Pracodawca musi zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych, obliczać płacone przez niego składki i wpłacać je do ZUS. Za niewywiązywanie się z tego obowiązku grozi mu kara finansowa.

Pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Tak wynika z art. 6 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 8 ust. 1 ustawy z 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2009r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.). Obowiązek ten dotyczy również ubezpieczeń chorobowego i wypadkowego (art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy). Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę jest objęta ubezpieczeniami społecznymi od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia jego ustania.

Każda osoba obligatoryjnie objęta ubezpieczeniami społecznymi, a więc również pracownik, podlega zgłoszeniu do tych ubezpieczeń. Obowiązek ten spoczywa na płatniku składek. Ma on na zgłoszenie do ZUS pracownika 7 dni licząc od pierwszego dnia w którym podjął u niego zatrudnienie. Zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych zawiera standardowe dane osobowe pracownika, tytuł ubezpieczenia i informację o stopniu niepełnosprawności i o posiadanym prawie do emerytury lub renty. O zmianach danych podawanych w zgłoszeniu płatnik powiadamia ZUS w ciągu 7 dni.

Płatnik składek po zgłoszeniu pracownika do ZUS musi go rozliczać ubezpieczeniowo składając tam deklaracje i imienne raporty miesięczne do 15 dnia miesiąca. Jest on obowiązany obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy. Jeśli tego nie zrobi podlega karze grzywny do 5 tys. złotych.

W przypadku natomiast ustania tytułu do ubezpieczeń (rozwiązania stosunku pracy), płatnik składek jest zobowiązany wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń.