Wykonywanie jej z terytorium innego państwa niż Polska może oznaczać, że konieczne będzie opłacenie w nim składek. Aby tego uniknąć, trzeba uzyskać zaświadczenie A1, a to wcale nie jest łatwe.
Coraz częściej zdarza się, że pracownicy, którzy świadczą pracę zdalną, wykonują ją nie w Polsce, ale poza granicami kraju. Takie sytuacje są szczególnie liczne w firmach zatrudniających cudzoziemców (m.in. w shared service centres), ale zdarzają się także wśród Polaków, których zarobki pozwalają na zamieszkanie w innym państwie np. w Hiszpanii. O wykonywaniu pracy z zagranicy pracodawcy dowiadują się często niejako przy okazji, niekiedy po upływie kilku-kilkunastu tygodni jej wykonywania. Niektóre firmy nie są nadal świadome, skąd faktycznie ich pracownicy świadczą pracę i jakie są tego konsekwencje dla samych pracodawców.
W niniejszym tekście, stanowiącym pierwszą z trzech części, omówimy skutki pracy zdalnej w obszarze ubezpieczeń społecznych w przypadkach, gdy praca ta jest świadczona spoza terytorium Polski. W tej części cyklu zajmiemy się skutkami pracy zdalnej wykonywanej z terytorium państwa należącego do Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz z terytorium Szwajcarii i Wielkiej Brytanii z zastrzeżeniem, że informacje te znajdą zastosowanie do skutków pracy zdalnej wykonywanej w Wielkiej Brytanii w 2020 r. Nie wiemy jeszcze, czy i w jakim zakresie Wielka Brytania od 2021 r. będzie stosować unijne przepisy w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Jednak dla uproszczenia wszystkie wymienione państwa określane będą poniżej mianem „państw członkowskich”.
Reklama

Miejsce powinno być określone

Mimo że praca zdalna jest codziennością na współczesnym rynku pracy, to jako instytucja prawna pojawiła się dopiero w marcu 2020 r. – jako przejściowe rozwiązanie w czasie zagrożenia epidemicznego wywołanego koronawirusem. W obecnej sytuacji nawet pracodawcy niechętni wcześniej takiej formie świadczenia pracy zostali zmuszeni do jej wprowadzenia, chcąc zapewnić ciągłość prowadzonej przez siebie działalności. Wiele wskazuje na to, że po ustaniu zagrożenia epidemicznego nie wszyscy pracownicy powrócą do wcześniejszego trybu wykonywania pracy. Jeżeli jeszcze instytucja pracy zdalnej doczeka się właściwego uregulowana w kodeksie pracy, wielu pracowników będzie zapewne chciało świadczyć pracę w takiej formule.

Reklama
Przepisy o pracy zdalnej wymagają, co do zasady, określenia miejsca, w którym wykonywana jest praca. Miejsce to musi bowiem gwarantować możliwości lokalowe pozwalające na jej wykonywanie. Zwykle będzie to dom pracownika, lecz przepisy wcale tego nie wymagają. Zresztą w przypadku zgłoszenia przez pracownika braku możliwości świadczenia pracy zdalnej w domu, np. z powodu braku miejsca na zorganizowanie stanowiska pracy, pracodawca powinien wyznaczyć mu inne miejsce jej wykonywania.
W praktyce jednak, wydając polecenie pracy zdalnej, wielu pracodawców nie określiło miejsca jej wykonywania, szczególnie w przypadkach wprowadzania tego trybu dla ogółu pracowników. Niektórzy pozwolili podwładnym samodzielnie decydować o tym, czy chcą przychodzić do pracy, czy wolą pracować zdalnie, przyjmując automatycznie założenie, że miejscem pracy będzie dom pracownika. Po kilku miesiącach, które minęły od wprowadzenia tej formy pracy, okazało się, że część firm tak naprawdę nie wie, z jakiego miejsca ich pracownicy świadczą pracę.
Jeżeli jest to terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, praca zdalna w zakresie ubezpieczeń społecznych nie rodzi żadnych dodatkowych obowiązków ani dla pracodawcy, ani pracownika. Jeżeli jednak praca wykonywana jest z zagranicy, to pracodawca oraz sam pracownik mogą podlegać tamtejszej jurysdykcji ubezpieczeniowej. W takiej sytuacji brak wiedzy o miejscu wykonywania pracy i jej skutkach może prowadzić do powstania zaległości wobec zagranicznych organów ubezpieczeniowych, co naraża pracodawcę na sankcje z tego tytułu.

