Pracodawca zatrudniający pracowników delegowanych może odliczyć diety za ich pobyt za granicą. Ale jeśli ich przychód będzie niższy od przeciętnego wynagrodzenia w Polsce, płatnik musi go podwyższyć do takiej kwoty.
13 listopada 2018 r. do ZUS wpłynął wniosek o wydanie indywidualnej interpretacji złożony przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność usługową w Polsce i w Niemczech polegającą na wykonywaniu prac magazynowych w firmach współpracujących. W zależności od umów z zagranicznymi kontrahentami polska firma występuje jako agencja pracy tymczasowej albo wykonuje prace w ramach umów o świadczenie usług. Pracownicy delegowani są zatrudnieni na stanowiskach magazynierów na podstawie umów o pracę. Osoba wyjeżdżająca za granicę ma zagwarantowane w umowie, że wynagrodzenie otrzymuje w euro w minimalnej stawce obowiązującej w kraju delegowania (także na podstawie układów zbiorowych pracy). Pracodawca za takie osoby płaci składki w Polsce po wcześniejszym uzyskaniu z ZUS zaświadczenia A1. Część zatrudnionych pracuje jednocześnie także na terenie Polski, otrzymując za to wynagrodzenie w złotówkach.
Przedsiębiorca miał wątpliwości, czy w przypadku tych osób może skorzystać z par. 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.). Zgodnie z tym przepisem, jeśli przychód pracowników zatrudnionych poza granicami jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie w Polsce, możliwe jest odliczenie diet za każdy dzień pracy oraz innych należności związanych z podróżą służbową. Końcowy przychód stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być jednak niższy od przeciętnego wynagrodzenia. Powodem niepokoju przedsiębiorcy było także to, że część pracowników otrzymywało wynagrodzenie w Polsce.
ZUS, odpowiadając na wątpliwości, zgodził się ze stanowiskiem przedsiębiorcy, że może on korzystać z możliwości wyliczania składek na preferencyjnych zasadach. Co to oznacza? Jeśli przychód pracownika delegowanego z tytułu pracy będzie wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, zatrudniający ma prawo odjąć od niego równowartość diet za każdy dzień pobytu np. w Niemczech. Jeżeli po tej operacji kwota do oskładkowania będzie mniejsza niż przeciętne wynagrodzenie obowiązujące w Polsce, pracodawca musi je podwyższyć do tej kwoty. I od niej właśnie musi zapłacić składki.
Jeśli przychód pracownika w danym miesiącu będzie niższy niż przeciętne wynagrodzenie, podstawą będzie faktycznie uzyskana kwota. Wówczas nie ma mowy o odliczaniu diet i kosztów delegacji.
W miesiącach, kiedy pracownicy nie otrzymują wynagrodzenia, podstawa wymiaru składek wyniesie zero. Pracodawca wyjaśnił, że brak wynagrodzenia w niektórych miesiącach wynika z tego, że pensja faktycznie była wypłacona wcześniej w podwójnej wysokości.
ZUS po zbadaniu sprawy uznał stanowisko pracodawcy za prawidłowe. Przywołane rozporządzenie w brzmieniu obowiązującym od 1 października 2016 r. umożliwia bowiem odliczenie diet zagranicznych od przychodu pod warunkiem, że przychód do oskładkowania nie będzie niższy od przeciętnego wynagrodzenia.
Podstawa prawna
Decyzja nr WPI /100000/43/ 1256/ 2018 oddziału ZUS w Gdańsku z 9 stycznia 2019 r.