Startujemy z serią siedmiu specjalnych wydań Poradnika GP, w których będziemy radzić przedsiębiorcom, jak mogą sobie pomóc w sytuacji spowolnienia gospodarczego. Mamy nadzieję, że zgromadzone w jednym miejscu wskazówki pomogą usystematyzować wiedzę i skutecznie stawić czoło wyzwaniom.

rozwiń ›
Poradnik przygotowali prawnicy z Kancelarii Kondrat i Partnerzy

Rozważ, jak się przygotować

Jednym z działań, jakie powinna podjąć obecnie niemal każda firma, jest przeprowadzenie analizy aktualnej kondycji. Nawet jeśli okaże się, że sytuacja jest całkiem dobra, to warto poczynić pewne działania naprawcze, aby być gotowym na przyszłe wyzwania
Pandemia koronawirusa, potem wojna w Ukrainie, a następnie kryzys energetyczny oraz szybki wzrost inflacji odbijają się na sytuacji wszystkich podmiotów gospodarczych. A wiele wskazuje, że to nie koniec - prognozy zakładają, że sytuacja może się pogorszyć. Ostatnie wydarzenia są dowodem, że kryzys może pojawić się w każdej chwili i dotknąć każdego przedsiębiorcę. Trzeba wówczas działać szybko, aby ograniczyć negatywne skutki i uchronić firmę przed najgorszym, czyli ewentualnym bankructwem.
Zanim jednak przedsiębiorca podejmie jakiekolwiek działania, powinien dobrze przeanalizować sytuację swojej firmy, aby ocenić, w jakiej faktycznie znajduje się kondycji. Celem jest nie tylko znalezienie słabych punktów, by je wzmocnić, lecz także ocena, czy są to tylko przejściowe kłopoty, czy też sytuacja jest na tyle poważna, że trzeba zacząć formalny proces restrukturyzacji albo też przyszedł już czas na ogłoszenie upadłości (zob. „Co wtedy, gdy sytuacja jest bardzo poważna” na s. B3).
Bardzo często, zanim pojawi się prawdziwy kryzys (i w konsekwencji stan niewypłacalności), przedsiębiorca może zaobserwować pojawiające się pojedyncze sytuacje kryzysowe, które same w sobie nie stanowią bezpośredniego zagrożenia dla dalszej kontynuacji działalności, ale jeśli nie zostaną w porę zażegnane, mogą doprowadzić do poważnych kłopotów, a może nawet do stanu niewypłacalności - którego konsekwencją może być konieczność złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości. Trzeba tu zastrzec, że każda sytuacja kryzysowa jest inna. Jej przebieg często w dużej mierze zależy od charakteru przedsiębiorstwa. Coś, co sprawdzało się kiedyś, nie zawsze przyniesie pożądane skutki w przyszłości, dlatego do każdego kryzysu należy podchodzić w sposób indywidualny i na bieżąco dopasowywać plan działania do realiów panujących na rynku. Niemniej jednak zazwyczaj kryzys sprawia, że niemal każda firma staje przed koniecznością podejmowania ciężkich i niekiedy ryzykownych decyzji odnoszących się do obszaru finansów (np. strata pieniędzy), struktury (np. zmniejszenie zatrudnienia) czy wizerunku przedsiębiorstwa (np. utrata reputacji). Aby temu zapobiec, kluczowe jest odpowiednie przygotowanie na możliwość wystąpienia sytuacji kryzysowej. Nie jest to łatwe zadanie, gdyż niejednokrotnie wymaga podejmowania szybkich kroków i rozwiązywania pojawiających się na bieżąco napiętych sytuacji. Jeśli jednak przedsiębiorca wypracuje skuteczny plan działania na wypadek sytuacji awaryjnej, który będzie zawierał instrukcje i wskazówki co do dalszych działań, to istnieje większa szansa na wyjście z kryzysu obronną ręką.
W tym poradniku skupimy się jednak na przedsiębiorcach, których sytuacja jest jeszcze na tyle dobra, że nie zachodzi u nich stan niewypłacalności, ale warto już teraz podjąć pewne działania, by poprawić swoją kondycję i dostosować się do zmieniającego się otoczenia (co nie oznacza, że nie znajdą tu dla siebie wskazówek ci, którzy popadli w prawdziwe kłopoty - ale dla nich przewidujemy kolejne odcinki cyklu poradników). Opisujemy zatem, jak ocenić sytuację swojego przedsiębiorstwa, kiedy w grę wchodzą działania naprawcze, a kiedy wymagane jest już wejście na ścieżkę formalnej restrukturyzacji. Podpowiadamy, jakie można podjąć działania naprawcze i zabezpieczające, aby w przyszłości ewentualny głębszy kryzys nie dotknął firmy jeszcze silniej. W kolejnych poradnikach szerzej opiszemy bardziej radykalne działania, m.in. pogłębiając tematy związane z odzyskiwaniem należności, zwolnieniami pracowników, restrukturyzacją firmy.
Sprawdź zatem, czy twoja firma jest w kryzysie, i zaplanuj co dalej.

Analiza sytuacji

Jeśli chcemy zapobiec poważnym kryzysom w firmie, to musimy zacząć od rzetelnej analizy sytuacji przedsiębiorstwa. Konieczne jest spojrzenie na całe przedsiębiorstwo, zarówno w aspekcie jego otoczenia, jak i sytuacji wewnętrznej. Celem jest ujawnienie wszystkich możliwości, ale i ryzyk czy zagrożeń wynikających z aktualnej sytuacji firmy. Najczęściej analiza składa się z dwóch części: analizy otoczenia rynkowego, w której uwzględnia się czynniki makroekonomiczne, oraz analizy wewnętrznych zasobów firmy. Analiza zewnętrzna pozwala zidentyfikować procesy oraz zjawiska, które nie zachodzą bezpośrednio w przedsiębiorstwie, ale na nie oddziałują, chodzi o procesy globalne, które wpływają na przedsiębiorstwo pośrednio. Głównymi elementami makrootoczenia są m.in. poziom inflacji, stopa bezrobocia, stopa procentowa, otoczenie polityczno-prawne, w tym prawo podatkowe czy handlowe, polityka inwestycyjna rządu, ale oczywiście też konflikty zbrojne. Celem analizy wewnętrznej natomiast jest identyfikacja mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa. Do analizowanych elementów należą zasoby i struktura organizacji, finanse firmy, kadry, logistyka, marketing czy sprzedaż w firmie.
Do analizy sytuacji przedsiębiorstwa wykorzystywane są różne metody i narzędzia. Do często stosowanych należą: analiza SWOT (zgłębiająca mocne i słabe strony firmy, stojące przed nią szanse i zagrożenia), analiza portfolio czy analiza sytuacji ze względu na cykl życia produktów.
Oczywiście czynnikiem, który ma ogromne znaczenie zarówno w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, jak i większych firm, jest przede wszystkim kondycja finansowa przedsiębiorstwa. Analiza pod tym kątem polega przede wszystkim na sprawdzeniu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, by zweryfikować wypłacalność firmy i ewentualnie ocenić, czy już nie wystąpiły przesłanki do uruchomienia trybów nadzwyczajnych, jak postępowanie restrukturyzacyjne, a nawet ogłoszenie upadłości. W celu jej dokonania konieczna jest analiza podstawowych dokumentów finansowych firmy, w tym bilansu oraz rachunku zysków i strat, a także rachunku przepływów pieniężnych.
Istnieje szeroki wachlarz oceny kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Pośród nich można wymienić analizę wskaźnikową, analizę rentowności, analizę płynności finansowej, analizę obrotowości, analizę zadłużenia oraz ocenę ryzyka upadłości przedsiębiorstwa. Pozytywny wynik analizy oznacza nie tylko, że firma ma płynność finansową, ale przede wszystkim, że jest to sytuacja stabilna i utrzyma się, czyli zobowiązania będą spłacane bez przeszkód. Jeśli natomiast analiza wykaże niezadowalające wyniki, to konieczne jest podjęcie decyzji, które sytuację poprawią. Decyzje te można ująć w formę planu naprawczego.

Ustalenie przyczyn kryzysu

Każde przedsiębiorstwo, nawet najlepiej zarządzane, narażone jest na wystąpienie sytuacji kryzysowych. Dlatego ważne jest znalezienie przyczyn kryzysu i przeanalizowanie wszystkich możliwych scenariuszy rozwoju niepożądanej sytuacji, a następnie opracowanie schematów postępowania w przypadku powstania danych zjawisk.
Przyczyny wystąpienia kryzysu można generalnie podzielić na dwie grupy:
▶ czynniki zewnętrzne. Wynikają z uwarunkowań makroekonomicznych w kraju (m.in. pandemia, kryzys gospodarczy, inflacja). Przedsiębiorcy zwykle nie mają na nie wpływu i muszą się do nich dostosować.
▶ czynniki wewnętrzne. Należą do nich m.in. zbyt wysokie koszty prowadzonej działalności, niekompetencja kadry kierowniczej, brak doświadczenia czy wysokie zadłużenie firmy.
Z praktyki wynika, że powstanie kryzysu rzadko kiedy wynika z jednej przyczyny. Zwykle to kumulacja wielu czynników (zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych) generuje poważne problemy. Zidentyfikowanie konkretnych przyczyn z pewnością nie jest zadaniem łatwym.

Pierwsze działania usprawniające

W zarządzaniu przedsiębiorstwem w warunkach zagrożenia ważne jest ustalenie, czy jest potrzeba opracowania działań naprawczych. Kluczowe jest zauważenie tego w porę. Pewne oznaki niedomagań w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa można dostrzec stosunkowo wcześnie. Może być to m.in. znaczące zmniejszenie się kwoty zysku lub powstanie straty finansowej, zwiększenie się zobowiązań wobec dostawców czy widoczne powiększenie zapotrzebowania na kredyty i pożyczki lub zakłócenia w ich spłacie. Ważne jest, by w momencie pojawienia się pierwszych niepokojących sygnałów odpowiednio zareagować. Gdy niekorzystne tendencje zaczynają zaburzać równowagę wewnątrz przedsiębiorstwa ‒ nie warto czekać.
Pierwsze działania powinny być podjęte natychmiast, zatrzymać negatywny trend. W momencie pojawienia się kryzysu szczególnie niepokojące dla przedsiębiorcy jest ryzyko utraty płynności finansowej. Na tym etapie konieczna jest przede wszystkim redukcja kosztów. Warto w tym celu rozważyć podjęcie następujących działań:
▶ Aktywne zarządzanie gotówką. Chodzi tutaj np. o wybór w miarę możliwości klientów godzących się na zakup towarów lub oferowanych przez nas usług za gotówkę, by można było łatwo przeznaczyć ją na pokrycie zobowiązań (pamiętajmy jednak o ograniczeniach w zakresie limitu dla transakcji gotówkowych).
▶ Sprzedaż zbędnych aktywów. Warto sprawdzić np., czy wszystkie maszyny, które znajdują się w posiadaniu przedsiębiorcy, są mu potrzebne. Można również rozważyć sprzedaż gruntów, które są firmie zbędne.
▶ Prowadzenie na bieżąco prognozy krótkoterminowych przepływów pieniężnych. Chodzi o to, by m.in. oszacować, czy wpływy, które charakteryzują się szybkim obrotem, przewyższą wydatki z krótkim terminem płatności. Taka operacja pozwoli na zidentyfikowanie deficytów budżetowych oraz określenie obszarów ryzyka finansowego oraz zaplanowanie wydatkowania zarówno na bieżące przepływy krótkoterminowe, jak i te długoterminowe.
▶ Ścisłe planowanie wszelkich wydatków oraz analizowanie przyczyny odchyleń. Warto prowadzić zestawienia trwałych wpływów i wydatków oraz badać, jakie są przyczyny powstania różnic między przychodem rzeczywistym a zaplanowanym (np. czy różnica zależy od aktualnego poziomu cen, wolumenu, struktury sprzedaży bądź np. kursu walut) i na tej podstawie dobierać właściwe działania korygujące.
▶ Ograniczenie wydatków do niezbędnych dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Warto ograniczyć środki, które w innej sytuacji mogłyby być przeznaczone np. na szkolenia, zakup nowoczesnego sprzętu, promocję czy marketing.
▶ Dokładne przeanalizowanie umów z bankami, towarzystwami leasingowymi i innych umów związanych z finansowaniem przedsiębiorstwa. Należy sprawdzić, czy w danej sytuacji nie istnieje zagrożenie dla terminowego wywiązania się z nich, a także czy istnieje ryzyko, że banki mogą np. nie przedłużyć kredytów obrotowych na następny okres lub zażądać dodatkowych zabezpieczeń.
▶ Zmniejszenie zapotrzebowania na kapitał obrotowy poprzez niedopuszczenie do nieterminowego spływu należności. Warto zadbać, aby w zawieranych przez przedsiębiorstwo umowach znalazły się klauzule dotyczące konieczności zapłaty kar umownych przez kontrahentów w przypadku nieterminowego uregulowania zobowiązań.
▶ Wynegocjowanie u dostawców poprawy warunków płatności. Warto zawrzeć aneksy do umów pozwalające na wydłużenie terminów płatności bądź dostaw towaru, który nie jest dla nas niezbędny w danym czasie.

