Problemem jest rekompensata skróconych odpoczynków dobowych w okresie ośmiu tygodni. Trudno też ustalić spadek obrotów – trzeba go liczyć do daty złożenia wniosku, który w tym przypadku nie występuje
W ustawie z 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 568, dalej: tarcza antykryzysowa) tylko jeden przepis – art. 15zf – dotyczy czasu pracy u ogółu pracodawców. Poza nim są jeszcze dwa odnoszące się do niektórych podmiotów – art. 15x dotyczący zasadniczo obiektów infrastruktury krytycznej oraz art. 15i traktujący o pracy w niedziele w placówkach handlowych.
Jeśli chodzi o powszechne uprawnienia związane z czasem pracy, to obejmują one tylko dwie kwestie – skracanie odpoczynków oraz wprowadzenie równoważnego czasu pracy z wydłużonym do 12 miesięcy okresem rozliczeniowym. Gwoli ścisłości należy dodać, że do tego przepisu sztucznie doklejono jeszcze instytucję porozumienia o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę, która jednak nie będzie przedmiotem szerszej analizy w tym tekście.
Musi być spadek obrotów
Skorzystanie z rozwiązań uelastyczniających czas pracy musi być podyktowane spadkiem obrotów o określonym w przepisie poziomie – co może się zmienić, gdyż w projekcie tarczy 2.0 planowana jest w tym zakresie kolejna zmiana. Na dziś, by skorzystać z ułatwień, niezbędny jest więc spadek obrotów – rozumiany jako spadek sprzedaży towarów lub usług w ujęciu ilościowym lub wartościowym, i ustawa przewiduje w tym zakresie dwa progi: 15 proc. lub 25 proc. W pierwszym przypadku okresem porównawczym są dwa kolejne miesiące z tego roku do analogicznych dwóch miesięcy poprzedniego roku (np. marzec i luty 2020 r. porównywane do marca i lutego 2019 r.), a w drugim przypadku porównywany jest jeden miesiąc dowolnie wskazany – przypadający po 1 stycznia 2020 r. – do miesiąca poprzedniego (np. marzec 2020 r. do lutego 2020 r.). W obydwu przypadkach istnieje także możliwość liczenia miesięcy nie jako miesięcy kalendarzowych i wtedy przyjmuje się za miesiąc 30 kolejno po sobie następujących dni kalendarzowych. Problemem w tym przypadku jest jednak to, że przepis jako datę końcową liczenia owego spadku wskazuje dzień poprzedzający „dzień złożenia wniosku” – tyle że ten ostatni w omawianym przepisie nie występuje. Ustawodawca popełnił więc błąd, przeklejając rozwiązanie z przepisu dotyczącego przestoju ekonomicznego, gdzie składany jest wniosek o dofinansowanie. W przypadku czasu pracy nie składa się żadnego wniosku, a więc trzeba inaczej wyznaczyć dzień, przed którym powinien nastąpić spadek obrotów. I tutaj są dwie możliwości. Przy wprowadzeniu równoważnego czasu pracy i 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego datą początkową może być data zawarcia porozumienia z przedstawicielami załogi. Większy problem dotyczy skracania odpoczynków – w tym przypadku bowiem nie ma żadnego dokumentu pracodawcy (jak np. porozumienie z reprezentacją zatrudnionych), przed wydaniem którego można liczyć termin dwóch miesięcy. Dla bezpieczeństwa pracodawcy słusznym działaniem wydaje się tutaj zakomunikowanie pracownikom, że nastąpi skrócenie odpoczynków i wtedy ta data może być datą, przed którą będziemy wyznaczać dwa miesiące, w trakcie których nastąpił spadek obrotów.
Jak już wspomniano, wprowadzenie równoważnego czasu pracy i 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego wymaga zawarcia porozumienia z przedstawicielami załogi. Jeśli u pracodawcy działają związki zawodowe to mamy trzy możliwości:
- porozumienie z reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych organizacjami, z których każda zrzesza minimum 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy;
- porozumienie z reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych organizacjami, jeśli nie ma organizacji zrzeszającej 5 proc. pracowników;
- porozumienie z zakładową organizacją związkową, jeśli u pracodawcy jest jeden związek zawodowy.
U pracodawców, u których nie działają związki zawodowe, porozumienie zawiera się z przedstawicielami załogi. Jeśli są trudności w przeprowadzeniu wyborów reprezentacji pracowników z powodu COVID-19, to można wybrać przedstawicieli wybranych wcześniej w innym celu przewidzianym w przepisach prawa pracy.
