Subskrybuj nas na Youtube
Współczesny człowiek biznesu bez względu na stanowisko oraz to, czy pracuje w korporacji, czy prowadzi własną działalność gospodarczą, ma szereg oczekiwań od sprzętu technologicznego. Najczęściej jest nim smartfon, który posiada wachlarz zalet: jest poręczny, mało waży, można z niego korzystać za granicą, można ściągnąć na niego atrakcyjne aplikacje. Które bezpłatne programy warto mieć, by stworzyć swoje funkcjonalne, mobilne biuro?
Przenośne biuro
Adobe Acrobat Reader. To zdecydowanie narzędzie niezbędne w mobilnym biurze każdego człowieka biznesu. Jego podstawową funkcją jest otwieranie plików PDF, przesłanych np. w mailu. Warto zwrócić uwagę na dodatkowe możliwości takie jak zaznaczanie fragmentów tekstu wartych uwagi, tworzenie podpisu, który można aplikować na dokumentach oraz zapisywanie plików tekstowych do PDF.
Mini skaner jest na miarę złota w wielu sytuacjach poza biurem, takich jak podróż biznesowa. Intuicyjna w obsłudze aplikacja robi zdjęcia wysokiej rozdzielczości, które można wysłać z poziomu smartfona na maila, portal w social mediach czy udostępnić przez wirtualny dysk. Ogromną zaletą programu jest to, że po zrobieniu zdjęcia dokumentu, aplikacja sama zaznacza brzegi, by następnie go przyciąć. Tak profesjonalnie przygotowany plik można wysłać bezpośrednio do klienta.
Pocket Każdy pracujący człowiek powinien wiedzieć, co się dzieje w jego branży To nie tylko ogląd na nowinki, ale również przegląd wydarzeń polityczno-ekonomiczno-społecznych, które mogą mieć wpływ na daną dziedzinę. Regularne czytanie rozwija i pozwala poszerzać swoją wiedzę. Aplikacja Pocket zbiera artykuły, video i linki, które za pomocą jednego kliknięcia można zachować w osobistej bibliotece i wrócić do nich w wolnym czasie.
Evernote jest narzędziem wspomagającym produktywność. Intuicyjna aplikacja posiada wiele rozbudowanych funkcji, m.in.: zespołowe tworzenie agend i prezentacji, załączanie adnotacji do dokumentów, zachowywanie kontaktów biznesowych czy dzielenie się notatkami w trakcie spotkania zrobionymi przed chwilą. Codzienną pracę ułatwiają również robienie indywidualnych planów spotkań oraz list. Evernote jest też kompatybilny z Apple Watch, który po dyktowaniu treści tworzy notatki w formie pisemnej. Można również podejrzeć nowo stworzone i zaktualizowane dokumenty czy ustawić powiadomienia.
Google Drive Ten wirtualny, bezpłatny dysk umożliwia łatwe gromadzenie w folderach różnorodnych plików: od dokumentów tekstowych i PDF, przez fotografie po video. Dzięki temu, niezależnie od tego czy użytkownik jest spotkaniu u klienta czy w delegacji, ma całodobowy dostęp do zawartości dysku. Dodatkowo, podgląd plików jest dostępny bez konieczności łączenia się z internetem. Pracę w grupie usprawniają funkcje: przyznawania dostępu konkretnym osobom oraz widok szczegółów i aktywności związanej z plikiem.
Komunikacja z zespołem
Slack Aplikacja przenosi pracę zespołową w jedno miejsce. Członkowie mają do dyspozycji wiele rozwiązań komunikacyjnych: od indywidualnych wiadomości, przez telefony i konwersacje grupowe w konkretnym projekcie. Program umożliwia też dzielenie się dokumentami i komentowanie ich przez zespół. Bieżące śledzenie postępów projektu jest niezwykle proste, również przy pracy zdalnej.
Skype for Business Jedna z najpopularniejszych aplikacji do rozmawiania - Skype - doczekała się biznesowego rozszerzenia. Dostępna funkcja symultanicznego podglądu plików oraz video w czasie konferencji pomagają w wizualizacji pomysłów i omawianych koncepcji. Biznesową wersję komunikatora wyposażono również w widok kolejnych planowanych spotkań konkretnego dnia, by kontrolować czas spotkania.
ClickMeeting jest narzędziem do komunikacji z większą grupą osób (np. zespołem znajdującym się w kilku oddziałach, w różnych miastach lub szkoleniu online), ponieważ podczas jednego webinaru może ich być od 25 do 5000! Aplikacja synchronizuje się z kalendarzem, dlatego wygospodarowanie czasu na konferencję i pamiętanie o niej staje się dużo prostsze. Podczas webinara prelegenci mają możliwość prezentowania swoich prezentacji czy dokumentów, a uczestnicy mogą komentować prezentowane treści w okienku chata widocznego dla wszystkich. Kolejną zaletą jest funkcja nagrania spotkania dla nieobecnych lub tych, którzy chcieliby powtórzyć poruszone zagadnienia.
Project Management
Dapulse. Dynamiczny rozwój projektów sprawia, że zespoły muszą być sprawnie zarządzane. Aplikacja Dapulse jest miejscem, gdzie centralizuje się komunikacja i wszyscy członkowie grupy wiedzą jaki jest stan konkretnych działań. Zastosowana funkcja nadawania kolorów statusom motywuje zespół do działania. Może to przybrać również formę współzawodnictwa między zespołami, co w dłuższym okresie spowoduje wzrost potencjału członków grupy.
Trello. Jedna z najbardziej popularnych aplikacji pozwala zarządzać nie tylko zadaniami w projekcie, ale również aktywnościami w czasie prywatnym. Na wirtualnych tablicach „przypina się” karteczki z zadaniami podpiętymi pod odpowiednie kolumny „Do zrobienia”, „W trakcie”, „Zrobione”. Dodatkowo, użytkownicy mogą dzielić się zdjęciami, video i innymi plikami obrazującymi cel. Po zakończonym zadaniu z łatwością przenosi się je do kolumny „Zrobione”. Daje to ogląd na status kolejnych etapów projektu i pozwala mieć zadania pod kontrolą.