Jeśli powyższe zagrożenie wiąże się z decyzjami podejmowanymi na danym stanowisku pracy, pracodawca może weryfikować kryminalną przeszłość osoby na nim zatrudnionej. Prawo do tego mają nie tylko banki czy ubezpieczyciele, lecz także np. podmioty świadczące usługi outsourcingu bankowego.
Kodeks pracy nie dopuszcza żądania od każdego kandydata czy pracownika danych dotyczących jego niekaralności. Regulacja ta zawiera jednak pewną furtkę otwierającą możliwość żądania od pracownika podania pewnych danych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Należy więc zastanowić się, czy istnieją inne przepisy pozwalające na weryfikację kryminalnej przeszłości kandydata do pracy lub pracownika.

Ciekawość i jej skutki

Pracodawcy są zainteresowani sprawdzaniem, czy zatrudnione przez nich osoby były karane. Informacje o ich kłopotach z prawem mogłyby stanowić jedno z kryteriów oceny stopnia zaufania do kandydata czy pracownika i wpływać na chęć do jego (dalszego) zatrudniania. Zainteresowanie posiadaniem takiej wiedzy zwykle jest związane z koniecznością ochrony interesów firmy czy umownymi wymogami kontrahentów pracodawcy. Wymagania dotyczące niekaralności zatrudnianych osób stawiają często zagraniczne firmy. Jeszcze inni pracodawcy po prostu podążają za istniejącą, niekoniecznie zgodną z prawem, praktyką czy po prostu niezdrową ciekawością.
Zgodnie z polskim prawem możliwości weryfikacji informacji o kandydacie przed rozpoczęciem zatrudnienia i o pracowniku w trakcie trwania stosunku pracy są dość ograniczone, a nie wszyscy zdają się o tym pamiętać. Dla przypomnienia: pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych wymienionych w art. 221 k.p., tj.: imienia (imion) i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i informacji o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Przy czym weryfikacja informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia dozwolona jest wyłącznie, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Gdy dana osoba zostanie naszym pracownikiem, można żądać od niej podania dodatkowo takich danych osobowych jak adres zamieszkania, numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość (np. w przypadku obcokrajowców, którzy nie mają numeru PESEL). Pracodawca może też przetwarzać inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. w celu złożenia wniosku o przyznanie świadczeń z ubezpieczenia społecznego lub z funduszu socjalnego u pracodawcy). Pracodawca może także zażądać od pracownika informacji o wykształceniu i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania na etapie rekrutacji, czy informacji o numerze rachunku bankowego do celów zapłaty wynagrodzenia, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Informacje z KRK

Pracodawca może pozyskać dane z Krajowego Rejestru Karnego, lecz wyłącznie w zakresie koniecznym do zatrudnienia osoby, od której prawnie wymagana jest niekaralność i pełna zdolność do czynności prawnych, a także w zakresie niezbędnym do ustalenia, czy osoba może zajmować określone stanowisko, wykonywać dany zawód lub prowadzić działalność gospodarczą. Prawo to może wynikać z określonych przepisów branżowych lub – od niedawna – z ustawy o zasadach pozyskiwania informacji o niekaralności osób ubiegających się o zatrudnienie i osób zatrudnionych w podmiotach sektora finansowego (dalej: ustawa).
Do 27 czerwca 2018 r. możliwości weryfikacji istnienia kryminalnej kartoteki pracownika były ograniczone do szczególnych branż czy zawodów, np. pracowników służby cywilnej, nauczycieli, pracowników ochrony czy niektórych pracowników instytucji finansowych. Sytuację zmieniła ustawa, która określiła zasady pozyskiwania informacji o niekaralności kandydatów do pracy oraz osób już zatrudnionych na terytorium Polski na niektórych stanowiskach w podmiotach sektora finansowego.