Skracanie odpoczynków
Zgodnie z art. 15zf ust. 1 pkt 1 tarczy antykryzysowej możliwe jest ograniczenie zarówno nieprzerwanego odpoczynku dobowego, jak i tygodniowego – w pierwszym przypadku do ośmiu godzin, a w drugim do 32 godz. obejmujących minimum osiem godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. Przepis ten odwołuje się wprost do art. 132 i 133 kodeksu pracy (dalej: k.p.), a więc nie dotyczy pracowników, których odpoczynek regulują inne ustawy. Przykładowo w wypadku kierowców będzie to art. 14 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1412 ze zm.).
Odpoczynek tygodniowy nie wymaga rekompensaty, a więc udzielone 32 godz. odpoczynku będą prawidłowe, o ile były przesłanki ekonomiczne do jego skrócenia. Jednak w przypadku odpoczynku dobowego istnieje konieczność jego zrównoważenia. Zgodnie bowiem z art. 15f ust. 3 tarczy antykryzysowej pracownikowi przysługuje równoważny okres odpoczynku w wymiarze różnicy między 11 godz. a liczbą godzin krótszego – wykorzystanego realnie przez pracownika – okresu odpoczynku. Co jednak ważne, rekompensata ta nie następuje do końca okresu rozliczeniowego, jak w przypadku skrócenia odpoczynku ze względu na awarię na podstawie art. 132 k.p. W przypadku tarczy antykryzysowej równoważnego okresu odpoczynku pracodawca udziela pracownikowi w okresie nie dłuższym niż osiem tygodni. W tym zakresie więc ustawodawca zdecydował się na całkowicie nowe rozwiązanie i wydaje się ono w praktyce bardzo trudne do dopilnowania. Ze względu bowiem na brak terminu początkowego – wyznaczającego bieg ośmiu tygodni, okres ten będzie trzeba obliczyć odrębnie dla każdego przypadku skrócenia odpoczynku danemu pracownikowi. [przykład 1]
Przepis tarczy posługuje się sformułowaniem analogicznym jak art. 132 k.p., czyli „równoważny okres odpoczynku”. Wydaje się, że powinno być to rozumiane jako obniżenie wymiaru czasu pracy w innym dniu roboczym o odpowiednią liczbę godzin. Zatem przy podstawowym czasie pracy dla pracownika, który będzie pracował na cały etat po osiem godzin, będzie to oznaczało w odniesieniu do przykładu nr 1 krótszą pracę – odpowiednio o jedną, dwie lub trzy godziny. Z prawnego punktu widzenia nie ma także przeciwwskazań, aby skumulować takie równoważne okresy odpoczynku i udzielić pracownikowi całego dnia wolnego od pracy z tego tytułu. [przykład 2]
Przepis dotyczący równoważenia odpoczynku pracownikowi nie odnosi się do kwestii płacowych, lecz się wydaje, że należy przyjąć, że będą to absencje nieobniżające wynagrodzenia. Brak jednak takiego unormowania jest z pewnością słabością nowej regulacji, gdyż zgodnie z art. 80 k.p. wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy przysługuje tylko wtedy, gdy jest przepis gwarantujący wypłatę. W tym przypadku takiego przepisu niestety brakuje.
Równoważny w 12-miesięcznym okresie
Drugą możliwością uelastycznienia czasu pracy jest wprowadzenie równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy – nie więcej jednak niż do 12 godzin – w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 12 miesięcy (art. 15zf ust. 1 pkt 2 tarczy antykryzysowej). Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy jest w takich przypadkach równoważony krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. Jest to więc równoważny czas pracy analogiczny do tego, o którym mowa w art. 135 k.p.
