Pracodawca wypłaca nagrody roczne, które nie przysługują za okresy choroby. Nagrody za 2021 r. były płatne w marcu br. Jeden z pracowników zachorował w maju (10 dni). Nagrodę za poprzedni rok otrzymał, ale niższą, ponieważ został zatrudniony od 15 czerwca 2021 r. Nagroda wyniosła 3456,80 zł. Jego miesięczne wynagrodzenie wynosi 4200 zł. Jak wliczyć nagrodę do podstawy wynagrodzenia chorobowego? Jak postąpić, gdyby w okresie poprzedniego roku doszło do zmiany wymiaru czasu pracy?
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli okres zatrudnienia (ubezpieczenia) nie obejmuje 12 miesięcy, to należy przyjąć wynagrodzenia wypłacone za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia.
Wynagrodzenie to przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia się przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy (pełnych miesięcy) kalendarzowych, nawet jeżeli w tych okresach nastąpiła zmiana wysokości wynagrodzenia na skutek zmiany stanowiska pracy lub zmiany warunków wynagradzania ustalonych w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy.
Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku. Natomiast tego rodzaju składniki, przysługujące za okresy roczne, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłków, uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.
Przykład 1
Tylko 1/12
Pracownik zachorował w kwietniu 2022 r. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenia za okres od kwietnia 2021 r. do marca 2022 r. Za rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, tj. 2021 r., pracownik otrzymał w kwietniu br. roczną premię, do której nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku (stanowi ona procent przychodu pracownika za poprzedni rok). Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia dolicza się 1/12 kwoty premii rocznej za poprzedni rok kalendarzowy.
Jak uzupełnić
Jeżeli pracownik nie był zatrudniony u pracodawcy przez cały rok poprzedzający powstanie niezdolności do pracy, premie i inne składniki za okresy roczne powinny być uwzględnione proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w roku, z którego składnik roczny podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku.
Z kolei składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku ‒ zmniejszane zgodnie z przepisami płacowymi proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy ‒ podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku, po uzupełnieniu. Dokonuje się go z zastosowaniem metody przewidzianej dla zmiennych składników wynagrodzenia. Kwotę otrzymanego składnika rocznego, po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek, dzieli się przez liczbę dni przepracowanych w roku kalendarzowym, a następnie mnoży przez liczbę dni, którą pracownik przepracowałby w roku kalendarzowym.
Jeśli składnik roczny jest zmniejszany, ale inaczej niż proporcjonalnie, to należy go wliczać bez uzupełnienia, a w wysokości faktycznie wypłaconej.
Przykład 2
Proporcjonalnie do przepracowanych dni
Pracownik zachorował w marcu 2022 r. Poza wynagrodzeniem zasadniczym przysługuje mu premia roczna pomniejszana za okresy pobierania zasiłków w sposób proporcjonalny. W 2021 r. pracownik przepracował 212 dni roboczych (choroba, urlop bezpłatny), a powinien przepracować 252 dni. Wypłacona pracownikowi premia roczna, już po pomniejszeniu o kwoty potrąconych składek, wyniosła 4570,35 zł. Należy ją uzupełnić do kwoty, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował cały rok. Po uzupełnieniu wynagrodzenie to wynosi 5433,12 zł (4570,35 zł : 212 dni x 252 dni). Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego uwzględniono przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika za okres od marca 2021 r. do lutego 2022 r. oraz 1/12 część uzupełnionej premii rocznej za 2021 r., tj. 452,76 zł (5433,12 zł x 1/12).
Po powrocie z urlopów
Warto wyjaśnić, że sposób wliczania składnika rocznego w przypadku zatrudnienia krótszego niż rok ma odpowiednie zastosowanie także wówczas, gdy pracownik korzystał z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego, który rozpoczął się przed okresem, z którego składnik wynagrodzenia jest uwzględniany i skończył się w trakcie tego okresu.
Przykład 3
Choroba po wychowawczym
Do 15 marca 2021 r. pracownica przebywała na dwuletnim urlopie wychowawczym. Od 16 marca 2021 r. wróciła do pracy. Za okres pracy od 16 marca do 31 grudnia 2021 r. pracownicy wypłacono w lutym 2022 r. nagrodę roczną proporcjonalnie zmniejszaną za okres nieobecności w pracy w wysokości 3500 zł. Pracownica ta stała się niezdolna do pracy z powodu choroby w maju 2022 r. Przy obliczaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od maja 2021 r. do kwietnia 2022 r. należy doliczyć nagrodę roczną w wysokości 1/9 kwoty wypłaconej za okres pełnych kalendarzowych miesięcy po powrocie z urlopu wychowawczego, tj. za okres od kwietnia do grudnia, po pomniejszeniu o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne.
Kwota nagrody rocznej podlegająca uwzględnieniu w podstawie wymiaru chorobowego została obliczona następująco:
• uzupełnienie nagrody:
3500 zł : 202 dni (liczba dni, za które przysługiwała nagroda, tj. od 16 marca do 31 grudnia) x 190 dni (liczba dni za pełne kalendarzowe miesiące od kwietnia do grudnia) = 3292,70 zł,
3292,70 zł – 13,71 proc. = 2841,27 zł;
• wyliczenie przeciętnej kwoty nagrody:
2841,27 zł x 1/9 = 315,70 zł.
Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia zostanie doliczona nagroda roczna w kwocie 315,70 zł.
