Wizyty w urzędach, wypełnianie druczków czy stanie w kolejkach, to wszystko zabiera przedsiębiorcy cenny czas. A przecież czas to pieniądz. Dlatego od grudnia 2023 r. firmy będą mogły korzystać z cyfrowej komunikacji z urzędami. Usługa e-Doręczeń, która jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego, stanie się codziennością. To kolejne narzędzie zwiększające cyfryzację państwa, a co za tym idzie, ułatwienie prowadzenia biznesu

W biurze słychać charakterystyczny dźwięk drukarki, która wydaje kolejne dokumenty. Podpisy, kolejne kartki, znowu podpisy. Następnie koperta i spacer na pocztę. Tak w wielu firmach wygląda rutynowa procedura wysyłania dokumentów do urzędu.

Nawet w średniej wielkości spółkach ilość dokumentów, która krąży pomiędzy różnymi jednostkami administracji publicznej a firmą, jest wręcz nie do zliczenia. Urząd Skarbowy, ZUS, Urząd Wojewódzki – papierowa komunikacja wymaga drukowania oraz wielu wizyt na poczcie. Usługa e-Doręczeń, stopniowo wprowadzana do kolejnych sektorów gospodarki, ma na celu zmienić ten stan rzeczy i ułatwić komunikację pomiędzy przedsiębiorcami a urzędami.

Wygodniej, szybciej i bezpieczniej

Czym są e-Doręczenia? To elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Podmioty publiczne i firmy, w określonym czasie będą zobligowane (a obywatele już mogą) korzystać z wygodnych i bezpiecznych przesyłek elektronicznych. Bez wychodzenia z biura już dziś można wysłać pismo, które jeszcze niedawno było wysyłane tradycyjną pocztą. Cały proces odbywa się bezpiecznie, a także umożliwia łatwą identyfikację adresata oraz zachowanie tajemnicy korespondencji.

Co ważne, e-Doręczenia są równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru. Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dotyczy wszystkich podmiotów publicznych, przedsiębiorców i zawodów zaufania publicznego.

Przedsiębiorcom zawsze brakuje czasu, dlatego proces komunikacji z urzędami i jednostkami publicznymi w formie online, jest prawdziwym udogodnieniem. Dzięki e-Doręczeniom przedsiębiorcy będą mogli wysyłać i odbierać elektroniczne "listy polecone" każdego dnia, o dowolnej porze, z dowolnego miejsca, za pomocą komputera, tabletu czy smartfona. To właśnie te korzyści stanowią największe zalety posiadania przez firmę adresu do e-Doręczeń, umożliwiając jeszcze wygodniejszy i bardziej elastyczny kontakt z instytucjami publicznymi.

Kiedy i dla kogo e-Doręczenia będą obowiązkowe?

W dłuższej perspektywie obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG. Jednak nie wszystko wydarzy się od razu. Najwcześniej, już od 10 grudnia 2023 r., obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń i korzystania z tego systemu zostanie wprowadzony w takich jednostkach, jak: organy administracji rządowej, ZUS, KRUS, agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, PAN, NFZ oraz uczelnie publiczne.

Od 10 grudnia 2023 r. obowiązek ten będzie dotyczył także firm, które zarejestrują swoją działalność w Krajowym Rejestrze Sądowym właśnie po tym terminie. Natomiast przedsiębiorstwa zarejestrowane w KRS przed tą datą, będą musiały złożyć wniosek o założenie skrzynki do 10 marca 2024 roku.

W przypadku firm zarejestrowanych w rejestrze CEIDG, kalendarium wygląda nieco inaczej. Od 1 stycznia 2024 r. adres do e-Doręczeń będzie można założyć podczas rejestracji firmy w CEIDG. Natomiast przedsiębiorstwa założone przed tą datą, na założenie skrzynki będą miały czas do 30 września 2026 r.

– Stopniowo wprowadzamy obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń, co stanowi kolejny, bardzo ważny krok w procesie cyfryzacji usług w Polsce i przyniesie wiele korzyści dla całego społeczeństwa. Z pewnością przyczyni się do oszczędności oraz usprawnienia codziennej pracy wielu przedsiębiorców, ale również administracji państwowej – podsumowuje Olga Semeniuk-Patkowska, wiceminister rozwoju i technologii.

Wprowadzenie usługi e-Doręczeń stanowi prawdziwą rewolucję w sferze komunikacji z administracją publiczną. Ten krok przyspieszy wiele procesów i ułatwi kontakt z urzędami.

Przedsiębiorcy zarejestrowani w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), jeśli jeszcze nie korzystają z adresu do e-Doręczeń, mogą go założyć już dziś. Wystarczy wejść na stronę Biznes.gov.pl/e-doreczenia i złożyć wniosek o założenie adresu. Nawet jeśli przepisy dają jeszcze sporo czasu, warto to zrobić już dziś!