Decyzje, w których ZUS stwierdza, że dany pracownik nie podlega ubezpieczeniom społecznym, bo jest zatrudniony fikcyjnie, nie należą do rzadkości. Najczęściej dotyczą kobiet, które zostały zgłoszone do ubezpieczeń w trakcie ciąży, ale zdarzają się także decyzje wydawane np. w stosunku do osób, którym tuż po zatrudnieniu stwierdzono długotrwałą niezdolność do pracy. Jeśli sąd przyzna rację ZUS i uzna, że zatrudnienie było pozorne, osoba taka jest uznawana za nieubezpieczoną. A to przede wszystkim oznacza, że nie ma prawa do świadczeń chorobowych, takich jak zasiłek chorobowy lub macierzyński. Ponadto po wyłączeniu pracownika z ubezpieczeń na koncie płatnika powstaje nadpłata, o której zwrot można ubiegać się na zasadach ogólnych.
Aby uzyskać prawo do świadczeń, za takie osoby musi być opłacona przynajmniej jedna składka. Najczęściej się zdarza, że płatnik odprowadza jedną lub dwie miesięczne składki, po czym pracownik udaje się na zwolnienie lekarskie. Niesłuszne jest przekonanie wielu osób, że sam fakt odprowadzenia składek niejako sankcjonuje pozorny stosunek pracy. To, że ZUS przyjmował składki, na co często powołują się osoby składające odwołanie, nie oznacza, że potwierdzał istnienie ubezpieczenia. ZUS nie weryfikuje bowiem na bieżąco zasadności wpłacenia każdej wpływającej składki.
Konieczny stosunek pracy
W orzecznictwie podkreśla się, że nawiązanie stosunku pracy skutkuje równoległym powstaniem stosunku ubezpieczenia. Ubezpieczenie społeczne jest konsekwencją stosunku pracy i jako takie ma charakter wtórny, nie może bowiem istnieć bez stosunku pracy (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 4 lipca 2019 r., sygn. akt III AUa 453/18). Jeżeli stosunek pracy nie powstał lub nie jest realizowany, to nie powstaje stosunek ubezpieczeniowy, nawet jeśli jest odprowadzana składka na ubezpieczenie społeczne. ZUS kwestionując zgłoszenie do ubezpieczeń, wydaje decyzję stwierdzającą niepodleganie ubezpieczeniom, powołując się na art. 83 kodeksu cywilnego. Zgodnie z jego par. 1 nieważne jest oświadczenie woli złożone drugiej stronie za jej zgodą dla pozoru. Jeżeli oświadczenie takie zostało złożone dla ukrycia innej czynności prawnej, to ważność oświadczenia ocenia się według właściwości tej czynności. Zgodnie zaś z par. 2 pozorność oświadczenia woli nie ma wpływu na skuteczność odpłatnej czynności prawnej, dokonanej na podstawie pozornego oświadczenia, jeżeli wskutek tej czynności osoba trzecia nabywa prawo lub zostaje zwolniona od obowiązku, chyba że działała w złej wierze.
!Zanim płatnik wystąpi o zwrot nadpłaconych składek, przede wszystkim powinien wyrejestrować osobę z ubezpieczeń na dokumencie ZUS ZWUA z datą, z którą wcześniej została zgłoszona do ubezpieczeń.
O występowaniu pozorności mogą świadczyć różne okoliczności, które ZUS stwierdza w postępowaniu wyjaśniającym, np. brak realnego poszukiwania pracownika na dane stanowisko, brak weryfikacji kompetencji i kwalifikacji zawodowych, stan zdrowia niedoszłego pracownika (przeciwwskazania do pracy w okresie ciąży) lub zatrudnienie nieuzasadnione rzeczywistymi potrzebami pracodawcy. Stwierdzenie tych okoliczności w większości przypadków kończy się wydaniem decyzji stwierdzającej niepodleganie ubezpieczeniom społecznym i niewypłaceniem świadczeń lub nakazaniem zwrotu tych już wypłaconych.
