Pracownik wykonywał pracę o szczególnym charakterze w okresie od 15 marca do 16 kwietnia 2021 r. Wynagrodzenie w wysokości 8000 zł dostaje zgodnie z regulaminem pracy 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. Oprócz wynagrodzenia otrzymuje również oskładkowane premie kwartalne. Premię za I kwartał 2021 r. w wysokości 1200 zł otrzymał w kwietniu. Jak i od kiedy płacić za tego pracownika składki na Fundusz Emerytur Pomostowych?

odpowiedź

Obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych nakłada ustawa o emeryturach pomostowych. Prace o szczególnym charakterze to prace wymagające szczególnej odpowiedzialności oraz szczególnej sprawności psychofizycznej, których możliwość należytego wykonywania w sposób niezagrażający bezpieczeństwu publicznemu, w tym zdrowiu lub życiu innych osób, zmniejsza się przed osiągnięciem wieku emerytalnego na skutek pogorszenia sprawności psychofizycznej, związanego z procesem starzenia się. Wykaz prac o szczególnym charakterze określa załącznik nr 2 do ustawy.
Zgodnie z przepisami ustawy o emeryturach pomostowych składka na FEP jest opłacana za pracownika, który spełnia łącznie następujące warunki:
  • urodził się po 31 grudnia 1948 r.,
  • wykonuje prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 3 omawianej ustawy.
Płatnik składek jest obowiązany opłacać składkę na FEP za wszystkich pracowników spełniających powyższe warunki, w tym także za tych, którzy wykonują prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Obowiązek opłacania składek na FEP za pracownika powstaje dopiero z dniem rozpoczęcia wykonywania przez niego pracy np. o szczególnym charakterze, a ustaje z dniem zaprzestania wykonywania tych prac. Okres od dnia rozpoczęcia wykonywania prac w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze do dnia zaprzestania wykonywania takiej pracy, to okres od dnia zatrudnienia pracownika na stanowisku pracy, na którym wykonywana jest taka praca, do dnia ustania zatrudnienia na tym stanowisku pracy. Oznacza to, że nie zawsze obowiązek opłacania składek na FEP powstaje od samego początku zatrudnienia. Jeśli dopiero w jego trakcie pracownik obejmie stanowisko o szczególnym charakterze, to od tego momentu pracodawca stanie się płatnikiem składek na fundusz.
To na pracodawcy spoczywa obowiązek dokonania kwalifikacji pracy danego pracownika jako pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze. Pracodawca ma też obowiązek prowadzenia ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze, za których jest przewidziany obowiązek opłacania składek na FEP. Każdego nowo zatrudnionego w takich warunkach musi w tym rejestrze ujmować. Oprócz prowadzenia ewidencji pracodawca ma też obowiązek prowadzić wykaz stanowisk pracy, na których są wykonywane prace w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze.
Proporcjonalnie do czasu wykonywania pracy
W opisanej w pytaniu sytuacji w marcu zostało wypłacone wynagrodzenie za luty i od niego składka na FEP nie będzie należna. Trzeba ją będzie obliczyć i zapłacić od części wynagrodzenia:
  • wypłaconego 9 kwietnia, należnego za marzec, ustalonego proporcjonalnie do okresu pracy w szczególnym charakterze w marcu (tj. od wynagrodzenia za okres od 15 do 31 marca, w wysokości 4387,02 zł),
  • wypłaconego 10 maja, należnego za kwiecień, ustalonego proporcjonalnie do okresu pracy w szczególnym charakterze w kwietniu (tj. od wynagrodzenia za okres od 1 do 16 kwietnia, w wysokości 4266,72 zł).
Pozostaje jeszcze kwestia premii. W związku z jej wypłatą pracodawca zobowiązany jest opłacić składkę na FEP od części tego składnika, ustalonej proporcjonalnie za okres zatrudnienia w szczególnym charakterze w I kwartale tego roku, a więc od kwoty 226,61 zł:
1200 zł : 90 dni = 13,33 zł x 17 dni marca = 226,61 zł.
Rozliczenie tej składki powinno nastąpić w deklaracji rozliczeniowej sporządzanej za kwiecień 2021 r.
Podstawa wymiaru
Podstawę wymiaru składki na FEP stanowi podstawa wymiaru określona dla składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, włącznie ze stosowaniem ograniczenia rocznej podstawy tych składek (tzw. limit 30-krotności). To inaczej niż w przypadku składek na pozostałe fundusze, tj. Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Jeżeli np. w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe uwzględniony został przychód z tytułu umowy zlecenia lub o dzieło zawartej z własnym pracodawcą lub wykonywanej na jego rzecz, to będzie on stanowił również podstawę składek na FEP. Nie ma znaczenia, czy przedmiotem danej umowy cywilnoprawnej jest wykonywanie prac określonych przez płatnika jako prace w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze.
Składka na FEP należna jest od przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przysługujących za okres zatrudnienia w warunkach szczególnych/o szczególnym charakterze. Tym samym składki na FEP nie należy opłacać od składników wynagrodzenia, do których p racownik nabył prawo za okres pracy, w którym praca w szczególnych warunkach/ o szczególnych charakterze nie była wykonywana. Tak jest nawet jeżeli ich wypłata przypada w okresie świadczenia pracy w warunkach szczególnych/ o szczególnych charakterze. [przykład 1]

przykład 1

Wypłata do 10. dnia miesiąca
Pracownik podjął pracę w firmie X od 1 stycznia 2021 r. Jednak wykonywanie prac w szczególnym charakterze rozpoczął od 1 kwietnia 2021 r. Wynagrodzenie za pracę, zgodnie z terminem przyjętym w przez pracodawcę, jest wypłacane 10. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. W związku z tym wynagrodzenie za marzec zostało wypłacone 9 kwietnia (10. kwietnia to sobota wolna). Składka na FEP będzie należna dopiero od wynagrodzenia za kwiecień wypłaconego w maju.

