Wynagrodzenia w naszej firmie są wypłacane 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Pensje za listopad br. zostały wypłacone 9 grudnia. Tuż przed świętami wydaliśmy pracownikom paczki na święta z artykułami spożywczymi (słodycze, kawa, herbaty itp.). Żadnej wypłaty pieniężnej już nie będzie do końca miesiąca. Paczki są dla części pracowników finansowane ze środków obrotowych. Posiadamy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, jednak chcieliśmy obdarować wszystkich i tym pracownikom, którzy nie wnioskowali o pomoc lub nie spełnili warunków dochodowych, przekazaliśmy paczki ze środków niesocjalnych. Jak postąpić z rozliczeniem składek ZUS i podatku od wartości tych paczek u pracowników, którzy dostali je poza funduszem? Czy można je doliczyć do wypłaty dokonywanej w styczniu 2023 r. i wtedy pobrać składki oraz zaliczkę, skoro w grudniu już nie jest to możliwe?

Nie. Paczka otrzymana przez pracownika w grudniu 2022 r. jest przychodem grudnia. To oznacza, że zarówno składki ubezpieczeniowe, jak i zaliczka na podatek należne są za grudzień. Płatnik zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest obowiązany obliczać, potrącać z dochodów ubezpieczonych, rozliczać oraz opłacać należne składki za każdy miesiąc kalendarzowy.
W przypadku pracowników podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz chorobowe i wypadkowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, z wyjątkiem wynagrodzenia chorobowego, zasiłków oraz przychodów zwolnionych ze składek na mocy tzw. rozporządzenia składkowego.
Podstawy wymiaru składek nie stanowią m.in. następujące przychody:
  • świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,
  • świadczenia wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego pracy u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ‒ do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego, określonej w art. 5 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, tj. 1662,97 zł.
Świadczenia pokrywane ze środków zfśs są zwolnione z oskładkowania, o ile zostały przyznane zgodnie z ustawą o zfśs, a więc na podstawie kryteriów socjalnych. Zgodnie z tą ustawą przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Zatem gdyby pracodawca jako administrator funduszu przekazał np. ze względu na święta określone świadczenia wszystkim pracownikom, z pominięciem indywidualnych uwarunkowań socjalnych, zwolnienie ze składek nie miałoby zastosowania.
W przypadku pracowników w opisywanym przypadku paczki sfinansowane z zfśs zgodnie z przepisami socjalnymi nie podlegają obciążeniu składkami. Natomiast ci pracownicy, którzy otrzymali paczki zakupione z funduszy bieżących zakładu pracy, uzyskali przychód podlegający oskładkowaniu.

Kiedy przychód

Jak już wspomniano, do ustalenia podstawy wymiaru składek należy posłużyć się przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z ustawą o PIT przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Oznacza to, że wartość paczki stanowi u pracownika przychód z nieodpłatnych świadczeń w momencie otrzymania go przez podatnika w roku podatkowym.
Zgodnie z par. 3 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku:
1) jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy ‒ według cen stosowanych wobec innych odbiorców niż pracownicy;
2) jeżeli przedmiotem świadczeń są rzeczy lub usługi zakupione przez pracodawcę ‒ według cen ich zakupu.
W kwestii samego rozliczenia należy zastosować przepisy rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany ZUS. Stanowią one, że dla każdego ubezpieczonego, którego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód, płatnik składek w raporcie lub imiennym raporcie miesięcznym korygującym, oraz w deklaracji i deklaracji rozliczeniowej korygującej, uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne od wszystkich dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego wypłat ‒ od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego deklaracja dotyczy ‒ stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Uwzględnia się przy tym ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek emerytalnej i rentowej (limit 30-krotności).

Co należy zrobić

Należy zatem stwierdzić, że za grudzień należne są składki od sumy wszystkich przychodów uzyskanych przez pracownika w okresie od 1 do 31 grudnia. W konsekwencji wycenioną paczkę (ze środków obrotowych) należy:
  • doliczyć do wynagrodzenia wypłaconego w grudniu (za listopad);
  • naliczone składki od powyższej podstawy wymiaru wykazać w raportach imiennych i deklaracji rozliczeniowej za grudzień 2022 r.;
  • odprowadzić składki w terminie do 20 stycznia 2023 r. (termin dla płatników składek nieposiadających osobowości prawnej).
Płatnik składek musi zapłacić składki na poszczególne rodzaje ubezpieczeń w całości, a więc zarówno w części finansowanej przez siebie jako płatnika, jak i w części pokrywanej przez ubezpieczonego.
W grudniu wystąpi taka sytuacja, że po stronie pracownika składek należnych od wartości paczek realnie nie ma z czego potrącić, ponieważ otrzymanie świadczenia nastąpiło już po wypłacie dochodu pieniężnego. Jednak dla ZUS nie ma to znaczenia. Dlatego pracodawca musi sam rozliczyć się z pracownikami ze składek, których ciężar powinni ponieść. Pracodawca powinien więc zażądać od nich zwrotu tych składek.
Natomiast w kwestii podatku dochodowego sprawa jest prostsza. Jeśli bowiem płatnik nie ma możliwości pobrania zaliczki na podatek od wartości świadczenia niepieniężnego, po prostu wykazuje przychód w imiennej informacji PIT-11 za rok, w którym podatnik uzyskał ten przychód. Podatnik musi sam rozliczyć się ostatecznie w zeznaniu rocznym.©℗
Podstawa prawna
•art. 5 ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 923)
•art. 16, art. 18 ust. 1, art. 46 ust. 1, art. 47 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2476)
•art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 39 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2463)
•par. 1, par. 2 ust. 1 pkt 19 i 20, par. 3 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 449)
•par. 2 ust. 6 rozporządzenia Rady Ministrów z 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1771)