Zadbać o inne kwestie

Podejmując te wszystkie działania, należy jednak pamiętać, by redukcja kosztów nie obejmowała kluczowych czynników funkcjonowania przedsiębiorstwa. Do priorytetów należy również zadbanie o obszar zarządzania relacjami z klientami. Działania firmy powinny być bowiem nastawione na zahamowanie trendu spadkowego sprzedaży, a także utrzymanie i rozwój współpracy z rentownymi klientami.
Istotne jest też utrzymanie dobrych relacji z dostawcami, którzy mogą ostrożnie podchodzić do podjęcia współpracy z przedsiębiorstwem, które znajduje się w sytuacji kryzysowej. Konieczne staje się wówczas zbudowanie odpowiedniego zaufania. Zachowanie dobrych relacji z dostawcami zwiększa bowiem szansę na osiągnięcie sukcesu podczas renegocjacji warunków płatności czy też prolongaty aktualnych zobowiązań.
Z pewnością przydatne w obliczu wystąpienia sytuacji kryzysowej jest również zbudowanie możliwie najlepszych relacji z instytucjami finansowymi (np. bankami), które muszą być przekonane, że ewentualna pożyczka lub kredyt są w stanie zapobiec upadkowi firmy i utracie pożyczonych nam pieniędzy.
Sukces w przezwyciężeniu kryzysu uzależniony jest też od silnego przywództwa - konieczne staje się wybranie odpowiedniej osoby lub osób do tej roli. Menedżer zarządzający w fazie kryzysu powinien odznaczać się dobrze rozwiniętymi umiejętnościami komunikacyjnymi, strategicznym myśleniem oraz zdolnością do szybkiego i skutecznego inicjowania zmian. Ważne jest, by utworzony zespół zarządzania kryzysowego w firmie był przede wszystkim kompetentny i silnie zdeterminowany do przeprowadzenia zmian.

Plan naprawczy - jak go sporządzić

Po podjęciu pierwszych działań stabilizujących i ustanowieniu lidera lub zespołu odpowiedzialnego za zarządzanie w fazie kryzysu należy przystąpić do sporządzenia planu naprawczego. Plan naprawczy ma na celu usprawnienie działania przedsiębiorstwa, a przede wszystkim zidentyfikowanie problemów, z jakimi się ono zmaga, i znalezienie powodów ich powstania oraz wdrożenie odpowiednich procedur, które spowodują, że sytuacja przedsiębiorstwa ulegnie poprawie, a problemy zostaną rozwiązane. Mówiąc w skrócie: plan naprawczy stosuje się, by przywrócić dobre funkcjonowanie przedsiębiorstwa, poprawić jego efektywność i zwiększyć wydajność.
Jak przygotować plan naprawczy? Nie ma przepisów, które nakładałyby na przedsiębiorców obowiązek sporządzenia planu naprawczego, który nie jest elementem postępowania restrukturyzacyjnego. A więc nie ma przepisów, które określają zasady jego sporządzenia, formę i treść. Jest to dokument o charakterze wewnętrznym. Z praktyki jednak można wyciągnąć kilka pomocnych wskazówek.
Cały proces należy poprzedzić wnikliwą analizą sytuacji, w jakiej znalazło się przedsiębiorstwo. Dobrze przygotowany plan naprawczy powinien odnosić się do fundamentalnych problemów firmy i wskazywać, jakie kroki należy podjąć, by skutecznie je rozwiązać. Plan należy przygotować w formie pisemnej, a w sam proces jego tworzenia, poza ścisłym kierownictwem i liderem zarządzającym w fazie kryzysu, powinni być zaangażowani menedżerowie średniego szczebla, kluczowi pracownicy oraz osoby opiniotwórcze. W pewnych sytuacjach wskazany może być również udział przedstawicieli niektórych grup interesu, np. banków. Niekiedy warto też skorzystać z usług zewnętrznego konsultanta, który samodzielnie lub przy udziale ścisłego kierownictwa przygotuje program naprawczy i zapisze go w postaci końcowego raportu.
Co wtedy, gdy sytuacja jest bardzo poważna
▶ Wniosek o upadłość
Może się okazać, że po analizie swojej sytuacji przedsiębiorca dojdzie do wniosku, że kondycja firmy jest tak zła, że konieczne może być podjęcie bardziej radykalnych działań, czyli wejście na ścieżkę formalnej restrukturyzacji lub nawet ogłoszenie upadłości.
Uchwycenie tego momentu jest o tyle ważne, że na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek zgłoszenia wniosku o upadłość. Zgodnie z art. 21 ust. 1 ustawy z 28 lutego 2003 r. - Prawo upadłościowe (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1520) dłużnik jest obowiązany, nie później niż w terminie 30 dni od dnia, w którym wystąpiła podstawa do ogłoszenia upadłości, zgłosić w sądzie wniosek o ogłoszenie upadłości.
• Jak ocenić, że firma jest niewypłacalna?
Niewypłacalność jest podstawową przesłanką ogłoszenia upadłości. Pojęcie niewypłacalności zawarto w art. 11 prawa upadłościowego. Według niego dłużnik jest niewypłacalny, jeżeli utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych. Domniemywa się, że dłużnik utracił zdolność do wykonywania swoich wymagalnych zobowiązań pieniężnych, jeżeli opóźnienie w wykonaniu zobowiązań pieniężnych przekracza trzy miesiące.
W przypadku dłużników będących osobą prawną albo jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, uznaje się, że z niewypłacalnością mamy do czynienia także wtedy, gdy długi podmiotu przekraczają wartość jego majątku, a stan ten utrzymuje się dłużej niż 24 miesiące.
• Kto jest zobowiązany do złożenia wniosku o upadłość?
W przypadku jednoosobowych działalności - osobą zobowiązaną do złożenia wniosku o upadłość - jest przedsiębiorca. Jeżeli dłużnikiem jest osoba prawna albo inna jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, obowiązek ten spoczywa na każdym, kto na podstawie ustawy, umowy spółki lub statutu ma prawo do prowadzenia spraw dłużnika i do jego reprezentowania, samodzielnie lub łącznie z innymi osobami (art. 21 ust. 2 prawa upadłościowego).
▶ Postępowanie restrukturyzacyjne
Postępowanie restrukturyzacyjne może być prowadzone wobec dłużnika niewypłacalnego bądź zagrożonego niewypłacalnością, tj. zarówno wobec przedsiębiorcy, który już jest niewypłacalny, jak i przedsiębiorcy, którego sytuacja ekonomiczna wskazuje, że w najbliższym czasie może stać się niewypłacalny. Zagrożenie to taki stan, gdy przewidujemy możliwość wystąpienia niewypłacalności, ale ta jeszcze nie występuje (art. 6 ustawy z 15 maja 2015 r. - Prawo restrukturyzacyjne; t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2309).
Zagrożenie ma związek z prawidłowym prowadzeniem przedsiębiorstwa i możliwe jest do ustalenia tylko pod warunkiem precyzyjnego planowania wydatków i przychodów. Jeżeli planowane jest pokrycie przyszłych wydatków, których obowiązek poniesienia jest pewny i wynika z już zawartych umów, z określonych przychodów, które z jakiegoś powodu nie wystąpiły, to następuje zagrożenie niewypłacalnością. Na przykład przedsiębiorca, który kupił wiosną maszynę do przerobu owsa, z terminem płatności odroczonym do jesieni, kiedy to ma osiągnąć przychody ze sprzedaży zboża, znajduje się w stanie oczywistego zagrożenia niewypłacalnością od chwili, gdy oficjalne dane na temat katastrofalnej wiosennej suszy dają pewność, że zbiorów w przewidywanej przez przedsiębiorcę ilości w danym roku nie będzie. Na razie wypłacalny, z dużym prawdopodobieństwem nie osiągnie planowanych przychodów, a zatem zaprzestanie spłacania zobowiązań - z chwilą nadejścia ich terminu wymagalności.
Postępowanie restrukturyzacyjne - o ile ustawa nie stanowi inaczej ‒ wszczyna się na wniosek restrukturyzacyjny składany przez dłużnika. Przez taki wniosek rozumiemy wniosek o otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego oraz wniosek o zatwierdzenie układu przyjętego w postępowaniu o zatwierdzenie układu (art. 7 prawa restrukturyzacyjnego). Sąd odmawia otwarcia postępowania restrukturyzacyjnego, jeżeli jego skutkiem byłoby pokrzywdzenie wierzycieli (art. 8 prawa restrukturyzacyjnego).
Szerzej o stanie niewypłacalności, a także o tym, jakie działania podjąć w takiej sytuacji, w tym o procesie restrukturyzacji uregulowanym w ustawie prawo restrukturyzacyjne - napiszemy w jednym z kolejnych poradników. ©℗

Ważne elementy

Obecnie obowiązujące przepisy nie regulują formy prawnej planu naprawczego. Zazwyczaj przyjmuje on kształt uchwały zarządu firmy, jednak nie jest to postać obligatoryjna. Plan naprawczy to w zasadzie odpowiednio spisane pewne działania i procedury, które chcemy wdrożyć w firmie, by poprawić jej sytuację. Zasadne jest jego sporządzenie wówczas, gdy jeszcze nie wystąpiły przesłanki do ogłoszenia upadłości czy wejścia w proces restrukturyzacji, którym to przesłankom ten plan ma zapobiec.
Poprawnie skonstruowany plan naprawczy składa się z następujących części:
▶ Wstęp. W nim krótko przedstawia się firmę (m.in. podstawowe informacje o przedsiębiorstwie, aktualna struktura organizacyjna, oddziały, informacje z Krajowego Rejestru Sądowego, przedmiot działalności firmy) i ekonomiczno-finansową sytuację, w jakiej się znalazła. W tej części należy również podać, dlaczego przygotowuje się plan naprawczy. Warto przy tym wymienić zrealizowane działania (opisuje się je szerzej w dalszej części planu).
▶ Stan faktyczny. W tej części opisuje się bieżący stan przedsiębiorstwa (koniecznie trzeba przy tym odnieść go do realizowanych zadań).
▶ Przyczyny wystąpienia kryzysu i podjęte działania naprawcze. W tej części należy wskazać przyczyny, które doprowadziły do powstania trudności przedsiębiorstwa. Przygotować należy ich szczegółowy opis, przy tym warto omówić szerzej, jakie działania podjęte zostały do tej pory i jakie przyniosły efekty.
▶ Proponowany plan naprawczy. W tej części opisuje się warianty i ścieżki dalszej realizacji projektu, ocenia szanse ich realizacji i wskazuje potencjalne zagrożenia. Przy każdym wariancie powinno się rozpisać koszty związane z wprowadzeniem działań naprawczych, ustalić harmonogram i ostateczny termin wdrażania zmian.
▶ Podsumowanie działań naprawczych. Przedstawić należy pożądane rezultaty wdrożenia działań naprawczych (np. odzyskanie wiarygodności i zaufania klientów, partnerów biznesowych, pracowników, odbudowa marki, dotrzymywanie zobowiązań z najwyższą starannością, powrót do pozycji lidera rynku).

