Od przyszłego roku zostaną zmodyfikowane zasady dokonywania korekty miesięcznych raportów imiennych oraz deklaracji rozliczeniowych ZUS. Niektóre zmiany w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych wejdą jednak w życie najprawdopodobniej już we wrześniu

TEMAT: Zmiany w ubezpieczeniach społecznych
PROBLEM: Na co muszą się przygotować biura rachunkowe obsługujące płatników
W momencie oddawania niniejszego numeru do druku na ogłoszenie w Dzienniku Ustaw czeka ustawa z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i niektórych innych ustaw, która porządkuje przepisy ustaw ubezpieczeniowych. Nie tylko wprowadza ona zmiany ważne dla samych ubezpieczonych, lecz także modyfikuje obowiązki rozliczeniowe płatników, a co za tym idzie – obsługujących ich biur rachunkowych. Wejście w życie poszczególnych zmian zostało rozłożone w czasie. Niektóre zaczną obowiązywać już 14 dni po ogłoszeniu ustawy (w momencie oddawania niniejszego numeru do druku nowelizacja nie jest jednak ogłoszona, dlatego nie można określić dokładnej daty), inne 1 stycznia 2022 r., 1 kwietnia 2022 r. albo nawet 1 stycznia 2023 r. Poniżej przedstawiamy niektóre z nich.
Samodzielne pobieranie zaświadczeń – wejście w życie 14 dni po ogłoszeniu ustawy
Nowo dodany art. 50 ust. 4d ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) umożliwi płatnikowi, ubezpieczonemu oraz pobierającemu świadczenia z ubezpieczeń społecznych lub inne świadczenia wypłacane przez ZUS na podstawie odrębnych przepisów, który ma profil informacyjny na PUE ZUS, samodzielne pobieranie dokumentu potwierdzającego jego dane tam zgromadzone. Jakie dokładnie dane będzie można pobrać w ten sposób, określi ZUS.
Pobrane w ten sposób zaświadczenie będzie mogło być wykorzystywane przez płatnika, ubezpieczonego lub świadczeniobiorcę w postaci dokumentu elektronicznego potwierdzonego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ZUS lub w formie wydruku. Dokument taki będzie miał moc zrównaną z mocą dokumentu wydanego przez ZUS, jeżeli został zweryfikowany drogą elektroniczną. ZUS został zobowiązany do zapewnienia takiej weryfikacji.
Deklaracje sporządzane przez ZUS – wejście w życie 14 dni po ogłoszeniu ustawy
W art. 47 ustawy systemowej dodano ust. 2h i 2i, z których wynika, że deklaracje rozliczeniowe oraz imienne raporty miesięczne za płatników składek zwolnionych z obowiązku ich składania sporządza ZUS. Takie dokumenty będą miały moc zrównaną z mocą dokumentów rozliczeniowych złożonych przez płatnika składek.
Dokumenty elektroniczne – wejście w życie 14 dni po ogłoszeniu ustawy
Zmianie ulega treść art. 47a ust. 1 ustawy systemowej. Zgodnie z brzmieniem obowiązującym dotychczas płatnicy są zobowiązani przekazywać:
  • zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych,
  • imienne raporty miesięczne,
  • deklaracje rozliczeniowe,
  • inne dokumenty niezbędne do prowadzenia kont płatników składek i kont ubezpieczonych,
  • korekty tych dokumentów poprzez transmisję danych
‒ w formie dokumentu elektronicznego z oprogramowania, którego zgodność z wymaganiami określonymi przez ZUS na podstawie przepisów ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U z 2021 r. poz. 670; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1005) została potwierdzona.
Po zmianach takie potwierdzenie będzie można przeprowadzić także za pomocą systemu teleinformatycznego udostępnionego przez ZUS. Dokumenty te będą mogły być opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby odpowiedzialnej za przekazanie tych dokumentów. Dotychczas obowiązujący art. 47a ustawy systemowej pozwala na podpisywanie dokumentów elektronicznych wyłącznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Uzasadnienie nowelizacji wskazuje, że zmiana jest konsekwencją wprowadzenia nowych form podpisywania i identyfikacji do polskiego porządku prawnego, a nowe rozwiązania ułatwią dostęp do usług w formie elektronicznej.
