Organizacje pozarządowe też muszą mieć zatwierdzone sprawozdania

Koniec czerwca i początek lipca to gorący okres dla niektórych fundacji, stowarzyszeń czy kół gospodyń wiejskich. Otóż większość z nich, podobnie jak firmy, ma obowiązki dotyczące sprawozdań za 2023 r. Dziś wskazujemy, jakich podmiotów one dotyczą, a także podpowiadamy, na co zwrócić uwagę przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego i po, a także gdzie je złożyć.

Organizacje pozarządowe, jako osoby prowadzące działalność gospodarczą, z zasady prowadzą księgi rachunkowe zgodnie z ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 619; dalej: u.r.). Jeśli tak robią, to zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości do końca czerwca mają obowiązek przygotować i zatwierdzić swoje sprawozdania finansowe. Następnie muszą je poddać badaniu przez biegłego rewidenta oraz złożyć do właściwego rejestru sądowego. Dokument trzeba też udostępnić i ogłosić.

Uwaga: Obowiązki związane ze sprawozdaniami finansowymi nie dotyczą organizacji pozarządowych, które prowadzą uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów na podstawie:

• art. 10a ust. 1 ustawy z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2003 nr 96 poz. 874; ost.zm. Dz.U. z 2003 r. nr 228 poz. 2262; dalej: ustawa o fundacjach) lub
• ustawy z 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1179; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 412).

Potrzebna weryfikacja

Przed zatwierdzeniem sprawozdania organizacja pozarządowa musi przede wszystkim zweryfikować, czy zostało ono przygotowane w sposób prawidłowy. Wprawdzie termin na jego wykonanie już minął (31 marca 2024 r.), ale właśnie zgodnie z art. 54 ust. 1 u.r., jeśli w sporządzonym, a niezatwierdzonym sprawozdaniu zostanie znaleziony błąd, to należy to sprawozdanie poprawić, czyli sporządzić na nowo. Zatem trzeba zwrócić uwagę, czy sprawozdanie zostało przygotowane według prawidłowego załącznika. Dla organizacji pozarządowych – niezależnie od tego, czy prowadzą one działalność gospodarczą, czy nie – jest to co do zasady załącznik nr 6 do u.r. Przy czym mogą one skorzystać także z załącznika nr 1, ale tylko wtedy, gdy kierownik jednostki podejmie taką decyzję i zapisze ją w dokumentacji polityki rachunkowości. Co ważne, obecnie nie ma już możliwości sporządzania sprawozdania według załącznika nr 4 do u.r. dla jednostek mikro, nawet jeśli nie prowadzą one działalności gospodarczej. Niestety niektóre stowarzyszenia nadal popełniają ten błąd, choć sprawozdanie według załącznika 4 do u.r. mogą obecnie sporządzać jedynie nieprowadzące działalności gospodarczej:

• związki zawodowe,
• organizacje pracodawców,
• izby gospodarcze, przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu ustawy z 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2022 r. poz. 470),
• społeczno-zawodowe organizacje rolników,
• organizacje samorządu zawodowego,
• organizacje samorządu gospodarczego rzemiosła i Polskie Biuro Ubezpieczycieli Komunikacyjnych.

Przed zatwierdzeniem sprawozdania trzeba też zwrócić uwagę na to, czy schema zastosowana według właściwego załącznika została poprawnie przygotowana pod kątem informatycznym. Zdarzają się bowiem sytuacje, że niektóre dane zostają wycięte albo zostaje przestawiona ich kolejność itp. Aby sprawdzić poprawność, trzeba wygenerować sprawozdanie w formie dokumentu, np. w formacie pdf, i wnikliwie przejrzeć.

Należy oczywiście zweryfikować, czy do schemy została dołączona prawidłowa wersja informacji dodatkowej. Bardzo często się zdarza, że są tam dołączane pliki robocze zawierające inne dane niż te, które są prezentowane w bilansie czy rachunku zysków i strat.

Oczywiście warto też sprawdzić, czy informacja dodatkowa zawiera wszystkie istotne dane dotyczące działalności podmiotu. Ich minimalny zakres określa załącznik nr 6, ale należy pamiętać, że jeśli jeszcze inne informacje mogą być ważne, aby zrozumieć działalność organizacji, to trzeba je tam także umieścić. Chodzi np. o bardziej szczegółowy opis działań, jakie realizuje organizacja, przychodów i kosztów z nimi powiązanych. Chociażby fundacje i stowarzyszenia uprawnione do pobierania 1,5 proc. z PIT, które w związku z tym muszą przygotować sprawozdanie merytoryczne, oraz fundacje zobowiązane do sporządzania sprawozdania z działalności muszą zadbać o to, by dane prezentowane w tych sprawozdaniach były spójne z danymi w sprawozdaniu finansowym, tj. zawierały te same wartości przychodów i kosztów oraz odnosiły się do tych samych projektów.

Uwaga: Informację dodatkową do schemy należy przygotować jako odrębny plik, np. w formacie pdf, i zaciągnąć na etapie generowania sprawozdania finansowego.

Z punktu widzenia technicznego warto jeszcze zweryfikować, czy sporządzone sprawdzanie finansowe ma prawidłowe podpisy elektroniczne. Natomiast jeśli jest ono podpisywane poprzez składanie oświadczeń o podpisaniu sprawozdania, to trzeba sprawdzić, czy zostały przygotowane i dołączone wszystkie podpisy członków organu będącego kierownikiem jednostki i osoby, której powierzono prowadzenie ksiąg. Weryfikacja podpisów jest ważna, bowiem jeśli tu będą błędy, nie będzie można złożyć sprawozdania do KRS albo do szefa KAS.

Co jeszcze trzeba sprawdzić

To, kto zatwierdza sprawozdanie finansowe, wskazują przepisy prawa, a jeśli nie wynika to z nich wprost, to ta informacja musi się znaleźć w statucie organizacji. O ile nie ma wątpliwości, iż w stowarzyszeniach czy kołach gospodyń wiejskich jest to zgromadzenie członków lub, jeśli tak wskazuje statut, w bardzo dużych stowarzyszeniach, zgromadzenie przedstawicieli członków, o tyle już w fundacjach bywa różnie. Zgodnie ze statutem fundacji, bo ustawa o fundacjach nie wskazuje organu zatwierdzającego – może to być np. rada fundatorów, komisja rewizyjna lub inny powołany organ. Zasadniczo nie powinien to być zarząd, bo wtedy zatwierdzałby sprawozdanie przygotowane przez siebie.

Uwaga: Zatwierdzenie sprawozdania finansowego w fundacji, stowarzyszeniu czy kole gospodyń wiejskich może się odbyć w drodze głosowania i podjęcia uchwały.

Księgowanie rozliczenia wyniku dopiero po zatwierdzeniu

Wynik finansowy za dany rok obrotowy w ww. podmiotach pozostaje na koncie „Wynik finansowy” do dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego przez właściwy organ, co musi nastąpić w ciągu sześciu miesięcy od dnia bilansowego. Po zatwierdzeniu sprawozdania wynik finansowy jednostki przenosi się na konto „Rozliczenie wyniku finansowego” i rozlicza w sposób określony w ustawie o rachunkowości. Co istotne, dochód z działalności gospodarczej służy realizacji celów statutowych i nie może zostać przeznaczony do podziału między członków stowarzyszenia ani dla fundatora. Zysk netto może jednak zostać przeznaczony na zwiększenie funduszu statutowego. Na koncie „Rozliczenie wyniku finansowego” może także pozostać saldo będące niepodzielonym wynikiem z lat ubiegłych. W przypadku wystąpienia straty najczęściej podejmowane są uchwały wskazujące na pokrycie tej straty z funduszu statutowego lub z funduszu zapasowego, o ile organizacja go utworzyła.