Nie tylko na potrzeby własne

Planu naprawczego przedsiębiorstwa można użyć w wielu sytuacjach ‒ zarówno na własne potrzeby, jak i w komunikacji z otoczeniem biznesowym czy pracownikami firmy. W różnego rodzaju konfrontacjach będzie stanowił on podstawę konkretnych działań firmy, co pozwoli na prowadzenie rozmów na gruncie dobrze rozpoznanej rzeczywistości. Plan naprawczy może zwiększyć wiarygodność firmy, która straciła dobre imię, ale również stanowić swoistego rodzaju drogowskaz dalszych działań, które ostatecznie doprowadzą przedsiębiorstwo do wyjścia z kryzysu.

Ramka 1

Liczba upadłości i restrukturyzacji
Do końca września 2022 r. opublikowano w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz Krajowym Rejestrze Zadłużonych 271 upadłości firm - wynika z analiz przeprowadzonych przez Centralny Ośrodek Informacji Gospodarczej. Dla porównania w całym ubiegłym roku ogłoszono ich 412, a w 2020 r. - 587. Natomiast widać rosnące zainteresowanie restrukturyzacją. Z analiz COIG wynika, że do końca października 2022 r. ogłoszono 1821 postępowań restrukturyzacyjnych. Oznacza to, że niewiele brakuje do ubiegłorocznego rekordu (1888 postępowań w całym roku). Trzeba dodać, że od końca 2021 r. nie ma już wprowadzonego na czas COVID-19 uproszczonego postępowania. Tylko we wrześniu odnotowano 261 nowych postępowań (w tym samym miesiącu ub.r. - 154), a w październiku - kolejne 282 (rok wcześniej - 134). ©℗

Przykłady rozwiązań, które mogą pomóc wyjść na prostą

Poniżej przedstawiamy przykładową listę działań, jakie warto rozważyć w ramach wdrażania programu naprawczego. Analiza planów różnych spółek giełdowych wskazuje, że w wielu przypadkach są one stosowane w praktyce w pierwszej kolejności.
Działania mniej kontrowersyjne:
▶ Zrezygnuj z niskomarżowej i kapitałochłonnej sprzedaży. Przyjrzyj się dokładnie ofercie, zrób analizę kosztów i przychodów, a następnie rozważ wycofanie z oferty usług, które nie przynoszą ci korzyści lub generują niepotrzebne koszty.
▶ Poszukaj nowych źródeł zaopatrzenia. Zweryfikuj rynek, poszukaj nowych dostawców. Pamiętaj, że wybór dostawcy powinien uwzględniać wszystkie korzyści i straty, jakie w związku z tym wyborem ponosi firma, a nie tylko jeden element (np. cenę).
▶ Poszukaj dodatkowych źródeł przychodów. Być może są usługi, które możesz świadczyć niejako przy okazji, np. prowadząc salon kosmetyczny, zacznij organizować odpłatne szkolenia, pokazy, prezentacje dla klientów, dobrym rozwiązaniem jest również sprzedaż profesjonalnych produktów kosmetycznych wykorzystywanych w salonie.
▶ Sprawdź zasadność wszystkich wydatków. Być może niektóre usługi, np. abonamenty, subskrypcje, nie są już potrzebne albo twoje przedsiębiorstwo jest w stanie bez nich przetrwać. Wówczas warto z nich zrezygnować.
▶ Sprzedaj niepotrzebne maszyny i urządzenia. Sprzedaż niepotrzebnych maszyn i urządzeń (jak komputery, drukarki, samochody dostawcze, najdroższe samochody służbowe itd.) nie tylko zapewni zastrzyk gotówki, lecz także ograniczy koszty związane z ich konserwacją oraz ewentualną naprawą.
▶ Zagospodaruj wolne moce produkcyjne. Ciekawym rozwiązaniem jest wynajem wolnych urządzeń, sprzętów i magazynów. Pomyśl również o wynajmie nieruchomości lub niewykorzystywanych powierzchni biurowych.
▶ Ogranicz zbędne wydatki. Na czas sytuacji kryzysowej np. ogranicz w miarę możliwości wyjazdy służbowe, zamień spotkania na żywo na wideokonferencje.
▶ Ogranicz koszt powierzchni biurowych. Jeśli jest to możliwe, zastanów się nad przeniesieniem firmy do mniejszego biura, zrezygnuj z dodatkowych lokalizacji, wprowadź home office dla pracowników.
▶ Uporządkuj przepływy pieniężne. Wprowadź ścisły nadzór na poziomie zarządu nad gospodarowaniem przepływami finansowymi, dzięki temu zbadasz dokładną sytuację finansową przedsiębiorstwa oraz prawidłowo zaplanujesz przyszły budżet firmy.
▶ Renegocjuj umowy najmu i czynszu. Rozmowy nie muszą ograniczać się wyłącznie do ustalenia nowej stawki czynszu. Podczas negocjacji odnieś się również do czasu trwania umowy, wielkości wynajmowanej powierzchni lub sposobu uiszczania opłat czy zgody na podnajem (więcej na ten temat piszemy w jednym z kolejnych rozdziałów poradnika).
▶ Zaproponuj najdogodniejszą formę spłaty należności. Spróbuj odroczyć w miarę możliwości terminy spłat zobowiązań kredytowych. Dowiedz się, czy istnieje szansa na rozłożenie spłaty długu w czasie, zamianę długu krótkoterminowego na średnio- lub długoterminowy, zamianę długu na akcje lub udziały, umorzenie części lub całości długu (więcej na ten temat napiszemy w kolejnym poradniku w ramach naszego cyklu).
▶ Wdróż efektywniejsze wersje programów. Usprawnij działania firmy i wdróż efektywniejsze wersje programów oraz wprowadź szkolenia z jego zakresu, zmodyfikuj system informacyjny, zastosuj nowe oprogramowania.
▶ Wprowadź nowe systemy zarządzania. Chodzi np. o zarządzanie jakością, procesami logistycznymi itp. Nie bez przyczyny od czasów Forda wiele się w tej dziedzinie zmieniło.
▶ Uporządkuj obowiązki pracowników. Przeprowadź ewaluację wykonywanych przez pracowników zadań, wprowadź systemy czasu pracy, zapewnij adekwatność nakładanych obowiązków do danego stanowiska i charakteru pracy. Dostosuj poziom zatrudnienia do liczby i zakresu realizowanych projektów.
▶ Przeanalizuj system wynagradzania. Wprowadź zmiany, np. zastosuj system premii dla handlowców lub system nagród dla tych, którzy zaoszczędzą najwięcej, zdobędą najwięcej klientów itp.
▶ Rezygnuj z podejmowania się kontraktów o wysokim ryzyku i nieefektywnych z punktu widzenia cashflow spółki. Wstrzymaj działalność inwestycyjną, podejmuj kontrakty przynoszące szybki zysk, których przychody uzyskasz w bieżącym roku podatkowym.
▶ Zwiększ efektywność w firmie. Zadbaj o sprawną komunikację z pracownikami i pomiędzy nimi, wprowadź elastyczny czas pracy, jeśli to możliwe, zainwestuj w rozwój kompetencji pracowników.
▶ Poszukaj nowych rynków zbytu dla dotychczasowych produktów. Zwiększ stopień elastyczności przedsiębiorstwa.
▶ Poszukaj dofinansowania ze źródeł unijnych. Zorientuj się, czy Unia Europejska oferuje dofinansowania w obszarze działalności twojej firmy (dotacje, pożyczki, nagrody).
Działania, do których warto podejść ostrożniej:
▶ Dokonaj zmian w strukturze pracowników. Zlikwiduj zbędne stanowiska, ogranicz liczbę stanowisk kierowniczych, a jeśli jest to potrzebne, zarządź zwolnienia indywidualne lub grupowe. Zalecana jest jednak ostrożność, bo możesz narazić się m.in. na ryzyko przeciążenia organizacji natłokiem zadań dotychczas wykonywanych przez szerszą grupę pracowników. W przypadku zwolnień większej grupy osób powstać może luka kompetencyjna i informacyjna. Często powstaje chaos organizacyjny. Powoduje to trudności z bieżącą realizacją zadań, wymianą informacji, podziałem ról i odpowiedzialności. Masowe zwolnienia niosą również za sobą ryzyko formalno-prawne. Należy pamiętać, że zwalniani pracownicy mogą skierować do pracodawcy wiele roszczeń. W zależności od sposobu doboru kadr przeprowadzających proces zwolnień oraz trybu zwolnień pracodawca może narazić się m.in. na zarzut dyskryminacji. W najgorszej sytuacji zwolnienia mogą znaleźć swój finał w sądzie pracy i mogą grozić wielotysięcznymi odszkodowaniami. Pamiętajmy zatem, że wypowiedzenie umów pracownikom zawsze powinno być ostatecznością. Na temat zwolnień, w tym grupowych, będziemy pisać szczegółowo w osobnym poradniku.
▶ Zlikwiduj nierentowne obszary działalności. Przeanalizuj, które obszary działalności nie przynoszą zysków, i w razie potrzeby zlikwiduj je. Zalecana jest jednak ostrożność, bo może się to wiązać z utratą części dotychczasowych lub potencjalnych klientów. Likwidacja nierentownych obszarów działalności niekiedy wiąże się również z koniecznością zwolnienia niektórych kluczowych pracowników.
▶ Zmień wynagrodzenia. Zweryfikuj wysokość wynagrodzeń pracowników, w razie potrzeby dokonaj odpowiednich redukcji; obniż poziom wynagrodzeń w zarządzie przedsiębiorstwa. Rozwiązanie to ma jednak swoje słabe strony, bo może spowodować wzrost poziomu niezadowolenia w firmie. Obniżka wynagrodzeń może wiązać się też z wysokim ryzykiem niezaakceptowania nowych warunków zatrudnienia przez pracownika, a w konsekwencji doprowadzić do rozwiązania stosunku pracy.
▶ Renegocjuj zobowiązania wobec kontrahentów. Podejmij dialog z kontrahentem na temat nie tylko zmiany podstawowych warunków handlowych (takich jak: cena, terminy zapłaty), lecz także zasad odpowiedzialności stron (o renegocjacji umów piszemy w dalszej części tego poradnika). Warto jednak mieć na uwadze, że nie zawsze renegocjacje mogą przebiec dla nas korzystnie. Kontrahenci mogą nie zgodzić się na stawiane przez nas warunki, co w dalszej perspektywie może doprowadzić do rozwiązania z nami umowy, a tym samym wygenerować dodatkowe koszty związane z koniecznością szukania nowych kontrahentów.
▶ Zastanów się, jak pozyskać gotówkę: kredyt, leasing. Zweryfikuj, czy twoja firma jest na to gotowa. Pamiętaj, że w przypadku leasingu kosztem uzyskania przychodu jest opłata wstępna, natomiast przy kredycie - amortyzacja oraz odsetki płacone bankowi. Kredyt może poprawić rentowność firmy i ograniczyć ryzyko bankructwa. Często to jedyny sposób, by przetrwać gorsze czasy, nie dopuścić do spowolnienia biznesu, a nawet poprawić kondycję przedsiębiorstwa. Decyzja o wzięciu kredytu powinna być jednak przemyślana i poprzedzona dokładną analizą sytuacji przedsiębiorstwa. Konieczne jest zwrócenie uwagi na m.in. wahania stóp procentowych, niestabilność walut, ryzyko kursowe przy kredycie w obcej walucie, gwarancje rządowe, system regulacji w sektorze bankowym oraz inne zmienne mikro- i makroekonomiczne (o tym napiszemy szerzej w kolejnych odcinkach cyklu).
Oczywiście powyższe rozwiązania to przykłady - ich listę można mnożyć.

A może renegocjacja umów?

