Jak przeliczyć zasiłek, do którego wcześniej wliczono nienależną premię

Jednemu z pracowników wypłacono przez pomyłkę miesięczną premię, która przysługiwała innemu pracownikowi. Błąd został wykryty po kilku miesiącach. Pracownik na prośbę pracodawcy zdecydował, że dokona zwrotu nienależnej premii. Wcześniej jednak pracownik ten chorował i premię wliczono do podstawy zasiłku chorobowego. Czy jeśli pracownik faktycznie zwróci premię, to należy korygować dokumenty rozliczeniowe i podstawę oraz wysokość zasiłku?

odpowiedź

Tak, po dokonaniu zwrotu premii pracodawca ma obowiązek skorygować dokumenty do ZUS za miesiąc, w którym premia została rozliczona. Korekty wymaga też podstawa zasiłku chorobowego.

Dobra wola pracownika

Przepisy prawa pracy nie regulują, jak postąpić w sytuacji wypłaty nienależnego wynagrodzenia czy innego świadczenia wskutek błędu pracodawcy. W takim przypadku pracownik jest w pozycji uprzywilejowanej, gdyż otrzymuje do dyspozycji określone należności i nie ma obowiązku analizować, czy są one słuszne i w prawidłowej wysokości. Ma prawo przypuszczać, że skoro ustalaniem prawa do wynagrodzenia oraz jego wysokości zajmuje się osoba wykwalifikowana, powołana do takich czynności, to nie ma zagrożenia zwrotu otrzymanych środków. Innymi słowy, pracownik nie musi liczyć się z oddaniem wypłaconych mu kwot. Sąd Najwyższy w wyroku z 8 czerwca 2010 r. (sygn. akt I PK 31/10, niepublikowany) stwierdził np., że pracownik, który nie zawinił ani nie przyczynił się w żaden sposób do wypłaty nienależnego mu składnika wynagrodzenia za pracę, co do zasady nie ma obowiązku zwrócenia tego typu płatności ze stosunku pracy, choćby nie były mu one należne.

Podobne jest stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 1 lipca 2009 r. w sprawie zasad dokonywania potrąceń z nadpłaconego wynagrodzenia pracownika (nr GPP-110-4560-43/09/PE/RP). Wynika z niego, że jeśli dochodzi do sytuacji, kiedy pracodawca omyłkowo wypłaca pracownikowi zawyżone wynagrodzenie, a pracownik nie wyraża dobrowolnie zgody na zwrot nadpłaconej kwoty, pracodawcy pozostaje jedynie wystąpienie na drogę sądową z roszczeniem o jej zwrot na podstawie przepisów kodeksu cywilnego o bezpodstawnym wzbogaceniu. Pracodawca w takim wypadku ma prawo domagać się zwrotu nadpłaconej kwoty od pracownika, wykazując, że pracownik otrzymał świadczenie wyższe niż należne, i w związku z tym powinien liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu. W przypadku rozstrzygnięcia korzystnego dla pracodawcy będzie on mógł dokonać potrącenia z wynagrodzenia pracownika na podstawie art. 87 par. 1 pkt 2 kodeksu pracy. W tego rodzaju sytuacjach pracodawca musi jednak liczyć się z tym, że zgodnie z linią orzecznictwa SN pracownik w sytuacji, gdy otrzymuje zawyżone świadczenie, ma prawo uważać, że jako świadczenie spełnione przez pracodawcę, czyli podmiot profesjonalny posługujący się wyspecjalizowanymi służbami, jest ono zasadne i nie musi liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu (por. wyrok SN z 7 sierpnia 2001 r., sygn. akt I PKN 408/00, OSNP 2003 nr 13, poz. 305; wyrok SN z 20 czerwca 2001 r., sygn. akt I PKN 511/00, OSNP 2003 nr 10, poz. 131). Ponadto, jeśli pracownik przed sądem wykaże, że otrzymane kwoty spożytkował już na bieżące cele, to sąd zwykle odstępuje od nakazu zwrotu, jako że pracownika nie można już uznać za wzbogaconego.

Pracodawca nie może zatem zmusić pracownika do zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia, w tym przypadku nienależnej premii. Nie może też jednostronnie, bez zgody pracownika, potrącić czy odliczyć nadpłaty np. z kolejnego wynagrodzenia. Potrącenie byłoby możliwe, gdyby pracownik wyraził na to pisemną zgodę.

Korekta raportów

Jeżeli jednak pracownik zgodzi się zwrócić nienależny składnik wynagrodzenia, to pracodawca będzie musiał poprawić dokumenty do ZUS. Płatnik składek jest bowiem obowiązany według zasad wynikających z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy.

Rozliczenie składek oraz wypłaconych przez płatnika w tym samym miesiącu zasiłków podlegających rozliczeniu na poczet składek następuje w deklaracji rozliczeniowej. Nie podlegają rozliczeniu w deklaracji zasiłki wypłacone przez płatnika bezpodstawnie.