Przykład 4
Nagroda pomniejszana nieproporcjonalnie
Pracownica w maju 2022 r. opiekowała się chorym dzieckiem. Przebywała na urlopie wychowawczym w od 22 lutego do 31 września 2021 r. Za poprzedni rok otrzymała uznaniową nagrodę roczną, której wysokość ulega zmniejszeniu za okresy nieobecności w pracy, ale nie w sposób proporcjonalny, w kwocie 2800 zł. Przy obliczaniu podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od maja 2021 r. do kwietnia 2022 r. (z wyłączeniem okresu od maja do września) dolicza się nagrodę roczną w wysokości 1/12 kwoty wypłaconej za 2021 r., po pomniejszeniu o potrącone składki na ubezpieczenia społeczne. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku opiekuńczego do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia zostanie doliczona nagroda roczna w kwocie 201,34 zł, co wynika z następującego obliczenia:
2800 zł x 13,71 proc. = 383,88 zł
2800 zł ‒ 383,88 zł = 2416,12 zł
2416,12 zł x 1/12 = 201,34 zł.
Krótsze zatrudnienie i zmiana etatu
Rachunki wymagają jednak modyfikacji, gdy u pracownika zmieniła się wielkość etatu. W razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku (wynagrodzenia) chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach poprzedzających, z których liczona jest podstawa (art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).
Jeśli chodzi o sposób wliczenia nagrody/premii rocznej w takiej sytuacji, to obowiązuje zasada, że jeżeli zmiana wymiaru czasu pracy miała miejsce w okresie roku poprzedzającego niezdolność, to składnik roczny przyjmuje się proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy po zmianie wymiaru czasu pracy w roku kalendarzowym poprzedzającym tę niezdolność. Innymi słowy, obliczamy stosunek liczby etatów w miesiącach po zmianie do łącznej liczby wszystkich etatów w roku poprzednim i mnożymy wynik przez roczną kwotę nagrody czy premii. Następnie ustalamy składnik w części przypadającej za jeden miesiąc po zmianie warunku pracy.
Przykład 5
Ważny nowy wymiar
Pracownik został zatrudniony 15 lutego 2021 r. w wymiarze 1/2 (0,5) etatu, natomiast od 1 września 2021 r. jest zatrudniony w wymiarze 3/4 (0,75) etatu. W kwietniu 2022 r. przez pięć dni chorował. Oprócz wynagrodzenia miesięcznego w wysokości 3400 zł ma także prawo do premii miesięcznej 510 zł (3400 zł x 15 proc.) oraz nagrody rocznej, do której nie zachowuje prawa za okresy orzeczonej niezdolności do pracy. Podstawę wymiaru należnego pracownikowi świadczenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od września 2021 r. do marca 2022 r. Do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za ten okres należy jeszcze doliczyć 1/4 nagrody rocznej w kwocie przypadającej za pełne miesiące kalendarzowe po zmianie wymiaru czasu pracy, tj. za okres od września do grudnia poprzedniego roku. Pracownik otrzymał nagrodę roczną za rok poprzedni w kwocie 4000 zł. Kwota nagrody rocznej przypadająca na okres od września do grudnia 2021 r. wynosi 2000 zł i została obliczona następująco (z uwzględnieniem faktu, że zatrudnienie trwało 10 pełnych miesięcy, od marca do grudnia, z czego sześć miesięcy na 0,5 etatu, a cztery miesiące na 0,75):
[(4 x 0,75) : (6 x 0,5 + 4 x 0,75)] x 4000 zł = 2000 zł (nagroda za okres od zmiany etatu)
Do wynagrodzenia chorobowego należy wliczyć 500 zł, tj. 1/4 kwoty nagrody, a po odliczeniu części składkowej (13,71 proc.) 431,45 zł. Podstawa wymiaru i wysokość wynagrodzenia chorobowego wynoszą:
• (3400 zł + 510 zł) x 13,71 proc. = 536,06 zł
• (3400 zł + 510 zł) – 536,06 zł = 3373,94 zł
• 3373, 94 zł + 431,45 zł = 3805,39 zł
Stawka dzienna:
• 3805,39 zł : 30 = 126,85 zł
Wynagrodzenie chorobowe:
• 126,85 zł x 80 proc. = 101,48 zł
• 101,48 zł x 5 dni = 507,40 zł. ©℗
Liczymy wynagrodzenie chorobowe
Pracownik zatrudniony od 15 czerwca 2021 r. w marcu 2022 r. otrzymał nagrodę roczną za rok poprzedni. Zgodnie z postanowieniami regulaminu premiowania nagroda ta jest proporcjonalnie zmniejszana za okres pobierania zasiłku chorobowego, opiekuńczego i macierzyńskiego. Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w maju br. Przy obliczaniu podstawy wymiaru przysługującego mu wynagrodzenia chorobowego do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od lipca 2021 r. do kwietnia 2022 r. należy doliczyć nagrodę roczną w wysokości 1/6 kwoty wypłaconej za 2021 r., tj. proporcjonalnie do liczby pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia.
Kwota nagrody wyniosła 3456,80 zł, a po odliczeniu części składkowej: 2982,87 zł. Z tego 1/6 to 497,15 zł.
Podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego wynosi:
4200 zł ‒ 13,71 proc. = 3624,18 zł
3624,18 zł + 497,15 zł = 4121,33 zł
Wynagrodzenie chorobowe za 10 dni zwolnienia lekarskiego:
4121,33 zł : 30 = 137,38 zł
137,38 zł x 80 proc. = 109,90 zł
109,90 zł x 10 dni = 1 099 zł. ©℗
Podstawa prawna
• art. 36, art. 40, art. 42 ust. 3 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 655)
