Nadeszła era wielozadaniowych pracowników. "To nie jest umiejętność, dzięki której zarobi się więcej" [WYWIAD]

Pracodawcy chcą pracowników mobilnych, kreatywnych, otwartych i doskonale wykonujących swoje obowiązki. Ostatnio bardzo popularnym wymogiem stawianych przed kandydatami jest także wielozadaniowość. Co tak naprawdę oznacza praca na stanowisku „wielozadaniowy”?

Na takim stanowisku pracodawca oczekuje elastyczności, gotowości do podejmowania się różnych zadań w szybko zmieniającym się środowisku. Często bowiem zmieniający się model działania firm wymaga, by nie zamykać się tylko w jednym obszarze. Warto, by np. humanista rozwijał umiejętności analityczne, a umysł ścisły kompetencje miękkie, społeczne. Z kolei specjaliści z branży IT, oprócz wiedzy technicznej, coraz częściej muszą dbać o relacje z klientem.

Czy wielozadaniowość to tylko trend? Czy faktycznie liczba obowiązków nakładanych na pracowników stale się zwiększa?

Liczba i stopień skomplikowania obowiązków, które przeciętny specjalista musi dziś wykonywać są porównywalne do obowiązków menedżerów jeszcze kilkanaście lat temu.
W tym czasie pojawiły się m.in. mobilne aplikacje, smartfony, media społecznościowe. Zaawansowane technologie i tym samym coraz bardziej złożone produkty pojawiające się na rynku mają ogromny wpływ na rosnące wymagania pracodawców wobec kandydatów.

Dziś jeden specjalista posiada znaczniej więcej umiejętności i celów do zrealizowania. Przykładowo pracownik banku w dziale obsługi klienta musi m.in. realizować transakcje finansowe, wykonywać plany sprzedażowe, znać dobrze język angielski i w związku z rozwojem bankowości internetowej obsługiwać m.in. nowoczesne kanały kontaktu z klientem.

Nowe formy przekazu danych i komunikowania się wymagają coraz lepszej organizacji czasu, większej podzielności uwagi i wykonywania wielu bardzo zróżnicowanych obowiązków.
Z badań McKinsey Global Institute Study wynika, że aż 28% swojego czasu pracy w tygodniu poświęcamy na sprawdzanie e-maili. Odpisywanie na sms-y jest jeszcze bardziej czasochłonne. Są to jednak podstawowe czynności. Inne amerykańskie badania pokazują, że przeciętny, tygodniowy czas pracy (czyli ok. 40 godzin) pracownicy przeznaczają głównie na nadrabianie zaległości i bieżące obowiązki, co nie pozwala im na progres w pracy.

Jak zatem podczas rozmowy kwalifikacyjnej udowodnić, że jest się osobą wielozadaniową?

Kiedy podczas rozmowy kwalifikacyjnej padnie pytanie o typowy dzień pracy warto podzielić go na części. Należy wskazać poszczególne zadania i jasno zaprezentować, że działa się według jakiegoś planu, w sposób kontrolowany, nie zaś chaotycznie. Naszym celem powinno być udowodnienie, że duża liczba różnorodnych obowiązków nie działa na nas destrukcyjnie.

Czy jednak sama wielozadaniowość przekłada się na efektywność pracownika? Przecież nadmierne nagromadzenie różnych zadań i obowiązków będzie skutkowało ich powierzchownym, niekoniecznie prawidłowym zrealizowaniem. Nie wypłynie to również dobrze na kondycję psychiczną pracownika.

Wielozadaniowość, czyli umiejętność agregacji obowiązków i przechodzenia z jednego zadania na drugie, jest często mylona z podzielnością uwagi. Warto rozróżnić te dwa zjawiska. Wielozadaniowość wiąże się z umiejętnością selekcji zadań, doskonałym planowaniem i utrzymywaniem koncentracji na wykonywaniu jednego zadania do czasu jego zakończenia, a następnie podjęciem się kolejnej czynności. Podzielność uwagi wiąże się natomiast z wykonywaniem co najmniej dwóch zadań jednocześnie.

