Dlaczego niektóre świadczenia urlopowe są oskładkowane? W jakich przypadkach praca na rzecz byłego pracodawcy nie przeszkodzi w skorzystaniu z ulgi składkowej? Jakie obowiązki ma firma, w której miał miejsce wypadek stażysty?

Ze względu na stan zatrudnienia nie prowadzimy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Natomiast wprowadziliśmy do regulaminu wynagradzania świadczenie urlopowe w wysokości 1200 zł dla tych pracowników, którzy wykorzystali urlop wypoczynkowy w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych następujących po sobie. Pracownik, który chce takie świadczenie uzyskać, składa wniosek o jego wypłatę i otrzymuje ją zwykle po urlopie. Czy takie świadczenie jest zwolnione ze składek?
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Od tej ogólnej zasady istnieją jednak wyjątki, takie jak przychody wymienione w rozporządzeniu (dalej: rozporządzenie składkowe) ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Podstawy wymiaru składek nie stanowi także świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o zfśs) do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie – w 2022 r. odpis podstawowy dla zatrudnionych w warunkach normalnych wynosi 1662,97 zł.
Aby jednak świadczenie urlopowe korzystało ze zwolnienia składkowego, musi być przyznane zgodnie z ustawą o zfśs. Regulacja ta przewiduje, że pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 tej ustawy lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Przy czym zgodnie z art. 3 ust. 4–6 ustawy wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego określonego dla pracowników i odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia, tj. w normalnych warunkach, warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze oraz pracowników młodocianych, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych osób dorosłych ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.
Ustawowe świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Takie świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników.
Świadczenia, choćby nazwane urlopowymi, ale przyznawane na innej podstawie niż ustawa o zfśs, tj. np. na podstawie regulaminu wynagradzania, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru składek na ZUS (decyzja ZUS, oddział w Gdańsku z 24 maja 2022 r., znak DI/100000/43/622/2022).
Świadczenie opisane przez czytelnika zostało określone w regulaminie wynagradzania i choć ma podobne przeznaczenie jak te określone w ustawie zfśs, a jego wysokość nie przekracza kwoty odpisów podstawowych na zfśs, to jednak zasady wypłaty są tu nieco inne.
Ustawowe świadczenie urlopowe wypłaca się bez wniosku pracownika przed pójściem na urlop. Natomiast w opisywanym przypadku pracodawca w regulaminie wynagradzania postanowił inaczej. Nie można więc uznać, że jest to świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie ustawy o zfśs. Zwolnienie miałoby zastosowanie, gdyby w regulaminie pracodawca zawarł zapis, że świadczenia urlopowe są wypłacane na podstawie ustawy o zfśs. ©℗
Podstawa prawna
• art. 3 ust. 3, ust. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 923)
• par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949; ost.zm Dz.U. z 2022 r. poz. 449)
Od 1 września 2022 r. planuję otworzyć firmę świadczącą usługi elektryczne. Chciałbym pracować na rzecz byłego pracodawcy, który mnie zatrudniał do końca czerwca na stanowisku handlowca (pozyskiwałem nowych klientów). Jak to wpłynie na możliwość uzyskania ulg w składkach dla początkującego przedsiębiorcy?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy przeanalizować dostępne ulgi składkowe dla początkujących przedsiębiorców. Pierwsza z nich została określona w art. 18 ust. 1 prawa przedsiębiorców. Zgodnie z nim przedsiębiorca będący osobą fizyczną, który podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia, nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez okres sześciu miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej. Warunkiem skorzystania z ulgi jest niewykonywanie tej działalności na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym przedsiębiorca wykonywał czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy.
Kolejnym rodzajem ulgi składkowej są preferencyjne składki określone w art. 18a ustawy systemowej. Na jego podstawie osoba prowadząca pozarolniczą działalność gospodarczą określoną w art. 8 ust. 6 pkt 1 tego aktu prawnego może w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej zadeklarować jako podstawę wymiaru składek kwotę stanowiącą 30 proc. minimalnego wynagrodzenia. Przepisy te nie mają zastosowania do osób, które:
  • prowadzą lub w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej prowadziły pozarolniczą działalność;
  • wykonują działalność gospodarczą na rzecz byłego pracodawcy, u którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej.
Jak widać, ustawodawca co do zasady wyklucza w powyższych przypadkach możliwość stosowania ulg składkowych, gdy działalność (nowego) przedsiębiorcy jest wykonywana na rzecz byłego pracodawcy. Wymaga podkreślenia, że nie zawsze jednak takie ograniczenie będzie aktualne, bo kluczowe jest sformułowanie zawarte w przytoczonych wyżej przepisach: „czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej”. Warto zwrócić uwagę na stanowisko Sądu Najwyższego zawarte w postanowieniu z 23 marca 2010 r., sygn. akt I UK 323/09, w którym m.in. podkreślono, że przez „czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej”, o których mowa w art. 18a ust. 2 ustawy systemowej, które uniemożliwiają zastosowanie preferencyjnych składek ubezpieczeniowych dla osób podejmujących po raz pierwszy działalność gospodarczą, należy rozumieć czynności odpowiadające tym, które były uprzednio wykonywane w ramach stosunku pracy na rzecz byłego pracodawcy.
