimi w drodze korespondencji mailowej lub poprzez narzędzia do zarządzania projektami (np. Slack). Najczęściej po dłuższym czasie, przy okazji wejścia inwestora do danego start-upu, przeprowadzane jest badanie due diligence. W jego ramach identyfikowana jest nieważność przeniesienia autorskich praw majątkowych albo uzyskania licencji wyłącznej na korzystanie z tych praw. Może to doprowadzić nawet do niesfinalizowania transakcji” – ostrzegają eksperci Brzoski.

Takie samo zdanie ma Xawery Konarski, adwokat oraz starszy partner i współzałożyciel kancelarii Traple Konarski Podrecki i Wspólnicy.

- Obowiązek zachowania formy pisemnej dla umów przeniesienia praw autorskich to relikt przeszłości – mówi. – Szczególnie mocno odczuliśmy to w trakcie pandemii COVID, gdy okazało się, że większość osób zawierających te umowy nie dysponuje certyfikatem kwalifikowanego podpisu, a zatem nie może zawrzeć umowy przez internet. Zachowanie formy pisemnej nie jest wymogiem unijnym, a w polskim prawie ten przepis nie zmienił się od ponad 30 lat – tłumaczy mec. Konarski.

Ministerstwo rozwoju najpierw za umową mailem, potem przeciwko

MRiT początkowo przychyliło się do postulatów zespołu Brzoski. W uzasadnieniu do projektu ustawy czytamy, że forma dokumentowa „stanowi odpowiedź na dynamicznie zmieniające się realia obrotu gospodarczego, w szczególności rozwój gospodarki cyfrowej, w ramach której coraz powszechniej stosuje się elektroniczne środki komunikacji i narzędzia do zawierania umów”. Resort zapewnia również, że ta metoda zawierania umowy gwarantuje „wystarczający poziom bezpieczeństwa prawnego, a jednocześnie eliminuje formalizm, który w wielu przypadkach jest nieadekwatny do praktyki rynkowej. Przeniesienie ciężaru z formy pisemnej na dokumentową zachowuje możliwość identyfikacji stron oraz treści umowy, a także pozwala na skuteczne dochodzenie roszczeń w przypadku sporu”.

Zupełnie inaczej tę kwestię postrzegają jednak organizacje reprezentujące twórców. O zaproponowanej zmianie negatywnie wypowiedziały się m.in. Stowarzyszenie Filmowców Polskich – Związek Autorów i Producentów Audiowizualnych, Gildia Scenarzystów Polskich, Związek Polskich Artystów Plastyków oraz ZAIKS.

Dlaczego twórcy nie chcą zniesienia formy pisemnej w umowach autorskich?

„Przyspieszenie procesu zawierania umów o przeniesienie autorskich praw majątkowych osłabi pozycję negocjacyjną twórców, która to pozycja i tak jest znacznie słabsza od strony producenckiej, zwłaszcza w postaci dużych korporacji medialnych i technologicznych. Większy pośpiech wprowadzi większą pobieżność i zmniejszy uważność stron i może doprowadzić do popełniania poważnych błędów przy zawieraniu, a zwłaszcza w procesie zatwierdzania umów” – pisze Gildia Scenarzystów Polskich.

Według Gildii wynikający z art. 77[3] k.c. szeroki zakres możliwych form zawarcia umowy w formie dokumentowej może doprowadzić „nawet do przypadkowego zawierania doniosłych w skutkach umów, a w następstwie tego niepewną sytuację prawną i możliwe roszczenia i postępowania sądowe. Niewątpliwie najbardziej poszkodowaną stroną w tej sytuacji będzie strona autorska, choć problemy będą wynikać także dla nabywających prawa” – ostrzega Maciej Sobczyk, przewodniczący Gildii Scenarzystów Polskich.

- Forma dokumentowa funkcjonuje od lat w polskim prawie cywilnym. Nie spotkałem się jako praktyk i wykładowca z sytuacją, w której ktokolwiek twierdziłby, że popełnił błąd, ponieważ zawarł umowę w formie dokumentowej – komentuje mec. Konarski.

Czy umowę można zawrzeć przez przypadek?

Obawy środowisk twórczych znajdują zrozumienie u Janusza Kolczyńskiego, radcy prawnego z C.R.O.P.A. Kancelaria Radcowska. Nasz rozmówca przypomina, że w umowach przenoszenia praw autorskich chodzi niekiedy o wielomilionowe zyski, np. w przemyśle filmowym.

- Nie powinno więc dochodzić do wątpliwego czy wręcz przypadkowego zawarcia umowy między twórcą a wydawcą lub producentem – przekonuje Kolczyński. - Konwencja berneńska, która jest swoistą matką prawa autorskiego, stawia jasne wymagania transferom praw autorskich, zwłaszcza w środowisku filmowym – konieczna jest wysoka transparentność tego rodzaju czynności – dodaje.

- Konwencja mówi o formie pisemnej lub równoważnej. W mojej ocenie forma dokumentowa nie jest w stanie sprostać tym wymogom. Ta forma, choć jest bardzo potrzebna (zwłaszcza w obrocie między profesjonalistami), to rodzi również szerokie ryzyko. Przykładowo, napisanie jednego słowa w SMS albo w mailu może oznaczać de facto zgodę na przeniesienie praw autorskich. Producent może poczytywać zwykłą i dla jej twórcy niezobowiązującą wiadomość jako prawnie wiążącą zgodę – przekonuje mec. Kolczyński.

Według niego na zachowaniu formy pisemnej lub równoważnej zyskają również duże przedsiębiorstwa. - Nie będą bowiem musiały się obawiać sporów sądowych z twórcami zapoczątkowanych przez zawarte w formie dokumentowej umowy, które nie będą odzwierciedlały faktycznej woli stron – wyjaśnia.

Pod wpływem uwag przesłanych przez organizacje zbiorowego zarządzania prawami autorskimi ministerstwo rozwoju zdecydowało, że zrezygnuje z planowanej zmiany.

- Na ten moment nie jesteśmy w stanie komentować decyzji MRiT o wycofaniu się z realizacji naszego postulatu zmian w sposobie zawierania umów o przenoszenie autorskich praw majątkowych. Będziemy to wyjaśniać w porozumieniu ze stroną rządową – mówi dr Eliza Misiecka ze „SprawdzaMY”.