Nie każdy pracodawca…

W ustawie wymieniono bardzo szczegółowo prawie 100 rodzajów podmiotów nią objętych. W wykazie uwzględniono takie instytucje finansowe, jak banki, instytucje ubezpieczeniowe, fundusze inwestycyjne, podmioty świadczące usługi płatnicze (np. agenci rozliczeniowi, biura usług płatniczych, instytucje pieniądza elektronicznego, wydawcy instrumentów płatniczych), fundusze emerytalne, podmioty uczestniczące w obrocie instrumentami finansowymi, firmy leasingowe, a także podmioty świadczące niektóre usługi na rzecz wyżej wymienionych instytucji.
O ile identyfikacja części z nich jest oczywista – np. łatwo można ustalić, że aplikuje się czy pracuje w banku, domu maklerskim, funduszu inwestycyjnym czy firmie ubezpieczeniowej – o tyle warte uwagi są te zapisy ustawy, które dotyczą podmiotów świadczących usługi dla instytucji sektora finansowego.
Jednym z przykładów są podmioty świadczące usługi tzw. outsourcingu bankowego. Zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 2357, dalej: prawo bankowe) bank może powierzyć, na mocy umowy, wykonywanie określonych czynności bankowych przedsiębiorcy mającemu siedzibę na terytorium państwa członkowskiego UE. W takim przypadku przedsiębiorca świadczący usługi w tym zakresie dla banku również jest podmiotem sektora finansowego w rozumieniu ustawy i może korzystać z uprawnień nią przewidzianych, czyli pozyskiwać informacje o niekaralności. Powołany artykuł prawa bankowego stanowi, że bank może powierzyć przedsiębiorcy lub przedsiębiorcy zagranicznemu działającemu w imieniu i na rzecz banku pośrednictwo w zakresie pewnych typowych czynności bankowych i czynności pomocniczych związanych z czynnościami bankowymi. Przykładowo mogą to być takie czynności, jak:
  • zawieranie i zmiana umów rachunków bankowych,
  • zawieranie i zmiana umów kredytów i pożyczek pieniężnych udzielanych osobom fizycznym, mikroprzedsiębiorcom czy małym przedsiębiorcom,
  • zawieranie i zmiana umów o kartę płatniczą, których stroną jest konsument, mikroprzedsiębiorca czy mały przedsiębiorca,
  • przyjmowanie wpłat,
  • dokonywanie wypłat związanych z prowadzeniem rachunków bankowych przez ten bank,
  • przyjmowanie wpłat na rachunki bankowe prowadzone przez inne banki,
  • windykacja należności banku.
Podobnie pracodawca będzie musiał podjąć pewne czynności ustalające, aby stwierdzić, czy może on skorzystać z uprawnień i obowiązków z ustawy jako podmiot świadczący usługi na rzecz podmiotów sektora finansowego, a jeżeli tak, to wobec których kandydatów lub pracowników. W tym bowiem przypadku ustawę stosuje się wyłącznie do tych kandydatów czy pracowników, którzy są zatrudniani u takiego usługodawcy na stanowiskach związanych ze świadczeniem usług na rzecz podmiotów sektora finansowego, jeżeli świadczenie tych usług jest związane z działalnością tych podmiotów uregulowaną w przepisach ustaw (np. działalnością leasingową, bankową, ubezpieczeniową). Dla przykładu firma sprzątająca placówki bankowe nie będzie mogła skorzystać z uprawnień tutaj przewidzianych, ponieważ co prawda świadczy dla banku usługi, ale nie te związane z działalnością bankową opisaną w prawie bankowym.
Podobną analizę będą musiały przeprowadzić firmy, które świadczą usługi na rzecz firm z siedzibą poza UE (lecz na terytorium państw należących do Światowej Organizacji Handlu) prowadzących działalność na rynku finansowym i uprawnionych, zgodnie z prawem państwa, w którym mają siedzibę, do prowadzenia takiej działalności. Uprawnienie to powstanie tylko wtedy, gdy usługi świadczone przez polską firmę są związane z przedmiotem podstawowej działalności tych zagranicznych firm. Podobnie jak w poprzednim przypadku przepisy ustawy zastosuje się wyłącznie do tych kandydatów i pracowników takich usługodawców, którzy są zatrudniani czy pracują na stanowiskach związanych ze świadczeniem usług na rzecz takich zagranicznych podmiotów działających na rynku finansowym. W grupie tych usługodawców mogą znaleźć się centra usług wspólnych świadczące usługi dla grup składających się z banków, firm inwestycyjnych czy zakładów ubezpieczeń.