Jednym z działań, jakie warto podjąć nawet w firmie, która ocenia swoją sytuację jako dobrą lub względnie dobrą, jest weryfikacja umów z partnerami. Warto przeanalizować zawarte już kontrakty i przystąpić w razie potrzeby do omówienia zmian niekorzystnych zapisów
Już na etapie podpisywania umowy należy pamiętać, że spisane kontrakty przygotowuje się na czas ewentualnego kryzysu. Dopóki bowiem współpraca układa się pomyślnie, kontrahent jest wypłacalny, dopóty umowa stanowi jedynie potwierdzenie wspólnych ustaleń stron. Problem pojawia się wtedy, gdy druga strona przestaje wywiązywać się ze swoich zobowiązań lub też wywiązuje się z nich nierzetelnie, nieprawidłowo. Przed negatywnymi skutkami takich sytuacji może zabezpieczyć właśnie dobrze skonstruowana umowa. Dlatego w interesie każdego przedsiębiorcy jest zaangażowanie odpowiednich zasobów w negocjacje zawieranych kontraktów, w tym pracowników dobrze znających obszar będący przedmiotem umowy oraz prawnika, który wprowadzając do umowy niezbędne klauzule, zabezpieczy na przyszłość kwestie kluczowe i szczególnie istotne dla danego przedsiębiorcy.
• Jakie są możliwości renegocjacji już zawartych umów?
Jeśli umowa została już zawarta, zawsze można rozważyć jej renegocjacje, w tym w szczególności postanowień mniej korzystnych. Będzie to możliwe na podstawie zasady swobody umów z art. 3531 ustawy z 23 kwietnia 1963 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1360; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2339; dalej: k.c.). Podstawą do renegocjacji dotychczasowych warunków umowy łączącej firmę z kontrahentem mogą być nie tylko takie okoliczności jak aktualna sytuacja gospodarcza i ewentualne problemy z tym związane (inflacja, braki surowców itp.), lecz także wzrost lub spadek wartości zamówień, rozszerzenie zakresu współpracy, wycofanie się z pewnych obszarów działalności. Niewątpliwie trzeba pamiętać, że na zmianę zawartej umowy muszą zgodzić się wszystkie jej strony. Zmiany takiej dokonuje się w formie stosownego aneksu. Tekst jednolity umowy ze zmianami może stanowić załącznik do aneksu - przedsiębiorcy stosują niekiedy takie rozwiązanie, żeby ułatwić sobie zarządzanie umowami i dysponować aktualnym ich brzmieniem.
Warto jednak zaznaczyć, że zmiany umów w sprawach zamówień publicznych będą możliwe na zasadach wynikających z ustawy z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1710; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2185). Napiszemy o tym w osobnej części poradnika.

Podstawy dobrego kontraktu

Zacznijmy zatem od omówienia, jak powinna wyglądać umowa z kontrahentem, aby mógł mieć on pewność, że w sytuacji, kiedy ewentualnie sytuacja gospodarcza się pogorszy, jego interesy będą dobrze chronione.
Negocjacja korzystnych warunków umowy, a przy tym ukształtowanie współpracy w sposób symetryczny, niefaworyzujący żadnej ze stron, jest pierwszym krokiem do właściwego zabezpieczenia interesów firmy. Ważne jest zatem precyzyjne ujęcie ustaleń stron, czyli przedmiotu i celu umowy.
Umowa powinna być sporządzona przy użyciu prostego, zrozumiałego słownictwa, bez zbędnych piętrowych odnośników czy zdań wielokrotnie złożonych, utrudniających szybką interpretację postanowień stron.
W rozbudowanych umowach wskazane jest wprowadzanie słowniczka z definicjami. Zawarte w nim definicje mają eliminować ewentualną wieloznaczność używanych pojęć.
Zastosowanie powyższych zasad ma pozwolić, że w razie ewentualnego sporu możliwa będzie tylko jedna interpretacja i trudniej będzie argumentować, że wola stron była inna i dany zapis powinien być interpretowany w sposób odmienny.

Dopilnuj wymogów formalnych

Z perspektywy zachowania wymogów formalnych ważne jest, aby umowa miała właściwą formę (np. pisemną lub aktu notarialnego), reprezentacja była właściwa, a pod umową znalazły się podpisy wszystkich stron. Warto pamiętać o dacie podpisania umowy oraz o miejscu jej zawarcia. Data umowy jest istotna z perspektywy ustalenia zdolności do czynności prawnych, umocowania do działania jako członka organu danej osoby prawnej czy też umocowania do działania w charakterze pełnomocnika. Miejsce zawarcia umowy może być z kolei istotne przy ustaleniu prawa właściwego (dotyczy umów międzynarodowych) czy też z uwagi na skutki podatkowe.
Istotne jest również poprawne wykorzystanie przepisów prawnych oraz skonstruowanie instytucji umownych i właściwy dobór zabezpieczeń umownych z uwzględnieniem interesu strony, po której się występuje.
ZABEZPIECZENIA UMOWNE
Podpisując umowę, warto zadbać o odpowiednie zabezpieczenia. Szczególnie teraz, kiedy ryzyko zatorów płatniczych rośnie, należy się zastanowić, jak zabezpieczyć wykonanie kontraktu czy ewentualne roszczenia. W praktyce w umowach stosowane są bardzo różne sposoby zabezpieczeń. Często przyjmują formę podstawowych instytucji jak kary umowne, zadatek lub zaliczka, wypowiedzenie lub odstąpienie. W obrocie pojawiają się również takie formy zabezpieczenia jak hipoteka, zastaw i zastaw rejestrowy, przewłaszczenie na zabezpieczenie, zastrzeżenie własności rzeczy sprzedanej, przelew wierzytelności na zabezpieczenie, dobrowolne poddanie się egzekucji, poręczenie, weksel czy kaucja gwarancyjna. Zawsze jednak decydując się na dany rodzaj zabezpieczenia, warto mieć wiedzę o sposobach korzystania z danej instytucji oraz konsekwencjach, jakie dla firmy mogą w związku z tym powstać. W praktyce bowiem nierzadko się zdarza, że w wyniku nieprawidłowego skonstruowania zapisu dotyczącego danego zabezpieczenia konsekwencje są odmienne, niż zakładano. Najczęściej dotyczy to takich zabezpieczeń jak kara umowna, zadatek lub zaliczka oraz wypowiedzenie - choć to powszechnie stosowane sposoby zabezpieczeń w umowach. Tym bardziej niezrozumienie może się pojawić, gdy w grę wchodzą mniej popularne instytucje prawa. W interesie przedsiębiorcy jest, żeby takiej sytuacji uniknąć. Dlatego przyjrzyjmy się najpierw bardziej szczegółowo rodzajom zabezpieczeń.
Wypowiedzenie lub odstąpienie
Z uwagi na inne skutki czynności wypowiedzenia od odstąpienia, warto przy zawieraniu umowy szczególną uwagę poświęcić postanowieniom dotyczącym jej rozwiązania. Z reguły do większości umów są wprowadzone zapisy dotyczące wypowiedzenia - z tego powodu, że jest to standardowy sposób przedwczesnego zakończenia stosunku prawnego lub też sankcja za naruszenie umowy.
▶ Wypowiedzenie. To zwykły sposób przedwczesnego zakończenia stosunku prawnego lub sankcja za naruszenie umowy. Wypowiedzenie ma skutek na przyszłość, tj. z chwilą złożenia oświadczenia lub z chwilą upływu terminu wypowiedzenia. Prawa i obowiązki stron powinny być określone w taki sposób, aby doszło do wygaśnięcia stosunku prawnego bez konieczności dokonywania korekt w zakresie dokonanych już świadczeń. Jeśli wypowiedzenie stanowi sankcję za naruszenie umowy, to można dodatkowo wprowadzić w umowie stosowne postanowienia odnośnie do naprawienia szkody w związku z takim naruszeniem.
▶ Odstąpienie. W umowie można zastrzec, że jednej lub obu stronom przysługiwać będzie w oznaczonym terminie prawo odstąpienia od umowy - taką możliwość dopuszcza art. 395 k.c., który dodaje, że prawo to wykonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie.
Warto przypomnieć wymogi, jakie są niezbędne dla uznania takiego zastrzeżenia za ważne. Przede wszystkim dla ważności postanowienia umownego o odstąpieniu od umowy konieczne jest określenie terminu do odstąpienia. Termin ten musi być zdarzeniem przyszłym i pewnym, dlatego najczęściej zostaje oznaczony jako konkretna data albo upływ konkretnego terminu od zawarcia umowy. Nieuregulowanie tej kwestii w umowie pociąga za sobą nieważność zastrzeżenia prawa odstąpienia.
Strony mogą również zastrzec obowiązek zapłaty określonej kwoty przez stronę, która składa oświadczenie o odstąpieniu (odstępne) zgodnie z art. 396 k.c. Jeżeli zostało zastrzeżone, że jednej lub obu stronom wolno od umowy odstąpić za zapłatą oznaczonej sumy (odstępne), to oświadczenie o odstąpieniu jest skuteczne tylko wtedy, gdy zostało złożone jednocześnie z zapłatą odstępnego.
Skutkiem wykonania prawa odstąpienia jest uznanie umowy za niezawartą. To, co strony do tej pory świadczyły, ulega zwrotowi w stanie niezmienionym, chyba że zmiana była konieczna w granicach zwykłego zarządu. Za świadczone usługi oraz za korzystanie z rzeczy należy się drugiej stronie odpowiednie wynagrodzenie. Postanowienie umowne w zakresie prawa odstąpienia od umowy daje stronie lub stronom danej umowy prawo do unicestwienia umowy, co do zasady z mocą wsteczną. Jest to zasadnicza różnica w stosunku do wypowiedzenia. Strony w umowie mogą jednak postanowić, że odstąpienie od umowy wywoła skutek „od teraz”, a nie z mocą wsteczną. Ma to istotne znaczenie przy umowach o charakterze ciągłym, gdy możliwość zwrotu w stanie niezmienionym jest niemożliwa.
Zaliczka lub zadatek
Często w umowach stosowane są zapisy o zaliczkach lub zadatkach. Jednak wiele osób ma problemy z rozróżnieniem obu instytucji. Wprowadzając do umowy tego rodzaju zabezpieczenia, należy każdorazowo szczegółowo rozważyć, czy korzystniejsze w jest ustalenie zaliczki czy zadatku. Jest to ważne z uwagi na odmienne konsekwencje tych rozwiązań.
▶ Zaliczka. Stanowi częściowe spełnienie świadczenia głównego dłużnika przed nadejściem terminu i ostatecznym wykonaniem umowy. Jest instytucją nieuregulowaną w kodeksie cywilnym, obowiązek zwrotu zaliczki wyprowadzić można pośrednio z przepisów kodeksu cywilnego o umowach wzajemnych. W przypadku niewykonania umowy zaliczka podlega zwrotowi, w przypadku wykonania zostaje zaś zaliczona na poczet ceny bądź wynagrodzenia za świadczenie główne. Jednak zgodnie z zasadą swobody umów strony mogą swobodnie uregulować kwestie zwrotu zaliczki w umowie. Mogą zatem zmodyfikować instytucję zaliczki, konstruując ją jako sankcję, np. ustalić, że w przypadku wypowiedzenia umowy z winy drugiej strony zaliczka nie podlega zwrotowi.
▶ Zadatek. Pełni funkcję motywującą stronę do wykonania umowy, stanowi więc pewne zabezpieczenie wykonania umowy. W przypadku wykonania umowy zadatek podlega po prostu zaliczeniu na poczet świadczenia tej strony, która go dała, a w przypadku kiedy zaliczenie nie jest możliwe - zadatek podlega zwrotowi. Przy czym zaliczenie nie jest możliwe, gdy przedmiot zadatku nie jest tego samego rodzaju, co przedmiot świadczenia głównego (np. w przypadku zastrzeżenia zadatku w umowie przedwstępnej). W przypadku zaś niewykonania umowy przez jedną stronę druga strona może od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować albo żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości, jeżeli sama go dała.
Trzeba przy tym dodać, że także w przypadku zadatku strony mogą jednak w umowie postanowić, że:
  • wierzycielowi przysługuje prawo wyboru między zachowaniem przedmiotu zadatku (lub żądaniem jego podwójnej wartości) a dochodzeniem odszkodowania na podstawie przepisów kodeksu cywilnego;
  • wierzycielowi przysługuje prawo do żądania odszkodowania uzupełniającego, w granicach wyrządzonej szkody;
  • prawo wierzyciela jest ograniczone jedynie do zatrzymania wartości zadatku.
Przykład 1
Skutki wręczonego zadatku w przypadku niewykonania umowy
Pan Paweł prowadzi firmę budowlaną. Zawarł umowę na dostawę metalowych prętów. Zgodnie z umową wpłacił zadatek. Kontrahent jednak nie wywiązał się z umowy, argumentując to tym, że ceny stali wzrosły, a jemu nie kalkuluje się wykonanie dostawy. W tej sytuacji pan Jakub może domagać się zwrotu zadatku w wysokości jego dwukrotnej wysokości. Jeżeli bowiem strony nie uregulują w umowie inaczej, zadatek ma to znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron, druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej.
Przykład 2
Gdy w grę wchodzi siła wyższa
Pan Jakub zawarł umowę na dostawę okuć i zawiasów do wytwarzanych przez siebie mebli. Zgodnie z umową wpłacił zadatek. Kontrahent jednak nie wywiązał się z umowy, argumentując to tym, że okucia sprowadzał z Rosji, a embargo w obrotach handlowych zmusiło go do zerwania kontaktów z dostawcami z tamtejszego rynku.
W tej sytuacji pan Jakub powinien otrzymać zwrot wpłaconej tytułem zadatku kwoty. Jest to przypadek, gdy niewykonanie umowy nastąpiło wskutek okoliczności, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności. Zadatek powinien zatem zostać zwrócony, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada. Umowa powinna zostać rozwiązana na mocy porozumienia stron.
Kara umowna
Instytucja kary umownej regulowana jest w art. 483 kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy. Zobowiązanie do zapłacenia kary umownej w kwocie określonej w umowie następuje automatycznie w sytuacjach określonych w umowie i nie wymaga od strony udowadniania wysokości poniesionej szkody. I z tych właśnie powodów kary umowne są często wprowadzanym do umowy zabezpieczeniem.
Warto zatem rozważyć tego typu zabezpieczenie wykonania świadczenia głównego i/lub innych obowiązków umownych szczególnie dla przedsiębiorcy istotnych. Ważne jest, żeby pamiętać, że zastrzec karę umowną można wyłącznie w stosunku do świadczenia niepieniężnego (art. 483 par. 1 k.c.). Natomiast w przypadku niewykonywania zobowiązań pieniężnych zastosowanie znajduje instytucja odsetek (o zasadach naliczania odsetek napiszemy w kolejnej części cyklu).
W razie niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się wierzycielowi w zastrzeżonej na ten wypadek wysokości - bez względu na wysokość poniesionej szkody. Żądanie odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły. Dlatego dobrze jest w umowie zawrzeć klauzulę, że zastrzeżenie kary umownej nie wyłącza możliwości dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej na zasadach ogólnych. Jest to standardowa praktyka i warto o niej pamiętać. Gdyby jednak się okazało, że zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo zastrzeżona kara umowna była rażąco wygórowana - to dłużnik może żądać zmniejszenia kary umownej.
Wprowadzając karę umowną do umowy, należy określić precyzyjnie zobowiązania lub pojedyncze obwiązki, których niewykonanie lub nienależyte wykonanie skutkuje obowiązkiem zapłaty kary umownej. Ustalając zaś wysokość kary, należy porównać interes wierzyciela do wartości zabezpieczenia, tak aby kara nie została uznana za rażąco wygórowaną. wzór 1

