Konieczność codziennego podpisywania listy obecności to dla wielu zatrudnionych prawdziwa mitręga. Na dodatek obowiązek często spełniany jest nierzetelnie – w wielu firmach pracodawca ponagla wręcz zatrudnionych, aby uzupełnili ewidencję za ostatnie tygodnie lub nawet miesiące.
– Prowadzenie papierowej listy nie jest obowiązkowe. Kodeks pracy nie narzuca bowiem firmom konkretnego sposobu potwierdzania obecności zatrudnionych w pracy. Mają one w tym zakresie swobodny wybór – wyjaśnia Piotr Wojciechowski, adwokat z Kancelarii Raczkowski i Wspólnicy.
Reklama

Reklama
Papierowa lista w praktyce może być zastąpiona przez np. elektroniczne karty identyfikacyjne, które są coraz częściej stosowane. Po co więc w ogóle takie listy są prowadzone w firmach?
– Są przydatne w celach dowodowych w razie ewentualnego sporu z zatrudnionym – podkreśla Magdalena Zwolińska, adwokat z kancelarii DLA Piper Wiater.
Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego. Na przykład w wyroku z 14 maja 1999 r. (sygn. akt I PKN 62/99) SN orzekł, że pracodawca, który nie prowadził list obecności, musi liczyć się z tym, że to na nim będzie spoczywał ciężar dowodu nieobecności pracownika w pracy.
Najczęściej taka ewidencja jest przydatna jednak w razie sporów dotyczących czasu pracy (czyli np. ustalenia, czy zatrudniony pracował w godzinach nadliczbowych).

Lista w wersji papierowej może być przydatna dla inspekcji pracy

– Trudno jednak nie zauważyć, że papierową listę – również w tym zakresie – może zastąpić elektroniczny system potwierdzania obecności. Pracownik równie dobrze może podpisać się na liście, wychodząc z pracy np. o godzinie 19, jak i przyłożyć wówczas elektroniczną kartę do czytnika zainstalowanego przy wyjściu z zakładu. W obu przypadkach pracodawca wie, o której podwładny opuścił firmę, choć nie zawsze ma pewność, że zatrudniony rzeczywiście pracował przez dodatkowy czas – tłumaczy Magdalena Zwolińska.
Bardziej pomocne może być zweryfikowanie np. czasu zalogowania pracownika w systemie elektronicznym. Dzięki temu firma może sprawdzić pracę na komputerze – jeśli oczywiście zatrudniony korzysta z niego w codziennym wykonywaniu obowiązków.
Co istotne – ze względów dowodowych – lista w wersji papierowej może być przydatna dla inspekcji pracy.
– Dzięki niej inspektor może ustalić, np. czy pracodawca zapewnia zatrudnionym 11–godzinny należny odpoczynek dobowy. Nie jest to możliwe na podstawie ewidencji czasu pracy, bo ta ma wskazywać jedynie czas przepracowany w danej dobie, ale nie godziny jej rozpoczęcia i zakończenia – tłumaczy Piotr Wojciechowski.
Podkreśla, że w tym zakresie pomocne są także wykazy, które oprócz podpisu pracownika zawierają także informację o godzinie przyjścia i opuszczenia zakładu przez zatrudnionego.
– W razie kontroli sprawdzane są wszelkie ewidencje, włącznie z np. książką oddawania kluczy. Często są one prowadzone nierzetelnie, co skutkuje tym, że różne dokumenty wskazują różny czas przebywania pracowników w firmie. A to podstawa do zarzucenia pracodawcy nieprawidłowości – podkreśla Piotr Wojciechowski.
Z punktu widzenia pracodawcy warto więc zadbać o rzetelne prowadzenie takich dokumentów albo zrezygnować z nich, jeśli nie są one obowiązkowe.
Co ważne lista obecności lub inne prowadzone w firmie rejestry nie zastępują ewidencji czasu pracy. W razie kontroli przedsiębiorca nie może się tłumaczyć, że nie prowadzi tej ostatniej, bo przecież pracownicy i tak codziennie podpisują się w momencie wejścia i opuszczenia zakładu.