przykład 2

Tylko dwa tygodnie
Pracownik został zatrudniony w firmie Y od 1 kwietnia 2021 r., ale pracę w szczególnych warunkach zaczął wykonywać od 14 kwietnia 2021 r. Wynagrodzenie za pracę jest wypłacane ostatniego dnia każdego miesiąca. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za kwiecień u tego pracownika wynosi 5000 zł. Składka na FEP należna za kwiecień powinna być naliczona od podstawy ustalonej proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w warunkach szczególnych w kwietniu, tj. od kwoty 2833,39 zł:
5000 zł : 30 dni kwietnia = 166,67 zł x 17 dni = 2833,39 zł

przykład 3

Zapomoga spoza ZFŚS
Pracownik jest zatrudniony u pracodawcy od kilkunastu lat. Jednak pracę o szczególnym charakterze (kierowca trolejbusa) wykonuje od 19 kwietnia 2021 r.
Na początku kwietnia otrzymał zapomogę pieniężną, która nie została sfinansowana ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, dlatego stanowiła podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Ponieważ przychód z tytułu otrzymania zapomogi powstał jeszcze zanim pracownik objął stanowisko kierowcy trolejbusa, nie jest on uwzględniany w podstawie wymiaru składki na FEP. ©℗
W przypadku gdy rozpoczęcie lub zakończenie wykonywania pracy w szczególnych warunkach/ o szczególnym charakterze nastąpi w trakcie miesiąca, tzn. podjęcie tej pracy ma miejsce już w czasie trwania stosunku pracy, składka na FEP jest należna tylko od części wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, przysługującego za ten miesiąc. Podstawę wymiaru tej składki należy ustalić proporcjonalnie w stosunku do okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze w tym miesiącu. [przykład 2]
W przypadku wypłacania składników wynagrodzenia przysługujących za okres dłuższy niż miesiąc, np. kwartalnych lub rocznych, podstawę wymiaru składki na FEP należy ustalić proporcjonalnie w stosunku do okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze. Jeśli taka praca nie była wykonywana w całym okresie, za który przysługuje dany składnik płacowy, to obowiązek opłacenia składki na FEP powstaje tylko od części wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe przysługującego za okres zatrudnienia w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze.
Niektóre firmy wypłacają składniki wynagrodzenia podlegające oskładkowaniu, które nie przysługują pracownikom za jakiś konkretny okres, np. jednorazowe nagrody uznaniowe, świadczenia okolicznościowe, koszt opłacanych za pracowników składek na ubezpieczenie na życie, wartość pakietów medycznych itp. Będą one stanowiły podstawę wymiaru składek na FEP, jeśli zostaną wypłacone (postawione do dyspozycji) lub przekazane w okresie wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. [przykład 3]
Jeżeli pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach/ o szczególnym charakterze osiągnie roczną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, tzw. limit 30-krotności, obowiązek opłacania składki na FEP za tego pracownika w danym roku ustaje. A jeżeli pracownik osiągnie ów limit w trakcie miesiąca, w którym nastąpiło rozpoczęcie lub zakończenie wykonywania prac w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze, podstawę wymiaru składki na FEP za ten miesiąc wyznacza się wedle podstawy wymiaru składki emerytalnej i rentowej ustalonej za ten miesiąc (po uwzględnieniu rocznego ograniczenia podstawy) pomniejszonaej stosownie do okresu wykonywania tego rodzaju prac.
Zasady finansowania
Stopa procentowa składki na FEP wynosi 1,5 proc. podstawy jej wymiaru. Składka jest w całości finansowana przez płatnika składek. Składki na FEP za wszystkich pracowników, za których płatnik zobowiązany jest je opłacić za dany miesiąc, są rozliczane w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, w bloku danych: IX „Zestawienie należnych składek na Fundusz Emerytur Pomostowych”. Płatnik opłaca je co miesiąc w terminie określonym dla pozostałych składek (np. do 15. dnia każdego miesiąca za ten poprzedni). Składka ta powinna być wnoszona odrębną wpłatą na wskazany przez ZUS rachunek bankowy.
WAŻNE Pracodawca powinien prowadzić ewidencję pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach/o szczególnym charakterze, za których ma obowiązek opłacania składek na FEP.
Warto pamiętać o jeszcze jednym obowiązku w związku z zatrudnianiem pracowników w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze. Płatnik składek w terminie do 31 marca danego roku kalendarzowego za poprzedni rok kalendarzowy przekazuje informację o pracowniku, za którego był obowiązany opłacać składkę na FEP, zawierającą takie dane, jak m.in. nazwisko i imię oraz data urodzenia.
Gdy pracownik wystąpi z wnioskiem o przyznanie emerytury pomostowej, płatnik przekazuje zgłoszenie danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w danym roku kalendarzowym do ZUS w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia wniosku. A w razie upadłości lub likwidacji płatnika składek ZUS ZSWA płatnik przekazuje nie później niż w dniu przekazania dokumentu wyrejestrowania płatnika składek.
Podstawa prawna
•art. 3, art. 35‒38 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. poz. 1924)