wzór 1

Jak można sformułować kary umowne
Postanowienia w umowach zobowiązujące do zapłaty kary umownej mogą wyglądać następująco:
Wariant A
Par. 11. Wykonawca zobowiązany jest do zapłaty kary umownej w wysokości 0,1 proc. wartości umowy brutto za każdy dzień opóźnienia w wykonaniu przedmiotu umowy.
Par. 12. Strony zastrzegają sobie prawo do dochodzenia odszkodowania za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy przenoszącego wysokość określonych w umowie kar umownych na zasadach ogólnych.
Wariant B
Par. 11. Strona naruszająca obowiązek zachowania poufności określony w par. 10 zobowiązana będzie do zapłaty drugiej stronie kary umownej w wysokości 50 000 zł za każdy przypadek naruszenia. Zastrzeżenie kary umownej nie wyłącza dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych.

Inne sposoby zabezpieczenia

▶ Hipoteka. W celu zabezpieczenia oznaczonej wierzytelności wynikającej z określonego stosunku prawnego można nieruchomość obciążyć prawem, na mocy którego wierzyciel może dochodzić zaspokojenia z nieruchomości - bez względu na to, czyją stała się własnością, i z pierwszeństwem przed wierzycielami osobistymi właściciela nieruchomości.
Hipoteka obciąża nieruchomość niezależnie od tego, kto jest jej właścicielem. Daje również pierwszeństwo zaspokojenia przed innymi wierzycielami właściciela nieruchomości. Z tych właśnie powodów hipoteka może okazać się jednym z najpewniejszych sposobów zabezpieczenia wierzytelności.
▶ Zastaw. W celu zabezpieczenia oznaczonej wierzytelności można rzecz ruchomą obciążyć prawem, na mocy którego wierzyciel będzie mógł dochodzić zaspokojenia z rzeczy bez względu na to, czyją stała się własnością i z pierwszeństwem przed wierzycielami osobistymi właściciela rzeczy, wyjąwszy tych, którym z mocy ustawy przysługuje pierwszeństwo szczególne.
Zastaw można ustanowić także w celu zabezpieczenia wierzytelności przyszłej lub warunkowej. Przedmiotem zastawu mogą być prawa, jeżeli są zbywalne.
Istota zastawu polega na tym, że właściciel rzeczy ruchomej (w przypadku zastawu na rzeczy ruchomej) lub dysponent prawa (w przypadku zastawu na prawach), który nazywany jest zastawcą, oddaje rzecz wierzycielowi lub osobie trzeciej, na którą obie strony wyraziły zgodę. Zastawnik, któremu rzecz została wydana, powinien czuwać nad jej zachowaniem stosownie do przepisów o przechowaniu za wynagrodzeniem. Po wygaśnięciu zastawu powinien zwrócić rzecz zastawcy. Nieważne jest zastrzeżenie, przez które zastawca zobowiązuje się względem zastawnika, że nie dokona zbycia lub obciążenia rzeczy przed wygaśnięciem zastawu.
▶ Przewłaszczenie na zabezpieczenie. Jest umową nienazwaną będącą formą zabezpieczenia wierzytelności, mocą której wierzyciel nabywa od dłużnika własność ustalonej w umowie rzeczy, zobowiązując się jednocześnie do korzystania z rzeczy jedynie w zakresie niezbędnym do zabezpieczenia wierzytelności, pozostawiając możliwość korzystania z rzeczy dłużnikowi.
Istotą przewłaszczenia na zabezpieczenie jest ograniczenie w umowie prawa własności wierzyciela (nabywcy rzeczy) przez zobowiązanie się, że zaspokoi swoje roszczenia z nabytej rzeczy dopiero w przypadku niewykonania zobowiązania przez dłużnika (zbywcy). Przewłaszczenie na zabezpieczenie najczęściej zabezpiecza wierzytelności bankowe (kredyty). Zgodnie z art. 101 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 2324; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2339) zabezpieczenie wierzytelności banku może być dokonane w drodze przeniesienia na bank przez dłużnika lub osobę trzecią, do czasu spłaty zadłużenia wraz z należnymi odsetkami i prowizją, prawa własności rzeczy ruchomej lub papierów wartościowych.
▶ Poręczenie. Przez umowę poręczenia poręczyciel zobowiązuje się względem wierzyciela wykonać zobowiązanie na wypadek, gdyby dłużnik zobowiązania nie wykonał (art. 876 ust. 1 k.c.). Poręczyciel staje się odpowiedzialny jak współdłużnik solidarny, chyba że w umowie zastrzeżono inaczej. W chwili wymagalności wierzytelności wierzyciel może żądać według własnego uznania spełnienia świadczenia albo od dłużnika i poręczyciela łącznie (bez konieczności wykazywania poręczycielowi bezskuteczności ściągalności długu od dłużnika), albo od każdego z osobna.
Poręczenie może chronić każdą wierzytelność. Może dotyczyć zarówno długu już istniejącego, jak i przyszłego, do wysokości z góry oznaczonej. Bezterminowe poręczenie za dług przyszły może być przed powstaniem długu odwołane w każdym czasie. Poręczenie może być odpłatne lub nieodpłatne. Dłużnik nie jest stroną umowy poręczenia, poręczenie może zostać udzielone nawet bez wiedzy dłużnika.
▶ Klauzula waloryzacyjna. Ta forma zabezpieczenia nabiera szczególnego znaczenia właśnie teraz - gdy utrzymuje się wysoka inflacja. Klauzula waloryzacyjna ma na celu zabezpieczenie zobowiązania przed skutkami zmiany siły nabywczej pieniądza. Zasadą jest, że spełnienie świadczenia następuje przez zapłatę sumy nominalnej, jeżeli przedmiotem zobowiązania od chwili jego powstania jest suma pieniężna.
Strony umowy mogą jednak zastrzec, że wysokość świadczenia pieniężnego zostanie ustalona według innego niż pieniądz miernika wartości, właśnie przez wprowadzenie klauzuli waloryzacyjnej. Klauzula waloryzacyjna może dotyczyć wyłącznie świadczeń pieniężnych. Umowne klauzule waloryzacyjne mogą zatem pojawić się we wszelkich umowach zobowiązujących do zapłaty. Jeżeli chodzi o „inny miernik wartości”, to ustawodawca wskazał jedynie, że ma być to miernik inny niż pieniądz, przy czym przez pieniądz należy rozumieć walutę polską.
Innym miernikiem wartości w praktyce będzie najczęściej waluta obca. W przypadku gdy świadczenie określone jest pierwotnie w umowie w walucie obcej, wówczas innym miernikiem wartości nie może być wskazanie tej samej waluty obcej. Poza klauzulą walutową w praktyce stosowane są często klauzule towarowe (np. miernikiem wartości jest cena ropy naftowej czy zboża), klauzule złota czy klauzule indeksowe (np. miernikiem wartości jest wskaźnik inflacji, indeksu giełdowego). wzór 2

wzór 2

Klauzule waloryzacyjne, które można zastosować w umowie najmu
Wariant A
Czynsz najmu, określony w par. 5 ust. 1 umowy, waloryzowany będzie w dniu 1 stycznia każdego roku, o wskaźnik wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych.
Wariant B
Czynsz najmu płatny będzie w wysokości równowartości 1000 euro, obliczonej na podstawie średniego kursu NBP z dnia wymagalności.
▶ Dobrowolne poddanie się egzekucji. Inną formą zabezpieczenia wywiązania się kontrahenta z umowy lub zaspokojenia roszczeń jest notarialne oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji, o którym mowa w art. 777 ustawy z 17 listopada 1964 r. - Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1805; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2436). Zgodnie z tą regulacją na podstawie takiego oświadczenia kontrahent w przypadku określonego zdarzenia zobowiązuje się do dobrowolnej zapłaty wskazanej w oświadczeniu kwoty lub do wydania wskazanej w treści oświadczenia rzeczy. Zabezpieczenie w formie dobrowolnego poddania się egzekucji pozwala na przyspieszenie postępowania egzekucyjnego lub wręcz uniknięcie etapu postępowania sądowego zmierzającego do uzyskania prawomocnego orzeczenia sądu (tytułu wykonawczego). Egzekucja na podstawie aktu notarialnego może dotyczyć zarówno roszczeń istniejących, jak i przyszłych. Notarialne poddanie się egzekucji nie gwarantuje pełnej wypłacalności dłużnika, ale w praktyce znacznie skraca wierzycielowi czas do uzyskania zaspokojenia oraz istotnie zmniejsza możliwości uchylania się dłużnika od płatności. Tytułem egzekucyjnym będzie akt notarialny, w którym dłużnik poddał się egzekucji i który obejmuje obowiązek zapłaty sumy pieniężnej lub wydania rzeczy oznaczonych co do gatunku, ilościowo w akcie określonych, albo też wydania rzeczy indywidualnie oznaczonej, gdy w akcie wskazano termin wykonania obowiązku lub zdarzenie, od którego uzależnione jest wykonanie. Dla wszczęcia postępowania egzekucyjnego wymagane jest jedynie nadanie temu tytułowi egzekucyjnemu przez sąd klauzuli wykonalności. Uprawniony wierzyciel dysponujący takim dokumentem nie musi prowadzić postępowania sądowego. Warunkiem wszczęcia egzekucji jest nadejście określonego w akcie notarialnym terminu i brak dobrowolnego spełnienia świadczenia przez dłużnika. W umowie powinna wówczas być z góry ustalona kwota długu oraz termin spłaty.
Tytułem egzekucyjnym będzie również akt notarialny, w którym dłużnik poddał się egzekucji i który obejmuje obowiązek zapłaty sumy pieniężnej do wysokości w akcie wprost określonej albo oznaczonej za pomocą klauzuli waloryzacyjnej, gdy w akcie wskazano zdarzenie, od którego uzależnione jest wykonanie obowiązku, jak również termin, do którego wierzyciel może wystąpić o nadanie temu aktowi klauzuli wykonalności. Ten rodzaj zabezpieczenia stosuje się dla wierzytelności o nieokreślonej konkretnie wysokości na dzień podpisywania aktu notarialnego. W akcie wskazuje się maksymalną wysokość długu wraz z warunkami uprawniającymi wierzyciela do prowadzenia przeciwko dłużnikowi egzekucji oraz nieprzekraczalny termin, w którym wierzyciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności.