Przykład 1

Przykład 2

Na zgromadzeniu czasem trzeba wybrać biegłego

Zgodnie z przepisami o rachunkowości organ zatwierdzający sprawozdanie finansowe jednostki wybiera podmiot uprawniony do badania sprawozdań finansowych do wykonania badania lub przeglądu sprawozdania finansowego, chyba że statut, umowa lub inne wiążące jednostkę przepisy prawa stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 66 ust. 4 u.r. kierownik jednostki nie może dokonać takiego wyboru. Absolutnie nie może wybrać podmiotu, który wykona badania, zarząd. Jeśli zatem organizacja będzie zobowiązana do poddania swojego sprawozdania badaniu przez biegłego rewidenta, a organem uprawnionym jest organ zatwierdzający, to warto już na zgromadzeniu związanym ze sprawozdaniem wybrać firmę audytorską. Przy czym podmiot uprawniony do zbadania sprawozdania finansowego za 2024 r. trzeba wybrać w takim czasie, aby biegły rewident przeprowadzający to badanie mógł wziąć udział w rocznej inwentaryzacji znaczących składników majątkowych. Umowę o badanie sprawozdania zawiera kierownik jednostki, którym w takich organizacjach jest najczęściej zarząd.

Należy pamiętać, że do jednostek, które na podstawie art. 64 ust. 1 u.r. poddają sprawozdania badaniu, należą fundacje i stowarzyszenia prowadzące działalność gospodarczą i niemające statusu OPP. Natomiast te organizacje, które mają status OPP – niezależnie od tego, czy prowadzą działalność gospodarczą, czy też wyłącznie działalność statutową (odpłatną i nieodpłatną) – muszą sprawdzić, czy przekroczyły progi wskazane w rozporządzeniu ministra finansów z 13 listopada 2018 r. w sprawie obowiązku badania sprawozdań finansowych organizacji pożytku publicznego (Dz.U. z 2018 r. poz. 2148). Zgodnie z tymi przepisami obowiązek badania sprawozdań finansowych mają OPP, których sprawozdania nie podlegają takiemu badaniu zgodnie z przepisami o rachunkowości, jeżeli organizacje te w roku poprzedzającym dany rok obrotowy:

1) realizowały zadania publiczne zlecone jako powierzone do wykonywania lub do wspierania zadania publicznego oraz

2) otrzymały w roku obrotowym łączną kwotę dotacji na realizację wyżej określonych zadań w wysokości co najmniej 100 000 zł, oraz

3) osiągnęły w roku obrotowym przychody w wysokości co najmniej 3 000 000 zł.

Co dalej

Zgodnie z prawem bilansowym, jeśli organizacja prowadzi działalność gospodarczą i jest wpisana do rejestru przedsiębiorców, to w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego składa sprawozdanie do KRS. Kierownik jednostki składa roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i o podziale zysku lub pokryciu straty. Co ważne, fundacje i stowarzyszenia nie składają do KRS sprawozdania z działalności, gdyż taki obowiązek spoczywa tylko na podmiotach wymienionych w art. 49 u.r. (a więc np. na spółkach kapitałowych lub komandytowo-akcyjnych albo towarzystwach ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwach reasekuracji wzajemnej, spółdzielniach, przedsiębiorstwach państwowych).

Z kolei organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej nie składają do KRS sprawozdania finansowego (art. 80 ust 3 u.r.). Przy czym – zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2805; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 232) – muszą je złożyć za pomocą środków komunikacji elektronicznej do szefa KAS w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego. Do sprawozdania muszą dołączyć: odmowę podpisu, oświadczenie lub odmowę złożenia oświadczenia o podpisaniu sprawozdania, jeżeli zostały one sporządzone, wraz ze sprawozdaniem z badania (o ile taki obowiązek istniał).

Dodatkowo podmioty, które mają status OPP i prawo do uzyskania 1,5 proc. podatku dochodowego od osób fizycznych, muszą pamiętać, aby niezależnie od składania sprawozdań do KRS lub szefa KAS złożyć je do repozytorium prowadzonego przez przewodniczącego Narodowego Instytutu Wolności (tzw. baza sprawozdań OPP). Termin na złożenie sprawozdania do repozytorium to 15 lipca, przy czym trzeba też dołączyć sprawozdanie merytoryczne, przygotowane na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. ©℗