Ograniczenie terminu na korygowanie dokumentów – wejście w życie 1 stycznia 2022 r.
Z art. 41 ust. 1 ustawy systemowej wynika ogólna zasada, że płatnik składek przekazuje do ZUS imienne raporty miesięczne, po upływie każdego miesiąca kalendarzowego, w terminie ustalonym dla rozliczania składek. Z ust. 7a tego artykułu wynika z kolei, że płatnik ma obowiązek złożyć imienny raport miesięczny korygujący w terminie siedmiu dni od dnia stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS. Jeżeli konieczność korekty danych podanych w imiennym raporcie miesięcznym jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze:
  • decyzji – imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie siedmiu dni od uprawomocnienia się decyzji (ust. 7b pkt 1);
  • kontroli – imienny raport miesięczny korygujący powinien być złożony nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli (ust. 7b pkt 2).
Z kolei zgodnie z art. 47 ust. 3 ustawy systemowej płatnik jest zobowiązany złożyć deklarację rozliczeniową korygującą w formie nowego dokumentu zawierającego wszystkie prawidłowe dane łącznie z raportem miesięcznym korygującym w każdym przypadku, w którym albo sam płatnik, albo ZUS stwierdzi istnienie nieprawidłowości. Jeśli korekta dotyczy wyłącznie danych wykazanych w deklaracji rozliczeniowej, to nie załącza się do niej imiennych raportów miesięcznych.
Nowelizacja wprowadza od 1 stycznia 2022 r. ograniczenia w składaniu dokumentów rozliczeniowych. Zgodnie z nowo dodanym art. 48d płatnik nie będzie mógł złożyć deklaracji rozliczeniowej i imiennego raportu miesięcznego płatnik po upływie pięciu lat od dnia, w którym upłynął termin opłacenia składek rozliczonych w tej deklaracji i w tym raporcie. Złożone później dokumenty nie zostaną przez ZUS przyjęte. Jak wynika z uzasadnienia, zmiana ma przede wszystkim na celu wyeliminowanie sytuacji, w których na skutek złożenia przez płatnika korekt deklaracji za wiele lat wstecz (np. bez wykazania należnych do zapłaty składek lub z obniżoną ich kwotą w stosunku do złożonej na bieżąco) zmianie ulega stan rozliczeń na koncie poprzez sztuczną likwidację poprzedniego zadłużenia lub poprzez powstanie nadpłaty. Zmiana przepisów ma służyć stabilizacji stanów kont płatników składek i ubezpieczonych, ponieważ uniemożliwi składanie deklaracji rozliczeniowych po raz pierwszy lub ich korekt po upływie pięciu lat, licząc od dnia, w którym należności z tytułu składek stały się wymagalne.
Po upływie tego terminu dokonanie korekty dokumentów rozliczeniowych i ewidencjonowanie danych będzie możliwe jedynie przez ZUS działający z urzędu wyłącznie na kontach ubezpieczonych. Jak wyjaśniają twórcy ustawy w uzasadnieniu, powstała z tego tytułu nadpłata na koncie ubezpieczonego nie będzie podlegała zwrotowi, lecz będzie zaliczana na przychody FUS. W takim przypadku po upływie pięciu lat ZUS nie będzie mógł dochodzić należności z tytułu składek, jeżeli na skutek dokonanej korekty powstanie zadłużenie.
Zgodnie z ust. 5 nowo dodanego art. 48d podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe może być zewidencjonowana na kontach ubezpieczonych wyłącznie na podstawie prawomocnego orzeczenia sądu albo prawomocnej decyzji, chyba że podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota.
Z kolei ust. 8 art. 48d zawiera instrukcję wypełnienia imiennego raportu miesięcznego w razie jego korygowania w zakresie podstawy wymiaru składek, którą stanowi zadeklarowana kwota. Wówczas płatnik składek składa wyłącznie ten raport, wypełniając jedynie pola, które ulegają zmianie, oraz dane identyfikacyjne płatnika składek oraz ubezpieczonego.
Termin na złożenie imiennego raportu miesięcznego – wejście w życie 1 stycznia 2022 r.
