Resort pracy nie wyklucza jego stosowania przy wykonywaniu zadań poza zakładem na podstawie tarczy antykryzysowej. Eksperci chwalą to podejście, ale też dostrzegają w nim luki.
DGP
Przy okazji planowanych zmian w kodeksie pracy, nad którymi pracuje teraz Rada Dialogu Społecznego, szeroko dyskutowana jest m.in. kwestia ryczałtu za korzystanie przez pracownika zdalnego z prywatnego sprzętu czy zużycie mediów. Okazuje się jednak, że to niejedyne ryczały, jakie mogą znaleźć zastosowanie przy tej formie wykonywania pracy. Resort pracy uważa bowiem, że wobec osób pracujących zdalnie może być zastosowany ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych. Jest to rozwiązanie nieoczywiste i nietypowe w tym kontekście – dotychczas było stosowane do pracowników mobilnych, m.in. kierowców czy przedstawicieli handlowych. Niewątpliwie może być ono jednak firmom przydatne, np. gdy w danym okresie nadgodziny są przewidywane z uwagi na realizację terminowego projektu.

Stale, czyli jak

O ryczałcie mówi art. 1511 par. 4 k.p. Przepis ten powala, by zastąpić nim wynagrodzenie wraz z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych, ale jego wysokość musi odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w nadgodzinach. Nie jest to jednak rozwiązanie uniwersalne – ryczałt można stosować tylko w stosunku do osób wykonujących pracę stale poza zakładem pracy. Dzięki temu można uprościć ewidencję godzin pracy i rozliczenia wynagrodzeń.

opinia eksperta

Izabela Nowacka ekspert ds. wynagrodzeń
Ryczałt za pracę w godzinach nadliczbowych jest o tyle wygodniejszy, że zamiast rejestracji każdej wypracowanej nadgodziny i osobnego obliczania za nią wynagrodzenia oraz dodatku ustala się należność z tego tytułu w formie pewnej stałej miesięcznej kwoty. Przy czym do obliczenia stawki ryczałtu przyjmuje się konkretną liczbę godzin ponadnormatywnych. Jeśli pracownik wypracuje mniej godzin niż wymiar założony w ryczałcie, to kwoty tej się nie obniża. Natomiast w drugą stronę, jeśli mamy niewielkie przekroczenia, nie trzeba od razu wypłacać wyrównania. Dopiero gdy dochodzi do rażących przekroczeń, należy je dopłacić. Pracodawca powinien zatem monitorować, czy oszacowana liczba godzin mniej więcej odpowiada rzeczywistości.
Przy ryczałcie pracodawca, co prawda, nie musi na bieżąco odnotowywać godzin pracy, niemniej jednak nie oznacza to, że w ogóle jest zwolniony z prowadzenia ewidencji czasu pracy. Jest ona jednak uproszczona – odnotowywaniu podlegają jedynie dni pracy, dni wolne, urlopy czy niezdolności do pracy. Trzeba bowiem pamiętać, że ryczałt jako składnik w stałej miesięcznej wysokości podlega zmniejszeniu za czas nieobecności, np. z powodu choroby, urlopu bezpłatnego czy absencji nieusprawiedliwionej. Natomiast za czas urlopu wypoczynkowego przysługuje w pełnej wysokości, tak jak wynagrodzenie zasadnicze czy dodatek stażowy.
‒ Nie mam wątpliwości, że ryczałt można wypłacać w przypadku pracy zdalnej polecanej pracownikowi na podstawie regulacji antykryzysowych. Na pewno można też płacić go w przypadku telepracy, która z istoty swojej zakłada „regularność” wykonywania pracy zdalnie. Można go stosować w takich przypadkach, gdy pracownik w sposób powtarzalny wykonuje pracę zdalnie, np. kilkanaście dni w miesiącu. Wyjątek mógłby dotyczyć co najwyżej takich sytuacji, gdy praca zdalna jest wykonywana sporadycznie – mówi Robert Stępień, radca prawny, partner założyciel PCS|Littler. Jego zdaniem istotny jest tu cel przepisu. A chodzi o to, aby ułatwić rozliczanie nadgodzin w tych przypadkach, w których nie ma możliwości ich precyzyjnej kontroli. – I tak jest przy pracy zdalnej, zarówno wtedy, gdy pracownik świadczy pracę wyłącznie zdalnie, jak i wówczas, gdy pracuje częściowo zdalnie, a częściowo w zakładzie pracy. W obu przypadkach jest uzasadnienie do płacenia ryczałtu – uważa Robert Stępień.

