Pracodawca jest zobowiązany nie tylko do utrzymania odpowiedniej temperatury w biurze, ale również za konserwację nawiewów. Za brudne lub źle ustawione urządzenia grozi grzywna.

W pomieszczeniach pracy, pracodawca musi zapewnić temperaturę odpowiednią do rodzaju wykonywanej pracy tj. metod pracy i wysiłku fizycznego niezbędnego do jej wykonania nie niższą niż 14 °C (287 K), chyba że względy technologiczne na to nie pozwalają., zaś w pomieszczeniach pracy, w których jest wykonywana lekka praca fizyczna, i w pomieszczeniach biurowych temperatura nie może być niższa niż 18 °C (291 K). Górne granice temperatur są uregulowane tylko w przypadku osób młodocianych. W pozostałych przypadkach pracodawca ma obowiązek organizować pracę w sposób zapewniający zmniejszenie jej uciążliwości. Coraz częściej w biurach są jednak montowane klimatyzatory.

Kwestie związane z funkcjonowaniem klimatyzacji w miejscu pracy zostały uregulowane w Rozporządzeniu z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Pracodawca musi zapewnić:

· odpowiednią konserwację urządzeń i instalacji klimatyzacyjnych i wentylacyjnych w celu niedopuszczenia do awarii,
· stosowanie środków mających na celu ograniczenie natężenia i rozprzestrzeniania się hałasu i drgań powodowanych pracą urządzeń klimatyzacyjnych i wentylacyjnych.

Rozporządzenie nie precyzuje, co oznacza „odpowiednia konserwacja”. Informacje dotyczące częstotliwości i środków, jakimi powinna być przeprowadzana znajdują się w instrukcji obsługi. W przypadku jej braku, przyjmuje się, że powinno odbywać się to raz w roku. Co więcej powietrze, które jest doprowadzane do pomieszczeń powinno być oczyszczone z pyłów i substancji szkodliwych dla zdrowia.
Zgodnie z treścią rozporządzenia powietrze doprowadzane do pomieszczeń pracy z zewnątrz przy zastosowaniu klimatyzacji lub wentylacji mechanicznej powinno być oczyszczone z pyłów i substancji szkodliwych dla zdrowia.

Co więcej klimatyzacja powinna być zamontowana tak, by strumień powietrza pochodzący z urządzeń wentylacji nawiewnej nie był skierowany bezpośrednio na stanowisko pracy, oraz nie powodował przeciągów, wyziębienia lub przegrzewania pomieszczeń pracy.

W niekonserwowanej odpowiednio klimatyzacji mogą rozwijać się bakterie i grzyby. Od zanieczyszczonej klimatyzacji mogą pojawić się u pracowników podrażnienia błon śluzowych i reakcje alergiczne, takie jak katar, zapalenie spojówek, zespół suchego oka czy kaszel. Może także dojść do zakażenia bakterią legionelli.