Jak obliczyć zasiłek po urlopie wychowawczym i zmianie etatu

Do 1 stycznia 2024 r. pracownica przebywała na urlopie rodzicielskim. Od 2 stycznia do 12 marca korzystała z zaległego urlopu wypoczynkowego. W marcu złożyła wniosek o pracę w niższym wymiarze czasu pracy, tj. 7/8, w okresie od 1 kwietnia do 30 czerwca. Od 13 marca przebywa jednak na zwolnieniu lekarskim. Jak powinna być policzona podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego w marcu, a jak w okresie od kwietnia do czerwca i potem w lipcu i sierpniu? Jeśli pracownica przez cały wrzesień i październik byłaby na urlopie wychowawczym, a od 1 listopada znów przebywała na zwolnieniu lekarskim, to jak należy obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego/zasiłku?

Skoro zmiana wymiaru czasu pracy nastąpiła w miesiącu następującym po miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy z powodu choroby, nie będzie miała ona wpływu na ustalenie podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego za marzec oraz kwiecień, o ile choroba będzie trwała nieprzerwanie.

Zasady ogólne

Jak stanowi kodeks pracy, za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 80 proc. wynagrodzenia, chyba że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu. Wynagrodzenie to oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych od pracy. Natomiast za czas niezdolności do pracy trwającej łącznie dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia, trwającej łącznie dłużej niż 14 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy na zasadach określonych w przepisach ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (dalej: ustawa zasiłkowa).

Co do zasady podstawą wymiaru zasiłku (oraz wynagrodzenia) chorobowego u pracowników jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności. Natomiast gdy choroba rozpoczęła się przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia z tytułu stosunku pracy, podstawę zasiłkową wyznacza się, przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe tego zatrudnienia. Przez wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego rozumie się przychód pracownika, od którego są naliczane składki na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. Jest to kwota odpowiadająca 13,71 proc. tej podstawy.

Jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy wymiaru:

• wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy;
• przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w tym miesiącu czasu pracy.

Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które zachowuje on prawo do wynagrodzenia.

W przypadku uzupełnienia wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się:

• wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy, jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości;
• wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy, jeżeli otrzymuje on wynagrodzenie zmienne i przepracował choćby jeden dzień – wówczas wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze dzieli się przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte, i mnoży przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu;
• kwoty zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, wypłacone za miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku pracy u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy, jeżeli ubezpieczony nie osiągnął żadnego wynagrodzenia;
• minimalne wynagrodzenie za pracę dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy, jeżeli kwoty wynagrodzenia nie można ustalić według powyższych zasad; przy czym w przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwota ta ulega odpowiednio zmniejszeniu, proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Inny wymiar czasu pracy

Inne zasady obowiązują w razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy. W takim przypadku podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których liczona jest podstawa (art. 40 ustawy zasiłkowej). [przykład]

przykład

U pracownicy

W razie zmiany wymiaru czasu pracy istotne jest, w którym momencie nastąpiła ta zmiana. Jeśli już w trakcie pobierania zasiłku, a więc w późniejszym miesiącu niż miesiąc wystąpienia niezdolności do pracy, to zmiana ta nie ma wpływu na wysokość ustalonej wcześniej podstawy.

W opisanym przypadku pracownica w marcu 2024 r. stała się niezdolna do pracy z powodu choroby. Do 31 marca 2024 r. była zatrudniona na pełen etat, a od 1 kwietnia jej wymiar czasu pracy wynosi 7/8. Ponieważ zmiana wymiaru czasu pracy nie nastąpiła ani w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, ani w okresie 12 miesięcy poprzedzających powstanie tej niezdolności, nie wpływa ona na podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego, a potem zasiłku chorobowego. Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownicy za okres od stycznia do lutego 2024 r., czyli z pełnego etatu. I tu należy też zaznaczyć, że będzie to jedynie wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Za poprzednie miesiące pracownica otrzymywała bowiem tylko zasiłek macierzyński za czas urlopu macierzyńskiego, a potem rodzicielskiego. Te miesiące należy więc pominąć. Taka podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego, a potem zasiłku, będzie obowiązywać dla okresu niezdolności do pracy zarówno w marcu, jak i w kwietniu, o ile pracownica będzie dalej nieprzerwanie chorowała.

Praca w wymiarze 7/8 będzie trwała do końca czerwca br. Od 1 lipca pracownica powróci na pełen etat. Jednak ta kolejna zmiana również nie będzie miała wpływu na podstawę wymiaru zasiłku, o ile – jak już wyżej zaznaczono – niezdolność do pracy będzie długotrwała i ciągła.

Można tu jednak nakreślić kilka innych scenariuszy. Załóżmy taką sytuację: po pierwszej nieobecności w pracy, która trwała od 13 marca do końca kwietnia, pracownica kolejny raz zachoruje w maju (kilka dni), a potem w czerwcu i w lipcu. W tym miejscu należy przytoczyć zasadę z art. 43 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nią podstawy wymiaru zasiłku przysługującego u tego samego pracodawcy nie oblicza się na nowo, jeżeli w pobieraniu wynagrodzenia za okres choroby i zasiłków – bez względu na ich rodzaj – nie było przerwy lub przerwa trwała krócej niż miesiąc kalendarzowy. Reguła ta nie ma jednak zastosowania, jeżeli między poszczególnymi okresami pobierania zasiłków miała miejsce zmiana wymiaru czasu pracy (pkt 324 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej).

A zatem, w przypadku kolejnej choroby w maju, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego będzie stanowiło wynagrodzenie za kwiecień, po obniżce etatu, przy czym skoro kwiecień był nieprzepracowany, należałoby przyjąć wynagrodzenie miesięczne z umowy o pracę dla 7/8 etatu.

Taka sama podstawa wymiaru (z pracy na 7/8 etatu) obowiązywałaby przy niezdolności do pracy w czerwcu. Natomiast podstawa wymiaru zasiłku za lipiec odpowiadałaby wynagrodzeniu za lipiec dla pełnego etatu, czyli już po kolejnej zmianie wymiaru czasu pracy.

Nowe wyliczenia i uzupełnienia

Pozostaje jeszcze do omówienia kwestia ewentualnej niezdolności do pracy z powodu choroby w listopadzie, a więc po urlopie wychowawczym trwającym od września do października. Otóż należałoby wówczas ustalić podstawę wymiaru zasiłku na nowo, tj. z okresu od lipca do października 2024 r., czyli z wynagrodzenia za pracę w pełnym wymiarze po zmianie od 1 lipca br. Zakładając, że pracownica chorowałaby ostatnio w czerwcu, podstawę stanowiłoby przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od lipca do sierpnia 2024 r. z pełnego wymiaru (wrzesień i październik wyłączamy).

A jeśli w lipcu i/lub w sierpniu pracownica miałaby również okresy niezdolności do pracy tak, że oba te miesiące przepracowałaby w co najmniej połowie swojego czasu pracy, to wynagrodzenia za te miesiące najpierw należałoby uzupełnić zgodnie z przytoczonymi wyżej zasadami (w zależności od rodzaju wynagrodzenia).

Podstawa minimalna

Należy również zwrócić uwagę na art. 45 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z komentarzem ZUS do tego przepisu podstawa wymiaru zasiłku chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy wraz ze składnikami, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku, nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia pracowników, po pomniejszeniu o kwotę odpowiadającą stopie procentowej składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej ze środków pracownika. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy kwoty te ulegają odpowiednio zmniejszeniu – proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy.

Od 1 lipca 2024 r. podstawa wymiaru zasiłku chorobowego z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie będzie mogła być niższa od kwoty 3710,47 zł (kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę: 4300 zł; 4300 zł – [4300 zł x 13,71 proc.]).

Z kolei do 30 czerwca 2024 r. minimalna podstawa wymiaru zasiłków wynosi 3660,42 zł, a dla 7/8 etatu – 3202,87 zł.

Trzeba o tym pamiętać, ustalając podstawę zasiłku należnego zarówno za okres choroby w marcu, kwietniu, jak i w maju lub w listopadzie. ©℗