Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) w art. 48 przewiduje możliwość wymierzenia składek z urzędu, lecz tego uprawnienia ZUS nie można rozpatrywać jako kary dla płatnika. Zgodnie z ust. 1 tego artykułu, jeżeli płatnik składek nie złoży w terminie deklaracji rozliczeniowej, nie będąc z tego obowiązku zwolniony, to ZUS dokonuje wymiaru składek z urzędu w wysokości wynikającej z ostatnio złożonej deklaracji rozliczeniowej, bez uwzględnienia wypłaconych zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych, zawiadamiając o tym płatnika. Z kolei zgodnie z ust. 2, jeżeli po wymierzeniu składek z urzędu płatnik złoży deklarację rozliczeniową, to ZUS koryguje wymiar składek do wysokości wynikającej ze złożonej deklaracji rozliczeniowej, z uwzględnieniem wykazanych w deklaracji zasiłków oraz zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych.
Obowiązek wyrejestrowania
Płatnik zatrudniający pracowników co miesiąc musi złożyć deklarację rozliczeniową ZUS DRA oraz imienne raporty miesięczne:
  • ZUS RCA – imienny raport miesięczny o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach,
  • ZUS RZA – imienny raport miesięczny o należnych składkach na ubezpieczenia zdrowotne,
  • ZUS RSA – imienny raport miesięczny o wypłaconych świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek.
Zgodnie z art. 36 ustawy systemowej każda osoba, w stosunku do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych, podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń. Co do zasady zgłoszenie wyrejestrowania płatnik jest zobowiązany złożyć w terminie 7 dni od tej daty. Niewyrejestrowanie osób, które już nie mają tytułu do ubezpieczeń (np. zakończyły wykonywanie pracy w oparciu o umowę o pracę), oznacza, że w systemie ZUS dalej widnieją jako ubezpieczone, mimo że nimi w rzeczywistości już nie są. Z powodu niezłożenia deklaracji rozliczeniowych za te osoby, jak w opisywanym przypadku, ZUS może zastosować wspomniany mechanizm z art. 48.
Tryb awaryjny
Nie można jednak rozpatrywać wymierzenia składek z urzędu jako możliwości nałożenia kary na płatnika. Nie taki jest bowiem charakter tego uprawnienia ZUS. Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 10 grudnia 2018 r., sygn. akt III AUa 284/18, rozpatrując podobną sprawę, wyjaśnił, że art. 48 przewiduje rozwiązanie na wypadek niewywiązania się płatnika z obowiązku złożenia deklaracji rozliczeniowej w terminie. ZUS dokonując wymiaru składek z urzędu na podstawie deklaracji rozliczeniowej ostatnio złożonej przez płatnika, działa w interesie ubezpieczonych (np. dla celów emerytalnych). Jak zauważył sąd, wysokość składek ustalana jest wówczas w trybie niejako awaryjnym. Podkreślił, że ZUS może to zarobić zarówno w sytuacji, w której płatnik nie złożył jakichkolwiek dokumentów rozliczeniowych, mimo że był do tego zobowiązany z mocy prawa, jak również wtedy, gdy co prawda złożył niektóre dokumenty (np. imienne raporty miesięczne), lecz nie przekazał deklaracji rozliczeniowej. Takie uprawnienie będzie przysługiwało ZUS także wtedy, gdy płatnik opłacił należne składki w terminie, ale nie złożył dokumentów rozliczeniowych. Jak bowiem podkreślił sąd, rozliczenie należnych składek może nastąpić dopiero na podstawie informacji zamieszczonych w deklaracji rozliczeniowej, która z kolei wynikają z danych przedstawionych w imiennych raportach miesięcznych. Dopóki ZUS nie będzie dysponował kompletną dokumentacją (deklaracją rozliczeniową, imiennymi raportami miesięcznymi, dowodami opłacenia składek), dopóty nie będzie mógł ustalić, czy zapłacona kwota jest prawidłowa.
I chociaż SA w Szczecinie z jednej strony określił wymierzenie składek z urzędu jako „swoistą sankcję, która ma na celu zdyscyplinowanie opieszałych/nierzetelnych płatników i nakłonienie ich do terminowego rozliczania składek za ubezpieczonych”, to z drugiej podkreślił, że jednak nie ma ona charakteru sankcyjnego. Zwrócił bowiem uwagę na umiejscowienie art. 48 w ustawie systemowej. Znajduje się on w rozdziale 4 dotyczącym zgłoszeń do ubezpieczenia, prowadzenie kont i rejestrów oraz zasady rozliczania składek i zasiłków. Zamieszczone tam przepisy nie mają charakteru sankcyjnego i nie mogą stanowić podstawy prawnej do wymierzania kary za niedopełnienie obowiązków związanych ze zgłaszaniem do ubezpieczenia, prowadzeniem kont oraz naruszeniem zasad rozliczania, zwłaszcza, gdy są to sankcje dotkliwe finansowo. Celem przepisu zamieszczonego w tym rozdziale nie może być więc karne wymierzenie składek, co do istnienia których istnieją wątpliwości. Jak zauważył sąd, w takiej sytuacji płatnik, który musi uiścić nieistniejące składki i to wraz z odsetkami, jest w istocie poddany karze, która nie ma umocowania w treści art. 48 ust. 1 ustawy systemowej.
Polski Ład. Ulgi o repatriacji trzeba dopracować
Polski Ład. Ulgi o repatriacji trzeba dopracować

Zobacz również
Mimo że sąd I instancji oddalił odwołanie płatnika, to jednak SA uwzględnił apelację płatnika. Podkreślił przy tym, że decyzja ZUS nakładająca na płatnika obowiązek zapłaty składek za pracowników, którzy w tym czasie u niego nie pracowali, nie realizuje celu ustawy i nie służy zabezpieczeniu interesu płatnika i ewentualnie osób przez niego zatrudnionych. Stanowi dotkliwą karę finansową, która nie ma podstawy prawnej. Ustawodawca nie przewidział bowiem za niezłożenie deklaracji rozliczeniowych kary w wysokości odpowiadającej wartości składek objętych niezłożonymi deklaracjami.
Podstawa prawna
art. 36 i 48 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 423; ost.zm. Dz.U. z 2021 r. poz. 794)