Koordynacja systemów

Prawo do swobodnego przemieszczania się w Unii Europejskiej wymagało stworzenia dodatkowych regulacji w dziedzinie zabezpieczenia społecznego służących koordynacji krajowych systemów zabezpieczenia społecznego. Przepisy o koordynacji zawarte są w dwóch podstawowych aktach prawnych:
  • rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej: rozporządzenie 883/2004), i
  • rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczącym wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.
Przepisy te nie zastępują regulacji państw członkowskich, ale określają zasady służące realizacji czterech podstawowych zasad: podlegania ubezpieczeniom tylko w jednym państwie, sumowania okresów ubezpieczenia, równego traktowania i zachowania praw nabytych oraz w trakcie nabywania. Z perspektywy tego opracowania największe znaczenie ma pierwsza z tych zasad.
Stanowi ona, że w zakresie ubezpieczeń obowiązkowych osoba ubezpieczona podlega ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego, nawet jeżeli wykonuje czynności zawodowe na terytorium więcej niż jednego z nich. Ustalenie właściwego ustawodawstwa następuje na podstawie miejsca wykonywania pracy (tzw. reguła lex loci laboris). W związku z tym, co do zasady, osoba ubezpieczona podlega zabezpieczeniu społecznemu państwa członkowskiego, w którym podejmuje aktywność zawodową, czyli w tym przypadku wykonuje pracę najemną.
Zarówno regulacje UE, jak i przepisy państw członkowskich nie odpowiadają wprost na pytanie, jaki okres wykonywania pracy na terytorium danego państwa powoduje powstanie obowiązku ubezpieczeniowego w tym państwie. Należy zatem przyjąć, że nawet krótkie wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej w innym kraju członkowskim może rodzić konsekwencje na gruncie tamtejszych przepisów o ubezpieczeniu społecznym
Powstanie obowiązku ubezpieczeniowego w innym państwie członkowskim powoduje, że pracodawca powinien zaprzestać płacenia składek ubezpieczeniowych od wynagrodzenia pracownika do ZUS i zarejestrować się jako płatnik składek w systemie innego państwa członkowskiego. Przepisy unijne pozwalają również na zawarcie umowy z pracownikiem, który przejmie obowiązek płacenia składek do systemu ubezpieczeniowego państwa członkowskiego, w którym wykonuje pracę. W tej sytuacji pracodawca będzie zobowiązany jedynie do wyposażenia pracownika w środki umożliwiające wpłacanie części składek finansowanych przez pracodawcę.
Jeżeli pracodawca nie zarejestruje się jako płatnik składek w innym państwie członkowskim ani nie zawrze takiej umowy z pracownikiem, dojdzie do powstania zaległości wobec systemu ubezpieczeniowego drugiego państwa, które trzeba będzie uregulować z odsetkami za zwłokę, narażając się przy tym na dodatkowe sankcje finansowe za naruszenie tamtejszych przepisów. Co prawda niektóre państwa członkowskie nie nakładają kar w przypadku uzyskania zaświadczenia A1 retroaktywnie, lecz jego uzyskanie w przypadku pracy zdalnej nie jest wcale takie proste.