Należy zatem uznać, że przedsiębiorca może korzystać z obu wymienionych ulg składkowych, o ile będzie wykonywał na rzecz byłego pracodawcy czynności odmienne niż te wynikające z zakończonej już umowy o pracę. ZUS w interpretacji z 24 października 2018 r., znak WPI/200000/43/1104/2018, podkreślił m.in., że zakres wykonywanych czynności na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy, na rzecz którego będzie wykonywana działalność, nie może pokrywać się z zakresem czynności wykonywanych w ramach stosunku pracy. Skoro zakres współpracy przedsiębiorcy z byłym pracodawcą będzie odmienny od zakresu zakończonego stosunku pracy, to nie ma przeszkód prawnych, aby skorzystać zarówno z ulgi na start (sześć miesięcy bez składek na ubezpieczenie społeczne), jak i następnie okresu składek preferencyjnych (24 miesiące z obniżoną podstawą wymiaru składek).©℗
Podstawa prawna
•art. 18a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 1009; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1115)
•art. 18 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 162; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 974)
Osoba odbywająca u nas staż uległa wypadkowi przy pracy. Czy wobec tego mamy jakieś obowiązki związane z wypłatą świadczeń wypadkowych? Kto powinien sporządzić dokumentację powypadkową?
Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 34 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy przez staż rozumie się nabywanie przez bezrobotnego umiejętności praktycznych do wykonywania pracy przez wykonywanie zadań w miejscu pracy bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą. Natomiast art. 3 ust. 3 pkt 4 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (dalej: ustawa wypadkowa) w takim przypadku definiuje wypadek przy pracy jako nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w okresie ubezpieczenia wypadkowego z danego tytułu podczas odbywania stażu przez osobę pobierającą stypendium w okresie odbywania tego stażu na podstawie skierowania wydanego przez powiatowy urząd pracy. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 4 ustawy wypadkowej ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy dokonuje w karcie wypadku pracodawca, u którego osoba pobierająca stypendium odbywa staż. Szczegółowym aktem prawnym określającym tryb postępowania w razie wypadku przy pracy, jakiemu uległa m.in. osoba odbywająca staż, jest rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej w sprawie trybu uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru karty wypadku i terminu jej sporządzenia.
Przepisy powyższego rozporządzenia obligują pracodawcę, u którego osoba pobierająca stypendium odbywa staż, do przeprowadzenia postępowania powypadkowego, a w szczególności:
1) niezwłocznego pisemnego poinformowania właściwej terenowej jednostki organizacyjnej ZUS o wszczęciu postępowania dotyczącego ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy;
2) zabezpieczenia miejsca wypadku w sposób pozwalający odtworzyć jego okoliczności;
3) dokonania oględzin miejsca wypadku, stanu technicznego maszyn i innych urządzeń technicznych, stanu urządzeń ochronnych oraz zbadania warunków wykonywania pracy i innych okoliczności, które mogły mieć wpływ na powstanie wypadku;
4) wysłuchania wyjaśnień poszkodowanego, jeżeli stan jego zdrowia na to pozwala;
5) zebrania informacji dotyczących wypadku od świadków wypadku;
6) zebrania innych dowodów dotyczących wypadku uznanych za niezbędne;
7) sporządzenia nie później niż w terminie 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku karty wypadku przy pracy, której wzór został określony w załączniku do rozporządzenia.
Kartę wypadku należy sporządzić w trzech egzemplarzach (dla poszkodowanego, dla podmiotu ustalającego okoliczności i przyczyny wypadku oraz dla ZUS, jeżeli zdarzenie zostało uznane za wypadek przy pracy).
Z uwagi na to, że w opisanym przypadku zarówno płatnikiem składek, jak i płatnikiem stypendium jest urząd pracy, pracodawca właśnie tam powinien przekazać dodatkowy komplet dokumentacji powypadkowej. Pracodawca nie wykonuje zadań płatnika zasiłków wobec poszkodowanego stażysty. ©℗
Podstawa prawna
•art. 2 ust. 1 pkt 34 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 690; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 1383)
•art. 3 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1215; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 755)
•par. 4 ust. 4 rozporządzenia ministra rodziny i polityki społecznej z 23 stycznia 2022 r. w sprawie trybu uznawania zdarzenia powstałego w okresie ubezpieczenia wypadkowego za wypadek przy pracy, kwalifikacji prawnej zdarzenia, wzoru karty wypadku i terminu jej sporządzenia (Dz.U. poz. 223)