…i pracownik

Zakwalifikowanie pracodawcy jako podmiotu sektora finansowego nie oznacza jeszcze, że może on badać karalność każdego ze swoich kandydatów do pracy czy pracowników. Taki pracodawca może żądać podania informacji dotyczących wydanych wobec kandydata prawomocnych wyroków skazujących za określone przestępstwa wymienione w ustawie (i tylko za takie przestępstwa opisane w 48 aktach prawnych wymienionych przez ustawę) od osoby ubiegającej się w Polsce o zatrudnienie na stanowisku związanym z zarządzaniem majątkiem takiego pracodawcy lub osoby trzeciej, dostępem do informacji prawnie chronionych oraz podejmowaniem decyzji obarczonych wysokim ryzykiem utraty przez takiego pracodawcę lub osobę trzecią majątku lub wysokim ryzykiem powstania innej poważnej szkody poniesionej przez pracodawcę lub osobę trzecią.
Ustawa nie wprowadza katalogu stanowisk pracy, na których dopuszczalne jest żądanie podania informacji w zakresie karalności, pozostawiając tę kwestię racjonalnej ocenie pracodawcy. Jest to słuszne rozwiązanie, bowiem stworzenie pełnego katalogu stanowisk objętych regulacją jest niemożliwe ze względu na różnorodność podmiotów sektora finansowego, wielość modeli organizacji wewnętrznej skutkującą zróżnicowaniem zakresu i dostępu do informacji, poziomem ryzyka, czy wreszcie różnym nazewnictwem stanowisk. Słusznie zdecydowano się więc na opisowe wskazanie stanowisk (przez określenie charakteru zadań na nich realizowanych).
W przypadku osób już zatrudnionych na stanowiskach spełniających powyższe kryteria informacji takich można żądać nie częściej niż raz na 12 miesięcy lub każdorazowo (ad hoc), gdy pracodawca poweźmie uzasadnione podejrzenie, że osoba ta została skazana za przestępstwo wymienione w ustawie lub zamierza powierzyć tej osobie pracę na stanowisku wymienionym w ustawie, a osoba ta wyraziła zgodę na powierzenie jej pracy na tym stanowisku.

Zgoda zatrudnionego

Wobec dosyć skomplikowanych zasad ustalania, czy pracodawca może skorzystać z uprawnień do badania karalności kandydatów/pracowników na podstawie omawianej ustawy, może rodzić się pokusa do skorzystania z innej ścieżki, tj. uzyskania zgody pracownika na takie sprawdzenie jego karalności.
Zgodnie z polskim kodeksem pracy pracodawca nie może pozyskiwać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie żadnych innych informacji oprócz danych, o których wyraźnie mowa w kodeksie pracy i ustawach szczególnych. W celu pozyskania i przetwarzania wszelkich dodatkowych danych pracodawca musi uzyskać zgodę pracownika (lub osoby ubiegającej się o zatrudnienie). Przedmiotowa zgoda musi zostać wyrażona dobrowolnie, konkretnie, świadomie i wyraźnie. Dotyczy to zarówno danych osobowych podanych przez pracownika lub kandydata do pracy na żądanie pracodawcy lub z inicjatywy pracownika/kandydata.
W tym zakresie należy odwołać się do RODO, które stanowi, że zgoda nie może stanowić podstawy przetwarzania danych wymienionych w art. 10 RODO (tj. danych dotyczących skazujących wyroków karnych i popełnionych przestępstw), o ile nie jest to wyraźnie dozwolone przepisami prawa (np. ustawą).
Zatem jeśli pracodawca nie spełnia wymogów do uznania go za instytucję sektora finansowego w rozumieniu ustawy (ani innych ustaw szczególnych przewidujących wymóg sprawdzania karalności), wówczas zgoda pracownika nie może stanowić podstawy przetwarzania danych dotyczących karalności i pracodawca nie może pozyskiwać informacji ani z oświadczenia pracownika, ani z urzędowych dokumentów wydanych przez Krajowy Rejestr Karny.

Cel: bezpieczeństwo i stabilność systemu

Ustawa stanowi ważny krok w kierunku zapewnienia konkurencyjności polskim firmom outsourcingowym czy świadczącym usługi wspólne na rynku międzynarodowym, od których zagraniczni kontrahenci z sektora finansowego wymagają potwierdzenia niekaralności osób wykonujących prace na ich rzecz. Sprzyja też zapewnieniu bezpieczeństwa i stabilności systemu finansowego, a tym samym również ochronie finansów konsumentów. Możliwość jej zastosowania do konkretnego kandydata czy pracownika nie zawsze jest oczywista, lecz na pewno poszerza ona znacząco krąg osób poddawanych takiemu sprawdzeniu. Dokonując oceny, zawsze należy pamiętać o przepisach dotyczących ochrony danych osobowych oraz celu zbierania i przetwarzania danych o karalności na mocy ustawy, tj. wyłącznie w celu umożliwienia podmiotowi sektora finansowego prowadzenia polityki zatrudnienia pozwalającej na zmniejszenie ryzyk związanych z utratą mienia lub bezprawnym ujawnieniem informacji prawnie chronionych, lub wyrządzeniem innej znacznej szkody czy to pracodawcy, czy osobom trzecim.