Choć z powodu kryzysu konkursy na stanowiska urzędnicze zostały znacznie ograniczone, są takie, które nie mogą pozostawać nieobsadzone. Dlatego część jednostek w czasie pandemii zdecydowała się na przeprowadzanie niezbędnych naborów w formie zdalnej. To nowość w służbie cywilnej, dotychczas bowiem procedury rekrutacyjne były mocno zbiurokratyzowane. Eksperci podkreślają jednak, że nabór online musi zapewniać równe szanse wszystkim kandydatom.

Bez dyskryminacji

O równym dostępie do służby publicznej stanowi nawet art. 60 konstytucji, a zgodnie z art. 6 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 265) każdy obywatel ma prawo do informacji o wolnych stanowiskach pracy w służbie cywilnej, a nabór jest otwarty oraz konkurencyjny. Wyjątkiem są stanowiska kierownicze, np. dyrektorskie, w przypadku których od czterech lat nie ma obowiązku organizowania konkursów, wystarczy powołanie.

Z kolei w gminach, powiatach czy urzędach miast obowiązek przeprowadzania konkursów dotyczy niemal wszystkich stanowisk – począwszy od tych najniższych w hierarchii, a kończąc na kierowniczych. Tu również otwarty i konkurencyjny nabór gwarantują przepisy, a konkretnie art. 11 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1282). W obu tych pragmatykach służbowych jest szczegółowo opisane, jak i kiedy należy składać dokumenty, a także, w jaki sposób należy informować o wynikach postępowania. Z kolei metody i techniki wyłaniania kandydatów są określane indywidualnie przez poszczególne urzędy. Najczęściej jednak tam, gdzie na jedno stanowisko jest dużo chętnych, organizuje się test wiedzy, a dopiero w późniejszym etapie zaprasza się na rozmowę kwalifikacyjną kandydatów, którzy najlepiej wypadli w pierwszej turze.

Urzędy otwierają się na online

Pandemia i związany z nią kryzys sprawiły, że w wielu urzędach nabory wstrzymano, jednak wraz z odmrażaniem usług niektóre z nich postanowiły przywrócić postępowania konkursowe na te stanowiska, które są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania urzędu. Najczęściej dotyczy to wakatów po osobach, które w ostatnim czasie zdecydowały się odejść na emeryturę.

– U nas zdalnie przeprowadzono trzy nabory. W przypadku stanowisk, które nie wymagają wiedzy specjalistycznej, taka forma poszukiwania pracowników może się przyjąć na stałe w administracji – mówi Robert Barabasz, przewodniczący NSZZ „Solidarność” w Łódzkim Urzędzie Wojewódzkim. – Przepisy nie wskazują, w jakiej formie należy wyłaniać kandydatów. Warto jednak zastanowić się, czy nie należy tego doprecyzować, aby na przyszłość nie dochodziło do paraliżu funkcjonowania administracji państwowej – dodaje.

W Wielkopolskim Urzędzie Wojewódzkim w sposób zdalny wyłoniono kandydatów na stanowisko operatora numeru alarmowego. W Małopolsce – na stanowiska specjalistów. Tamtejszy urząd wojewódzki jest w trakcie procedury naboru, w wyniku której zweryfikowano spełnienie wymogów formalnych i przeprowadzono zdalnie egzamin ustny. W ten sam sposób komisja konkursowa prowadziła rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami.

– Na podstawie dotychczasowych doświadczeń, w zależności od potrzeb i sytuacji zewnętrznej, jesteśmy otwarci na nowe rozwiązania i nie wykluczamy, że w przyszłości będziemy korzystać z tej formy naboru. Zakładamy jednak, że tradycyjna forma będzie dominująca – mówi Paweł Gofron z Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego. Według niego za plus takiego rozwiązania należy uznać to, że bez względu na ograniczenia zewnętrzne można sprawnie przeprowadzić całą procedurę, natomiast pewne trudności mogą sprawiać kwestie techniczne.

