Nasz pracownik zachorował w sierpniu tego roku. Zwolnienie lekarskie zostało wystawione na okres od 26 sierpnia do 3 września. Wynagrodzenie za pracę wynosi 3650 zł brutto. Oprócz pensji pracownik ma prawo do miesięcznego dodatku kasowego w wysokości 500 zł, zmniejszanego za okresy choroby oraz premii kwartalnych. Jednak premia za II kwartał nie została jeszcze wypłacona, a premia za I kwartał została wypłacona w zmniejszonej wysokości, bo pracownik przez cały luty chorował. Jak obliczyć podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za 9 dni niezdolności do pracy?

odpowiedź

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia lekarskiego, tj. za dziewięć dni, należy obliczyć, zaliczając do niej zarówno wynagrodzenie zasadnicze i dodatek kasowy wypłacone za okres od sierpnia 2020 r. do lipca 2021 r., jak i premie wypłacone za IV, III i I kwartał. Ostatnią wypłaconą premię, tj. za I kwartał 2021 r. należy przyjąć w podwójnej wysokości, po odpowiednim uzupełnieniu.
Składniki za różne okresy
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Podstawa może być ustalona z okresu krótszego, np. gdy niezdolność do pracy powstała przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych ubezpieczenia z tytułu stosunku pracy. Wtedy zasiłek oblicza się, przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe tego zatrudnienia. Przez wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego rozumie się przychód pracownika, od którego naliczane są składki na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe oraz chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. Jest to kwota odpowiadająca 13,71 proc. tej podstawy.
Podstawę zasiłku chorobowego oblicza się, przyjmując te składniki wynagrodzenia, które:
  • podlegają obciążeniu składkami na ubezpieczenia społeczne, w tym chorobowe;
  • nie przysługują za okresy niezdolności do pracy spowodowane chorobą.
Składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie zasiłkowej można podzielić na trzy główne grupy pod względem długości okresów, za które są wypłacane – miesięczne, kwartalne i roczne.
Miesięczne i kwartalne
Premie i inne składniki wynagrodzenia (np. dodatki, prowizje) podlegające uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, przysługujące za okresy miesięczne, wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. [przykład 1]
Składniki wynagrodzenia takie jak np. premie przysługujące za okresy kwartalne wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Należy mieć tu jednak na uwadze zasadę, że przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego premie bądź inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, uwzględnia się nawet, jeżeli:
1) w danym kwartale pracownik wykonywał pracę przez mniej niż połowę obowiązującego w kwartale czasu pracy;
2) za niektóre z kwartałów po przedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownik nie otrzymał premii, bez względu na przyczynę nieprzyznania (wtedy premie kwartalne też wlicza się w wysokości stanowiącej 1/12 premii wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy). [przykład 2]
Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, też podlegają odpowiedniemu uzupełnieniu zgodnie z ogólnymi zasadami, o ile są zmniejszane proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy zgodnie z przepisami płacowymi. [przykład 3]
Wypłaty nie było
Zdarza się, że składniki wynagrodzenia, które powinny być uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku, przysługują, lecz nie zostały wypłacone do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych. Wtedy do podstawy wymiaru tego zasiłku przyjmuje się tylko te składniki, które zostały wypłacone, przy czym składnik za ostatni (poprzedni) okres – w podwójnej wysokości. [przykład 4]
W przypadkach, gdy w podstawie zasiłkowej zostanie uwzględniona premia (lub inny składnik) w wysokości wypłaconej za poprzedni okres, późniejsza wypłata danego składnika wynagrodzenia, a więc już po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłku, nie powoduje ponownego obliczenia tej podstawy. [przykład 5]
Może się też zdarzyć, że kwartalne lub miesięczne składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie. Wtedy podstawę wymiaru zasiłku ustala się bez tych składników, ale po ich wypłaceniu należy ją przeliczyć, tj. włączyć do niej dokonane wypłaty i wypłacić wyrównanie wysokości zasiłku.

przykład 1

Za poprzedni miesiąc
Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby we wrześniu 2021 r. Podstawę wymiaru przysługującego mu zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres od września 2020 r. do sierpnia 2021 r. Pracownik otrzymuje zasadnicze wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości 4000 zł oraz premię miesięczną, która zgodnie z regulaminem premiowania przysługuje wyłącznie za czas przepracowany. Wynagrodzenie zasadnicze jest wypłacane pracownikowi 28. dnia każdego miesiąca, natomiast premia miesięczna jest wypłacana w następnym miesiącu za miesiąc poprzedni, tj. piątego dnia tego miesiąca. Podstawę zasiłku będzie stanowiła zatem suma:
1) wynagrodzenia zasadniczego miesięcznego wypłaconego za okres wrzesień-sierpień, po odliczeniu części składkowej 13,71 proc. oraz
2) przeciętnej miesięcznej premii wypłaconej pracownikowi za ten sam okres co wynagrodzenie zasadnicze, ale będzie uwzględniana premia za sierpień 2021 r. wypłacona we wrześniu 2021 r.