Kilka zastrzeżeń

Niektóre kwestie budzą jednak wątpliwości prawników. Resort podkreśla m.in., że dopuszczalność stosowania ryczałtu dotyczy stałej pracy poza zakładem, a z nią mamy do czynienia – jak wskazuje orzecznictwo – przy powtarzających się, zaplanowanych okresach pracy. Jednak w ocenie Roberta Stępnia przy stosowaniu pracy zdalnej na podstawie art. 3 specustawy o COVID-19 (Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. poz. 1478) nie ma znaczenia, czy możemy tutaj mówić o „zaplanowanych okresach pracy” czy nie. – Liczy się to, jak faktycznie wygląda wykonywanie pracy. Jeżeli pracownik w znacznej mierze świadczy ją zdalnie, jest zasadność płacenia ryczałtu – przekonuje ekspert.
Natomiast dr Magdalena Zwolińska, adwokat, partner w kancelarii NGL Wiater, uważa, że w obliczu orzecznictwa Sądu Najwyższego możliwość stosowania tego rozwiązania należy uznać za zupełnie wyjątkową. Warunkiem wypłaty ryczałtu jest bowiem co najmniej świadomość pracodawcy, że pracownik świadczy lub będzie świadczył pracę w nadgodzinach z jednoczesną, choćby dorozumianą, akceptacją jej wykonywania. Ponadto ustalenie ryczałtu zwalnia z ewidencjonowania czasu pracy, gdy wykonuje się pracę ponadnormatywną, a dokładna kontrola liczby przepracowanych nadgodzin jest wysoce utrudniona. Tymczasem zgodnie z art. 3 ust. 6 specustawy o COVID-19 na polecenie pracodawcy pracujący zdalnie ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą m.in. opis tych czynności, datę i czas ich wykonania. ‒ Jeżeli więc osobie wykonującej pracę zdalną wydano takie polecenie, to w sposób oczywisty wyklucza to możliwość wprowadzenia ryczałtu. Kluczowa jest tu bowiem świadomość pracodawcy, że dana osoba pracuje w nadgodzinach, a czas jej pracy nie jest możliwy do ewidencjonowania. Tymczasem przy obecnych możliwościach technicznych prawie zawsze możliwe jest określenie czasu pracy osoby pracującej zdalnie, czy to na sprzęcie komputerowym pracodawcy, czy też podłączonym do stosownej sieci – wskazuje mec. Zwolińska.
Stanowisko MRPiPS z 22 września 2020 r. w sprawie ryczałtu za nadgodziny przy pracy zdalnej wydane dla DGP
Zgodnie z art. 1511 § 4 Kodeksu pracy, w stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za tę pracę, o którym mowa w art. 1511 § 1 k.p., może być zastąpione ryczałtem, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych.
Ryczałt taki pracodawca może wprowadzić w odniesieniu do pracowników, co do których istnieje możliwość wystąpienia pracy ponadnormatywnej, ale sprawowanie bezpośredniej i precyzyjnej kontroli ich godzin pracy (w tym pracy nadliczbowej) jest niemożliwe lub mocno utrudnione ze względu na stałe jej wykonywanie poza zakładem pracy. Pojęcie pracownika stale wykonującego pracę poza zakładem pracy, o którym tu mowa, nie powinno obejmować pracowników, którym pracodawca zlecił wykonywanie pracy poza zakładem pracy jedynie czasowo.
Z drugiej jednak strony, w świetle orzecznictwa Sądu Najwyższego spełnienie przesłanki stałego wykonywania pracy poza zakładem pracy w rozumieniu art. 1511 § 4 k.p. nie musi oznaczać, że pracownik w ogóle nie wykonuje pracy na terenie zakładu pracy. Warunek „stałości”, o którym mowa w powołanym przepisie, nie jest równoznaczny z wymogiem, aby praca była wykonywana poza zakładem pracy „bez przerwy” czy też „wyłącznie”. Dla ustalenia stałego wykonywania pracy poza zakładem pracy wystarczające są natomiast, zdaniem sądu, powtarzające się, zaplanowane okresy pracy poza zakładem pracy (por. wyroki Sądu Najwyższego: z 19 stycznia 2016 r., I PK 24/15, Legalis nr 1433128, z 13 listopada 2009 r., III PK 44/09, Legalis nr 304004 oraz z 19 maja 2004 r., I PK 630/03, Legalis nr 66749).
Próbując odnieść powyższe do pracy zdalnej, o której mowa w art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, trzeba pamiętać, że wprowadzenie trybu pracy zdalnej było podyktowane przede wszystkim koniecznością ochrony życia i zdrowia pracowników oraz ich rodzin w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemiologicznego i stanu epidemii, oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu. Dlatego trudno traktować korzystanie przez pracodawców z tego trybu oraz powierzanie pracownikom na określony czas pracy zdalnej jako okresy pracy zaplanowane. Nie oznacza to jednak w ogóle braku możliwości bieżącego planowania okresów takiej pracy w czasie obowiązywania wspomnianej wyżej regulacji prawnej.
Dla dużej części pracodawców bezpośrednia i precyzyjna kontrola godzin pracy (w tym pracy nadliczbowej) pracowników wykonujących pracę zdalną jest utrudniona. Dlatego propozycja stosowania ryczałtu w takiej sytuacji może być dla nich bardzo przydatna.
Uwzględniając powyższe, w opinii resortu, zarówno treść przepisu art. 151[1] § 4 k.p., jak i odnoszącego się do tego przepisu orzecznictwa Sądu Najwyższego nie wykluczają możliwości wypłacania ryczałtu, o którym mowa w tym przepisie, pracownikom, którym pracodawca powierzył wykonywanie pracy zdalnej na podstawie art. 3 powołanej wyżej ustawy z 2 marca br.
Przedstawiając powyższe, jednocześnie informujemy, że MRPiPS nie jest uprawnione do dokonywania wykładni przepisów prawa, a wyrażane przez resort poglądy prawne i opinie nie są wiążące dla stron konkretnych stosunków pracy, Państwowej Inspekcji Pracy oraz sądów pracy.