Subskrybuj nas na Youtube
Na jakim koncie zaksięgować diety członków komisji? Jak ujmuje się tantiemy w ewidencji księgowej jednostki budżetowej? Co klasyfikujemy w par. 605?
Kontrola wewnętrzna w urzędzie gminy wykazała, że były nieprawidłowości przy księgowaniu na kontach 998 i 231. W pierwszym przypadku ujmowano umowy po okresie kilku miesięcy od zawarcia, w drugim użyto konta do diet, ale nie pracowników, a tylko członków gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych. Czy doszło do naruszenia przepisów, jeśli tak, to jakich?
Analiza podanej problematyki wymaga odniesienia się do istoty i przeznaczenia kont 998 i 231, które zostało określone w rozporządzeniu ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. I tak, jeśli chodzi o konto 998, oznaczono je jako „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego”. W opisie do konta podano zaś, że służy ono do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych danego roku budżetowego oraz niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Na stronie Wn konta 998 ujmuje się:
- równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym;
- równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego.
Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Skoro zaś w gminie ujmowano umowy dopiero po okresie kilku miesięcy od dat ich zawarcia, to przyjąć należy, że doszło do naruszenia art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych w związku z ww. regulacjami wspomnianego rozporządzenia w zakresie funkcjonowania konta 998. Zgodnie bowiem z tą regulacją plany kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej powinny uwzględniać, że ujmuje się również wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność dochodów i wydatków, a w zakresie wydatków i kosztów także zaangażowanie środków. Zatem opóźnienia w ujmowaniu umów na koncie pozabilansowym 998, można uznać za naruszenie ww. regulacji prawnych. Jednostka powinna bowiem na bieżąco dokonywać ewidencji umów na wskazanym koncie.
Co zaś się tyczy operacji na koncie 231, które zostało oznaczone w ww. rozporządzeniu jako „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, otóż z opisu tego konta wynika, że służy ono do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych zgodnie z odrębnymi przepisami do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy -zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.
Na stronie Wn konta 231 ujmuje się w szczególności:
- wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń;
- wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń;
- wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń;
- potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika.
Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. Wydaje się jednak, że zastosowanie ww. konta do ewidencjonowania diet członków gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowej nie jest właściwe. W tym zakresie odpowiednie będzie konto 240 oznaczone jako „Pozostałe rozrachunki”. Z opisu tego konta wynika m.in., że służy ono do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań nieobjętych ewidencją na kontach 201–234. Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i roszczeń. Podkreślenia bowiem wymaga, że wspomniana dieta nie stanowi należności z tytułu wynagrodzeń ze stosunku pracy, umowy-zlecenia czy umowy o dzieło.
Stan faktyczny opisany w zapytaniu wskazuje, że urząd gminy stosował konta nieadekwatne do istoty danej operacji księgowej. Z tych też względów można mówić o naruszeniu przepisów ww. rozporządzenia.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1911).
Art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2077 ze zm.).
Jednostka działająca w formie jednostki budżetowej będzie ponosiła opłaty na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi. Proszę o określenie, w jaki sposób koszty z tego tytułu powinny zostać ujęte w ewidencji księgowej oraz do jakiego paragrafu klasyfikacji budżetowej zaliczyć wydatek z tego tytułu.
Uwzględniając zasady ewidencji księgowej jednostek działających w formie jednostek budżetowych, wynikające z rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, a zwłaszcza z jego załącznika nr 3, operacje gospodarcze skutkujące powstaniem kosztów bezpośrednio związanych z działalnością jednostki klasyfikujemy do kosztów rodzajowych ewidencjonowanych na kontach zespołu 4.
Poniesione koszty ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania, niezależnie od terminu ich zapłaty. W przypadku określonym w pytaniu właściwym kontem do ewidencji kosztów z tytułu opłat regulowanych na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi będzie konto 403 „Podatki i opłaty” w korespondencji z kontem 240 „Pozostałe rozrachunki”. Zapisy księgowe z tym związane będą przebiegały w sposób określony na schemacie.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1911).
Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.).
Mamy w gminie zaplanowane w br. wydatki na różne cele. I tak zakup samochodu dla straży pożarnej w par. 6050, a wydatek inwestycyjny na budowę boiska w rozdziale 92695. Czy będzie to właściwa klasyfikacja paragrafu i rozdziału? Czy może zostać podważona w trakcie kontroli regionalnej izby obrachunkowej?
Proponowane ujęcie klasyfikacyjne wydatków (paragrafów wydatków) gminy wymaga analizy w kontekście stosownych regulacji rozporządzenia ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W par. 1 pkt 4 tego aktu postanowiono, że klasyfikacja dochodów i wydatków publicznych następuje według paragrafów wydatków i środków, zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia.
Jeśli chodzi o pierwszy z podanych wydatków – tj. wydatek na zakup pojazdu dla ochotniczej straży pożarnej – to sugerowany przez gminę paragraf par. 6050 oznaczony w klasyfikacji jako „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” – nie będzie rozwiązaniem prawidłowym. W tym bowiem zakresie należałoby wykorzystać par. 6060. Został on opisany we wspomnianej klasyfikacji jako „Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych”. Uzupełniająco warto dodać, że ww. wydatek na zakup pojazdu będzie ujęty w dziale 754 „Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa oraz w rozdziale – 75412 Ochotnicze straże pożarne”.
Nie wydaje się również właściwy do zastosowania rozdział klasyfikacji budżetowej, czyli 92695, oznaczony jako „Pozostała działalność określony w dziale 926 Kultura fizyczna”. W tym bowiem dziale istnieje bardziej adekwatny rozdział wydatku, a dokładniej chodzi tu o rozdział 92601, który został oznaczony jako „Obiekty sportowe”. Natomiast paragraf wydatków mógłby być ujęty w par. 6050, czyli ww. wydatkach inwestycyjnych jednostek budżetowych.
Co zaś się tyczy podważenia zastosowanych elementów klasyfikacji budżetowej ze strony regionalnej izby obrachunkowej, to jak najbardziej jest to możliwe. Uprawnienia kontrolne izb wynikają bowiem z ustawy z 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, która stanowi, że „izby kontrolują gospodarkę finansową, w tym realizację zobowiązań podatkowych oraz zamówienia publiczne podmiotów, o których mowa w art. 1 ust. 2, na podstawie kryterium zgodności z prawem i zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym” Jest jednak pewne rozwiązanie, które może uchronić przed zarzutami ze strony izby, mianowicie możliwość pozyskania stanowiska (opinii) przez gminę w trybie art. 13 pkt 11 wspomnianej ustawy, gdzie postanowiono, że do zadań izby należy udzielanie wyjaśnień na wystąpienia podmiotów wymienionych w art. 1 ust. 2 w sprawach dotyczących stosowania przepisów o finansach publicznych.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053 ze zm.).
Ustawa z 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 561).
schemat
Ewidencja opłat na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi
Objaśnienia:
1. Przypis opłaty na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi:
• Wn konto 403 „Podatki i opłaty”,
• Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki”.
2. Wpłata na rachunek bankowy organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi:
• Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki”,
• Ma konto 130 „Rachunek bieżący jednostki”.
Wydatki stanowiące opłaty na rzecz organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi należy natomiast zaklasyfikować do par. 409 „Honoraria”, do którego to zgodnie z załącznikiem nr 4 do rozporządzenia ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych klasyfikuje się wydatki stanowiące wynagrodzenia (tantiemy) płacone organizacjom zbiorowego zarządzania prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi.