W związku z koronawirusem w odniesieniu do części produkcji wprowadziliśmy przestój ekonomiczny. Wielu pracowników ma zaległe urlopy wypoczynkowe, wobec czego zastanawialiśmy się, czy możemy nakazać ich wykorzystanie w zakresie, w jakim pozwala na to prawo? Niektórzy pracownicy pytają też, czy nawet w okresie przestoju powinni złożyć wniosek o urlop, gdyby chcieli skorzystać z wypoczynku w czasie wakacji. A także czy tak samo byłoby w przypadku skorzystania z urlopu na żądanie? Wreszcie, czy tożsame zasady dotyczyłyby sytuacji, gdybyśmy korzystali z przestoju na podstawie kodeksu pracy?
Objęcie pracowników przestojem na podstawie art. 81 kodeksu pracy bądź przestojem ekonomicznym na podstawie art. 15g ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, nie ogranicza prawa pracowników do skorzystania z urlopu wypoczynkowego. Dotyczy to również tzw. urlopu na żądanie.
Kiedy ustalamy i w jakiej formie
Zgodnie z kodeksem pracy termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego uzgadniają wspólnie pracownik i pracodawca. Co do zasady powinien on zostać ustalony w planie urlopów. Jeżeli natomiast u danego pracodawcy takiego planu się nie sporządza, wówczas termin wykorzystania urlopu wypoczynkowego powinien zostać ustalony po porozumieniu z pracownikiem. Wyjątkiem od tej zasady jest skorzystanie przez pracownika z prawa do urlopu na żądanie. Wówczas może on złożyć wniosek o udzielenie urlopu nawet w dniu, w którym chciałby z niego skorzystać – najpóźniej do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy według obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy. Choć pracownik nie musi ustalać z pracodawcą terminu urlopu na żądanie, ten drugi w wyjątkowych sytuacjach może odmówić jego udzielenia. Jak uznał Sąd Najwyższy, może to mieć miejsce ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w okresie określonym w żądaniu udzielenia urlopu (wyrok SN z 7 listopada 2013 r., sygn. SNO 29/13).
Urlop na żądanie jest – co do zasady – wykorzystywany przez pracowników w sytuacjach nagłych, których nie mogą oni przewidzieć. Nasza praktyka pokazuje, że sytuacja epidemiczna w Polsce, w tym zastosowanie przez niektórych pracodawców przestoju czy przestoju ekonomicznego, nie wpłynęła na liczbę wniosków o urlop na żądanie i w dalszym ciągu są one składane przez pracowników wyjątkowo.
Uzgodnienie czy jednostronna decyzja
Co do zasady pracodawca nie może wymuszać na pracownikach tego, aby skorzystali oni z urlopu. Zasada ta nie ulega zmianie również w okresie wprowadzenia przestoju czy przestoju ekonomicznego. Celem urlopu wypoczynkowego jest bowiem odpoczynek i regeneracja sił pracownika. Przestój oraz przestój ekonomiczny stanowi natomiast wstrzymanie pracy zakładu pracy ze względu na okoliczności dotyczące pracodawcy lub niezawinione przez pracownika. Pracodawca może co prawda zaproponować zatrudnionemu wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w wybranym przez siebie terminie, jednak ostateczna decyzja w tym zakresie należy do pracownika.
Odstępstwem od powyższej zasady jest tzw. zaległy urlop wypoczynkowy, przez który należy rozumieć urlop, którego pracownik nie wykorzystał w poprzednim roku i który „przeszedł” na następny rok. Pracownik powinien z niego skorzystać najpóźniej do 30 września następnego roku, a jeżeli to nie nastąpi, pracodawca jest uprawniony do skierowania zatrudnionego na taki urlop, określając samodzielnie jego termin. Możliwość zdecydowania przez pracodawcę o czasie wykorzystania przez pracownika zaległego urlopu wypoczynkowego została ostatnio dodatkowo uregulowana w tarczy antykryzysowej 4.0. Zgodnie z treścią ustawy o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19, zawierającej rozwiązania tarczy antykryzysowej 4.0, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 pracodawca może udzielić pracownikowi w terminie przez siebie wskazanym – bez uzyskania zgody zatrudnionego i z pominięciem planu urlopów – urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez niego w poprzednich latach kalendarzowych w wymiarze do 30 dni. Przepis stanowi również, że pracownik jest obowiązany taki urlop wykorzystać. W mojej ocenie z uprawnienia dotyczącego ustalania terminu zaległego urlopu pracodawca może skorzystać również w odniesieniu do pracowników objętych przestojem lub przestojem ekonomicznym.
Należy przy tym zauważyć, że pracownik przebywający na urlopie nadal jest objęty przestojem ekonomicznym. Jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej dofinansowanie wynagrodzenia ze środków Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przysługuje również za okres przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym (wyjaśnienia zamieszczone na stronie internetowej www.gov.pl). Warto jednak pamiętać, że pracownikowi przebywającemu na urlopie przysługuje tzw. wynagrodzenie urlopowe. Zasady jego obliczania zawiera rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.