Wyjątki od zasady ogólnej

W niektórych przypadkach w interesie osoby ubezpieczonej dla ustalenia właściwego ustawodawstwa ubezpieczeniowego uzasadnione jest jednak stosowanie kryterium innego niż rzeczywiste miejsce zatrudnienia. W tych przypadkach osoba ubezpieczona mimo wykonywania pracy na terytorium państwa członkowskiego podlega przepisom o zabezpieczeniu społecznym innego państwa członkowskiego.
Do takich przypadków zalicza się:
  • tymczasowe delegowanie pracownika do innego państwa członkowskiego,
  • wykonywanie pracy w dwóch lub w kilku państwach członkowskich, oraz
  • niektóre kategorie pracowników, m.in. urzędnicy służby cywilnej.
Należy podkreślić, że ww. sytuacjach osoba ubezpieczona powinna uzyskać zaświadczenie A1 potwierdzające, iż podlega przepisom o zabezpieczeniu społecznym państwa członkowskiego innego niż państwo, w którym wykonuje pracę. Dodatkowo rozporządzenie 883/2004 przewiduje również możliwość zawarcia porozumienia wyjątkowego przez właściwe władze ubezpieczeniowe dwóch państw członkowskich w przedmiocie właściwej jurysdykcji ubezpieczeniowej dla jednej osoby lub grupy osób. Po jego zawarciu osoba ubezpieczona również otrzymuje zaświadczenie A1.

Delegowanie

W rozumieniu rozporządzeń delegowanym pracownikiem jest osoba, która pracuje jako pracownik najemny na terytorium państwa członkowskiego (w tym przypadku na terytorium Polski) w imieniu pracodawcy normalnie prowadzącego w tym państwie działalność, a także ta, która jest wysłana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego, aby wykonywać tam pracę dla tego pracodawcy. Jeżeli przewidywany okres pracy pracownika delegowanego w innym państwie członkowskim nie przekroczy 24 miesięcy i jeżeli nie został on wysłany w celu zastąpienia innej delegowanej osoby, to pracownik taki może nadal być objęty polskimi ubezpieczeniami społecznymi.
Jednak w przypadku pracy zdalnej pracownik, co do zasady, nie spełnia powyższej definicji pracownika delegowanego, ponieważ nie został wysłany przez pracodawcę do innego państwa członkowskiego. O wysłaniu można byłoby mówić, gdyby pracodawca określił w poleceniu pracy zdalnej, że miejsce jej wykonywania znajduje się na terytorium innego państwa członkowskiego. W osoba wykonująca pracę zdalną w innym państwie członkowskim nie powinna raczej otrzymać zaświadczenia A1 w trybie dla pracowników delegowanych (tzn. na podstawie art. 12 rozporządzenia 883/2004).

Pracownik „wielopaństwowy”

Zastosowanie zasady jednego ustawodawstwa według reguły lex loci labori jest niemożliwe w przypadkach osób normalnie wykonujących pracę w dwóch lub więcej państwach członkowskich. Przez „normalne wykonywanie pracy w dwóch lub więcej państwach członkowskich” należy rozumieć równoczesne lub na zmianę wykonywanie jednej lub kilku odrębnych prac w dwóch lub w kilku państwach członkowskich na rzecz tego samego przedsiębiorstwa lub pracodawcy bądź kilku przedsiębiorstw lub pracodawców.
W przypadku takiego pracownika ustawodawstwo właściwe ustala się przede wszystkim według kryterium jego miejsca zamieszkania. Konieczne jest jednak spełnienie dodatkowego warunku – w państwie członkowskim zamieszkania pracownika musi być wykonywana znaczna część jego pracy. A znaczna część pracy oznacza co najmniej 25 proc. czasu pracy lub pracę, za którą pracownik otrzymuje co najmniej 25 proc. swojego wynagrodzenia.
!Nawet krótkie wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej w innym państwie członkowskim może rodzić konsekwencje na gruncie tamtejszych przepisów o ubezpieczeniu społecznym.
Wydaje się jednak, że pracownik wykonujący pracę zdalną z zagranicy nie jest pracownikiem „wielopaństwowym”. Praca z terytorium innego państwa członkowskiego ma bowiem w jego przypadku charakter wyjątkowy i tymczasowy. Świadczenie pracy z innego kraju nie wynika z rodzaju tej pracy i obowiązków zawodowych pracownika, ale jedynie z przeciwdziałania COVID-19. Stąd też nie są spełnione przesłanki do wydania zaświadczenia A1 w tym trybie dla pracownika wykonującego pracę zdalną z terytorium innego państwa członkowskiego.

