Taki obowiązek wprowadzi od 7 listopada 2019 r. nowelizacja k.p.c. Także wtedy, gdy ustanowiony jest pełnomocnik. Alternatywnie można złożyć oświadczenie, że się adresu e-mailowego nie posiada. Nie spowoduje to negatywnych konsekwencji, ale może utrudnić komunikację z Temidą
Jedną z najbardziej istotnych zmian największej od lat nowelizacji kodeksu postępowania cywilnego jest przywrócenie postępowania odrębnego w sprawach gospodarczych (ujętego w nowo dodanych art. 4581–45813 k.p.c.). W jego ramach wprowadzonych będzie kilka interesujących nowych obowiązków dla przedsiębiorców. Jedną z nowości jest obowiązek podania przez stronę postępowania w sprawie gospodarczej adresu e-mail lub oświadczenia o jego nieposiadaniu. Pojawiają się w związku z tym liczne wątpliwości, m.in. czy w sytuacji, kiedy strona będzie reprezentowana przez pełnomocnika, należy podać adres e-mailowy przedsiębiorcy czy owego pełnomocnika. Jak zatem będzie wyglądał obowiązek, kto powinien go spełnić, jak się od niego wybronić?
Art. 4583 kodeksu postępowania cywilnego [Wskazanie przez stronę adresu poczty elektronicznej]
§ 1. Pozew powinien zawierać również wskazanie adresu poczty elektronicznej powoda albo oświadczenie powoda, że nie posiada takiego adresu.
§ 2. Pierwsze pismo procesowe pozwanego wniesione po doręczeniu odpisu pozwu powinno zawierać również wskazanie adresu poczty elektronicznej albo oświadczenie pozwanego, że nie posiada takiego adresu, o czym poucza się go doręczając odpis pozwu.
§ 3. Niespełnienie wymogów, o których mowa w § 1 lub 2, uznaje się za brak formalny pisma uniemożliwiający nadanie mu prawidłowego biegu.

W jakich sprawach podanie adresu e-mail będzie obowiązkowe?

Artykuł 4583 k.p.c. wprowadza obowiązek podania w sprawie gospodarczej adresu e-mail strony. Sprecyzowano przy tym, że należy to uczynić w pozwie ‒ w przypadku powoda albo w pierwszym piśmie procesowym ‒ w przypadku pozwanego (a więc np. w odpowiedzi na pozew, zarzutach od nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym, sprzeciwie od nakazu zapłaty w postępowaniu upominawczym czy sprzeciwie od wyroku zaocznego).
Obowiązek dotyczy spraw rozpoznawanych w procesie, które są sprawami gospodarczymi. Zamknięty katalog spraw gospodarczych określony został w nowym art. 4582 k.p.c. W każdej sprawie wymienionej w tym przepisie nowy przepis o obowiązku podania adresu e-mail będzie miał zastosowanie. Chodzi m.in. o sprawy ze stosunków cywilnych między przedsiębiorcami w zakresie prowadzonej przez nich działalności gospodarczej (chociażby którakolwiek ze stron zaprzestała prowadzenia działalności gospodarczej), z umów o roboty budowlane, z umów leasingu (niezależnie od tego czy strony są lub były przedsiębiorcami, czy też nie) czy z zakresu prawa upadłościowego i restrukturyzacyjnego.
Ponadto nowe przepisy o postępowaniu w sprawach gospodarczych stosuje się, zgodnie z art. 4581 k.p.c., tylko do spraw rozpoznawanych w procesie. W związku z tym obowiązek podania adresu e-mail nie będzie miał zastosowania ani w postępowaniu nieprocesowym (np. w sprawach o ustanowienie służebności przesyłu, czy w postępowaniu rejestrowym), ani w postępowaniu zabezpieczającym (np. w sprawie o zabezpieczenie roszczenia pieniężnego przed wniesieniem pozwu), ani w postępowaniu egzekucyjnym (np. w sprawie powództwa przeciwegzekucyjnego o zwolnienie zajętego przedmiotu spod egzekucji).
Stanowisko Ministerstwa Sprawiedliwości dla DGP z 31 października 2019 r.
l Aktualnie są prowadzone prace nad zmianą Regulaminu Urzędowania Sądów. W tym projekcie, mając na uwadze potrzebę przyśpieszenia komunikacji ze stronami ( w tym z przedsiębiorcami), wprowadzono rozwiązania, w których wykorzystanie poczty elektronicznej ułatwi sądowi komunikację ze stronami. Mianowicie w par. 70 regulaminu dodano ust. 2a: „O odwołaniu posiedzenia osoby zawiadomione i wezwane na posiedzenie należy poinformować również za pośrednictwem dostępnych środków komunikacji.”
l Pełnomocnika ustanawia strona, która może w każdej chwili odwołać udzielone pełnomocnictwo, stąd w każdym przypadku w interesie strony leży poinformowanie sądu o swoim adresie poczty, również wtedy, kiedy w procesie ustanowiła też pełnomocnika. Komunikacja sądu z pełnomocnikami jest łatwiejsza, są to profesjonaliści, stale współpracujący z sądami, którzy z reguły w korespondencji przez siebie sporządzanej i tak podają swoje adresy poczty elektronicznej oraz numery telefonów.
l Lepsza komunikacja ze stronami pozwala też na pełniejsze wykorzystanie już obowiązującej regulacji w przepisie art. 1491 k.p.c., która pozwala na wezwanie z pominięciem sposobów doręczeń przewidzianych w przepisach art. 131 do 147 k.p.c. Art. 1491 k.p.c. nie budzi wątpliwości, a przyśpieszenie rozpoznania sprawy zależy też od woli strony, która jeśli tylko chce – to informuje sąd o dostępnych sposobach komunikacji.