W związku z powyższym należy też uznać, że jeśli to sam pracownik występuje z inicjatywą skorzystania z urlopu wypoczynkowego w czasie, gdy w zakładzie pracy jest wprowadzony przestój lub przestój ekonomiczny, powinien złożyć pracodawcy wniosek urlopowy. Dotyczy to również urlopu na żądanie, przy czym w tym przypadku wystarczy ustne zgłoszenie zamiaru skorzystania z tego uprawnienia.
opinie ekspertów
Są różnice w wynagrodzeniach
Izabela Nowacka, ekspert ds. wynagrodzeń
Urlop wypoczynkowy, z finansowego punktu widzenia, jest dla pracownika opcją korzystniejszą niż przestój lub przestój ekonomiczny. Poza wynagrodzeniem zasadniczym, np. w stałej miesięcznej stawce, zachowuje on prawo do uzupełniającego wynagrodzenia urlopowego obliczonego ze zmiennych składników (premie, prowizje) z okresu trzech wstecznych miesięcy. Zatem jest to pełne wynagrodzenie, takie, jakie pracownik by uzyskał, gdyby normalnie pracował.
Jeśli natomiast chodzi o termin wykorzystania tego urlopu, to w przypadku zaległego, udzielanego na podstawie tarczy 4.0, mankament dla pracownika jest taki, że pracodawca może go udzielić bez jego zgody. To oznacza, że o czasie urlopowym zdecyduje pracodawca, nie uzgadniając tego z pracownikiem. Termin tego urlopu może więc zupełnie pracownikowi nie odpowiadać. Nie będzie mógł zgrać terminu wakacji np. z pozostałymi członkami rodziny.
Dla pracodawcy swobodne manewrowanie urlopami w czasie epidemii jest elastyczną formą organizowania pracy. To jedna korzyść. Druga to taka, że pracodawca szybciej i w pierwszej kolejności może „wypchnąć” urlopy zaległe, nie czekając do 30 września, aż będzie zbliżał się ostateczny termin wybrania wakacji z poprzednich lat. Z kolei od strony funduszy urlop jest droższy. Pracodawca musi zapłacić za urlop pełną pensję – nawet jeśli na skutek COVID-19 jego zyski stopniały. Na tej formie więc nie zaoszczędzi.
Z kolei przestój ekonomiczny daje pracodawcy finansowe plusy. Po pierwsze może liczyć na dofinansowanie wynagrodzeń i składek z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych lub Funduszu Pracy (oczywiście po spełnieniu określonych warunków), a po drugie pracodawca może obniżyć wynagrodzenia nawet o 50 proc., zachowując tylko minimalną wysokość. Pracownik nie dość, że otrzyma niższą podstawę, to nie wypracuje dodatkowych, zmiennych składników, które są uzależnione od wyników w pracy lub wystąpienia innych okoliczności związanych wyłącznie ze świadczeniem pracy.
Ponadto może być tak, że przestój ekonomiczny będzie dla pracownika mniej korzystny niż przestój „zwykły” na podstawie art. 81 kodeksu pracy. Przy tym ostatnim przysługuje co prawda tylko stawka osobistego zaszeregowania (bez żadnych innych składników), ale przynajmniej jest to stawka 100 proc. i też z gwarancją podstawy minimalnej.
Czasami decyduje zatrudniający
Anna Borysewicz, adwokat
W świetle art. 152 par. 1 k.p. pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego, którego wymiar zgodnie z art. 154 par. 1 k.p. jest uzależniony od stażu pracy i wynosi: 20 dni – jeżeli podwładny jest zatrudniony krócej niż 10 lat albo 26 dni – gdy etatowiec jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Zgodnie zaś z art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy etatowcowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego na podstawie art. 1672 k.p. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawca może z kolei udzielić pracownikowi – w terminie przez siebie wskazanym, bez uzyskania zgody podwładnego i z pominięciem planu urlopów – urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez podwładnego w poprzednich latach kalendarzowych w wymiarze do 30 dni urlopu, a etatowiec jest zobligowany taki urlop wykorzystać. Zatrudniający może zatem zobowiązać pracownika, by w okresie przestoju ekonomicznego spowodowanego przez koronawirusa wykorzystał zaległy urlop wypoczynkowy. Podwładny musi zaś na to przystać.
W ww. wymiarze urlopu (tj. 20 lub 26 dni), zgodnie z art. 1672 k.p., uwzględnia się także cztery dni urlopu na żądanie, z którego pracownik może skorzystać w dowolnym, wskazanym przez siebie dniu w każdym roku kalendarzowym, o ile zgłosi taki zamiar, w dowolnej formie, najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu.
Co do zasady zatrudniający nie może odmówić udzielenia podwładnemu urlopu na żądanie w terminie wskazanym przez etatowca. Jeżeli zatem nie występują żadne szczególne okoliczności przemawiające za jego nieudzieleniem, wówczas nieuwzględnienie żądania pracownika lub udzielenie omawianego urlopu w innym czasie niż podany przez podwładnego, stanowić będzie wykroczenie pracodawcy przeciwko prawom etatowca zagrożone karą grzywny od 1 tys. zł do 30 tys. zł (art. 282 par. 1 pkt 2 k.p.).
Z żadnego unormowania ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw również nie wynika, aby pracownik, w czasie przestoju ekonomicznego spowodowanego przez koronawirusa, nie mógł skorzystać z urlopu na żądanie. Jest to jednak uzależnione od zgody zatrudniającego. Wykluczone jest bowiem samowolne zdecydowanie o skorzystaniu z tego uprawnienia.
Podstawa prawna
• art. 81, 163 i 1672 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)
• art. 15g i 15gc ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374; ost.zm. Dz.U. poz. 1086)
• art. 77 pkt 16 ustawy z 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1086)
• rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. nr 174, poz. 1353).