Zadbaj o niższe koszty najmu

Jednym ze sposobów zmniejszenia kosztów może być renegocjacja umów najmu. Paradoksalnie w trudnych czasach łatwiej zastosować to rozwiązanie. Wynajmujący mogą być skłonniejsi do ustępstw właśnie wtedy, gdy wielu najemców popada w tarapaty i rośnie ryzyko utraty kolejnego klienta

Renegocjować warunki zawartej już umowy można spróbować zawsze. Może się okazać, że ustalenie nowych warunków współpracy będzie dla obu stron korzystniejsze niż rozwiązanie umowy lub nieprawidłowe wykonywanie dotychczasowych obowiązków.
Zmiana warunków umowy najmu może dotyczyć:
  • terminu jej zawarcia,
  • wysokości czynszu,
  • terminów płatności,
  • terminów wypowiedzenia.
Do takich negocjacji warto się dobrze przygotować. Przede wszystkim dobrze jest sporządzić listę propozycji i argumentów przemawiających za danym rozwiązaniem oraz zgromadzić dokumenty źródłowe na ich poparcie. Dodatkowo warto przygotować gotowe propozycje nowych zapisów w formie aneksu do umowy.
Należy przy tym pamiętać, że na zmianę warunków muszą zgodzić się obie strony. Najlepiej zatem rozważyć zaproponowanie takich rozwiązań, które będą akceptowalne dla obu stron, partnerskie i uwzględniające interesy obu stron.
Jeśli nie uda się renegocjować warunków umowy najmu, warto znać zasady regulujące ewentualne wypowiedzenie takiej umowy.

Podstawowe zasady

Zasady wypowiedzenia umów najmu zależą od tego, czy jest to umowa zawarta na czas określony czy nieokreślony. Co do zasady zobowiązanie bezterminowe o charakterze ciągłym wygasa po wypowiedzeniu przez dłużnika lub wierzyciela z zachowaniem terminów umownych, ustawowych lub zwyczajowych, a w razie braku takich terminów niezwłocznie po wypowiedzeniu. Jest to ogólna zasada wynikająca z art. 3651 k.c. Z kolei umowa zawarta na czas określony może zostać wypowiedziana tylko wtedy, gdy strony przewidziały taką możliwość w warunkach umowy (np. w sytuacji utraty koncesji na prowadzenie działalności w przedmiocie najmu).
Terminy
Jeśli chodzi o umowę najmu (np. najmu pojazdu, powierzchni handlowej), to jeżeli czas trwania najmu nie jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem z zachowaniem terminów umownych, a w ich braku z zachowaniem terminów ustawowych. Ustawowe terminy wypowiedzenia najmu określone w art. 673 k.c. są następujące:
  • gdy czynsz jest płatny w odstępach czasu dłuższych niż miesiąc - najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego;
  • gdy czynsz jest płatny miesięcznie - na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego;
  • gdy czynsz jest płatny w krótszych odstępach czasu - na trzy dni naprzód;
  • gdy najem jest dzienny - na jeden dzień naprzód.
W przypadku zaś umowy najmu lokalu, jeżeli czas trwania najmu lokalu nie jest oznaczony, a czynsz jest płatny miesięcznie, najem można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 688 k.c.).
Jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, to zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.
Niezawarcie w treści umowy odpowiedniej klauzuli uniemożliwia wypowiedzenie najmu na czas określony (poza wyjątkowymi sytuacjami, jak np. wady lokalu mieszkalnego zagrażające życiu lub zdrowiu najemcy lub innych domowników - co wynika z art. 682 k.c.). W praktyce należy zatem precyzyjnie określać sytuacje i przesłanki, w których przypadku rozwiązanie umowy najmu będzie możliwe. Najczęściej są to tzw. ważne przyczyny, niezależne od woli stron.
Kiedy ze skutkiem natychmiastowym
Warto wiedzieć, że w szczególnych sytuacjach umowę najmu można wypowiedzieć bez zachowania okresu wypowiedzenia (ze skutkiem natychmiastowym). Jest to możliwe, jeżeli np.:
  • rzecz jest używana w sposób sprzeczny z umową lub z jej właściwościami i przeznaczeniem, w przypadku zwłoki z płatnością (np. czynszu czy rat),
  • w razie niewykonywania obowiązków przez drugą stronę umowy w całości lub w znacznej części,
  • w razie bezprawnego dokonania czynności, na której dokonanie wymagana była zgoda właściciela (np. podnajem).
Kodeks cywilny przewiduje również możliwość wypowiedzenia najmu bez zachowania terminów wypowiedzenia w przypadku wad rzeczy (art. 664 par. 2 k.c.) oraz wad lokalu mieszkalnego (art. 682 k.c.).

Ramka 2

Tu można wyszukać informacje o kontrahencie
Pomocne w ustaleniu kondycji finansowej potencjalnego kontrahenta mogą być różne bazy danych - zarówno publiczne, jak i komercyjne. A wśród nich:
▶ Portal Krajowego Rejestru Sądowego. To prawdziwa kopalnia informacji o spółkach. Każdy może wyszukać podmiot zarejestrowany w KRS i uzyskać informację odpowiadającą odpisowi aktualnemu lub odpisowi pełnemu. W portalu znajdują się m.in. takie dane, jak NIP, REGON, siedziba, organy reprezentacji i struktura właścicielska, przedmiot działalności, kapitał zakładowy, data wpisu do rejestru. Można tu też sprawdzić, jak podmiot rozlicza się z obowiązku składania rocznych sprawozdań finansowych i innych dokumentów. Ich analiza może wiele powiedzieć o kondycji finansowej podmiotu (m.in. dane o wynikach finansowych). Ponadto rejestr ten pomoże zweryfikować osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu.
Adresy: prs-gui-portal-prs-prod.apps.ocp.prod.ms.gov.pl/krs; wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/
▶ Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej. Pozwala każdemu na odnalezienie informacji m.in. o osobach fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, w tym o wspólnikach spółek cywilnych. Można z niej dowiedzieć się wielu istotnych rzeczy o partnerze: datach rozpoczęcia, zawieszenia, zaprzestania i wznowienia działalności gospodarczej, ewentualnych zakazach jej prowadzenia oraz o upadłości, postępowaniach naprawczych czy restrukturyzacyjnych.
Adres: aplikacja.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx
▶ Rejestr REGON. To lista prowadzona przez Główny Urząd Statystyczny. Umieszczenie podmiotu na liście jest równoznaczne z potwierdzeniem dokonania wpisu tych informacji w rejestrze REGON. Lista pozwala sprawdzić, jaki dana firma ma REGON, adres, nazwę. Możemy firmę wyszukać po adresie (np. wpisując nazwę województwa, powiatu, miejscowości i ulicy - znajdziemy pełną listę podmiotów, które prowadzą przy niej działalność.
Adres: wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl/appBIR/index.aspx
▶ Krajowy Rejestr Zadłużonych. To jawny rejestr prowadzony przez ministra sprawiedliwości, który daje możliwość wyszukania ujawnionych postępowań upadłościowych, restrukturyzacyjnych, o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej oraz egzekucyjnych. Portal pozwala również wyszukiwać i przeglądać obwieszczenia wymagane przez prawo upadłościowe oraz prawo restrukturyzacyjne.
Adres: https://prs.ms.gov.pl/krz
▶ Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. To baza, w której są gromadzone informacje o osobach fizycznych sprawujących bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółką (takie jak: imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, PESEL albo data urodzenia, wielkość udziałów, uprawnienia). Rejestr ma na celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, ale może się przydać przy sprawdzaniu bardziej tajemniczych potencjalnych kontrahentów.
Adresy: www.podatki.gov.pl/crbr/; crbr.podatki.gov.pl/adcrbr/#/wyszukaj
▶ Biała lista podatników VAT. To weryfikator statusu VAT podatników (kontrahentów) na podany dzień w elektronicznym wykazie prowadzonym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W łatwy sposób można sprawdzić, czy kontrahent jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, jakie rachunki bankowe są przypisane do tego kontrahenta oraz czy poprawnie zostały uzupełnione na fakturze jego dane adresowe i nazwa.
Adres: jpk.info.pl/biala-lista-vat/
▶ Wykaz podatników VAT. To prowadzony przez Ministerstwo Finansów wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Umożliwia wyszukanie podmiotu na podstawie jednego ze znanych parametrów: NIP, REGON, numer rachunku bankowego lub fragment nazwy.
Adres: podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka
▶ VIES. To portal utrzymywany przez Komisję Europejską, który daje możliwość weryfikacji numerów VAT kontrahentów z krajów członkowskich UE.
Adres: ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation
▶ Komercyjne bazy danych o dłużnikach i kredytobiorcach. Warto sprawdzić, czy potencjalny kontrahent nie figuruje w bazie nierzetelnych dłużników. Pomogą w tym rejestry, które funkcjonują zgodnie z ustawą z 9 kwietnia 2010 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie danych gospodarczych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 2057; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1855) i umożliwiają umieszczanie wpisów na temat dłużników, kontrahentów. Osobną grupą są rejestry informacji kredytowych na temat przebiegu spłaty kredytów i pożyczek.
Adresy: www.big.pl, bik.pl; www.crif.pl; www.erif.pl; ww.krd.pl
▶ Wywiadownie gospodarcze. Gromadzą i udostępniają one dane, które pomogą poznać stan sytuacji finansowej i ocenić kondycję kontrahenta, a także odzyskać pieniądze. Pozwalają sprawdzić, jak rzetelnie kontrahent spłaca kredyty (po uzyskaniu jego uprzedniej zgody). Usługi te są z reguły odpłatne.
▶ Internetowe giełdy długów. Zasadniczym celem tych platform jest oczywiście pośrednictwo w zbywaniu wierzytelności, jednak pośrednio i one mogą się stać narzędziem weryfikacji. Znalezienie kandydata na kontrahenta na tej liście może być sygnałem do głębszej analizy, czy warto podejmować z nim współpracę. Oprac. JP ©℗