Zmianie ulega również wspomniany wyżej art. 41 ust. 7b pkt 2b. Zgodnie z jego brzmieniem od 1 stycznia 2022 r., jeśli nieprawidłowość w dokumentach wykrył ZUS w wyniku kontroli, to płatnik powinien złożyć imienny raport miesięczny korygujący nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli albo otrzymania aneksu do protokołu kontroli lub informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń. Jest to związane ze zmianą brzmienia art. 91 ustawy systemowej. Do tego artykułu dodano ust. 2a, zgodnie z którym zmiany protokołu kontroli dokonuje się przez wydanie aneksu do protokołu kontroli. Z kolei zgodnie ze zmienionym ust. 3 płatnik ma prawo w terminie 14 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli lub aneksu do protokołu kontroli złożyć zastrzeżenia do ich ustaleń, wskazując równocześnie stosowne środki dowodowe.
Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 – wejście w życie 1 kwietnia 2022 r.
Nie dotyczy to co prawda wszystkich płatników, ale tylko tych wysyłających pracowników do wykonywana pracy za granicą, ale warto wspomnieć o obowiązującym od 1 kwietnia 2022 r. art. 83e ustawy systemowej. Wprowadza on zasadę, że wniosek o wydanie zaświadczenia A1, potwierdzającego podleganie ubezpieczeniom w Polsce, może być zgłaszany do ZUS tylko w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo z wykorzystaniem sposobu potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępnionego przez ZUS. Jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach wniosek może zostać złożony w postaci papierowej. Ustawa nie definiuje „uzasadnionych przypadków” ani trybu weryfikacji tej okoliczności.
ZUS wystawi A1 w formie dokumentu elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ZUS, przez udostępnienie go na profilu na PUE. Jeśli wniosek został złożony w formie papierowej, to zaświadczenie wydawane jest także w takiej formie.
Odmowa wydania dokumentu poświadczającego następuje w drodze decyzji, od której przysługuje odwołanie do sądu powszechnego na zasadach ogólnych.
Na ZUS został nałożony obowiązek umożliwienia weryfikacji zaświadczenia przez stronę internetową.
Ustęp 8 nowo dodanego art. 83e stanowi, że wydruk zaświadczenia jest dowodem tego, co zostało stwierdzone w dokumencie elektronicznym, i jest dokumentem urzędowym w rozumieniu kodeksu postępowania administracyjnego, jeżeli zawiera dane umożliwiające jego weryfikację przez stronę internetową udostępnianą przez ZUS. Dane te obejmują: dane identyfikujące zaświadczenie, typ identyfikatora płatnika składek lub ubezpieczonego i jego numeru, imię i nazwisko ubezpieczonego oraz okres, na jaki zostało wydane zaświadczenie, lub datę jego wydania.
Profil na PUE ZUS – wejście w życie 1 stycznia 2023 r.
Dotychczas nie wszyscy płatnicy musieli mieć profil na PUE ZUS. Na podstawie nowo dodanego art. 47b ust. 1 ustawy systemowej płatnik będzie zobowiązany do założenia takiego profilu. Jeśli jednak tego nie zrobi, to nie spotka się z sankcją – po prostu ZUS sam założy mu taki profil. Ustępy 3 i 4 dodawanego artykułu nakładają na płatnika obowiązek utrzymania aktywnego profilu oraz przekazania ZUS adresu elektronicznego. Ustawa nie wskazuje jednak sankcji za niewypełnienie tych obowiązków.
Uwaga! Płatnicy składek, którzy nie mają profilu na PUE ZUS, mają czas na jego założenie do 30 grudnia 2022 r. Zgodnie z art. 16 nowelizacji ZUS w terminie do 31 stycznia 2023 r. założy taki profil płatnikom składek, którzy go nie posiadają i na których kontach na 31 grudnia 2022 r. są prowadzone rozliczenia z tytułu składek.
Zgodnie ze nowo dodanym art. 47c pismo, które jest doręczane do ZUS w postaci elektronicznej przez PUE ZUS, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo wykorzystuje się sposób potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępniony bezpłatnie przez ZUS w systemie teleinformatycznym.
Podstawa prawna
art. 41, 47 oraz 47a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619)
art. 1 ustawy z 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych i niektórych innych ustaw – do chwili oddawania niniejszego numeru do druku ustawa nie została jeszcze ogłoszona w Dzienniku Ustaw