Porozumienie wyjątkowe

Artykuł 16 rozporządzenia 883/2004 uprawnia właściwe organy dwóch lub kilku państw członkowskich do zawarcia porozumienia w przedmiocie ustawodawstwa, które będzie mieć zastosowanie dla danej osoby lub grupy osób. Przesłanką zawarcia takiego porozumienia jest interes tych osób.
Jest to procedura wyjątkowa, która może znaleźć zastosowanie do wszystkich innych (niewymienionych powyżej) przypadków wykonywania pracy za granicą, w tym w także pracy zdalnej. Konieczne jest jednak wykazanie, że zawarcie takiego porozumienia – w miejsce zastosowania zasad ustalania właściwego ustawodawstwa określonych w rozporządzeniu 883/2004 – leży w interesie pracownika. Nie powinno to nastręczać poważniejszych trudności, ponieważ co do zasady krótkotrwałe płacenie składek do systemu innego państwa członkowskiego nie jest korzystne z perspektywy wypłaty ewentualnych świadczeń z tego systemu. Jednak w przypadku pracowników będących obywatelami innych państw członkowskich, którzy krótko płacili składki do ZUS przed rozpoczęciem pracy z zagranicy w trybie zdalnym, zawarcie porozumienia może być utrudnione.
Tryb ten jest najwłaściwszą procedurą ubiegania się o zaświadczenie A1 w przypadku pracowników świadczących pracę zdalną z terytorium innego państwa członkowskiego. Aby uzyskać zaświadczenie w tym trybie, pracodawca lub pracownik powinien złożyć wniosek (druk US-36) do oddziału ZUS w Kielcach. Wówczas oddział ten wystąpi do właściwego organu państwa członkowskiego o wyrażenie zgody na zawarcie porozumienia. Po jej otrzymaniu należy jednak złożyć wniosek o wydanie zaświadczenia A1 (druk US-34), tym razem do oddziału ZUS właściwego dla siedziby wnioskodawcy, załączając do niego pismo, w którym instytucja zagraniczna wyraziła zgodę na zawarcie porozumienia wyjątkowego.
Nie można jednak wykluczyć, że w czasie trwania stanu epidemii ZUS będzie skłonny wydawać zaświadczenia A1 dla pracowników wykonujących pracę zdalną także na podstawie aplikacji składanych w trybach właściwych dla pracowników delegowanych albo „wielopaństwowych”.

Gdy świadczenie nie ma

Zgodnie z ogólną zasadą w państwach członkowskich odpowiedzialność za właściwe regulowanie składek ubezpieczeniowych ponosi pracodawca. Pracownicy mogą sobie w ogóle nie zdawać sprawy z tego, że zmiana państwa wykonywania pracy oznacza jakiekolwiek zmiany w kwestii ich ubezpieczenia społecznego.
Tymczasem pracownik świadczący pracę zdalną z terytorium innego państwa członkowskiego, za którego nie są płacone składki ubezpieczeniowe do tamtejszego systemu i który nie ma zaświadczenia A1 wydanego przez ZUS, ma tam zwykle status osoby nieubezpieczonej. W tej sytuacji nie przysługują mu w tym państwie świadczenia ubezpieczeniowe oraz prawo do korzystania z publicznej opieki zdrowotnej. Oznacza to, że, o ile zaświadczenie A1 nie zostanie w Polsce uzyskane, pracownik taki będzie musiał ponieść koszty swojego leczenia w państwie, w którym świadczy pracę zdalną i może z tego tytułu mieć roszczenie do pracodawcy o zwrot takich kosztów.