Korekta raportów
Pracodawca (pozorny) poniósł koszt w postaci składek, których, gdyby pracownik nie został uznany za fikcyjnego, nie odzyskałby. Inaczej jest w tego rodzaju przypadkach. W tym miejscu warto wspomnieć o stanowisku z wyroku Sądu Najwyższego z 6 marca 2014 r., sygn. akt I UK 293/13, gdzie podkreślono, że nieważna czynność prawna nie wywołuje żadnych skutków prawnych objętych wolą stron. Nieważność ta powstaje z mocy prawa i datuje się od samego początku (ex tunc), to znaczy od chwili dokonania nieważnej czynności prawnej. Inaczej rzecz ujmując, dotknięta bezwzględną nieważnością czynność prawna nie może wywołać skutku w postaci nawiązania między dokonującymi ją stronami stosunku prawnego i wynikających z niego konsekwencji w sferze ubezpieczenia społecznego. Skoro więc umowa jest nieważna od samego początku, to wpłacone przez pracodawcę (płatnika) składki do ZUS (jako konsekwencja niedoszłej umowy) również nie mają uzasadnienia. Wówczas płatnik może wystąpić z określonymi roszczeniami wobec ZUS. Zanim to jednak zrobi, przede wszystkim powinien wyrejestrować osobę z ubezpieczeń na dokumencie ZUS ZWUA z datą, z którą wcześniej została zgłoszona do ubezpieczeń. Ponadto powinien sporządzić korektę dokumentów rozliczeniowych dotyczących tej osoby i wyzerować podstawę wymiaru składek w raportach ZUS RCA (i ewentualnie raportach świadczeniowych ZUS RSA). Korektę tych raportów należy złożyć wraz ze skorygowanymi deklaracjami za miesiące, których korekta dotyczy.
Działanie z urzędu
Po dokonaniu tych operacji na koncie płatnika składek powstanie nadpłata. Z art. 24 ust. 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wynika, że nienależnie opłacone składki podlegają zaliczeniu przez ZUS z urzędu na poczet zaległych lub bieżących składek, a w razie ich braku ‒ na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o zwrot składek.
Warto w tym miejscu odnotować stanowisko zawarte w wyroku SA w Szczecinie z 14 marca 2019 r., sygn. akt III AUa 560/18, gdzie stwierdzono, że jeśli doszło do nadpłaty, a w chwili złożenia wniosku o jej zwrot ubezpieczony nie zalegał z zapłatą żadnych składek na ubezpieczenia społeczne, to organ rentowy nie ma podstaw prawnych do odmowy zwrotu tych środków ubezpieczonemu.
W bardzo przejrzysty sposób procedurę zwrotu nadpłaconych składek opisano w wyroku Sądu Okręgowego Warszawa-Praga w Warszawie z 12 października 2018 r., sygn. akt VII U 814/18, gdzie wskazano, że w przypadku stwierdzenia, że na koncie widnieją nienależnie opłacone składki, w pierwszej kolejności ZUS z urzędu zalicza je na poczet zaległych lub bieżących składek. Jeżeli natomiast płatnik składek nie ma wobec ZUS ani zaległych, ani bieżących zobowiązań z tytułu składek, to ZUS nadpłatę zalicza na poczet przyszłych składek. Jest to podstawowy sposób postępowania ZUS w przypadku stwierdzenia nadpłaty, ale na wniosek płatnika ZUS może skorzystać z alternatywnego sposobu rozliczenia z płatnikiem składek, tj. dokonać zwrotu nienależnie opłaconych składek. Przy tym istotne jest, że na ZUS spoczywa obowiązek zawiadomienia o nienależnie opłaconych składkach oraz – w razie złożenia wniosku o ich zwrot – obowiązek zwrotu składek w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku.
Także odsetki
Warto także dodać, że jeżeli ZUS nie zwróci nadpłaty w ciągu 30 dni, to zapłaci odsetki takie jak od zaległości podatkowych. SA w Gdańsku w wyroku z 14 lutego 2017 r., sygn. akt III AUa 1603/16, potwierdził, że osoba ubezpieczona jest uprawniona do złożenia wniosku o zwrot nienależnie opłaconych składek po stwierdzeniu, iż składki zostały nienależnie opłacone. Nienależnie opłacone lub opłacone w zawyżonej wysokości składki podlegają zwrotowi w terminie 30 dni od dnia wpływu wniosku. Brak zwrotu pobranych składek powoduje, że podlegają one oprocentowaniu w wysokości równej odsetkom za zwłokę pobieranym od zaległości podatkowych, liczonym od dnia złożenia wniosku o zwrot przez płatnika.
Podstawa prawna
• art. 83 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. ‒ Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 1162)
• art. 24 ust. 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 619)