Zmień nawyki w biznesie i zabezpiecz swoje interesy na przyszłość

Nawet jeśli z analizy wynika, że firma jest w doskonałej sytuacji, to nie zaszkodzi, by wdrożyć dobre praktyki, które będą zapobiegać sytuacjom kryzysowym na przyszłość
Poniżej kilka praktycznych wskazówek, które mogą pomóc zapobiegać kryzysowym sytuacjom.
▶ Zawsze weryfikuj wiarygodność i solidność potencjalnych partnerów biznesowych. Zanim się z kimś zwiążesz, popiszesz umowę - zyskaj o nim wiedzę. Sprawdzaj ogólnodostępne rejestry podmiotów gospodarczych, bazy danych, zweryfikuj, jak długo firma jest aktywna na rynku, dowiedz się, z jakich powodów właściciele zamykali wcześniej działalność. Poznaj wiarygodne opinie o potencjalnym partnerze, np. innych kontrahentów, a nie tylko prezentowane na jego stronie internetowej. Jeśli zawierasz umowę, sprawdź, czy jest podpisywana przez drugą stronę zgodnie z zasadami reprezentacji ujawnionymi w stosownym rejestrze.
▶ Dbaj o korzystne warunki zawieranych umów. Wyznacz osobę odpowiedzialną za weryfikację, czy wszystkie istotne z perspektywy firmy zapisy znalazły się w umowie. Negocjuj warunki umów. Ważne jest, aby szczególną uwagę poświęcać zapisom dotyczącym nie tylko terminów i sposobów płatności, lecz także zabezpieczeń (możliwość wypowiedzenia umowy, kary umowne itd.). Warto wprowadzić, a następnie egzekwować zapisy dotyczące wstrzymania dalszej realizacji umowy do czasu uiszczenia zaległych zobowiązań. Nie rezygnuj z ewentualnych renegocjacji dotychczas zawartych umów. Sprawdź ewentualne możliwości zakończenia współpracy.
▶ Korzystaj z uprawnień ustawowych i zabezpieczeń umownych. Egzekwuj należne odsetki, kary umowne. Wyznacz w firmie osoby za to odpowiedzialne. W razie wątpliwości konsultuj się z prawnikami.
▶ Zadbaj o e-mailową wymianę wszelkich ustaleń w trakcie trwania współpracy. Nie polegaj na ustaleniach ustnych. Zadbaj przy tym, żeby ustalenia ustne pokrywały się z pisemnymi.
▶ Wdrażaj procesy kontrolne w firmie. Warto np. ustalić osoby odpowiedzialne za kontrolowanie poprawności wystawionych faktur, wprowadzenie monitoringu przepływów pieniężnych, pilnowanie płatności, terminów przedawnienia (o tym szerzej w kolejnych odcinkach poradnika).
▶ Zaplanuj proces windykacji. Nie czekaj z reakcją na nieterminowe płatności (o tym szerzej napiszemy w kolejnych odcinkach poradnika).
▶ Zweryfikuj procedury, pilnuj ważnych dla firmy dokumentów. Monitoruj zmiany prawne istotne dla twojej branży.
A może zawieszenie jednoosobowej działalności gospodarczej

W pewnych sytuacjach warto rozważyć przerwę w prowadzeniu biznesu. Jednak jest to rozwiązanie, które nie każdy może zastosować. Podejmując ten krok, trzeba również pamiętać o formalnościach