Ułatwieniem w tym zakresie ma być brak przesłanek do spełnienia w zakresie dopuszczalności równoważnego czasu pracy, co należy jednak uznać za nieprzekonujący argument, gdyż art. 135 k.p. posługuje się zwrotem: „jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją”. Przesłanki te są sformułowane tak ogólnie, że w praktyce inspekcja pracy nigdy nie weryfikowała tych kwestii i wszyscy pracodawcy, którzy zdecydowali się na wprowadzenie tego rozwiązania w praktyce, mogli z niego korzystać. [ramka]
W kodeksie inaczej
Porównując rozwiązanie tarczy antykryzysowej do kodeksowego, należy stwierdzić, że analogiczne zmiany można wprowadzić na podstawie k.p., a różnice będą następujące:
• działania podejmowane na podstawie tarczy wymagają spadku obrotów o odpowiednim poziomie, a w przypadku procedury kodeksowej nie ma formalnych przesłanek w tym zakresie;
• wprowadzając system równoważny na podstawie k.p., należałoby zmienić regulamin pracy (obwieszczenie, układ zbiorowy pracy) i niezależnie od tego zawrzeć porozumienie z przedstawicielami załogi, wydłużając okres rozliczeniowy do 12 miesięcy (zgodnie z art. 150 k.p.). W przypadku tarczy możliwe jest to w jednym porozumieniu zawartym z przedstawicielami załogi, a więc procedura jest prostsza;
• kodeksowy tryb w przypadku zmiany w regulaminie pracy wymaga ogłoszenia załodze, przy czym zmiany można wprowadzić dopiero po dwóch tygodniach od ogłoszenia. Porozumienie z tarczy antykryzysowej może wejść w życie z dnia na dzień;
• korzystając z porozumienia z tarczy antykryzysowej u pracodawcy, który jest objętym układem zbiorowym pracy, możliwe jest jednoczesne niestosowanie wynikających układów zbiorowych pracy (ponadzakładowego oraz zakładowego) warunków umów o pracę i innych aktów stanowiących podstawę nawiązani stosunku pracy.
Tarcza antykryzysowa milczy na temat daty wprowadzenia 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego, a więc może on być wprowadzony w dowolnej dacie, także w trakcie miesiąca kalendarzowego. W praktyce jednak takie działanie znacznie skomplikuje rozliczanie czasu pracy i proces zarządzania nim w organizacji, dlatego słuszne wydaje się wprowadzenie takiego rozwiązania od 1 maja 2020 r., aby okres obejmował pełne miesiące kalendarzowe.
Uwaga! W praktyce przyjmuje się, że wydłużenie okresu rozliczeniowego nie może się odbyć bez zamknięcia dotychczasowego okresu rozliczeniowego i rozliczenia czasu pracy na taki dzień, co może oznaczać powstanie nadgodzin. W procesie takim stosuje się przez analogię art. 1516 k.p. dotyczący zwolnienia pracownika z pracy w trakcie okresu rozliczeniowego. [przykład 3]
przykład 1
Zawsze osobno
Pracownik miał skrócony odpoczynek w dniach 3, 7 i 10 kwietnia 2020 r. W pierwszym przypadku wykorzystał 10 godz. odpoczynku, w drugim dziewięć, a w trzecim osiem. Równoważny okres odpoczynku w wysokości jednej godziny musi być oddany do 29 maja 2020 r. (osiem tygodni liczonych od 3 kwietnia), dwie godziny odpoczynku równoważnego – do 2 czerwca 2020 r. (osiem tygodni liczonych od 7 kwietnia), zaś trzy godziny – do 5 czerwca 2020 r. (osiem tygodni liczone od 10 kwietnia).
przykład 2
Cały dzień wolny
Pracownik w tygodniu przedświątecznym ze względu na nieobecności w pracy wielu innych pracowników działu korzystał z odpoczynku skróconego przez cztery dni, mając pomiędzy kolejnymi dniami pracy przerwy trwające jedynie dziewięć godzin. W każdym z dni jego odpoczynek został więc skrócony o dwie godziny, a więc w sumie powinien otrzymać równoważny okres odpoczynku w wymiarze ośmiu godzin. Pracodawca przystał na propozycję pracownika, aby nastąpiło to we wtorek po Świętach Wielkanocnych.
przykład 3
Powstaną nadgodziny
Pracodawca stosujący trzymiesięczne okresy rozliczeniowe czasu pracy pokrywające się z kwartałami w roku kalendarzowym od 1 maja 2020 r. zdecydował się na wprowadzenie systemu równoważnego z wydłużeniem okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy. Mając to na uwadze, musiał potraktować kwiecień jako skrócony okres rozliczeniowy i dokonać rozliczenia czasu pracy, biorąc pod uwagę wymiar 168 godzin w kwietniu. W miesiącu tym pracownik miał zaplanowaną pracę w wymiarze 176 godzin, a więc powstanie osiem nadgodzin średniotygodniowych, za które pracownik nabędzie prawo do wynagrodzenia ze 100-procentowym dodatkiem.
