Uczelnie, które chcą wysyłać pisma studentom i naukowcom za pomocą własnego systemu teleinformatycznego, będą musiały spełnić warunki wskazane w nowych przepisach. Informacje na ten temat trzeba będzie zamieścić w BIP 30 dni przed wprowadzeniem takiej możliwości. Tak wynika z ustawy z 7 października 2022 r. o zmianie niektórych ustaw w celu uproszczenia procedur administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców.

Zasady korzystania z uczelnianego systemu elektronicznego do wydawania decyzji

Zakłada ona dodanie do ustawy z 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz.U. z 2022 r. poz. 574 ze zm.) nowego art. 358a. Ureguluje on zasady korzystania z uczelnianego systemu elektronicznego do wydawania decyzji. Wskazuje, że w celu wnoszenia i doręczania pism w postaci elektronicznej, w tym decyzji administracyjnych, w sprawach, które dotyczą m.in. rekrutacji na studia, przyznania stypendium (socjalnego, rektora, dla niepełnosprawnych), zapomogi, skreślenia z listy studentów, nadania stopnia naukowego, zakwalifikowania do szkoły doktorskiej, zwolnienia cudzoziemca z opłat – uczelnia może używać własnego systemu teleinformatycznego. Musi on jednak spełniać określone w przepisach warunki techniczne i organizacyjne. Przykładowo – zapewniać możliwość wygenerowania potwierdzenia wniesienia i doręczenia pisma w niektórych z tych spraw. Muszą być także zachowane zasady przewidziane w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego. Ponadto z ustawy wynika, że warunkiem wnoszenia i doręczania dokumentów przy wykorzystaniu uczelnianego systemu będzie udostępnienie przez szkołę wyższą w BIP na swojej stronie informacji o używaniu go ze wskazaniem terminu, od którego będzie wprowadzony. Nie może być on krótszy niż 30 dni od udostępnienia takiej informacji. Po upływie tego terminu wnoszenie i doręczanie pism będzie mogło następować wyłącznie w systemie.
„Proponowane rozwiązanie daje uczelniom możliwość wyboru, czy pisma w wielu sprawach będą doręczane za pomocą systemu teleinformatycznego, czy też uczelnie będą posługiwały się np. ogólnokrajowym systemem doręczeń elektronicznych (obecnie ePUAP)” – twierdzi Ministerstwo Rozwoju i Technologii, które przygotowało ustawę.
1,2 mln studentów kształci się w uczelniach w Polsce

Alternatywa dla procedur przewidzianych w kodeksie postępowania administracyjnego

Dodaje, że proponowane rozwiązanie usprawni funkcjonowanie uczelni, stanowiąc alternatywę dla procedur przewidzianych w kodeksie postępowania administracyjnego, przez umożliwienie używania systemu teleinformatycznego szkoły wyższej, dostosowanego do specyfiki jej działania. „Usprawni to rozstrzyganie indywidualnych spraw kandydatów na studia, studentów czy doktorantów. Ograniczona zostanie konieczność wytwarzania i podpisywania dokumentów w postaci papierowej. Przyspieszony zostanie tok przekazywania informacji” – wylicza resort.
Studenci uważają, że takie ułatwienia są konieczne. – Cyfryzacja systemu jest potrzebna i wygodniejsza dla studenta. Dobrze by było, jakby student miał wszystko w jednym miejscu, wtedy łatwiej mu aplikować o różne świadczenia. Dzięki przejściu na systemy elektroniczne marnuje się też mniej papieru. Niemniej jednak taki system musi być dobrze przemyślany, aby nie było w nim błędów – komentuje Karolina Grzesiak, przewodnicząca Niezależnego Zrzeszenia Studentów.
Ustawa co do zasady ma wejść w życie 14 dni od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.©℗
Etap legislacyjny
Ustawa skierowana do podpisu prezydenta