Inspekcja pracy chce sprawdzać pracodawców z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Dokumenty będzie można wysłać, a rozmowy odbyć przez smartfon.

GIP finalizuje prace nad założeniami do projektu nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, który wprowadzi m.in. możliwość przeprowadzania przez ten urząd kontroli zakładów pracy na odległość. To ten sam głośny pakiet zmian, w którym zaproponowano również inne usprawnienia postępowań inspekcyjnych (m.in. zniesienie upoważnień do kontroli) oraz przekształcanie śmieciówek w umowy o pracę decyzją inspektora pracy.

– Projekt nowelizacji ustawy o PIP, przewidujący m.in. możliwość zdalnych kontroli pracodawców, ma trafić we wrześniu pod ocenę Rady Ochrony Pracy, a następnie Rady Dialogu Społecznego. Stamtąd przejdzie do resortu pracy. Zakładamy, że jesienią ruszą nad nim prace w obrębie rządu – mówi Marcin Stanecki, główny inspektor pracy.

Inspektor okaże e-legitymację

Nie znamy jeszcze wszystkich detali projektu, ale zapewne inspektorzy uzyskają kompetencje do sprawdzania pracodawców w drodze wideokonferencji albo rozmowy online lub telefonicznej. Za pośrednictwem takich kanałów będą mogli wnioskować o nadesłanie odpowiednich dokumentów czy odbierać wyjaśnienia od specjalistów ds. kadr, płac, pracodawców i ich personelu.

– Przeprowadzanie kontroli przez inspekcję pracy zdalnie ma swoje zalety zarówno dla urzędu, jak i dla firm. Obu stronom pozwala zaoszczędzić czas – zauważa mec. Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan.

Minister Marcin Stanecki zapewnia, że PIP idzie z duchem czasu i nie może pozostać obojętna na to, że w wielu firmach działy kadrowo-płacowe i finansowe funkcjonują obecnie w świecie wirtualnym. Podkreśla, że urząd chce się dostosować do otaczającego go i zmieniającego się środowiska. Przykładem jest opisywany projekt, który m.in. wyposaży inspektorów pracy w elektroniczne legitymacje służbowe, które będzie łatwo przedstawić badanemu podmiotowi podczas e-kontroli.

– Kibicujemy koncepcjom ministra Marcina Staneckiego, które miałyby usprawnić postępowania kontrolne PIP. Jasne jest, że nic nie zastąpi kontroli stacjonarnej, np. gdy chodzi o sprawdzenie warunków bhp i zabezpieczeń przeciwpożarowych w zakładach produkcyjnych – mówi Paweł Śmigielski, dyrektor wydziału prawno-organizacyjnego w Ogólnopolskim Porozumieniu Związków Zawodowych. – Jednak w niektórych sytuacjach inspekcje zdalne bądź hybrydowe mogą przyspieszyć rozstrzyganie spraw, np. ze skargi pracownika na niewypłacenie przez pracodawcę wynagrodzenia czy naruszanie norm czasu pracy – zastrzega.

Przetestowane w pandemii

Zdalne kontrole pracodawców nie są dla inspektorów pracy zupełną nowością. Inspekcja przetestowała je podczas pandemii w I połowie 2021 r. Wprawdzie ustawa o PIP wyraźnie wówczas zastrzegała (i wciąż zastrzega), że inspekcje powinny przebiegać stacjonarnie: w siedzibie zakładu pracy, w innym miejscu, gdzie wykonuje on zadania lub przechowuje dokumenty finansowe i kadrowe, bądź w siedzibie jednostki PIP. Jednak, biorąc pod uwagę nadzwyczajne okoliczności (zagrożenie życia ludzkiego przez szerzącą się epidemię), Komisja Główna GIP w stanowisku z 22 grudnia 2020 r. zaleciła kontrole w formule online lub hybrydowe wszędzie tam, gdzie to możliwe, ale wyłącznie przedsiębiorców (z pominięciem sfery budżetowej).

Inspekcje zdalne mogą przyspieszyć rozstrzyganie spraw np. ze skarg na niewypłacenie przez pracodawcę wynagrodzenia

Powołała się przy tym na art. 51 ust. 3a ustawy – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 236), na mocy którego za zgodą przedsiębiorcy kontrolę lub jej poszczególne czynności wolno przeprowadzać zdalnie, za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej, jeżeli może to usprawnić postępowanie lub przemawia za tym charakter działalności gospodarczej wykonywanej przez sprawdzany podmiot.