przykład 2

1/12 wypłaconych kwot
Pracownik zachorował we wrześniu br. W zakładzie pracy są wypłacane premie kwartalne. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć premie kwartalne za III, IV, I i II kwartał. Jednak za II kwartał mimo braku jakichkolwiek nieobecności i przepracowania pełnego obowiązującego w tym kwartale czasu pracy pracownik nie otrzymał premii. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć premie wypłacone za III, IV i I kwartał, w wysokości 1/12 sumy wypłaconych kwot.

przykład 3

Uzależniona od zysku
Pracownik był w sierpniu 2021 r. niezdolny do pracy z powodu choroby. Oprócz zasadniczego wynagrodzenia miesięcznego przysługuje mu premia kwartalna, której wysokość jest uzależniona od zysku wypracowanego przez firmę w danym kwartale, jednak premia jest proporcjonalnie zmniejszana za okresy choroby. W styczniu 2021 r. pracownik przepracował 15 dni roboczych, a przez 4 dni był niezdolny do pracy z powodu choroby. W tym miesiącu miał obowiązek przepracować 19 dni roboczych. Premia za I kwartał wypłacona w wysokości zmniejszonej proporcjonalnie do okresu choroby i po odliczeniu kwoty potrąconych składek wyniosła 580 zł. Premie za III, IV i II kwartał zostały wypłacone w pełnej wysokości. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego należy ustalić z uwzględnieniem przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownika za okres od sierpnia 2020 r. do lipca 2021 r. oraz premii kwartalnych – w wysokości 1/12 sumy premii wypłaconych pracownikowi za III, IV, I i II kwartał. Premię za I kwartał należy uzupełnić do kwoty, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował wszystkie dni kwartału (62 dni). Po uzupełnieniu premia za I kwartał wynosi 620 zł (580 zł : 58 dni x 62 dni).

przykład 4

W podwójnej wysokości
W sierpniu 2021 r. pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby i ma z tego tytułu prawo do zasiłku chorobowego. Jego wynagrodzenie składa się z pensji zasadniczej oraz zmiennej premii miesięcznej obniżanej odpowiednio do dni nieobecności z przyczyn usprawiedliwionych. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie miesięczne wypłacone za okres od sierpnia 2020 r. do lipca 2021 r. oraz premię miesięczną za te miesiące. Jednak premia za lipiec br. nie została wypłacona do czasu sporządzenia listy wypłat zasiłków, zatem do podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć premie wypłacone za miesiące od sierpnia 2020 r. do czerwca 2021 r. oraz premię za lipiec w podwójnej wysokości.

przykład 5

Bez przeliczenia
Pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby od 1 września br. i ma z tego tytułu prawo do zasiłku chorobowego. Podstawę wymiaru zasiłku stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustalone za okres od września 2020 r. do sierpnia 2021 r. Pracownik poza wynagrodzeniem zasadniczym otrzymuje premie kwartalne, które nie przysługują za okresy pobierania zasiłków. Do podstawy zasiłkowej powinny wejść premie za III, IV, I i II kwartał. Ponieważ premia za II kwartał nie została jeszcze wypłacona ze względów finansowych, a pracodawca nie zdecydował, że jej nie wypłaci w ogóle, do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przysługującego za wrzesień należy przyjąć premie wypłacone za III, IV kwartał oraz za I kwartał w podwójnej wysokości. Wypłacenie zaległej premii w późniejszym terminie nie spowoduje przeliczenia podstawy wymiaru zasiłku.
Ile do wypłaty za wrzesień
Podstawa wymiaru dla pracownika z pytania powinna być ustalona z wynagrodzenia miesięcznego oraz dodatku kasowego wypłaconych za okres od sierpnia 2020 r. do lipca 2021 r. oraz z premii wypłaconych za III, IV i I kwartał, przy czym premię za I kwartał 2021 r. należy przyjąć w podwójnej wysokości, po uprzednim odpowiednim uzupełnieniu. Podstawę należy obliczyć w następujący sposób, zakładając, że wypłacone premie wynosiły odpowiednio 1200 zł, 1000 zł i 800 zł:
KROK 1
Uzupełnienie premii za I kwartał:
800 zł : 42 dni (62 dni obowiązkowe – 20 dni nieprzepracowanych) x 62 dni do przepracowania w I kwartale = 1180,95 zł
KROK 2
Obliczenie 1/12 sumy premii za poszczególne kwartały (w tym premia za I kwartał w podwójnej wysokości):
(1200 zł + 1000 zł + 1180,95 zł + 1180,95 zł) : 12 = 380,16 zł
KROK 3
Obliczenie podstawy wymiaru zasiłku za 9 dni choroby:
(3650 zł + 500 zł) - 13,71 proc. = 3581,03 zł + 380,16 zł = 3961,19 zł
3961,19 zł : 30 = 132,04 zł
132,04 zł x 80 proc. = 105,63 zł - dniówka zasiłku
105,63 zł x 9 dni = 950,67 zł - kwota zasiłku
Zasiłek za cały okres zwolnienia lekarskiego, tj. obejmujący sierpień i wrzesień, powinien być wypłacony w najbliższym terminie płatności wynagrodzeń, tj. należnych za wrzesień.
Podstawa prawna
•art. 3 pkt 3, art. 36 ust. 1, ust. 2, art. 41, art. 42 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1133)