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może doświadczyć tymczasowego spadku przychodów, zmierzyć się z utratą płynności finansowej, a nawet spotkać się z faktyczną niemożnością okresowego świadczenia oferowanych przed siebie usług. Pogorszenie się sytuacji firmy na rynku może wynikać z różnych przyczyn. Niezależnie od powodu - w sytuacji trwającego kryzysu gospodarczego, ze względu na szczególną specyfikę rynku, okresowość danego rodzaju działalności czy nawet konieczność zmierzenia się z trudną sytuacją życiową - nie trzeba od razu podejmować decyzji o definitywnym zamknięciu działalności. Jeśli mamy powody podejrzewać, że trudności mają charakter przejściowy i istnieje szansa, że z biegiem czasu sytuacja w naszej firmie będzie mogła wrócić do normy, warto rozważyć rozwiązanie o charakterze przejściowym polegające na zawieszeniu jednoosobowej działalności gospodarczej.
Na czym polega
Zawieszenie działalności to nic innego jak przerwa w jej prowadzeniu podejmowana na czas określony bądź nieokreślony, regulowana przepisami ustawy z 6 marca 2018 r. ‒ Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 162; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1570). Istotę zawieszenia wyjaśnił doskonale Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 18 września 2018 r., sygn. akt II GSK 1045/18. „Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej należy rozumieć jako przerwę lub zastój w jej prowadzeniu, które są wymuszane przez okoliczności uniemożliwiające jej prowadzenie. Przedsiębiorstwo i przedsiębiorca istnieją w okresie zawieszenia, ale działalność gospodarcza zostaje wstrzymana. Przez zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej należy rozumieć zatem przerwanie wykonywania tej działalności sensu largo na określony okres (czas określony ustawowo), w czasie którego jednak przedsiębiorca ma zarówno prawo, jak i obowiązek dokonywania pewnych czynności związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przed jej zawieszeniem (dotyczących tej działalności). Okres zawieszenia to zatem czas «przestoju», swoistej przerwy w wykonywaniu działalności gospodarczej. Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej stanowi więc dopuszczalne przez ustawodawcę przerwanie jej wykonywania na określony czas” ‒ wskazał NSA.
Kiedy można skorzystać
Prawo do zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej jest z punktu widzenia interesów przedsiębiorcy korzystną regulacją prawną, a skorzystanie z niej jest fakultatywne. Przede wszystkim dlatego, że przepisy pozwalają bez wskazywania konkretnych przyczyn zawiesić na pewien okres wykonywanie prowadzonej działalności.
Jednak rozważając ten krok, trzeba we własnym interesie przeanalizować pewne kwestie. Istotne jest, aby przyczyna przemawiająca za skorzystaniem z tego uprawnienia nie była trwała. W przypadku zmiany koncepcji biznesowej, długotrwałej choroby bądź przeprowadzki za granicę powodującej niemożność świadczenia usług niezbędne może się okazać podjęcie decyzji o trwałej likwidacji działalności gospodarczej. Jeśli jednak istnieją widoki na to, że przeszkoda przeminie, a dany biznes będzie jeszcze przynosić pożądane korzyści (np. po sezonie zimowym, po okresie czasowego zastoju na rynku w danej branży) - wówczas zawieszenie działalności może się okazać najbardziej efektywnym rozwiązaniem.
Kto może
Nie każdy jednak może dokonać zawieszenia. Jest ono możliwe wyłącznie w sytuacji, gdy przedsiębiorca:
  • nie zatrudnia pracowników, lub
  • zatrudnia wyłącznie pracowników przebywających na urlopie macierzyńskim, urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego, na urlopie wychowawczym bądź na urlopie rodzicielskim niełączących korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu.
W przypadku zakończenia korzystania przez pracowników z ww. urlopów lub złożenia przez pracownika wniosku dotyczącego łączenia korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu - w przypadku trwającego zawieszenia działalności - pracownik ma prawo do wynagrodzenia jak za przestój, określonego przepisami prawa pracy, trwający aż do zakończenia okresu zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.
Co w sytuacji, kiedy zależy nam na zawieszeniu działalności, a zatrudniamy na podstawie umowy o pracę pracowników, którzy akurat nie korzystają z wyżej wymienionych urlopów? Wówczas przed zawieszeniem działalności powinniśmy rozwiązać wszystkie umowy o pracę, zwolnionych pracowników wyrejestrować zaś z ubezpieczeń (zdrowotnego, chorobowego lub wypadkowego) w ciągu siedmiu dni od daty ustania stosunku pracy. Konieczność rozwiązania umów nie dotyczy umów zlecenia oraz umów o dzieło.
Formalności i procedura
Przedsiębiorca, który podejmie decyzję o zawieszeniu wykonywania działalności, może dokonać tego w dowolnie wybranej chwili. Przed zgłoszeniem zawieszenia istotne jest ustalenie, jakie warunki powinniśmy spełniać w celu efektywnego korzystania z zawieszenia, a także określenie daty, od której zawieszenie ma nastąpić, i zdecydowanie, czy zawieszenie ma trwać przez określony czas.
Ponieważ podczas trwania zawieszenia przedsiębiorca jest zobowiązany do niepodejmowania pewnych ściśle określonych działań (wskazanych w dalszej części artykułu), warto się również zastanowić, czy wybrany przez nas dzień rozpoczęcia zawieszenia nie koliduje z czynnościami, jakie wykonujemy jako przedsiębiorca.
Zawieszenie jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga złożenia wniosku do CEIDG. Co istotne, przedsiębiorca zawieszający działalność nie musi osobno zgłaszać faktu zawieszenia działalności do urzędu skarbowego i ZUS. CEIDG po otrzymaniu wniosku automatycznie przekaże stosowną informację do ZUS, urzędu skarbowego oraz bazy REGON.
Zawieszenia wykonywania działalności można dokonać we właściwych urzędach (urzędzie miasta lub gminy, urzędzie dzielnicowym m.st. Warszawy, a także urzędzie miasta na prawach powiatu), drogą pocztową bądź przez internet (poprzez stronę Biznes.gov.pl przy wykorzystaniu profilu zaufanego bądź e-dowodu).
Formularz wniosku o dokonanie zawieszenia jednoosobowej działalności gospodarczej dostępny jest na stronie internetowej Biznes.gov.pl oraz udostępniany jest wnioskodawcy w siedzibie urzędu miasta lub gminy.
Uwaga! Wniosek w imieniu przedsiębiorcy może zgłosić również pełnomocnik. W takim przypadku należy się upewnić, że wybrany przez nas pełnomocnik ma umocowanie do dokonania zawieszenia naszej działalności. W przypadku gdy pełnomocnik został zgłoszony do CEIDG, a składa wniosek osobiście w urzędzie, nie musi dodatkowo przedkładać pełnomocnictwa na piśmie. W przypadku braku zgłoszenia umocowania do działania w naszym imieniu do CEIDG i złożenia pełnomocnictwa pisemnego pamiętajmy o obowiązku uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 17 zł oraz dołączenia do wniosku potwierdzenia dokonania takiej opłaty.
Weryfikacja
Jeżeli wniosek złożony osobiście lub listem poleconym w wybranym urzędzie miasta lub gminy jest niepoprawny, po wstępnej jego weryfikacji urząd niezwłocznie wezwie przedsiębiorcę do korekty lub uzupełnienia we wskazanym zakresie - w terminie siedmiu dni roboczych od otrzymania wezwania. Dochowanie ww. terminu jest niezwykle istotne, wniosek, który nie zostanie poprawiony w terminie, nie będzie bowiem rozpatrywany.
W przypadku błędnego wypełnienia formularza drogą internetową komunikat o konieczności uzupełnienia danych zostanie wyświetlony niezwłocznie. Po złożeniu prawidłowo wypełnionego formularza zmiana we wpisie przedsiębiorcy w CEIDG powinna nastąpić w ciągu jednego dnia roboczego. Zawieszenie wykonywania działalności gospodarczej w CEIDG jest bezpłatne.
Czas zawieszenia
Zawieszenie jednoosobowej działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG może zostać dokonane na czas nieokreślony (bezterminowo) bądź na czas określony, nie krótszy jednak niż 30 dni.
Wyjątkiem od powyższej zasady jest zawieszenie działalności na okres trwania lutego danego roku kalendarzowego. Zgodnie bowiem z brzmieniem art. 23 ust. 3 prawa przedsiębiorców: „Jeżeli okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej obejmuje wyłącznie pełny miesiąc luty danego roku kalendarzowego, za minimalny okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przyjmuje się liczbę dni miesiąca lutego przypadającą w danym roku kalendarzowym”.
Ważne! Jeżeli zdarzy się, że przedsiębiorca zdecyduje się wznowić zawieszoną działalność przed upływem wspomnianych 30 dni, wówczas uznaje się takie zawieszenie za nieskuteczne prawnie. Ciążą wtedy na nim obowiązki (w zakresie podatków i składek), tak jakby zawieszenia działalności nie było.
Okres zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej rozpoczyna się od dnia wskazanego we wniosku (a w przypadku wyznaczenia dnia rozpoczęcia zawieszenia na dzień złożenia wniosku, maksymalnie następnego dnia roboczego po dniu, w którym wniosek wpłynął do urzędu) i trwa do dnia:
  • wskazanego w tym wniosku,
  • wskazanego we wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej,
  • ustanowienia zarządu sukcesyjnego - w przypadku śmierci przedsiębiorcy.
Przykład 3
Na czas określony
Przedsiębiorca złożył wniosek o zawieszenie działalności 20 stycznia 2022 r., wyznaczając czas zawieszenia od 1 lutego 2022 r. do 31 marca 2022 r. Zawieszenie trwa przez ww. okres, tj. od 1 lutego do 31 marca, wliczając 1 lutego oraz 31 marca. W tej sytuacji przedsiębiorca nie jest zobligowany do składania wniosku o wznowienie działalności.
Przykład 4
Zawieszenie bezterminowo wymaga wniosku o wznowienie
Przedsiębiorca złożył wniosek o zawieszenie działalności 1 lutego 2022 r., wskazując, że nastąpi ono 1 lutego 2022 r. W tym przypadku mamy do czynienia z zawieszeniem o charakterze bezterminowym trwającym od 1 lutego 2022 r., powodującym konieczność złożenia wniosku o wznowienie działalności. Skutki prawne zawieszenia nastąpią 1 lutego 2022 r., nawet jeśli faktyczna zmiana w CEIDG ze względu na konieczność przetworzenia wniosku nastąpi dopiero 2 lutego 2022 r. W tej sytuacji przedsiębiorca nie wyznaczył dnia zakończenia zawieszenia, które nastąpi w dniu wskazanym przez przedsiębiorcę we wniosku o wznowienie wykonywania działalności.
Ważne! Data rozpoczęcia zawieszenia może pokrywać się z datą złożenia wniosku do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Przedsiębiorca może jednak wskazać również datę wcześniejszą lub późniejszą.
Czynności niedozwolone i dozwolone
Zgodnie z art. 25 ust. 1 prawa przedsiębiorców w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Przedsiębiorca nie ma prawa do wykonywania na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło tych samych usług, które wchodzą w zakres usług świadczonych w ramach zawieszonej działalności gospodarczej.
W okresie zawieszenia przedsiębiorca jako podatnik nie ma również prawa do dokonywania odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych.
W okresie tego zawieszenia przedsiębiorca jednakże:
  • może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;
  • może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
  • może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
  • ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
  • wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
  • może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
  • może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą;
  • może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 170).
Przykład 5
Odliczenie VAT od rat leasingu
Przedsiębiorca zawiesił działalność. W tym okresie spłaca raty leasingowe od samochodu, rozważa też jego wykup. W czasie trwania okresu zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur VAT dotyczących rat leasingowych oraz faktury wykupu samochodu osobowego z leasingu za okres zawieszenia działalności gospodarczej, o ile umowa leasingu została zawarta przed dniem zawieszenia działalności, a przedmiotowy samochód był wykorzystywany w prowadzonej działalności do wykonywania czynności opodatkowanych.
Przykład 6
Składki na samorząd zawodowy
Przedsiębiorca zawiesił działalność, ale nadal jest zobowiązany ponosić składki w zrzeszeniu architektów, do którego należy. Przedsiębiorcy przysługuje co do zasady prawo do zaliczenia w koszty działalności gospodarczej w trakcie jej zawieszenia składki na samorząd zawodowy oraz składki na szkolenie w ramach aplikacji radcowskiej.
Przykład 7
Przyjęcie umówionej zaliczki
Przedsiębiorca zawarł umowę na wykonanie montażu urządzeń. Ponieważ ma ją zrealizować w lutym, a na przełomie roku nie spodziewa się innych kontraktów - postanowił zawiesić od grudnia do stycznia działalność gospodarczą. Jednak w grudniu przypada termin wpłaty zaliczki od kontrahenta. Przedsiębiorcy przysługuje prawo przyjmowania zaliczek w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, jeśli umowę, na podstawie której zaliczka ma zostać wypłacona, zawarto przed okresem zawieszenia działalności.
Przykład 8
Sprzedaż towarów z magazynu
Przedsiębiorca ma w magazynie zapasy towarów. Znalazł kontrahentów chętnych do ich zakupu. Przedsiębiorca może sprzedać w okresie zawieszenia działalności wyprodukowane towary handlowe, lecz dotyczy to tylko towarów zamówionych i wyprodukowanych przed datą zawieszenia. Ponadto w okresie zawieszenia działalności przedsiębiorca może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie (np. samochód wykorzystywany do osiągania przychodów przed zawieszeniem działalności).
• Czy w ramach obowiązków „nakazanych przepisami prawa” przedsiębiorca ma obowiązek składania deklaracji rozliczenia rocznego?
Tak. Zawieszenie działalności gospodarczej nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku złożenia zeznania rocznego, nawet jeśli zawieszenie trwa cały rok podatkowy. Zeznanie należy złożyć nawet wtedy, gdy w ciągu roku nie zostanie osiągnięty żaden dochód (zatem do 30 kwietnia należy złożyć PIT-36, do końca lutego PIT-28, a w przypadku karty podatkowej do 31 stycznia należy przekazać formularz PIT-16A, tj. zestawienie miesięcznych składek na ubezpieczenie zdrowotne, które zostały zapłacone i odliczone od karty podatkowej).
Przedsiębiorca ma również obowiązek poddania się kontroli urzędowej przeprowadzanej w trakcie zawieszenia działalności.
W sytuacji, gdy przedsiębiorca nie jest pewien, czy wolno mu podejmować określoną działalność w okresie trwania zawieszenia, może m.in. złożyć do właściwego organu wniosek o interpretację podatkową na podstawie ustawy z 29 sierpnia 1997 r. ‒ Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180) bądź wniosek o interpretację indywidualną na podstawie prawa przedsiębiorców. Wniosek taki może dotyczyć określonego stanu faktycznego zaistniałego bądź przyszłego, podlega on opłacie.
• Co ze składkami do ZUS i innymi obowiązkami podatkowymi?
W okresie zawieszenia przedsiębiorca nie musi płacić składek ZUS. Nie ma obowiązku dokonywania osobnego zgłoszenia zawieszenia jednoosobowej działalności gospodarczej do ZUS - informacja o zawieszeniu działalności zostanie automatycznie przekazana przez CEIDG. Warto nadmienić, że w terminie 30 dni od dnia ustania okresu podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu wygasa prawo do świadczeń zdrowotnych. Oznacza to, że przedsiębiorca będzie musiał zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia lub nabyć inny tytuł do świadczeń zdrowotnych (np. umowa o pracę).
31,5 tys. firm zawiesiło działalność gospodarczą we wrześniu 2022 r., to niemal 20 proc. więcej niż rok wcześniej
14 055 podmiotów złożyło we wrześniu 2022 r. wnioski o zakończenie działalności
W odniesieniu do obowiązków podatkowych skutek zawieszenia działalności jest zależny od wybranego sposobu opodatkowania. Jeżeli przedsiębiorca rozlicza działalność gospodarczą na zasadach ogólnych (według stawek PIT 12 i 32 proc.) lub według stawki liniowej 19 proc., to nie jest zobowiązany do wpłacania zaliczek za okres zawieszenia. Jeśli przedsiębiorca wybrał rozliczenie podatkowe w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, to w okresie zawieszenia działalności gospodarczej jest on zwolniony z ryczałtu.
Tabela. Wady i zalety zawieszenia jednoosobowej działalności gospodarczej ©℗
Zalety Wady
Możliwość zawieszenia działalności na okres, podczas którego przewidujemy tymczasowy spadek przychodów bez konieczności rezygnowania z całkowitego prowadzenia działalności. Brak możliwości faktycznego wykonywania działalności gospodarczej i osiągania bieżących przychodów z działalności.
Brak konieczności określenia czasu zawieszenia działalności z góry. Możliwość podjęcia zawieszonej działalności na wniosek złożony w dogodnym dla przedsiębiorcy momencie. Okres zawieszenia działalności jest liczony do okresu małego ZUS (jeśli taki biegnie), mimo że przedsiębiorca z niego nie korzysta.
Możliwość podejmowania podczas okresu zawieszenia działań koniecznych do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Utrata prawa do świadczeń zdrowotnych, które wygasa po upływie 30 dni od dnia ustania okresu podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu. Dlatego jeśli przedsiębiorca chce mieć prawo do świadczeń zdrowotnych w okresie zawieszenia działalności, powinien dobrowolnie zgłosić się do ubezpieczenia do NFZ bądź rozważyć inne opcje ubezpieczenia (umowa o pracę/umowa zlecenia).
Brak konieczności opłacania i składania deklaracji ZUS. W przypadku zgłoszenia do ubezpieczenia (zdrowotnego, chorobowego czy wypadkowego) członków rodziny bądź współpracowników osoby te zostaną wyrejestrowane z ubezpieczeń.
Brak konieczności składania deklaracji VAT i przesyłania JPK_VAT za okresy rozliczeniowe, których to zawieszenie dotyczy (wyjątkiem jest np. wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów, dokonanie korekty proporcji VAT, skorzystanie z prawa do odliczenia podatku czy konieczność skorygowania wcześniejszych deklaracji VAT). Przedsiębiorca, który zawiesił działalność, ma możliwość przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia emerytalnego oraz rentowego. W przeciwnym razie okres ten nie będzie wliczany do lat pracy i nie będzie brany pod uwagę przy wyliczaniu w przyszłości emerytury (lub renty).
Brak konieczności wyliczania i uiszczania zaliczek na podatek dochodowy. Ryzyko narażenia się na straty wizerunkowe, skutkujące np. trudnością pozyskania inwestorów po ponownym podjęciu zawieszonej działalności.
Należy pamiętać, że zwolnienie z obowiązku zapłaty zaliczek na podatek dochodowy oraz ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych dotyczy okresu, za który zawieszona jest działalność gospodarcza. Oznacza to, że jeżeli w okresie zawieszenia działalności gospodarczej powstanie obowiązek zapłaty zaliczek lub ryczałtu (np. przedsiębiorca uzyska przychód), przedsiębiorca jest z niego zwolniony. Jeżeli jednak obowiązek zapłaty zaliczki na podatek dochodowy lub ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych powstanie przed okresem zawieszenia, to przedsiębiorca jest zobowiązany do zapłaty zaliczki, nawet gdy termin zapłaty wypadnie na okres zawieszenia działalności.
Przykład 9
Jak rozliczyć sprzedaż zapasów magazynowych
Przedsiębiorca prowadzi sklep z wyposażeniem dla koni. Jego działalność opodatkowana jest na zasadach ogólnych i płaci miesięczne zaliczki na podatek. Postanawia zawiesić działalność od 16 marca 2020 r., a w okresie zawieszenia sprzedaje siano, które magazynował. Siano ma termin ważności do 30 września 2020 r. i przedsiębiorca nie we, czy zdąży je wykorzystać - na razie nie planuje wznowienia działalności. Może przeprowadzić taką transakcję, bo dzięki temu chroni swoją firmę przed stratą.
Przedsiębiorca w związku z zawieszeniem:
• do 20 kwietnia 2020 r. musi zapłacić zaliczkę od dochodów (przychodów) uzyskanych przed dniem zawieszenia, czyli przed 16 marca 2020 r.,
• nie musi płacić zaliczek na podatek dochodowy w okresie zawieszenia,
• do 30 kwietnia 2021 r. musi złożyć rozliczenie roczne PIT-36 uwzględniające okres zawieszenia, w tym sprzedaż siana.
Zanim złoży się wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej, trzeba się zastanowić, z jakim dniem najlepiej będzie to zrobić. Jeśli działalność zostanie zawieszona w trakcie trwania miesiąca, to koniecznie będzie:
  • opłacenie składki zdrowotnej za cały miesiąc,
  • opłacenie składki na ubezpieczenie społeczne proporcjonalnie do liczby dni, w których w danym miesiącu działalność była prowadzona - w okresie zawieszenia, które trwa przez część miesiąca, kwotę najniższej podstawy wymiaru składek zmniejsza się proporcjonalnie, dzieląc ją przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca i mnożąc przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu.
Zwolnienie z obowiązku składania deklaracji podatkowych dotyczy wyłącznie pełnych okresów rozliczeniowych, dlatego należy złożyć deklarację za okres (miesiąc albo kwartał), w którym prowadziło się działalność nawet przez jeden dzień. Oznacza to, że jeżeli działalność została zawieszona w trakcie miesiąca/kwartału, to za ten okres trzeba złożyć deklarację JPK_V7M/JPK_V7K.
Przykład 10
Działalność zawieszona w marcu, ostatnia deklaracja VAT w kwietniu
Firma przedsiębiorcy świadczy usługi serwisowe. Przedsiębiorca jest podatnikiem VAT i składa deklarację miesięczną wraz z ewidencją JPK_V7M. Przedsiębiorca zawiesza działalność 30 marca 2020 r. i nie składa deklaracji za okres, w którym jego firma jest zawieszona (zwolnienie z obowiązku składania deklaracji dotyczy pełnego okresu rozliczeniowego). Ostatnią deklarację JPK_V7M za marzec złoży do 25 kwietnia. ©℗
Kancelaria Kondrat i Partnerzy