Czy od obowiązku podania adresu e-mail zostały przewidziane wyjątki?

Obowiązek ten nie dotyczy osób, które w postępowaniu gospodarczym zdecydują się złożyć oświadczenie o nieposiadaniu adresu e-mail. Takie oświadczenie nie musi zawierać uzasadnienia. Należy je złożyć w pozwie (w przypadku powoda) albo w pierwszym piśmie procesowym (w przypadku pozwanego).

Czy dopuszczalne jest podanie adresów innych osób?

Nie ma przeszkód, żeby strona, która nie ma swojego adresu e-mail albo ma trudności z jego założeniem lub obsługą, podała adres e-mail osoby bliskiej lub innej odpowiedniej osoby ‒ jednak wyłącznie za jej zgodą.
Natomiast podanie adresu e-mail, który nie istnieje, podanie adresu e-mail, który należy do osoby trzeciej, lub inne podobne zachowanie niezgodne z celem przepisu może skutkować zastosowaniem przez sąd nowych przepisów o nadużyciu prawa procesowego z art. 41 oraz 2262 k.p.c. W razie stwierdzenia nadużycia prawa procesowego sąd może zastosować w wyroku kończącym postępowanie w sprawie grzywnę, obciążyć stronę nadużywającą kosztami procesu niezależnie od wyniku sprawy lub podwyższyć stopę odsetek (nawet w wysokości przekraczającej odsetki maksymalne).

Jaki jest cel nowej regulacji?

Wskazanie adresu poczty elektronicznej ma ułatwić komunikację sądu ze stronami postępowania. Zmiana ta jest spójna z ideą przyświecającą całej nowelizacji, czyli przyspieszeniem postępowania cywilnego, w tym postępowania w sprawach gospodarczych.
Obecnie przepisy przewidują jednak tylko jedną sytuację, kiedy sąd ma obowiązek doręczenia za pomocą poczty elektronicznej – chodzi o doręczenie stronie sprawy gospodarczej niereprezentowanej przez profesjonalnego pełnomocnika pouczeń na zasadzie art. 4584 k.p.c. Pouczenia wymienione w tym przepisie doręcza się stronie na piśmie oraz na wskazany adres e-mail. Pouczenia doręcza się także pełnomocnikowi, który nie jest adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym, oraz kiedy za stronę działa Prokuratoria Generalna RP.

Jakie sankcje grożą w przypadku niezłożenia oświadczenia?

Zgodnie z art. 4583 par. 3 k.p.c. sankcją za niezłożenie oświadczenia w przedmiocie adresu e-mail przez stronę, tj. nieprzedstawienie adresu e-mail lub niezłożenie oświadczenia o jego nieposiadaniu, jest brak formalny pisma skutkujący nienadaniem mu prawidłowego biegu. Omawiana sankcja może zostać nałożona na dwa sposoby.
Jeżeli strona nie jest reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika, to na podstawie art. 130 par. 1 k.p.c. przewodniczący wezwie stronę do uzupełnienia braku w terminie tygodniowym pod rygorem zwrócenia pisma (wyjątkowo – w terminie co najmniej miesięcznym, jeżeli pismo wnosi osoba niemająca w kraju przedstawiciela, zamieszkała lub mająca siedzibę za granicą na terenie UE, a poza terytorium UE – w terminie co najmniej trzech miesięcy). W razie upływu terminu tygodniowego do usunięcia braku przewodniczący zwróci stronie pismo, które nie wywoła żadnego skutku.
Jeżeli strona jest reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika, to brak oświadczenia co do adresu e-mail powoduje od razu zwrot pisma pełnomocnikowi przez przewodniczącego ze wskazaniem braku, jednak już bez wezwania do jego uzupełnienia. W terminie tygodnia strona lub pełnomocnik może wnieść pismo ponownie i jeśli uzupełni brak oświadczenia w sposób prawidłowy, to pismo wywoła skutek od daty pierwotnego wniesienia. W razie upływu terminu tygodniowego i niezłożenia oświadczenia w sprawie adresu e-mail zwrócone pismo nie wywoła żadnego skutku.

