Wydatki na imprezy zorganizowane przez firmy dla pracowników ewidencjonuje się w księgach rachunkowych na koncie 460 – Pozostałe koszty rodzajowe.
Firmy, które będą organizować imprezy mikołajkowe dla pracowników, wydatki poniesione z tego tytułu muszą zaksięgować na koncie 460 – Pozostałe koszty rodzajowe. Dotyczy to zarówno przypadków, gdy wydarzenie organizowane jest we własnym zakresie, jak i zlecane zewnętrznej firmie.

Integracja

Poniesione koszty można ująć w księgach rachunkowych zapisem:

wartość brutto: strona Wn konta 300 – Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 202 – Rozrachunki z dostawcami, VAT naliczony: strona Wn konta 225 – Rozliczenie VAT naliczonego, strona Ma konta 300 – Rozliczenie zakupu, wartość netto: strona Wn konta 460 – Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta 300 – Rozliczenie zakupu.

Spotkania mikołajkowe organizowane dla pracowników mieszczą się w pojęciu imprez integracyjnych. Mają bowiem na celu m.in. zintegrowanie pracowników i polepszenie relacji między nimi.
Jednak kwestia rozliczania PIT w tych przypadkach od uczestnictwa w takich wydarzeniach nadal nie jest rozstrzygnięta. Sprawą ma się zająć Trybunał Konstytucyjny.
Sędziowie Naczelnego Sądu Administracyjnego, którzy mają podjąć uchwałę (m.in. na wniosek rzecznika praw obywatelskich) odnośnie do imprez uznali, że zanim wyrażą swój pogląd, muszą zapoznać się właśnie z oceną trybunału.
Rozstrzygnięcie jest o tyle ważne, że przez lata sądy administracyjne, w tym sam NSA, różnie interpretowały przepisy i raz orzekały na korzyść podatników, a innym razem na korzyść fiskusa.
Przypomnijmy też, że według ministra finansów zakład pracy musi koniecznie odprowadzać zaliczki na PIT i uwzględnić to w PIT-11 wystawianym dla zatrudnionych. Danina powinna zostać obliczona od przychodu pracowników ustalonego przez podzielenie łącznej ceny, jaką zapłacił pracodawca, przez liczbę osób, którym zagwarantowano możliwość uczestnictwa w imprezie.

Podarunki od pracodawcy

Jeżeli pracodawca chce wręczyć pracownikom prezenty mikołajkowe, to może je zakupić ze środków obrotowych. Wydatek odnosi się wówczas w koszty operacyjne na konto 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia. O ile kwestia opodatkowania imprez jest sporna, to w tym przypadku nie ma wątpliwości, że pracodawca musi zaewidencjonować zarówno podatek dochodowy, jak i składki z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczeń zdrowotnych.
I w tym przypadku tę część obciążeń, którą opłaca pracownik, można ująć zapisem: strona Wn konta 231 – Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 220 – Rozrachunki publicznoprawne. Z kolei te, które pokrywa pracodawca zapisuje się: strona Wn konta 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 220 – Rozrachunki publicznoprawne.
Z kolei otrzymywane przez pracowników świadczenia rzeczowe i pieniężne sfinansowane przez pracodawcę ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie podlegają opodatkowaniu PIT do limitu 380 zł rocznie. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.). Przy tym ze zwolnienia od podatku wyłączone są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Od świadczeń z ZFŚS bez względu na ich wysokość nie odprowadza się w tym przypadku składek ZUS. Takie zasady wynikają z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.) oraz art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Ewidencja zakupu

W takiej sytuacji ewidencja księgowa będzie przebiegała następująco:
1. Zakup prezentów: strona Wn konta 300 – Rozliczenie zakupu, strona Ma konta 202 – Rozrachunki z dostawcami,
2. Zapłata bezpośrednio z rachunku bankowego ZFŚS: strona Wn konta 202 – Rozrachunki z dostawcami, strona Ma konta – Rachunek bankowy ZFŚS,
3. Wydanie prezentów pracownikom na podstawie listy potwierdzającej odbiór: strona Wn konta 831 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, strona Ma 300 konto – Rozliczenie zakupu. [przykład]
Przy tym w księgowaniu nie uwzględniono VAT. Takie postępowanie wynika z uwzględnienia wyjaśnień ministra finansów zawartych w interpretacji ogólnej nr PT1/033/20/831/KSB/12/RD-50859 (Dz.Urz. Min. Fin. z 31 maja 2013 r. poz. 12).
Szef resortu finansów wyjaśnił w niej, że jeżeli pracodawca działa jako administrator ZFŚS, czyli dokonuje zakupów towarów i usług, które następnie przekazuje nieodpłatnie osobom upoważnionym, czynności te nie podlegają opodatkowaniu VAT. Działania takie bowiem podejmowane są poza sferą prowadzonej przez pracodawcę działalności gospodarczej. Czyli podatnik nie odlicza VAT naliczonego przy zakupie, a przy wydaniu nie nalicza podatku.
W przeciwnym razie gdy jednak są podejmowane w ramach jego aktywności przedsiębiorcy – podatnika VAT, musi rozliczyć VAT zgodnie z ogólnymi zasadami. Jeżeli więc przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie towarów, to czynność nieodpłatnego przekazania towarów podlega opodatkowaniu tym podatkiem. Wówczas podatnik musi wystawić fakturę wewnętrzną i wykazać VAT należny.
Jeżeli pracodawca chce obdarować pracowników prezentami mikołajkowymi, to może je zakupić ze środków obrotowych. Wydatek taki odnosi w koszty operacyjne na konto 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

PRZYKŁAD

Wydanie upominków

Spółka zakupiła z funduszu socjalnego prezenty dla pracowników w łącznej kwocie brutto 3700 zł. Przy tym to pierwsze świadczenie w tym roku z ZFŚS dla pracowników i dla jednego pracownika nie przekracza 380 zł (nie odprowadza się od niego zaliczek na podatek i składek ZUS).

Objaśnienia do schematu:

1. Zakup prezentów – 3700 zł

2. Zapłata dostawcy bezpośrednio z rachunku bankowego ZFŚS – 3700 zł

3. Wydanie prezentów pracownikom na podstawie listy potwierdzającej odbiór – 3700 zł

Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.).