Podczas wielu badań okazywało się jednak, że osoby, które uważały się za wielozadaniowe, pracują wolniej. Jeśli zbyt często przeskakiwały one z jednego zadania na drugie, przez co traciły więcej czasu na sfinalizowanie wybranego zadania. Popełniały również więcej błędów.

Być stać się pracownikiem wielozdaniowym trzeba opanować m.in. umiejętność odróżniania zadań ważnych od mniej istotnych oraz doskonałego planowania swojej pracy. W niektórych przypadkach wymagania pracodawców bywają jednak wygórowane, co często przekłada się na problemy ze znalezieniem odpowiednich kandydatów lub wypaleniem zawodowym pracownika.

Czy umiejętność agregacji zadań może zadziałać stać się minusem pracownika? Jestem sobie w stanie wyobrazić stanowiska pracy, gdzie przez 8 godzin skupiamy się tylko na jednym, konkretnym zadaniu.

Jeśli pracownik jest wielozadaniowy, lubi taki styl działania, w pracy bardziej „monotematycznej” może się szybko poczuć znudzony i wypalony. Taki pracownik nie będzie efektywny.

Kto lepiej sobie radzi z wielozadaniowością: kobiety czy mężczyźni? A może taki styl działania jest do opanowania przez każdego?

Wiele badań naukowych pokazuje, że kobiety znacznie lepiej radzą sobie z wielozadaniowością. Jest to związane z faktem, że najczęściej muszą łączyć bardzo różne role. Trening czyni mistrza. Kobiety w związku z byciem m.in. matką, żoną, córką, menedżerką mają więcej okazji, by nabyć tę umiejętność. Na rynku jest jednak wiele szkoleń z zakresu tzw. personal management, które uczą nas jak zarządzać sobą, swoim czasem i realizować wyznaczone cele.

Naukowcy twierdzą, że niewielka część populacji, tylko 2%, to naturalnie wielozadaniowi. Pozostali muszą nabyć tę umiejętność. Predyspozycje, by szybciej stać się wielozadaniowym może mieć pokolenie tzw. digital natives, wyrastających w erze Internetu, multimediów. To generacja przyzwyczajona do wielu różnych bodźców. Badania Stanford University robione w 2009 roku pokazywały, że wielozadaniowi studenci są mniej efektywni. Jednak badania z 2014 roku realizowane przez grupę uczniów z Portland wśród nastolatków pokazują, że jest coraz większa grupa osób, dla których wykonywanie pracy domowej przy muzyce i korzystaniu z mobilnych urządzeń, może być stymulujące i poprawiające ich wyniki pracy. Być może okaże się, że to pokolenie, dzięki tak dużej podzielności uwagi, będzie tym, które łatwiej opanuje wielozadaniowość w pracy.

Jak przedstawiają się zarobki osób, które zatrudniane są na „wielozadaniowych stanowiskach”?

Wielozadaniowość nie jest umiejętnością, którą pracownik doda do CV i dostanie za nią dodatkowe wynagrodzenie. Praktyka, okres próbny pokazują na ile osoba uważająca się za wielozadaniową jest w stanie radzić sobie z rosnącą listą obowiązków. Dobry pracownik, który sprawdza się na takim stanowisku w większości przypadków może liczyć na premie czy wzrost wynagrodzenia i inne benefity. To indywidualny wybór pracodawcy.

A jakie ryzyko może ponieść pracodawca oferujący wielozdaniowe stanowiska?

Pracodawcy decydując się na tworzenie stanowisk wielozadaniowych i tym samym licząc na oszczędności powinni uwzględnić także straty jakie może przynieść pracownik mający wiele różnych obowiązków. Tak jak wspominałam, często praca takich osób jest mniej efektywna i wolniejsza. Może także powodować częste rotacje pracowników w związku z wypaleniem czy nieradzeniem sobie z taką rolą. Z drugiej strony coraz więcej młodych kandydatów potrzebuje wielu wyzwań i łączenia różnych obowiązków, co daje im poczucie sensu i rozwoju. Wkrótce to pokolenie, Y i Z, będzie stanowić większość na rynku pracy.

Dla jednych wielozadaniowość i nadmiar bodźców może być balastem i czynnikiem wypalającym lub zmniejszającym produktywność, dla innych z kolei ciekawym wyzwaniem, które działa mobilizująco.