Czy w przypadku strony reprezentowanej przez pełnomocnika można podać jego adres?

Z art. 4583 k.p.c. wynika, że w pierwszym piśmie procesowym w sprawie gospodarczej należy podać adres e-mail odpowiednio powoda i pozwanego. Przepis nie nasuwa zatem wątpliwości, jeżeli strona występuje w sprawie bez pełnomocnika, że należy podać adres e-mail odpowiednio powoda lub pozwanego.
Wątpliwości powstają natomiast w przypadku strony reprezentowanej w sprawie gospodarczej przez pełnomocnika. Nie wiadomo bowiem dokładnie, czy w takiej sytuacji należy podać adres e-mail strony czy jej pełnomocnika (ewentualnie czy oświadczenie o nieposiadaniu adresu e-mail powinna złożyć strona czy jej pełnomocnik). Wątpliwość jest istotna, ponieważ niezłożenie oświadczenia w sprawie adresu e-mail lub wykonanie tego obowiązku w sposób nieprawidłowy może spowodować zwrot pisma i jego bezskuteczność.
Trzeba zauważyć, że w razie ustanowienia przez stronę pełnomocnika, zgodnie z art. 133 par. 3 k.p.c., komunikacja sądu odbywa się wyłącznie z pełnomocnikiem (a nie ze stroną). W szczególności sąd dokonuje doręczeń wyłącznie na adres pełnomocnika (a nie na adres strony) – z wyjątkiem pism wzywających stronę do osobistego stawiennictwa, które doręcza się na adres strony. Niemniej jednak pouczenia w sprawie gospodarczej, o których mowa w art. 4584 k.p.c., doręcza się zarówno stronie, jak i jej pełnomocnikowi. Pouczeń nie doręcza się tylko w przypadku, gdy strona jest reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika.
Czy zatem w sytuacji, kiedy strona jest reprezentowana przez pełnomocnika, należałoby w pierwszym piśmie w sprawie gospodarczej podać adres e-mail powoda lub pozwanego czy raczej jej pełnomocnika? Mając na uwadze literalne brzmienie art. 4583 k.p.c. oraz treść przepisów ogólnych o czynnościach procesowych należałoby uznać, że ustawodawcy chodziło raczej o adres poczty elektronicznej powoda i pozwanego (a nie – pełnomocnika powoda lub pozwanego, w tym pełnomocnika profesjonalnego). Ponadto literalne brzmienie art. 4584 k.p.c. wskazuje, że wyłącznym celem wskazania adresu e-mail w stanie prawnym po wejściu w życie ustawy nowelizującej jest wysłanie powodowi lub pozwanemu pouczeń, o których mowa w tym przepisie, zarówno na piśmie, jak i na adres e-mail. W przypadku pełnomocnika strony w art. 4584 k.p.c. nie ma mowy o wysłaniu pełnomocnikowi pouczeń na adres e-mail. Przepis ten stanowi wyłącznie o doręczeniu pełnomocnikowi pouczeń. Sposoby doręczenia zostały zaś uregulowane w art. 131 k.p.c. i przepis ten nie przewiduje doręczenia na adres e-mail.
Co więcej, możliwość doręczania pism procesowych przez pełnomocników profesjonalnych na adresy e-mail reguluje zupełnie inny przepis ‒ nowy art. 132 par. 13 k.p.c. Przepis ten dotyczy jednak wyłącznie pełnomocników profesjonalnych (a nie ogólnie pełnomocników) i umożliwia doręczenia niektórych pism procesowych pomiędzy pełnomocnikami profesjonalnymi wyłącznie w postaci elektronicznej (jego zastosowanie jest przy tym uzależnione od złożenia przez pełnomocników zgodnych oświadczeń o wyborze tego sposobu doręczeń oraz podania właściwych adresów e-mail). Za taką interpretacją przemawiają również względy praktyczne. W sytuacji zmiany pełnomocnika sąd nie mógłby komunikować się ze stroną za pomocą poczty elektronicznej, więc cel przepisu nie zostałby osiągnięty.
Zatem naszym zdaniem podanie adresu e-mail stron ‒ powoda i pozwanego, ewentualnie złożenie oświadczenia o nieposiadaniu adresu e-mail przez stronę, będzie wystarczające do spełnienia obowiązku z art. 4583 k.p.c. Nie stoi to jednak na przeszkodzie podaniu również adresu e-mail pełnomocnika, w tym adresu e-mail pełnomocnika profesjonalnego.