Według sprawdzonego wzoru

Epidemiczne kontrole mogły przebiegać w formie zdalnej lub mieszanej wyłącznie za zgodą pracodawcy. Jeśli ten wyraził zgodę, inspektor pracy korespondował z nim z wykorzystaniem platformy usług administracji publicznej ePUAP, służbowej poczty elektronicznej lub telefonu, wideorozmowy ze służbowego smartfona, wideokonferencji przez komunikator internetowy. Choć natężone kontrole zdalne trwały niespełna pół roku (13 maja 2021 r. Komisja główna GIP zaleciła stopniowe odchodzenie od nich), rzetelnie przetestowały efektywność funkcjonowania inspekcji w warunkach kryzysu. Wedle sprawozdania z działalności PIP z 2021 r. spośród 55,8 tys. kontroli przeprowadzonych we wskazanym roku formułę hybrydową miało 10,2 tys. (18,3 proc. ogólnej liczby), a w pełni zdalną – 1038 kontroli (1,9 proc. ogólnej liczby).

Minister Marcin Stanecki zapowiada, że przy tworzeniu nowych rozwiązań i narzędzi PIP będzie sięgała również do doświadczeń uzyskanych podczas pandemii koronawirusa. Deklaruje, że generalnym celem zmian jest usprawnienie działań kontrolnych i zwiększenie ich efektywności, ale również ograniczenie związanego z tym obciążenia dla badanych podmiotów.

– Chcemy odbiurokratyzować procedurę kontrolną i używać w naszej działalności nowoczesnych narzędzi informatycznych, czerpiąc to, co najlepsze, z naszej przeszłości – informuje minister Stanecki.

Eksperci są na tak

Trudno znaleźć na rynku specjalistę, który by nie podchodził z entuzjazmem do idei wdrożenia zdalnych kontroli pracodawców.

– Każde racjonalne rozwiązanie, które poprawi skuteczność czynności inspekcyjnych, jest na wagę złota – reasumuje dyrektor Paweł Śmigielski z OPZZ.

Pomysł podoba się również organizacjom pracodawców.

– Już obecnie poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibie jednostki organizacyjnej PIP. W takim przypadku zakłady pracy przekazują dokumenty w postaci elektronicznej. Pracodawcy zwracają natomiast uwagę na konieczność poprawy cyfryzacji procesów po stronie PIP – podkreśla mec. Robert Lisicki z Konfederacji Lewiatan.

Zresztą z pewnymi elementami wirtualnych relacji przedsiębiorców z urzędami mamy już do czynienia. Dla przykładu: podatnicy VAT przekazują co miesiąc urzędom skarbowym dane o operacjach gospodarczych dokonanych we wskazanym okresie przez jednolity plik kontrolny. Ponadto zgodnie z ogłoszoną już i czekającą na wejście w życie (w tym aspekcie) ustawą o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) zgłoszeń zewnętrznych o dostrzeżonych lub potencjalnych naruszeniach prawa sygnaliści od 25 grudnia 2024 r. mają dokonywać do organów publicznych za pośrednictwem bezpiecznych kanałów komunikacji elektronicznej. Pracodawcy mogą też prowadzić w pewnym zakresie wirtualną korespondencję z organami egzekucyjnymi. ©℗

OPINIA

Inspektor musi mieć prawo wyboru metody kontroli

Czynności kontrolno-nadzorcze inspektora pracy często polegają na weryfikacji dokumentów związanych z zatrudnieniem i wymagają bezpośredniej obecności w miejscu, gdzie praca jest wykonywana. Sposób ich przeprowadzania wynika z przedmiotu kontroli, tj. badanego obszaru. Jednak rozwój technologii sprzyja też możliwości odbywania kontroli lub choćby jej poszczególnych fragmentów na odległość, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Wpłynie to bez wątpienia na sprawność i skuteczność działań inspekcyjnych. Nie widzę żadnych przeszkód dla wprowadzenia systemowych regulacji w tym kierunku do ustawy o PIP. Oczywiście musi to iść w parze z zapewnieniem prawnej gwarancji utrzymania dotychczasowych metod kontroli bezpośredniej. Przede wszystkim jednak zmienione przepisy muszą zagwarantować inspektorom pracy prawo do swobodnego wyboru w danym przypadku konkretnej metody kontrolnej, która wedle ich oceny – w zależności od charakteru kontroli oraz przebiegu współpracy z pracodawcą – da najlepszy efekt. ©℗