Wśród polskich pracodawców dopiero dojrzewa świadomość, że komfort psychiczny i nieskrępowany przepływ informacji ma wpływ na jakość pracy. A to właśnie przestrzeń biurowa ma często kluczowe znaczenie dla powodzenia wielu projektów w przedsiębiorstwach opartych na wiedzy. Jak pokazują badania naukowców z University of Michigan, bardzo dużą rolę w budowaniu atmosfery kreatywności odgrywa odpowiednie dopasowanie przestrzeni biurowej do indywidualnych potrzeb pracowników oraz możliwość jej dowolnego zmieniania. Okazuje się, że przebywanie w ciasnych pomieszczeniach może ograniczać kreatywność nawet o 20 proc. Czy możliwe jest zatem pobudzanie kreatywności, a co za tym idzie - innowacji przy jednoczesnym ograniczaniu przestrzeni pracowników i wtłaczaniu ich do biurek otoczonych ściankami działowymi?
Biurko analityka i innowatora
Przedsiębiorstwa dążące do bycia innowacyjnymi powinny same zainteresować się kwestią przestrzeni pracy wspierającą swobodny przepływ informacji i pomysłów. Tymczasem pracownicy zwykle nie wiedzą, jakie cechy biura mają na nich pozytywny wpływ, więc nie zgłaszają potrzeb związanych z organizacją przestrzeni wokół siebie. A badania pokazują, że przykładowo: otwarta przestrzeń pozytywnie wpływa na kreatywność, a z kolei specjalne pokoje do pracy cichej wspierają koncentrację.
Odpowiednie rozwiązania biurowe, pobudzają pożądane u pracowników cechy. Biura z niskim sufitem i czerwonymi ścianami poprawiają koncentrację nad zadaniami analitycznymi, ale z kolei ograniczają zdolność do kreatywności i abstrakcyjnego myślenia. Stąd bardzo często analitycy, księgowi czy finansiści mają do dyspozycji swoje boksy, odgradzające ich od innych osób. Inaczej sprawa wygląda w firmach, które dążą do rozwoju nowych pomysłów i produktów. Pewien eksperyment przeprowadzony kiedyś na studentach wykazał, że samo poruszanie się po wyznaczonej na podłodze ścieżce ograniczało pomysłowość uczestników badania nawet o 25 proc. w stosunku do osób, które po tym samym obszarze mogły chodzić swobodnie.
Do szukania nowych pomysłów i rozwiązań potrzebne są wolne przestrzenie, po których można nieskrępowanie się poruszać, by szukać inspiracji. Zatem jeżeli pracownicy mają myśleć innowacyjnie, powinni mieć do tego miejsce. Wydaje się więc, że typowy open space będzie najlepszym środowiskiem do generowania twórczych pomysłów i idei. Jednak nie do końca tak jest, ponieważ w tego typu biurach zwykle panuje gwar i pracownicy bywają rozpraszani przez działania innych osób.
Jak to rozwiązać? Wystarczy stworzyć w firmie specjalne miejsce do spotkań i wymiany informacji. Coraz częściej w biurach spotyka się pokoje gier lub siłownie. Jednak czasami wystarczy prosty pomysł. Przykładem takiego biura jest obiekt słynnej firmy Pixar. W czasie, kiedy wytwórni szefował jeszcze Steve Jobs, zgromadzono najważniejsze biurowe urządzenia w jednym miejscu. Dzięki temu osoby ceniące pracę w zaciszu swojego pokoju co jakiś czas musiały w wspólnej przestrzeni spotkać innych pracowników. To sprawiało, że mogli się oni wymieniać z nimi swoimi doświadczeniami i wspólnie rozwiązywać napotkane przy pracy problemy.
Wiele misji jeden cel
Wśród specjalistów i teoretyków pracy coraz częściej podejmowany jest temat biura przyszłości. Naukowcy i architekci przygotowali ekspozycję "Work & Office 2030", która bazuje na czterech głównych hasłach: koncentracja, komunikacja, interakcja oraz kreacja. Najbardziej znanymi przykładami tworzenia przyjaznych przestrzeni, łączących te hasła są siedziby Google w Mountain View i Zurychu, a także zaprojektowane przez samych pracowników biuro Unilevera w Warszawie. Przestrzeń w pracy i przestrzeń domowa powinny się przenikać. Biura nie muszą tworzyć sztucznego środowiska, w którym człowiek będzie czuć się niekomfortowo. W takich warunkach automatycznie stajemy się spięci, a to blokuje naszą kreatywność.
Aby pomysły i idee mogły przepływać swobodnie, potrzebne są otwarte przestrzenie lub przynajmniej otwory w ścianach między pokojami biura. Natomiast, do poszukiwania inspiracji instalowane są wysokie okna lub całe ściany zewnętrzne ze szkła. Ważne jest także, by pracownicy mieli do dyspozycji wspólną kuchnię, stoliki do szybkich spotkań grupowych (koniecznie zaopatrzone w notesy) lub restauracje, gdzie wspólnie mogliby w nieformalny sposób rozmawiać i przy okazji wspólnie rozwiązywać problemy.
Nie każde biuro musi wyzwalać kreatywność, każda firma działa w inny sposób. Jednak, aby stworzyć odpowiednie środowisko dla pracowników, warto zajrzeć do własnej misji i strategii, bo tam przedsiębiorstwa często kodują informacje określające sposób, w jaki powinna wyglądać ich przestrzeń biurowa. Jeśli mowa w nich o wzorowej obsłudze klienta, przestrzeń musi być zaprojektowana w taki sposób, by ułatwić komunikację i sprawiać wrażenie nieskazitelnego porządku. Jeśli zastanowimy się nad tym, czy nasze biuro odpowiada temu, jaka chce być nasza firma, to już zrobimy pierwszy krok, aby było ono bardziej przyjazne.