Również w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim rozmowy kwalifikacyjne odbywały się w formule wideokonferencji. – W takim trybie udało się wyłonić kilku kandydatów. Ta forma rekrutacji jest obecnie rozwijana – potwierdza Ewa Filipowicz, rzecznik prasowy wojewody mazowieckiego.

W różny sposób do naborów w czasach pandemii podchodzą ministerstwa. Na przykład resort zdrowia zdecydował się na zdalną rozmowę z kandydatami do pracy, a MEN – z zachowaniem reżimu sanitarnego – wybrało tradycyjną formę.

Z sondy DGP wynika, że urzędy decydują się na zdalną formę rekrutacji ze względów bezpieczeństwa, ale upatrują w tym również możliwości pozyskania większej liczby kandydatów niż zwykle. A w służbie cywilnej chętnych do pracy nie ma zbyt wielu. Jeszcze przed dekadą o jedno stanowisko ubiegało się średnio około 35 osób, a w ubiegłym roku było ich zaledwie siedem.

Samorządy idą o krok dalej

Na zdalne poszukiwanie pracowników przestawiają się też samorządy. Co ciekawe, część z nich podejmuje nawet decyzję o przeprowadzeniu przez internet testu wiedzy.

– W najbliższym czasie kandydaci spełniający wymagania przystąpią do rozwiązania testu, który będzie udostępniony w formie zdalnej – informuje Jędrzej Sieliwończyk z gdańskiego magistratu.

Jednak wciąż nie wszyscy samorządowcy są przekonani do rekrutacji online. – Plusy zdalnego naboru to bezpieczeństwo, możliwość przeprowadzenia go niezależnie od miejsca przebywania kandydata. Minusy – w przypadku naszego urzędu należałoby uruchomić możliwość kodowanego wypełniania testów i ogólnodostępne komunikatory do przeprowadzania rozmów, bo dzisiaj stosujemy je tylko do użytku wewnętrznego – mówi Barbara Skrabacz-Matusik, zastępca dyrektora Wydziału Organizacji i Nadzoru Urzędu Miasta Krakowa.

Poza tym – jak przekonuje – osobisty kontakt z kandydatem daje możliwość jego oceny i obserwacji w bardziej naturalnych dla środowiska pracy warunkach.

opinia

Będzie nowelizacja ustawy o służbie cywilnej

Jestem zwolennikiem zdalnego przeprowadzania rekrutacji pracowników, i to nie tylko w obecnej sytuacji. Ograniczenia wywołane pandemią unaoczniły potrzebę rozpowszechnienia elektronicznego naboru, pokazały też, że jest on możliwy.

Trzeba podkreślić, że pomimo nadzwyczajnej sytuacji, jaką jest pandemia, nabory nadal muszą być prowadzone w sposób otwarty, konkurencyjny i rzetelny. Przygotowaliśmy wskazówki, które są dostępne w nowym Serwisie Służby Cywilnej. Ocena możliwości technicznych i zasadności zorganizowania rekrutacji w formule zdalnej zawsze należy do dyrektora generalnego (kierownika) urzędu.

Promowanie elektronicznego naboru to jeden z moich celów na ten rok i najbliższe lata. W sprawozdaniu o stanie służby cywilnej za 2019 r. wskazałem, że musimy odpowiedzieć na oczekiwania rynku pracy. Kandydaci chcą dziś szybko, łatwo i bezpiecznie wysłać aplikację, najlepiej za pomocą intuicyjnego narzędzia informatycznego. Dlatego zamierzamy znacznie unowocześnić bazę ogłoszeń o naborach w służbie cywilnej. Dzięki niej będzie można aplikować i uczestniczyć w naborze bez wychodzenia z domu, zautomatyzować cały proces rekrutacji (w tym ze strony urzędu) i usprawnić komunikację pomiędzy urzędem a kandydatem. Równolegle zamierzamy znowelizować przepisy ustawy o służbie cywilnej tak, aby dokumenty elektroniczne były podstawową formą aplikowania na stanowisko.