Jakie dokumenty sąd może przesłać przedsiębiorcy pocztą elektroniczną?

Wątpliwości pojawiają się również w kwestii, jakie dokumenty będą mogły zostać przesłane pocztą elektroniczną do stron. Uzasadnienie nowelizacji nie udziela wyczerpującej odpowiedzi na to pytanie. Wiadomo jednak, że zgodnie z art. 4584 k.p.c. pouczenia o treści niektórych przepisów regulujących postępowanie gospodarcze, których sąd udziela stronie niereprezentowanej przez profesjonalnego pełnomocnika, będą dokonywane na piśmie oraz na wskazany adres poczty elektronicznej.
Nie jest natomiast pewne, czy za pomocą poczty elektronicznej możliwe byłoby przesyłanie niektórych zarządzeń przewodniczącego, zawiadomień o terminie rozprawy itp. Artykuł 131 k.p.c., który reguluje zasady doręczeń w postępowaniu cywilnym, nie przewiduje możliwości doręczeń za pomocą poczty e-mail. Podany przez stronę postępowania adres e-mail mógłby jednak służyć przesyłaniu niektórych dokumentów sprawie gospodarczej – jako pomocniczy i uzupełniający tryb wobec doręczeń oficjalnych. Tę kwestię rozstrzygnie praktyka. Natomiast praktyczne efekty nowelizacji z pewnością nadadzą kierunek kolejnym zmianom kodeksu postępowaniu cywilnego, w tym – być może – zmierzającym do szerszego zastosowania poczty elektronicznej, prawie powszechnie dzisiaj używanej w stosunkach gospodarczych.

opinia eksperta

ikona lupy />
Łukasz Dubicki adwokat, Dubicki i Wspólnicy / DGP
Na gruncie nowych przepisów wątpliwości mogą pojawiać się co do tego, jaki konkretnie adres e-mailowy wskazać w piśmie, gdy stronę reprezentuje pełnomocnik (w tym pełnomocnik profesjonalny). Skoro w sprawie ustanowiony zostaje pełnomocnik, to zgodnie z ogólnymi regułami procesu wszelkie pisma powinny być dokonywane na adres pełnomocnika, a nie bezpośrednio na adres strony. Okoliczność ta przemawiałaby za podaniem adresu e-mail pełnomocnika. Z innej jednak strony w przypadku zmiany pełnomocnika procesowego mogłoby dochodzić do nieprawidłowości w dalszych doręczeniach z wykorzystaniem adresu e-mail poprzedniego pełnomocnika. Analizując przepisy nieco szerzej, można dojść do wniosku, że spełnieniem wymogu formalnego, o którym mowa na gruncie nowych przepisów, jest wskazanie adresu e-mali strony (lub złożenie oświadczenia o braku takiego adresu). Za takim stanowiskiem może przemawiać nowy art. 4584 par. 2 k.p.c., zgodnie z którym doręczenie pouczeń następuje na piśmie oraz na wskazany przez stronę adres poczty elektronicznej. Pouczenia doręcza się także pełnomocnikowi, chyba że jest to pełnomocnik profesjonalny (np. adwokat lub radca prawny). W przypadku gdy stronę będzie reprezentował przedstawiciel ustawowy, to wskazać należy jego adres e-mail.
Wydaje się, że nie ma formalnych przeszkód, by w przypadku reprezentowania strony przez profesjonalnego pełnomocnika niejako zapobiegawczo – w celu uniknięcia negatywnych skutków procesowych ‒ podać w pozwie lub w pierwszym piśmie pozwanego zarówno adres e-mail strony, jak i pełnomocnika.
Zwrócić należy uwagę, że posługiwanie się w kontaktach z sądem adresem e-mail będzie w rzeczywistości zależało jedynie od woli strony. Przepisy nakładają, co prawda, obowiązek podania w pozwie lub pierwszym piśmie adresu e-mail, ale równocześnie dopuszczają złożenie oświadczenia, że adresu takiego się nie posiada. Złożenie przez stronę takiego oświadczenia nie podlega żadnej weryfikacji przez sąd, a co za tym idzie, nie można zmusić przedsiębiorcy do jego wskazania i do komunikowania się z sądem drogą e-mailową.
Podstawa prawna
•ustawa z 4 lipca 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1469)
•art. 41, art. 130 par. 1, art. 131, art. 132 par. 13, art. 133 par. 3, art. 2262, art. 4581‒4584 ustawy z 17 listopada 1964 r. ‒ Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1460; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2070)