Dla każdego ubezpieczonego, którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, płatnik składek w raporcie lub imiennym raporcie miesięcznym korygującym oraz w deklaracji i deklaracji rozliczeniowej korygującej uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat ‒ od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy ‒ stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, z uwzględnieniem ograniczenia rocznej podstawy składki emerytalnej i rentowej (tzw. limit 30-krotności).

Płatnik składek dokonuje jednej wpłaty obejmującej łączną kwotę składek na ubezpieczenia społeczne w wysokości stanowiącej różnicę między wykazaną w deklaracji kwotą należnych składek za dany miesiąc kalendarzowy a kwotą wypłaconych zasiłków, świadczeń rodzinnych oraz przysługującego płatnikowi składek wynagrodzenia zwanych „kwotą uznań”.

W związku z tym wypłacona premia, choćby nienależna, stanowiła przychód, od którego zostały odprowadzone składki społeczne oraz zdrowotna. Skoro pracownik po pewnym czasie dokonał zwrotu tego przychodu, to dokumenty z rozliczeniem składek wymagają korekty.

Płatnik składek jest zobowiązany złożyć imienny raport miesięczny korygujący w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe informacje dotyczące m.in. podstawy wymiaru składek oraz zestawienia należnych składek na ubezpieczenia społeczne, jeżeli zachodzi konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przez płatnika składek we własnym zakresie albo przez ZUS.

Podobnie jest z deklaracją. Płatnik składek jest obowiązany złożyć deklarację rozliczeniową korygującą w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane, w tym dotyczące kwoty wypłaconych zasiłków oraz zasiłków finansowanych z budżetu państwa, podlegających rozliczeniu w ciężar składek na ubezpieczenia społeczne oraz kwoty wynagrodzeń z tytułu niezdolności do pracy, w każdym przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. Korekta polega na zmniejszeniu podstawy wymiaru składek o nienależny przychód. W jej wyniku powstanie nadpłata w składkach społecznych oraz zdrowotnej. Pracodawca odzyska nadpłatę składek społecznych przez siebie finansowanych poprzez wliczenie ich na poczet składek bieżących lub zaległych, jeśli takie ma. A takie wystąpią, jeśli został wcześniej rozliczony w ciężar składek społecznych wypłacony bezpodstawnie zasiłek (o czym niżej). Pracodawca będzie więc musiał skorygować kwotę należnych składek także w tym zakresie. W wyniku zmniejszenia kwoty uznań powstanie zaległość w składkach wraz z odsetkami (chyba że nie przekroczą 1 proc. minimalnego wynagrodzenia). Zasiłki bezpodstawnie wypłacone to takie, które pracodawca jako płatnik świadczeń z ubezpieczenia społecznego wypłacił w zawyżonej wysokości wskutek np. błędnie ustalonej podstawy wymiaru zasiłku lub też zastosowanej nieprawidłowej stawki zasiłku (100 proc. zamiast 80 proc.).

Trzeba zwrócić

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem tego okresu, to podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe ubezpieczenia. Wynagrodzeniem jest tu przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe.

Z opisu sytuacji w pytaniu wynika, że przy obliczaniu należnego pracownikowi zasiłku pracodawca jako płatnik zasiłków uwzględnił także premię wypłaconą za miesiąc mieszczący się w okresie, z którego została ustalona podstawa wymiaru. Chodzi tu bowiem o wynagrodzenie „wypłacone za okres”. Jeżeli więc pracownik jednak zwróci tę premię, to podstawa wymiaru zasiłku powinna być ponownie zweryfikowana. Przeliczenie polega na wykluczeniu premii z podstawy, przez co ulegnie ona obniżeniu. Zmniejszy się tym samym kwota samego zasiłku. Różnicę między zasiłkiem pobranym a należnym pracownik powinien również zwrócić. Jeżeli to zrobi, to korekcie ulegnie raport rozliczeniowy ZUS RSA za miesiąc wypłaty zasiłku.

Cofnięcie decyzji

W praktyce może wystąpić także podobna sytuacja skutkująca koniecznością przeliczenia (obniżenia) podstawy zasiłku, choć niezwiązana bezpośrednio ze zwrotem przez pracownika nienależnego składnika wynagrodzenia. Chodzi o przypadek, gdy do podstawy zasiłku został przyjęty składnik w wysokości wypłaconej za poprzedni okres, po czym pracodawca podjął decyzję, że ten składnik jednak pracownikowi nie przysługuje.

Przypomnijmy, że zgodnie z art. 42 ust. 5 ustawy zasiłkowej, jeżeli składnik wynagrodzenia uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku przysługuje, lecz nie został wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się ten składnik w wysokości wypłaconej za poprzedni okres.

Zgodnie z komentarzem ZUS do ustawy zasiłkowej, jeżeli do podstawy wymiaru zasiłku przyjęty został składnik wynagrodzenia w wysokości wypłaconej za poprzedni okres, a następnie pracodawca podjął decyzję, że ten składnik wynagrodzenia nie przysługuje pracownikom, podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, wyłączając z niej ten składnik wynagrodzenia za okres zasiłku przysługującego od daty, od której podjęto decyzję o braku jego wypłaty. [przykład] ©℗

przykład